Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Edam-Volendam

Verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Edam-Volendam

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Edam-Volendam
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Edam-Volendam
Citeertitel	Beheersverordening gemeente Edam-Volendam
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 212

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-03-2002		01-01-2018	nieuwe regeling	28-02-2002 Onbekend	29-2002

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op de organisatie van de adminstratie en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Edam-Volendam

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

-
Organisatie-eenheid
iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie (sector, afdeling, stafafdeling) die als zodanig in de organisatieverordening van de gemeente Edam-Volendam is aangewezen;
-
Sector
elke organisatorische eenheid, als zodanig door de raad aangewezen;
-
Stafafdeling
elke organisatorische eenheid, als zodanig door de raad aangewezen;
-
Afdeling
elke organisatorische eenheid, als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen;
-
Administratie
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
-
Financiële administratie
het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie teneinde te komen tot een goed inzicht in:
-
de financieel-economische positie;
-
het beheer van vermogenswaarden;
-
de uitvoering van de begroting;
-
het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
-
Administratieve organisatie
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het instandhouden van de goede werking van de administratie.
-
Beheer van Vermogenswaarden
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de gemeentelijke middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term "beheer".
-
Rechtmatigheid
omvat:
-
de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;
-
de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten;
-
het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (voorzover er financiële consequenties verbonden zijn aan het misbruik of oneigenlijk gebruik);
-
ordelijk en controleerbaar financieel beheer.
-
Doelmatigheid
binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de raad handelt het college van burgemeester en wethouders zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van de raad. Bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend. Het gaat hierbij om:
-
het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten gegeven een gewenst kwaliteitsniveau;
-
de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de activiteiten;
-
het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van activiteiten.
-
Middelenbeleid en -plannen
beleid en plannen voor personeel, financiën, organisatie, informatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.

Artikel 2 De inrichting van de organisatie van beheer en administratie

1.
De inrichting van de organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders.
2.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid.
3.
Bij de inrichting van de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college het gestelde in deze verordening in acht.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor beheer en administratie

1.
De verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.
2.
Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders berust de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van - in de organisatieverordening - genoemde sectoren en stafafdelingen en de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen afdelingen bij de desbetreffende leiding.
3.
De in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie.
4.
De opzet van de administratieve organisatie wordt vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand-en procedureboeken.
5.
Onverlet het gestelde in de Organisatieverordening dient de leiding van de sector en de stafafdelingen, met inachtneming van het gestelde in deze verordening, voorstellen die bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend te toetsen op:
- -
  tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;
- -
  rechtmatigheid en doelmatigheid;
- -
  juistheid van de te volgen procedure;
- -
  aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Artikel 4 Administratie

1.
De administratie van de gemeente bestaat uit:
- -
  de administratie van de Algemene Dienst, zijnde de administratie van de gemeente als geheel;
- -
  de per organisatie-eenheid verbijzonderde administraties.
2.
De administraties worden gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.
3.
Bij de inrichting en de werking van de financiële administratie dient te worden voldaan aan het gestelde in de gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften.
4.
De administraties zijn zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar zijn voor:
- -
  het sturen en het beheersen van acitviteiten en processen;
- -
  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onroerendzaakbezit, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;
- -
  het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;
- -
  het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid;
- -
  het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en terzake geldende wet- en regelgeving;
- -
  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.

Artikel 5Begroting en meerjarenraming

1.
Er is één begroting van de gemeente als geheel.
2.
De financiële kaders en uitgangspunten voor de begroting worden voorbereid door de afdeling Financiën en vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.
3.
Het hoofd van de afdeling Financiën levert, met inachtneming van het gestelde in lid 2 van dit artikel en met instemming van het sectorhoofd en de portefeuillehouder, de begrotings- en meerjarengegevens aan.
4.
Het samenstellen van de begroting en de meerjarenramingen is een taak van de afdeling Financiën.

