CVDR34086_1archiefverordening 2003nlregelingHuizen2010-07-23Huizennieuwsblad voor huizen, 17 juli 2003archiefverordening 2003Archiefwet, art. 30gemeenteraadbestuur en recht2003-06-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2003-08-282014-07-02nieuwe regelingOnbekendbesluit informatiebeheer 2003Geenarchiefverordening 2003IAlgemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wetde Archiefwet 1995;b. het besluithet Archiefbesluit 1995;c. de gemeentelijke organende overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;d. de archiefbewaarplaatsde door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;e. archiefruimtenalle ruimten, ingericht om aldaar archieven te bewaren, waaronder: kamer 0.23, kamer 0.41 (voorheen archiefbewaarplaats) kamer 1.26;f. de archivarisde overeenkomstig artikel 7 van de gemeenschappelijke regeling streekarchief benoemde streekarchivaris;g. beheerderde door het college o.g.v. art. 4 aangewezen functionaris;h. beheerseenheidde ambtelijke organisatie van de gemeente Huizen;i. informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;j. streekarchiefhet samenwerkingsverband op basis van de gemeenschappelijke regeling streekarchief tussen het stadsarchief Naarden en de gemeenten Bussum, Muiden en Huizen.
IIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats.
Artikel 2De aanwijzing van een archiefbewaarplaats moet worden gewijzigd i.v.m. het aansluiten bij het streekarchief Naarden e.o. (Rb. 8 juni 2000 nr. 9).
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het pand Cattenhagestraat 8 te Naarden bekend onder sectie G, nummer 47.IIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden is gewaarborgd.7Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.8Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente-lijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.9Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht bedoeld in artikel 15.IVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.10De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek in de zin van de wet.121.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en de werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders, Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.14De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer zaken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
15De archivaris doet tenminste eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.VIOvergangs- en slotbepalingen16Met ingang van de datum van inwerkintreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening 1997.17Deze verordening treedt in werking (op 28 augustus 2003) 6 weken na bekendmaking.(zie hieronder)18Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2003Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (Besluit Informatiebeheer 2003)IAlgemene bepalingen1Dit besluit verstaat onder:
a.Archiefverordeningde in de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit nr 14 van de gemeenteraad op 30 juni 2003;b.documentende in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;c.beheer van documentenhet treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;d.informatiebestanddocumenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;e.informatievoorzieninghet geheel van de handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;f.beheerseenheidde ambtelijke organisatie van de gemeente Huizen;g.hoofd van de beheerseenheidde gemeentesecretaris van de gemeente Huizen;h.archiefruimtede op de begane grond aanwezige (k 0.41`) centrale semi-statische archiefruimte (cssa);i.archiefruimtenalle andere aanwezige ruimten waarin archieven aanwezig zijn.
IIVerantwoordelijkheid2Als beheerder, als bedoeld in artikel 4 van de Archiefverordening 2003, wordt aangewezen het hoofd van de beheerseenheid.3Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.IIIArchiefvorming en – ordeningProduktie van documenten4Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.5Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.6Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.7Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor digitaal berichtenverkeer, ingekomen en uitgaande post en intern postverkeer, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.Identificering van documenten81.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelings-stadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.3.Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.9Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.Ordening en toegankelijkheid van documenten10Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.11Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.12Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.IVBeheer van documentenBewaring van documenten13Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.Centrale opslag van documenten14Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van alle archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.15Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.Beveiliging en raadpleging van documenten16Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.17Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.18Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.191.Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.3.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, mee te delen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen.4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.Vervanging van documenten20Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.Vervreemding en overdracht van documenten21Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.22Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.Selectie en Vernietiging van documenten23De archivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de Archiefwet 1995.241.Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.25Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.Overbrenging van documenten26Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 wordt, in het geval het een informatiesysteem betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.VOvergangs- en slotbepalingen27Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 2003, en treedt in werking op de datum van dit besluit.