CVDR34185_1GBA privacyreglementnlregelingAchtkarspelen2010-07-26AchtkarspelenOnbekendOnbekendOnbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2007-12-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-12-142014-01-06OnbekendOnbekendGeenGBA privacyreglement1ALGEMENE BEPALINGEN
Privacyreglement GBA
Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Achtkarspelen.
De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente. Er is op 13 december 2007 een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt.GBA PRIVACYREGLEMENTBurgemeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelengelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten:Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Achtkarspelen vast te stellen1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:
de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 13-12-2007;
basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;
aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;
bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;
verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;
ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;
betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;
afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;
derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;
protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;
telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.
2Beheer van de bevolkingsadministratieBeheerder van de bevolkingsadministratie is de afdelingsmanager Dienstverlening. 3Toepasselijke regelgeving1.De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.2.Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.2DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE4Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie1.De bevolkingsadministratie heeft tot doel:
gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;
gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;
informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.
2.De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.5Categorieën van personenIn de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Achtkarspelen.6Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging1.Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.2.Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.7Verwijdering van opgenomen gegevensVerwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:
op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;
op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .
3BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS8Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie1.Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:a.de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van team Backoffice Publiek;b.de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.2.De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.3.Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.9Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.10Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemersAan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet al langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.11Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.12Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.13Verbanden met andere gemeentelijke bestandenAan binnengemeentelijke afnemer kunnen gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Zie hiervoor Bijlage 4.14De verstrekking van authentieke gegevensVerstrekking van de door de wet genoemde authentieke gegevens uit het GBA-bestand vindt plaats aan alle gemeentelijke afnemers (afdelingen / teams), die deze gegevens bij de vervulling van hun taak behoeven en ingevolge artikel 3b van de wet verplicht zijn deze gegevens te gebruiken.15Gegevensverstrekking aan vrije derden1.Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Zie hiervoor bijlage 5.2.Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.3.Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.16Voorwaarden voor verstrekking1.Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:a.dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;b.dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;c.dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.2.Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.17TerugmeldverplichtingBinnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. 18ProtocolleringDe beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.4OVERIGE BEPALINGEN19Beveiliging1.De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.2.De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.20Slotbepaling
Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Achtkarspelen”.
Dit reglement treedt in werking op 14-12-2007.
Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelen, 14 dec 2007de secretaris, de burgemeesterde heer mr. E. van der Sluis. De heer T.J. van der Zwan.BIJLAGE 1Aangehaakte gegevens zijn:
Binnengemeentelijke afnemersaantekeningen
Adreshistorie
Voogdijgegevens
Onderzoeksgegevens
Gegevens betreffende systeembeheer en autorisaties
Burgerlijke staat
Stemdistricten
PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)
Gegevens omtrent erfgenamen op persoonslijsten van overleden personen.
BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheidDe volgende dienstonderdelen van de gemeente Achtkarspelen hebben toegang tot de basisadministratie:
Organisatie onderdeelWettelijk kaderGegevensset-Afdeling Dienstverlening, Team Backoffice Publiek -Afdeling Dienstverlening, Klant Contact CentrumWet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Verordening lijkbezorgingsrechtenAlle gegevens op de persoonslijst en verwijsgegevensAfdeling Samenleving, OnderwijsLeerplichtwet, Verordening LeerlingenvervoerPersoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Werk Inkomen en Zorg, Team OnderdersteuningWet Werk en Bijstand, Wet Kinderopvang, Wet InburgeringPersoonsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, verblijfstitelgegevens, gezagsverhoudingsgegevens, verwijsgegevens.Afdeling Werk Inkomen en Zorg, Team Wet Maatschappelijke OndersteuningWet Maatschappelijke ondersteuningPersoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Bedrijfsvoering, Team Administratie BedrijfsvoeringGemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening,Belastingwetgeving, Wet Werk en Bijstand, Sociale WetgevingPersoonsgegevens, huwelijksgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, en verwijsgegevens.Afdeling Bedrijfsvoering, Team Secretariaat BedrijfsvoeringKoninklijke Onderscheidingen, Jubilea.Persoonsgegevens, huwelijksgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, en verwijsgegevens.Afdeling Ruimte, Team Ontwikkeling en RealisatieWoningwet, Wet op de Kadasters, Koopovereenkomsten, Privaatrechtelijke aangelegenhedenPersoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Ruimte, Team Toetsing & VergunningWoningwet, Wet op de Ruimtelijke OrdeningPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. BIJLAGE 3Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA
WieWaarvoorGegevenssetAfdeling Bedrijfsvoering, Team Administratie BedrijfsvoeringUitvoering belastingwetgeving, Vastgoedadministratiegeboorten, vestigingen, binnenverhuizing, vertrek, (ontbinding) huwelijk / partnerschap, overlijden, geslachtswijziging, naamswijziging, vernaming / vernummering, actualisering met betrekking tot categorie: - persoon, - huwelijk / - partnerschap, - overlijden Afdeling Werk Inkomen en Zorg, Team OnderdersteuningUitvoering Wet Inburgeringgeboorten, vestigingen, binnenverhuizingen, vertrek, huwelijken en partnerschappen, ontbindingen van huwelijken en partnerschappen, overlijden, geslachtswijziging, nationaliteitswijziging, naamswijziging, vernummering, wijziging persoons-, ouders-, huwelijks- of overlijdensgegevens op de persoonslijstAfdeling Werk Inkomen en Zorg, Team Wet Maatschappelijke OndersteuningUitvoering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)geboorten, binnenverhuizingen, vertrek overlijdenAfdeling Dienstverlening, Klant Contact Centrum (KCC)Jubileapersoonsgegevens, huwelijksgegevensen verblijfplaatsgegevens van 50-jarige huwelijken, de 85 jarigen en de 90 t/m 99 jarigen
BIJLAGE 4Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA
Bijlage 5Overzicht van de vrije derden, waaraan gegevens kunnen worden verstrekt uit de GBA
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesBasisBibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)Voor de bijhouding van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBACrematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBACulturele organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAFondsverwervende organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAInburgeringsbureausVoor de aan deze organisatie opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAInstellingen/organisaties ten behoeve van:-Maatschappelijke dienstverlening-Algemene/geestelijke gezondheidszorg-Kinderopvang-Jeugdwelzijnswerk-Ouderenzorg-Gehandicaptenzorg-WerkvoorzieningVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAJuridisch loket1Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAKerken (niet zijnde de SILA)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAKredietbank(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAMigrantenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBANatuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAOuderenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPatiëntenverenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPensioenfondsenVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJa2Art. 100 Wet GBAPlaatselijke afdelingen van politieke partijenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBA
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesBasisReclassering/verslaafdenzorg Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBASportorganisaties en-verenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAThuiszorgorganisaties3 Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVakorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVerenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel4Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVrouwenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAWoningbouwverenigin-gen/woningcorporatiesTen behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzingVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAZiekenhuizenVoor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorgVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBA