| Organisatie | Veere |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling Gemeentelijke Basisregistratie Personen 2014 |
| Citeertitel | Regeling Brp gemeente veere 2014 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Regeling Basisregistratie Personen |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-10-2014 | Nieuwe regeling | 07-10-2014 GVOP, 15 oktober 2014 | 14b.02214 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Deze regeling verstaat onder (in alfabetische volgorde):
a. aangehaakte gegevens: de in de Brp opgeno¬men gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de Brp;
b. afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
c. algemene gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 2.7, eerste lid onder a van de Wet Brp;
d. authentieke gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld is artikel 1.6 van de Wet Brp en benoemd in artikel 2 Besluit Brp en vermeld in bijlage 1 Besluit Brp;
e. autorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de Brp-gegevens;
f. beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de Brp;
g. binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instan¬ties die taken uitoefe¬nen die door het gemeente¬be¬stuur zijn opge¬legd en/of belast zijn met de uitvoe¬ring van publiek¬rechtelijke taken;
h. Wet Brp: de Wet basisregistratie personen;
i. derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;
j. Brp: de basisregistratie personen;
k. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de Wet Brp in de Brp van de gemeente is opgenomen;
l. persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 2.7, eerste lid, van de Wet Brp, over één persoon in de Brp;
m. verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
n. verordening Brp: de Verordening gegevensverstrekking gemeentelijke basisregistratie personen;
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de Brp
Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 3.8 van de Wet Brp, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, zijn de in Bijlage 1 Regeling vermelde koppelingen tot stand gebracht.
Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de Brp
Rechtstreekse toegang tot de Brp hebben:
2. de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Dienstverlening;
3. met inachtneming van artikel 3.5 Wet Brp wordt aan de in Bijlage 2 Regeling vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend, voor de aangegeven gegevens, ten behoeve van de bijhouding van de onder hen ressorterende administraties.
Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systema¬tisch gegevens te verstrekken.
In het be¬sluit worden tenminste de volgende punten schrifte¬lijk vastge¬legd:
- het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn;
- de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen;
- een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens.
Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
Met inachtneming van artikel 3.9, vierde lid Wet Brp kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 3.3 en 3.6 Wet Brp, aan in de in de Verordening vermelde derden de gegevens, zoals vermeldt in artikel 3.9, lid 4, van de Wet Brp op verzoek worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonische verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:
a. buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegde persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en:
b. de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.
Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De Brp heeft voor wat betreft de aange¬haakte gegevens tot doel:
a. informatie te leveren aan de afdeling Dienstverlening ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze dienst moeten worden gevoerd;
b. de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzake¬lijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers;
c. een ingeschrevene van hem betref¬fende gegevens te voorzien;
Artikel 11 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de Brp worden verkregen door opgave van de ingezete¬ne, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren Dienstverlening in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze regeling voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.
Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrek¬king bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1
De Civision Makelaar Gegevens (CMG) ontvangt alle gegevens uit de Brp.
In de CMG zijn alle inwoners van de gemeente opgenomen. Daarnaast zijn alle buitengemeentelijke personen opgenomen die een relatie hebben met de gemeente.
Via de CMG kunnen in principe alle persoonsgegevens worden geraadpleegd, maar in verband met geldende privacyvoorschriften is dit niet toegestaan. Binnen de CMG kan worden geregeld wie welke gegevens mag raadplegen. Om praktische redenen is (voorlopig) slechts één raadpleegprofiel aangemaakt. Dit profiel wordt door verschillende medewerkers gebruikt.
Dit profiel bevat de volgende gegevens:
Persoon: naam, voornamen en geboortedatum (niet: geboorteplaats).
Partner: naam, voornamen partner (niet: gegevens datum huwelijkssluiting).
Ouders en kinderen: naam, voornamen en geboortedatum van ouders en/of kinderen (verder geen bijzonderheden).
Van alle personen kan de overlijdensdatum, het adres en adreshistorie worden geraadpleegd.
Alle overige gegevens worden dus niet getoond.
Dit geldt ook als een andere “route” wordt gevolgd, bijvoorbeeld via het kadastraal object.
Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de Brp kan worden geraadpleegd.
Afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak worden autorisaties afgegeven.
Andere afdelingen dan de afdeling Dienstverlening hebben geen rechtstreekse toegang tot de Brp.
Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt 3
Aan binnengemeentelijke afnemers worden geen standaard selecties verstrekt.
Overzicht van aangehaakte gegevens 4
• Binnengemeentelijke afnemersindicatie
• Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht, onderzoek)
• Historische gegevens zoals Persoonslijsten van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)
Artikel 1. - Begripsbepalingen
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De regeling gaat alleen over de Brp. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.
Artikel 2. - Doel van de inzage of verstrekking
Dit artikel formuleert het doel van de inzage en/of de verstrekking en regelt hoe is wordt vastgelegd.
De afnemers die de Brp als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen.
In de beheeregeling is aangegeven dat het hoofd van de afdeling Dienstverlening belast is met de dagelijkse zorg over de Brp. Zie ook de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit.
Artikel 4. - Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de Brp aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet Brp verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
In artikel 5 tot en met 7 wordt de rechtstreekse toegang tot de Brp inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de Brp
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘online verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren burgerzaken/Dienstverlening tot de Brp. Onderdeel 3 regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Indien van toepassing, Onderdeel 4 is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker.
Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van deze regeling. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de Brp te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.
Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de Brp. Ze komen dan ook niet voor in deze modelregeling. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de Brp. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet Brp .
Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de Brp te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in deze regeling. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet Brp . Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet Brp .
Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.
Artikel 7. - Overige verstrekkingen
In de Verordening is aangegeven aan wie de raad verstrekkingen wil toestaan op grond van artikel 3.9 Wet Brp. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 3.9 Wet Brp stelt. Deze voorwaarden zijn:
– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.
– In de gemeentelijke regeling moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.
– Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.
– Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.
– Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.
– Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het CPB.
– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn:
– door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen;
– stichtingen met een maatschappelijk doel.
Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’ .
Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.
In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.
De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.
Artikel 12. - Verbanden, toegang en verstrekkingen
Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gege¬vens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.
Artikel 14. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens
Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gege¬vens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege daarvan het belang van de geregistreerde oneven¬re¬dig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geproto¬colleerd worden.
Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke ver¬strek¬king kan worden gerecon¬stru¬eerd.
Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bij¬voorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de regeling zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
Artikel 16 en 18 bevatten bepalingen over beveiliging, intrekking van de oude reglement/regeling, datum van inwerkingtreding, citeertitel en de ter inzage legging.
Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de Brp moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt .
Artikel 6 Besluit Brp stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de Brp vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;
– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;
– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.
Artikel 7 Besluit Brp is van toepassing indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:
– dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 7 Besluit Brp.
Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog wat in paragraaf 7.3.5 van het LO GBA staat:
– het transport van alternatieve media met Brp-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.
In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de Brp gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling burgerzaken/Dienstverlening. Om de Brp zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan burgerzaken/Dienstverlening doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen. Gezien het belang van de Brp wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke Brp-gegevens.
Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de Brp.
Het oude reglement/regeling dient te worden ingetrokken.
Ten slotte is in dit artikel de citeertitel opgenomen en de ter inzage legging geregeld.