Organisatie | Bloemendaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Bloemendaal 2014 |
Citeertitel | Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Bloemendaal 2014 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | basisregistratie |
Geen
artikel 1.11 van de Wet basisregistratie personen en artikel 15 van de Wet bescherming persoonsgegevens
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-01-2014 | Onbekend | 16-09-2014 Oficielebekendmakingen.nl | 2014067692 |
de Wet:de Wet basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);
gemeentelijke voorziening: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de ingeschrevenen van de gemeente Bloemendaal waarvoor het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.9 van de wet verantwoordelijk is;
gegevensmagazijn: magazijn met persoonsgegevens over personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke voorziening aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Bloemendaal;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de wet in de basisregistratie is opgenomen;
ingezetene: de ingeschrevene, die zijn adres heeft in een gemeente in Nederland, en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;
centrale voorzieningen: de (toekomstige) centrale voorzieningen waarmee de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de wet;
autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake van de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
informatiebeveiliging BRP en waardedocumenten: het informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;
beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;
beveiligingscontrol: het geheel activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het informatiebeveiligingsplan;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg over het verzamelen van gegevens, de verwerking van gegevens en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze via het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in het gegevensbestand;
toezicht: het geheel van activiteiten gericht op het realiseren van de verplichtingen die de ingezetene heeft op grond van de wet.
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 14 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;
f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
De informatiebeheerder adviseert burgemeester en wethouders over de volgende aspecten die voortvloeien uit de basisregistratie personen te weten:
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;
b) op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
c) op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de wet en in de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014 tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
d) over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel onder b en c.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 8 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014 en de Wet bescherming persoonsgegevens;
c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 2 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het informatiebeveiligingplan worden nageleefd.
1. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 11 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening wordt gevoerd (hierna toepassingssysteem).
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; de systeembeheerder is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
De applicatiebeheerder voorziet in:
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
d) het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;
De applicatiebeheerder is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van andere afdelingen die toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het informatiebeveiligingsplan.
1. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en burgemeester en wethouders over de privacyaspecten met betrekking tot de uitvoering van de wet en verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014.
2. De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 8, onder b, c en d van deze regeling;
b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de basisregistratie personen.
De privacybeheerder adviseert over:
a) de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 35 van de wet bescherming persoonsgegevens;
b) de behandeling van verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.2, tweede lid van de wet;
c) de afhandeling van verzoeken op grond van de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
d) de kennisgeving op grond van artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
e) de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen aan overheidsorganen en derden.
De privacybeheerder is bevoegd:
a) op grond van het in artikel 26, tweede lid genoemde toezicht, gebruikers van gegevens aanwijzingen te geven;
b) ongevraagd advies uit te brengen over procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De gegevensverwerkers voorzien in:
De toezichthouders als bedoeld in artikel 4.2 van de wet zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de ingezetene ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de wet.
De toezichthouder controleert of de ingezetene voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving (artikel 2.38), de wijziging van het adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), het vertrek uit Nederland (2.43) en de verstrekking van inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding (2.47).
De toezichthouder ziet er op toe dat indien de ingezetene niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de wet.
1. De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht.
2. De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 33 bevoegd:
De toezichthouder voert de werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van de werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
1. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.
2. De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening waarmee de gemeente Bloemendaal uitvoering geef aan de wet.
1. De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op zodanige wijze dat de informatiebeheer de verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 5 en 6 van deze regeling op deugdelijke wijze kan invullen.
2. De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd:
a) uit hoofde van de verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 39 gebruikers van gegevens aanwijzingen te geven;
b) ongevraagd advies uit te brengen over procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen waarbij de beveiliging in het geding is.
De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van het informatiebeveiligingsplan en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij het management en de medewerkers.
De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het informatiebeveiligingsplan en met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde baseline informatiebeveiliging gemeenten.
De controller informatiebeveiliging geeft het management en medewerkers adviezen ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het informatiebeveiligingsplan.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de wet evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de gegevens uit de basisregistratie personen in het gegevensmagazijn.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop de regeling is bekend gemaakt en werkt terug tot 6 januari 2014. De beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Bloemendaal 2011 zoals vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal op 24 januari 2012 wordt per die datum ingetrokken.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 16 september 2014.
Burgemeester en wethouders van Bloemendaal.
Th.M. Nederveen , burgemeester
Ph. van der Wees , secretaris
Gepubliceerd in het weekblad Kennemerland-Zuid d.d. 20 november 2014.
In werking vanaf 6 januari 2014.
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de basisregistratie personen.
Op grond van artikel 4.15 van de wet basisregistratie personen mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de wet basisregistratie personen. In aansluiting op artikel 4.15 van de wet basisregistratie personen wordt in deze regeling de term ‘oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de basisregistratie personen’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 wet basisregistratie personen verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de wet wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de wet uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI). Het feitelijk gebruik van de RNI start in september 2014. In deze regeling wordt op dat gebruik geanticipeerd.
Figuur 1: Distributie BRP-gegevens
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014. De verkrijging van gegevens uit de basisregistratie personen is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de basisregistratie personen plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De verwerking van de uit de basisregistratie personen afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) maar de Wbp schrijft geen vergelijkbare regeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn.
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons-) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de baseline informatiebeveiliging gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 10 het beveiligingstoezicht (control).
De privacybeheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over privacyvraagstukken aangaande de gegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de wet en verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014.
De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.