Artikel 6 Ramingen/kredieten/budgetten

1.
Onverlet de in artikel 3, lid 1 en 2 aangeduide verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders is de leiding van de organisatie-eenheden, voor wat de exploitatie-uitgaven betreft onder nader door het college van burgemeester en wethouders te stellen voorwaarden, verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taakstelling binnen de relevante ramingen/kredieten/budgetten.
2.
Hierbij moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden:
- - -
    er is ruimte binnen de desbetreffende begrotingspost;
  - -
    indien de ruimte niet toereikend is, wordt bij het college van burgemeester en wethouders aanvullende ruimte aangevraagd. Zonder deze aanvullende ruimte mag de verplichting niet worden aangegaan;
  - -
    de uitgaven worden aangewend voor het doel waarvoor ze zijn geraamd;
  - -
    er komen geen nieuwe aspecten of principiële interpretaties aan de orde, die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen of die een beleidswijziging inhouden;
  - -
    de uitgaven leiden met het oog op nog voorziene onvermijdelijke lasten ook later in het begrotingsjaar niet tot een overschrijding van de ramingen/kredieten/budgetten.
3.
Via integrale (tussentijdse) rapportages geeft de leiding van de organisatie-eenheden inzicht in de gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van de ramingen/kredieten/budgetten. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in de ramingen/kredieten/budgetten opgenomen uitgaven en/of inkomsten alsmede de te verwachten stand aan het einde van het begrotingsjaar.
4.
Overschotten vloeien terug naar de algemene middelen.
5.
De leiding van de organisatie-eenheden moet zorgdragen voor een zodanige organisatie dat aan de ramingen/kredieten/budgetten verbonden werkzaamheden (efficiency van de uitvoering) voldoen aan de eisen van doelmatigheid.
6.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de goede uitoefening van de functie behoort.

Artikel 7 Administratieve organisatie

1.
De opzet en de werking van de administratieve organisatie is gericht op het waarborgen van:
- -
  de economische verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);
- -
  het opzetten en onderhouden van planning en bewaking van de activiteiten;
- -
  de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering c.q. de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.
2.
De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen zodanig te zijn dat deze dienstbaar zijn aan en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.
3.
Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-en beheersorganen is gewaarborgd.

Artikel 8 Functionarissen

1.
Het college van burgemeester en wethouders wijst voor de financiële administratie van de Algemene Dienst ambtenaren aan als: comptabele, treasurer, kassier en subkassiers alsmede hun respectieve vervangers.
2.
Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan als bedoeld in artikel 231 van de Gemeentewet.
3.
De functie van comptabele is onverenigbaar met die van (sub)kassier, alsmede met enige, de functiescheiding wezenlijk aantastende, andere functie.
4.
De leiding van de organisatie-eenheid regelt, in overleg met betrokkenen de vervanging van de ambtenaren genoemd onder lid 1 bij normale afwezigheid zoals verlof of ziekte. Bij langdurige afwezigheid wijst het college van burgemeester en wethouders plaatsvervangende functionarissen aan.

Artikel 9 Comptabele

1.
De comptabele heeft, onverlet de in artikel 3 lid 1 en 2, aangeduide verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders, onder meer de zorg voor:
- - -
    de financiële planning en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;
  - -
    het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen;
  - -
    het opstellen van periodieke (financiële) rapportages en van de rekening;
  - -
    de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde financiële administraties en verstrekte informatie;
  - -
    de opzet en de werking van de interne controle;
  - -
    het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de financiële administratie;
  - -
    de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens. Hij veredelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;
  - -
    de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om het college van burgemeester en wethouders c.q. de raad in staat te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;
  - -
    de verslaggeving ten behoeve van het bestuur en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering;
  - -
    het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren, met uitzondering van de maatregelen welke betrekking hebben op gemeentelijke belastingen.
2.
De comptabele kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.
3.
Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de comptabele, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven.
4.
De comptabele is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan zijn sectordirecteur voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden;
5.
Burgemeester en wethouders kunnen voor de functie van comptabele nadere richtlijnen vaststellen.
6.
Indien de comptabele van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van de desbetreffende organisatie-eenheid. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 10 Treasuser

Tot de taak van de treasurer behoort de belegging van overtollige financiële middelen overeenkomstig daarvoor door het college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en onder toezicht van de comptabele. De comptabele kan in overleg met de leiding van de afdeling/sector deze taak overdragen aan een andere functionaris

Artikel 11 Kassier

1.
Het beheer van de geldmiddelen is opgedragen aan de kassier. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van inkomsten en het doen van betalingen van de gemeente.
2.
Het geldverkeer wordt geleid via de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen bank (en). Het aanhouden van chartale kassen kan slechts in uitzonderingsgevallen plaatsvinden, na goedkeuring door het college van burgemeester en wethouders op advies van de comptabele.
3.
Alvorens betalingen te doen vergewist de kassier zich ervan dat de opdrachten door bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd. Deze functionarissen zijn door het college van burgemeester en wethouders aangewezen.
4.
Burgemeester en wethouders kunnen voor de functie van kassier nadere richtlijnen vaststellen.

