Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo
De raad van de gemeente Hengelo;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 september 2014, nr.
1021219;
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende
Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente
Hengelo (Financiële verordening gemeente
Hengelo)
Hoofdstuk I Definities
Artikel 1 - Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren
en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente
Hengelo en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden
afgelegd.
- b.
Financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel
van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van
aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de
organisatie van de gemeente Hengelo, teneinde te komen tot een goed
inzicht in:
• de financieel-economische positie;
• het financieel beheer;
• de uitvoering van de begroting;
• het afwikkelen van vorderingen en schulden;
• het afleggen van rekening en verantwoording.
- c.
Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische
maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van
de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging
ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- d.
Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer
van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Hengelo.
- e.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en
regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten
- f.
Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd
met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- g.
Doeltreffendheid: de mate waarin met de geleverde prestaties de beoogde
maatschappelijke effecten worden bereikt.
- h.
Kadernota: een document waarmee op hoofdlijnen de beleidsmatige en
financiële keuzes worden gemaakt door de gemeenteraad. Deze worden
vervolgens verwerkt in de beleidsbegroting.
- i.
Beleidsbegroting: de stukken als bedoeld in artikel 189 van de
Gemeentewet.
- j.
Productenraming: de stukken als bedoeld in artikel 66 van het Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
- k.
Jaarstukken: de stukken als bedoeld in artikel 197 van de
Gemeentewet.
Hoofdstuk II Begroting en Verantwoording
Artikel 2 - Kadernota
- 1.
Jaarlijks wordt in het voorjaar door het college een Kadernota of
Kaderbrief aangeboden aan de raad. De belangrijkste elementen erin zijn een
actueel financieel meerjarenbeeld, voorstellen voor nieuw beleid en
voorstellen voor bezuinigingen.
- 2.
Het college doet in de Kadernota tevens voorstellen aan de raad over de in
acht te nemen financieel beleidsmatige kaders bij de voorbereiding van de
beleidsbegroting. Daarbij wordt in ieder geval ingegaan op de systematiek
ter bepaling van uitzettings- en rentepercentages.
Artikel 3 - Beleidsbegroting
- 1.
De beleidsbegroting is ingedeeld in door de raad aangewezen
begrotingshoofdstukken en bevat per hoofdstuk de beleidsdoelstellingen en
maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die
daarvoor beschikbaar
zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en
kengetallen.
- 2.
Met het vaststellen van de begroting autoriseert de raad het college tot
het doen van uitgaven per begrotingshoofdstuk tot de bedragen van het
overzicht van baten en lasten voor het betreffende begrotingsjaar.
- 3.
Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft
besloten in de beleidsbegroting is opgenomen.
- 4.
De beleidsbegroting bevat voorstellen voor tarieven van de lokale
heffingen.
- 5.
Wijzigingen in de toedeling van producten aan de begrotingshoofdstukken
worden in de beleidsbegroting c.q. in de Beleidsrapportages expliciet
vermeld en gemotiveerd.
- 6.
In de beleidsbegroting wordt een bedrag voor kleine opties
beleidsintensiveringen opgenomen.
Artikel 4 - Uitvoering begroting
- 1.
Het college draagt zorg voor regels die bewerkstelligen dat de uitvoering
van de Beleidsbegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
Het college draagt er zorg voor dat:
- a.
de uit te voeren activiteiten en te leveren prestaties worden
gerealiseerd conform de beleidsbegroting (inclusief de vastgestelde
begrotingswijzigingen);
- b.
de lasten en baten per hoofdstuk eenduidig worden toegedeeld aan de
producten.
- 3.
Het college kan besluiten tot het doen van eenmalige niet begrote uitgaven
die onvoorzien zijn en brengt deze ten laste van de post onvoorzien. Het
college informeert de raad daarover.
- 4.
Het college kan besluiten tot het doen van structurele, niet begrote
uitgaven tot een in de beleidsbegroting op te nemen bedrag per voorstel en
brengt deze ten laste van de in artikel 3 lid 6 genoemde begrotingspost. Het
college informeert de raad daarover.
Artikel 5 - Beleidsrapportage
- 1.
Het college rapporteert twee keer per jaar over de realisatie van de
beleidsbegroting aan de raad.
- 2.
De Beleidsrapportage bevat een rapportage op afwijkingen voor wat betreft
de ontwikkeling van lasten, baten en investeringen.
- 3.
Het college doet, gelet op art. 4 lid 2 van deze verordening, bij de
Beleidsrapportage de raad een voorstel tot wijziging van de
beleidsbegroting.
- 4.
Het college neemt in de Beleidsrapportage een overzicht op van de besluiten
als bedoeld in art. 4 lid 3 en 4.
Artikel 6 - Jaarstukken
- 1.
De jaarstukken bevatten een verslag van het college en vormen de
verantwoording van (de doelmatigheid van) het financieel beleid en beheer,
per begrotingshoofdstuk de maatschappelijke effecten, activiteiten en
prestaties die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die
daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de
beleidsbegroting.
- 2.
De indeling van de jaarstukken is identiek aan de indeling van de
beleidsbegroting.
Artikel 7 - Planning
Het college stelt jaarlijks een planning op voor de behandeling van de nota
als bedoeld in artikel 2 van deze verordening, de beleidsbegroting, de nota
inzake tarieven van belastingen en heffingen, de Beleidsrapportages en de
Jaarstukken in de vergaderingen van de raad.
Hoofdstuk III Kaderstelling
Artikel 8 - Reserves en Voorzieningen
- 1.
Het college legt minimaal eens per vijfjaar (een herijking van)
beleidsregels inzake reserves en voorzieningen ter vaststelling voor aan de
raad.
- 2.
De beleidsbegroting en de jaarstukken bevatten een samenvattend overzicht
van de reserves en voorzieningen en van de mutaties daarin.
Artikel 9 - Investeringen
- 1.
Het college stelt minimaal eens per vijf jaar (een herijking van)
beleidsregels inzake investeringen vast en stelt de raad hiervan in
kennis.
- 2.
Het college legt minimaal eens per vijfjaar (een herijking van)
beleidsregels inzake afschrijving en waardering van activa ter vaststelling
voor aan de raad. Daarin is opgenomen:
• de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de
afschrijvingstabel;
• de wijze van afschrijven.
Artikel 10 - Financieringsfunctie / treasuryfunctie
- 1.
Het college draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg
voor:
- a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van
overtollige gelden om de begrotingshoofdstukken binnen de door de raad
vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
- b.
het verzekeren van een duurzame toegang tot financiële markten tegen
acceptabele condities;
- c.
het beheersen van de risico's verbonden aan de treasuryfunctie zoals
renterisico's, koersrisico's, liquiditeitsrisico's en
kredietrisico's;
- 2.
Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder lid 1 en
legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een
treasurybesluit. Het college zendt het besluit ter kennisgeving aan de
raad.
- 3.
Het college evalueert de bepalingen inzake de treasuryfunctie minimaal één
keer per vijfjaar en doet van het resultaat daarvan melding aan de
raad.
Hoofdstuk IV Paragrafen in begroting en jaarstukken
Artikel 11 - Paragrafen
In aanvulling op titel 2.3, artikel 10 tot en met 16 van het Besluit begroting
en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt bepaald:
A. Paragraaf Lokale heffingen
Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de
tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst bij de aanvang van
het begrotingsjaar.
B. Paragraaf Risico's en Weerstandsvermogen
Het college geeft in de paragraaf risico's en weerstandsvermogen in de
beleidsbegroting en in de jaarstukken inzicht in de risico's van materieel
belang en stelt hiertoe een risico-inventarisatie op. Deze inventarisatie geeft
inzicht in de omvang van de risico's en de kans dat risico's zich
voordoen.
- 1.
In de Beleidsrapportage wordt de ontwikkeling van de risico's ten
opzichte van de laatste rapportage vermeld.
- 2.
De risico-inventarisatie wordt geconfronteerd met het aanwezige
weerstandscapaciteit, zodat inzicht ontstaat in hoeverre schaden en
verliezen als gevolg van de risico's met het weerstandsvermogen kunnen
worden opgevangen.
C. Paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen
- 1.
Het college legt minimaal eens per vijfjaar een nota "Onderhoud van
kapitaalgoederen" ter vaststelling voor aan de raad. Daarin is
opgenomen:
- a.
het beoogde kwaliteitsniveau voor de inrichting en onderhoud van
de kapitaalgoederen als genoemd in lid 2 van dit artikel;
- b.
het meerjarig financieel kader waarbinnen het onderhoud aan de
kapitaalgoederen gerealiseerd wordt, alsmede de relatie met de
hoofdstukken in de beleidsbegroting.
- 2.
Bij de beleidsbegroting en de jaarstukken doet het college in de
paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de planning en de
voortgang van het onderhoud aan openbaar groen, water, wegen,
kunstwerken, straatmeubilair, riolering en gebouwen.
D. Paragraaf Financiering
Bij de beleidsbegroting, respectievelijk de jaarstukken doet het college in de
paragraaf financiering verslag o.a. over:
- 1.
de kasgeldlimiet (beleidsbegroting en jaarstukken);
- 2.
de renterisiconorm (beleidsbegroting en jaarstukken);
E. Paragraaf Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering van de beleidsbegroting en de jaarstukken
wordt in ieder geval ingegaan op het te voeren c.q. gevoerde beleid inzake
personeel, organisatie, informatievoorziening en automatisering, planning St
control, inkoop en aanbesteding en huisvesting van het gemeentelijk
apparaat.
F. Paragraaf Verbonden Partijen
In de beleidsbegroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden
partijen ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande
participaties, het wijzigen van bestaande belangen en het aanwezig zijn van
problemen bij bestaande participaties. Van elk van de verbonden partijen wordt
bij de beleidsbegroting en de jaarstukken een opgave verstrekt van:
- a.
