Organisatie | Heerhugowaard |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie Griffier 2014 |
Citeertitel | Instructie Griffier 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | instructie griffier 2014 |
Geen.
artikel 107a van de Gemeentewet
1.Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-11-2014 | nieuwe regeling | 28-10-2014 N.v.t. | RB2014088 |
In deze instructie wordt verstaan onder:
de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;
de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de
onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;
een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;
een door de raad ingesteld overleg (is raadsconvent) ten behoeve van het voorbereiden van de agenda's van de raad;
planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.
1.Alvorens zijn/haar ambt te aanvaarden, legt de griffier in de vergadering van de gemeenteraad, in handen van de voorzitter, de volgende eed (verklaring en belofte) af:
1. "Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot griffier benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel dan ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als griffier naar eer en geweten zal vervullen.
Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!")
Toelichting Instructie voor de griffier
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Artikel 2 Taken en bevoegdheden
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikel 3 Leidinggeven en management
De griffie is een los van de algemene ambtelijke organisatie staande eenheid. De griffier is eindverantwoordelijke voor de (evt. tijdelijk ingehuurde) medewerkers, de werkzaamheden en het beheer van de financiën van de griffie. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens de raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg
De griffier is een belangrijke schakel tussen de organisatie en gemeenteraad. Het belang van goed overleg met de interne organisatie (burgemeester en secretaris) en externen (waaronder de accountant), wordt met dit artikel vastgelegd.
De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en worden door het raadsconvent voorbereid. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
De griffier adviseert de raad mede gevraagd en ongevraagd over de inhoudelijke kwaliteit van de raadsvoorstellen en over het plaatsen van onderwerpen op de voorlopige agenda’s.
Artikel 6 Bestuurlijke besluitvorming
De ontwikkelingen in gemeenteland staan niet stil. Het is de taak van de griffier om oog te hebben voor verbeteringen en op de hoogte te blijven van ontwikkelingen elders. De procedures rondom de bestuurlijke besluitvorming moeten op orde zijn. Ook de raadsleden moeten voldoende kennis hebben van de procedurele voorbereiding van voorstellen, amendementen en moties.Dit draagt er toe bij dat de aandacht in de vergadering niet afgeleid van de inhoudelijke behandeling.
In het besluitvormingsproces is het belangrijk dat de positie en van de raad in de bestuurlijke stukken helder is. Daar hoort ook bij dat de bij de besluitvorming behorende informatie compleet en tijdig vanuit het dagelijks bestuur wordt aangeleverd.