Artikel 12 Subkassiers

In voorkomende gevallen kunnen burgemeester en wethouders, met inachtneming van artikel 11 lid 2, voor met name aangewezen inkomsten, ontvangsten en betalingen andere functionarissen als subkassier aanwijzen, die onder toezicht van de leiding van de organisatie-eenheden belast zijn met de verantwoordelijkheid voor de hun opgedragen taken.

Artikel 13 Informatieplicht

1.
De comptabele wordt tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de leiding van de sectoren en stafafdelingen genomen besluiten waaraan financiële consequenties zijn verbonden.
2.
De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de comptabele alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van hun administratie, de financiële planning, de ramingen/kredieten/budgettenbewaking of de verslaggeving nodig hebben. Hij stelt in overleg met hen zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan. De leiding van de sector/stafafdeling ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

Artikel 14 Coördinatie informatievoorziening

1.
De gemeentebegroting en de -rekening worden opgesteld conform de geldende wettelijke bepalingen, het besluit comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.
2.
Het opstellen gebeurt binnen door het college van burgemeester en wethouders te stellen randvoorwaarden en tijdsplanning.
3.
De comptabele stelt een tijdsplanning op, en deelt deze tijdig mede aan de leidinggevenden. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de deelbegrotingen en de -rekeningen almede andere relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de verschillende afdelingen te waarborgen.

Artikel 15 Verantwoording en decharge

1.
De comptabele stelt jaarlijks een rekening en een verslag over het gevoerde beheer op. Deze dient voor het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders.
2.
Aanbieding van de rekening en het verslag door de comptabele geschiedt binnen de wettelijk gestelde termijn met inachtneming van het bepaalde in artikel 14.
3.
Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van het onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders door de comptabele gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.
4.
Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad, de comptabele schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.

Artikel 16 Slotbepalingen

1.
Deze verordening treedt in werking op 1 maart 2002.
2.
Met ingang van dezelfde datum vervallen alle overige verordeningen en regelingen welke betrekking hebben op hetgeen in deze verordening vastgelegd is.
3.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Beheersverordening gemeente Edam-Volendam".

Aldus besloten door de gemeenteraad van

Edam-Volendam in zijn openbare vergadering

gehouden op 28 februari 2002.

de secretaris, de voorzitter,

Toelichting bij de verordening op de organisatie van de administratie en van

het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Edam-Volendam

Algemeen

De nieuwe Gemeentewet schrijft in artikel 212, lid 1 voor dat de raad een verordening vaststelt op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden.

De tekst van deze verordening is gebaseerd op de eisen die de Gemeentewet stelt.

Daarnaast sluit de verordening aan op:

-
de vastgestelde structuur van de ambtelijke organisatie, vastgelegd in de organisatieverordening vasgesteld bij raadsbesluit van 25 mei 2000 voorstel no. 57 en gewijzigd bij besluit van 12 september 2001 voorstel no. 105;
-
overige relevante uitgangspunten.

Considerans

Een van de doelstellingen van deze verordening is het vastleggen van de (administratief-) organisatorische randvoorwaarden voor de waarborging en de vergroting van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie. Naast deze eis van doelmatigheid stelt de Gemeentewet ook de eis van controle. De organisatie van administratie en beheer dient zodanig te zijn dat controle op de doelmatigheid, maar ook op de rechtmatigheid van administratie en beheer mogelijk is.

In deze verordening wordt het accent gelegd op het creëren van omstandigheden waaronder doelmatigheid van beheer en administratie niet alleen is gewaarborgd, maar ook sterk wordt bevorderd en waaronder toetsing (= controle) van de rechtmatigheid en de doelmatigheid is verzekerd.

Het management dient zich van de toereikendheid van de informatieverzorging te vergewissen. Immers, als de informatie te kort schiet om de doelmatigheid te beheersen, schiet het management dus te kort in haar verantwoordelijkheid voor de doelmatigheid. In de verordening wordt met betrekking tot de invulling van het begrip doelmatigheid uitgegaan van het wettelijk minimum zoals dat blijkt uit de Gemeentewet. In de memorie van toelichting bij het wetsontwerp is het begrip als volgt toegelicht:

"Het begrip doelmatigheid slaat op de vraag of binnen het kader van de gekozen beleidsbeslissing van het beleidsbepalend orgaan het beherend orgaan zo efficiënt mogelijk te werk is gegaan. Het eerstverantwoordelijk beherend orgaan is uiteraard het college van burgemeester en wethouders."

Iets verder in de memorie van toelichting wordt aangegeven dat de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders betrekking heeft op het nemen van maatregelen ter verzorging van een efficiënt beheer.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Hier wordt een definiëring gegeven van de in deze verordening gehanteerde begrippen:

Rechtmatigheid heeft betrekking op:

a.
de vaststelling van de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;
b.
de vaststelling van de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten;
c.
de controle op eventueel misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen;
d.
de controle op het ordelijk en controleerbaar zijn van het financieel beheer.