- b.
het financieel belang en de zeggenschap.
G. Paragraaf Grondbeleid
- 1.
Minimaal een keer per vijfjaar legt het college een nota "Grondbeleid"
ter vaststelling voor aan de raad. Daarin is opgenomen de strategische
visie op het grondbeleid van de gemeente in relatie met de hoofdstukken
in de beleidsbegroting.
- 2.
Het college legt jaarlijks de herziening grondexploitaties voor ter
vaststelling aan de raad. Daarin wordt aandacht besteed aan te
ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten, aan de
voorraadverwerving en uitgifte van gronden, aan de nog te besteden kosten
en de dekking daarvan en aan de relatie met de hoofdstukken in de
beleidsbegroting.
- 3.
In de paragraaf grondbeleid in de beleidsbegroting en de jaarstukken
wordt ingegaan op de uitvoering van het grondbeleid en de financiële
ontwikkelingen zoals de financiële positie van het grondbedrijf en de
winst / verlies verwachtingen en de verwerving en uitgifte van
gronden.
H. Paragraaf Investeringen
De paragraaf Investeringen geeft op hoofdlijnen inzicht in
- 1.
de planning en realisatie van voorgenomen investeringen;
- 2.
de omvang en planning van de met de investeringen verband houdende
kapitaallasten;
- 3.
de relatie tussen de voorgenomen investeringen en de vastgestelde
kredieten;
- 4.
de financiële relatie tussen investeringen, kapitaallasten en de
beleidsbegroting
Hoofdstuk V administratieve organisatie
Artikel 12 (financiële) administratie
Het college draagt zorg voor een zodanige inrichting en werking van de
(financiële) administratie, dat deze de grondslag is voor:
- -
het verstrekken van informatie aan de raad over de financiële positie
van de gemeente;
- -
het afleggen van verantwoording aan de raad over de rechtmatigheid,
doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid.
- -
het verstrekken van informatie aan de Europese Unie, het Rijk, de
Provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsplichten opleggen aan gemeenten.
Artikel 13 (financiële) organisatie
- 1.
Het college draagt zorg voor een adequate scheiding van functies en taken,
alsmede voor een adequate mandatering van verantwoordelijkheden en
bevoegdheden, zodanig dat de rechtmatigheid van (financiële)
beheershandelingen en de betrouwbaarheid van de verstrekte (financiële)
informatie geborgd worden.
- 2.
et college draagt zorg voor een eenduidige indeling van de gemeentelijke
financiële organisatie.
Artikel 14 Interne controle
- 1.
Het college draagt zorg voor systematische interne controle van de
getrouwheid (de juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de (bestuurlijke)
informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de beheerhandelingen en
legt deze vast in interne controleprogramma's.
- 2.
Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
- 3.
Het college informeert de raad over gebleken gebreken in de bestuurlijke
informatievoorziening van materieel belang, alsmede van de genomen
maatregelen tot herstel.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 15 - Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 1 november 2014.
Artikel 16 - Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening
gemeente Hengelo ".
Toelichting op de verordening:
“De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede
voor het fi-nanciële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast.
Deze verordening waar-borgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en
controle wordt voldaan.” Zo luidt artikel 212 van de Gemeentewet. De financiële
verordening is het laatst geactualiseerd in 2009.
De invulling van art. 212 G.w. heeft vooral betrekking op het vaststellen van de
financiële kaders door de gemeenteraad. In concreto gaat het daarbij om het
vaststellen van de planning & control-cyclus, de kaderstelling voor het
financieel beleid en de inrichting van de financiële organisatie. In hoofdstuk II (de
artikelen 2 t/m 7) wordt ingegaan op de instrumenten van de planning &
control-cyclus (kadernota, beleidsbegroting, beleidsrapportage en jaarstukken).
Hoofdstuk III verplicht het college de kaderstelling voor het financieel beleid,
i.c.reservebeleid, investeringsbeleid en het fi-nancieringsbeleid, periodiek tegen
het licht te houden en waar nodig voorstellen te doen aan de raad tot wijziging
daarvan. Hoofdstuk IV bevat de gewenste lokale aanvullingen op de voorge-schreven
paragrafen in beleidsbegroting en jaarverslag. Hoofdstuk V gaat tenslotte in op de
admi-nistratieve organisatie.
De oude financiële verordening bevatte, evenals de nieuwe modelverordening, nog veel
bepa-lingen, die al wettelijk geregeld zijn. In de nieuwe verordening zijn deze
achterwege gelaten.
Nieuw in de verordening zijn:
- -
de vastlegging van het niveau waarop de raad het college autoriseert tot het
doen van uit-gaven, namelijk de begrotingstotalen per
begrotingshoofdstuk/programma;
- -
de verankering van de spelregels bij investeringen.