Ad a) De deugelijkheid van de financiële verantwoording

Onder deugdelijkheid dient in dit verband te worden verstaan dat de rekening en de daarbij behorende toelichting het gevoerde financieel beheer deugdelijk (getrouw) weergeven en dat deze zijn opgesteld overeenkomstig de daarvoor geldende voorschriften.

Ad b) De rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten

Onder de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten wordt verstaan of deze in overeenstemming zijn met de begroting en wettelijke regelingen. Het lijkt voor de hand liggend dit laatste met name te betrekken op subsidieregelingen, sociale wetten en belastingwetten. Ook voor het in medebewind uitvoeren van taken is dit aspect van rechtmatigheid van belang.

Ad c) Misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen

Bij van derden ontvangen gegevens mag in de praktijk niet zonder meer van de juistheid van de verstrekte gegevens worden uitgegaan. Het college van burgemeester en wethouders is gehouden misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan om te voorkomen dat als gevolg van (al dan niet bewust) onjuist verstrekte gegevens door derden voordeel wordt genoten. Het college van burgemeester en wethouders dient maatregelen te nemen om misbruik oneigenlijk gebruik tegen te gaan.

Als voorbeelden van maatregelen zijn te noemen:

-
Het treffen van adequate maatregelen om van derden ontvangen gegevens te controleren;
-
Formuleren van duidelijke regelgeving teneinde interpretatieverschillen te voorkomen;
-
Treffen van sanctiemaatregelen bij constateren van misbruik en het bekendmaken van deze sanctiemaatregelen.

Ad d) Ordelijk en controleerbaar financieel beheer

Een ordelijk en controleerbaar financieel beheer doelt op een goede administratieve organisatie en interne controle, zodat verplichtingen, uitgaven en ontvangsten tot stand komen in overeenstemming met te stellen regels en met de vereisten van ee doelmatig beheer.

Doelmatigheid

Het begrip doelmatigheid slaat op de vraag of binnen het kader van de gekozen beleidsbeslissing van het beleidsbepalend orgaan het beherend orgaan zo efficiënt mogelijk te werk is gegaan. Het eerstverantwoordelijk beherend orgaan is uiteraard het college van burgemeester en wethouders. Met zoveel woorden gezegd: de controle strekt zich ook uit tot de financiële beheersdaden van dit college.

De doelmatigheid heeft zowel betrekking op het beheer als op de administratie.

De doelmatigheid van het beheer heeft betrekking op:

-
de zuinigheid bij de verwerving van (productie)middelen;
-
de efficiëntie van de uitvoering van activiteiten.

Het zuinigheidsaspect slaat op de bereikte efficiëntie bij de verkrijging van de gewenste (productie)middelen, in de vereiste kwalitatieve en kwantitatieve verhoudingen. Het gaat daarbij om het aantrekken van de noodzakelijke input tegen de laagst mogelijke kosten. Veelal wordt dit aspect van de doelmatigheid mee beoordeeld bij efficiëntie, met name als deze laatste in geld wordt gemeten.

De efficiëntie heeft betrekking op de verhouding tussen de input en de daarmee gerealiseerde output. Het gaat daarbij om óf gegeven een gewenste output dit te realiseren met zo min mogelijk inzet van middelen óf gegeven de beschikbare middelen het bereiken van een zo hoog mogelijk resultaat.

De doelmatigheid van de administratie slaat op de volgende aspecten:

-
de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatieverzorging;
-
de toereikendheid c.q. de relevantie van de verstrekte informatie
-
de efficiëntie van de gehanteerde methoden en technieken van gegevensverwerking.

Artikel 2

In dit artikel wordt het college van burgemeester en wethouders belast met de inrichting van de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden. Conform artikel 212, lid 1 is daarbij inbegrepen de zorg voor rechtmatigheid en doelmatigheid. Dit betekent dat het college van burgemeester en wethouders dient zorg te dragen voor een zodanige organisatie van de administratie en het beheer dat in opzet de rechtmatigheid en de doelmatigheid zijn gewaarborgd.

Artikel 3

Hier wordt de verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie geregeld. . Lid 1 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk is en dus door de raad aanspreekbaar.

In Lid 2 is geregeld dat de sectorhoofden, stafafdelingshoofden en de afdelingshoofden belast zijn met het dagelijks beheer van hun eenheid en derhalve ook de verantwoordelijkheid hiervoor dragen ten opzichte van het college. In dit verband is dus sprake van mandatering door het college. Onder dagelijkse verantwoordelijkheid dient te worden verstaan dat de sectorhoofden, stafafdelingshoofden en de afdelingshoofden als een goed huisvader passen op de aan hen toegewezen middelen en al datgene doen of nalaten dat wenselijk is voor de realisatie van de aan hun toegewezen taakstellingen in het kader van de voort te brengen producten/diensten en de waarborging van de doelmatigheid en de rechtmatigheid

Hieronder vallen onder andere de uitkeringsadministratie van de afdeling Inwonerszaken en de salarisadministratie van de stafafdeling Personeel, Organisatie en Informatie.

Lid 3 geeft nog eens expliciet aan dat de zorg voor het opzetten en het in stand houden van de administratieve organisatie ook tot de genoemde verantwoordelijkheid behoren.

Lid 5 benadrukt nogmaals de eigen verantwoordelijkheid van de sectorhoofden.

Artikel 4

Dit artikel regelt een aantal aspecten met betrekking tot de administratie. In lid 3 is de aansluiting van de wijze van het voeren van de financiële administratie van op de vereisten van de comptabiliteitsvoorschriften 1995 geregeld. Lid 4 noemt een aantal eisen waaraan de administraties moeten voldoen om daarmee de bruikbaarheid van de administraties voor de genoemde doelen te verzekeren.

Artikel 5 en 6

In deze artikelen worden een aantal regels betreffende de ramingen/kredieten/budgetten en de begroting en de meerjarenraming opgenomen. De inhoud van deze artikelen behoeft naar onze mening geen verdere toelichting.

Artikel 7

In dit artikel wordt uiteengezet wat de doelstelling is van de opzet en werking van de administratieven organisatie. In lid 3 is beschreven dat ter realisering hiervan functiescheiding essentieel is.

Artikel 8

In lid 1 wordt aangegeven welke functionarissen door het college worden aangewezen. De in lid 2 bedoelde ambtenaren dragen o.a. zorg voor de heffing en invordering van belastingen. Een en ander conform de regels van de Gemeentewet. Indien hiervoor andere ambtenaren worden aangewezen dan de comptabele dan zal de comptabele de tijdigheid van de invordering moeten bewaken. Lid 3 waarborgt een onvervangbare controletechnische functiescheiding.

Artikel 9

De taakgebieden van de comptabele worden in dit artikel opgesomd. De comptabele opereert onder de eindverantwoordelijkheid van de sectordirecteur Inwonerszaken en rapporteert als zodanig ook aan hem. Voor de in de verordening opgedragen taken, kan de comptabele zich bij verschil van inzicht met de sectordirecteur Inwonerszaken rechtstreeks wenden tot het college van burgemeester en wethouders.

Voorts ontheft het functioneren van de comptabele het college en de sectorhoofden niet van hun eigen verantwoordelijkheid. Noch kan de comptabele zich verschuilen achter het feit dat taken die zijn verantwoordelijkheidsgebied regarderen, worden verricht door functionarissen die niet onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid vallen.

Het functioneren van de comptabele is, in belangrijke mate afhankelijk van de gegevensaanlevering door sectorhoofden en stafafdelingshoofden. Op basis van hun informatie, mede ook als antwoord op zijn vragen, veredelt de comptabele deze gegevens tot informatie voor het bestuursniveau.

Lid 2 is bedoeld als ontsnappingsclausule. Indien de comptabele van mening is dat zijn opvattingen onvoldoende tot uitdrukking komen in aan het bestuur te zenden verantwoordingen en andere stukken, dan moet en kan de comptabele op grond van dit lid toch zijn visie naar voren brengen en daarmee recht doen aan zijn verantwoordelijkheden.

Artikel 10 tot en met 12

In deze artikelen komen de in artikel 8 lid 1 genoemde functionarissen afzonderlijk aan de orde. De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.

Artikel 13

Dit artikel regelt de plicht tot informeren, zodat de comptabele tot een goede uitvoering van zijn taken kan komen en zijn verantwoordelijkheid kan dragen.

Artikel 14

Hier worden nadere regels gegeven voor het opstellen van de begroting en rekening. In lid 3 is aangegeven dat de comptabele het voortouw neemt bij de opstelling van planningen hiervoor.

Artikel 15

De frequentie van opstellen van rekening en verslag, ter verantwoording van het gevoerde beheer, alsmede de termijn van aanbieding aan het college en de raad worden in dit artikel uitgewerkt.

Artikel 16

De datum van inwerkingtreding van de Beheersverordening gemeente Edam-Volendam wordt in dit artikel aangegeven.