Inleiding
De gemeente Bunnik subsidieert culturele- en welzijnsinstellingen om activiteiten uit te voeren die ten goede komen van de inwoners van de gemeente Bunnik. Om uitvoering te kunnen geven aan het subsidiebeleid is in 2008 de Algemene subsidieverordening (ASV) van kracht geworden. In deze verordening zijn algemeen verbindende voorschriften opgenomen over de vermogensopbouw van de gesubsidieerde instellingen. Deze voorschriften zijn bedoeld om vermogensvorming op kosten van gemeenschapsgeld tegen te gaan.
De artikelen 20, 21 en 22 van de ASV hebben betrekking op de opbouw van egalisatiereserve, bestemmingsreserve en voorzieningen. Om deze artikelen eenduidig uit te voeren, zijn onderstaande beleidsregels opgesteld. Met de beleidsregels wordt duidelijkheid gegeven over de termen die in de ASV worden gebruikt. Daarnaast wordt aangegeven op welke manier de gemeente Bunnik uitvoering geeft aan de bepalingen van de ASV met betrekking tot vermogensopbouw uit gemeentelijke subsidiegelden van de gesubsidieerde instellingen.
Begripsbepalingen
In deze beleidsregels wordt verstaan onder:
- a.
Awb: Algemene wet bestuursrecht
- b.
ASV: Algemene subsidieverordening 2008 van de gemeente Bunnik, zoals gewijzigd per 31-12-2009.
- c.
College: Het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bunnik.
- d.
Egalisatiereserve: Vermogensbestanddelen die worden opgenomen om in de toekomst fluctuaties in de (exploitatie) kosten op te vangen.
- e.
Bestemmingsreserve: Bestanddeel uit eigen vermogen dat bestemd is om in de toekomst beoogde specifieke activiteiten te kunnen bekostigen.
- f.
Voorziening: Vermogensbestanddelen die worden gevormd voor toekomstige kosten die een periode van twee of meer jaren omvatten en die niet binnen de jaarlijkse exploitatie opgevangen kunnen worden, nu reeds te voorzien zijn, onvermijdelijk zijn en kwantificeerbaar en / of berekenbaar zijn.
- g.
Jaarrekening: Een financieel jaaroverzicht bestaande uit de balans en winst- en verliesrekening met toelichting op beide.
- h.
Toestemming: Toestemming voor het vormen van de in het desbetreffende artikel genoemde egalisatiereserve, bestemmingsreserve of voorziening.
Artikel 1 Reikwijdte
Deze beleidsregels hebben betrekking op de artikelen 20, 21 en 22 van de ASV over het vormen van egalisatiereserve, bestemmingsreserve en voorzieningen (gedeeltelijk) uit subsidiegelden van de subsidieontvanger die in het kader van de ASV een subsidie ontvangt.
Artikel 2 Doelstelling
Deze beleidsregels geven aan op welke wijze het college inhoud geeft aan zijn bevoegdheid om al dan niet toestemming te geven voor het vormen van reserves en voorzieningen (gedeeltelijk) uit subsidiegelden. Er worden criteria gegeven die het college gebruikt bij de afweging van belangen voor een zorgvuldige besluitvorming.
Artikel 3 Aanvraag
Alle verzoeken om toestemming voor vermogensopbouw uit subsidiegelden dienen te worden gedaan op een vastgesteld aanvraagformulier.
Artikel 4 Egalisatiereserve
Tekst artikel 20 ASV
- 1.
Een instelling die in structurele zin subsidie ontvangt kan, wanneer het college daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verleend, onder voorwaarden een egalisatiereserve vormen die (mede) is opgebouwd uit gemeentelijke subsidiegelden. Het college geeft bij de schriftelijke toestemming bedoeld in de vorige volzin ook aan welke vermogensbestanddelen tot de egalisatiereserve gerekend worden.
- 2.
Het vormen dan wel het voeden van een egalisatiereserve met gemeentelijke subsidiegelden, is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde instelling sprake is van een positief jaarresultaat. Dit voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
- 3.
De maximale hoogte van de egalisatiereserve bedraagt:
- a.
Bij instellingen die waarderingssubsidie ontvangen maximaal 10% van de structurele subsidiegelden die de instelling in het betreffende boekjaar van de gemeente heeft ontvangen, vermeerderd met dat deel van de egalisatiereserve dat gevormd is door andere inkomsten.
- b.
Bij instellingen die een budgetsubsidie ontvangen een door het college vast te stellen percentage. Dit percentage is mede gerelateerd aan de hoogte van andere inkomsten dan subsidie, doch bedraagt nooit meer dan 50% van de structurele subsidiegelden.
- 4.
Indien op enig moment een instelling een egalisatiereserve heeft die hoger is dan de onder lid 3 onder a of b genoemde percentages, leidt dit tot terugvordering van het meerdere, eventueel verrekend met dat deel van de egalisatiereserve dat gevormd is door andere inkomsten.
- -
De beleidsregels geven aan:
- -
welk vermogensbestanddeel door het college tot de egalisatiereserve wordt gerekend;
- -
de criteria om toestemming van het college te verkrijgen om een egalisatiereserve te vormen mede uit subsidiegelden;
- -
de berekeningswijze van de maximale hoogte van de egalisatiereserve bij budgetsubsidies;
- -
de voorwaarden die aan de toestemming tot het vormen van een egalisatiereserve worden gesteld.
Beleidsregels bij artikel 20 ASV
- 4.1
Vermogensbestanddelen met een algemeen karakter worden gerekend tot egalisatiereserve. Dit met in acht neming van de bepalingen van dit artikel.
- 4.2
Criteria voor verkrijging van toestemming:
- a.
de egalisatiereserve moet aantoonbaar noodzakelijk zijn;
- b.
de instelling levert exploitatierekeningen in van afgelopen drie jaar bij het verzoek om toestemming.
- 4.3
De maximale hoogte van de egalisatiereserve bedraagt bij budgetsubsidies in beginsel 10% van de exploitatieomvang van de instelling. Bij de berekening van de maximale hoogte van de egalisatiereserve wordt rekening gehouden met de verhouding tussen gemeentelijke subsidie en andere inkomsten van de instelling.
- 4.4
De onttrekkingen en toevoegingen aan de egalisatiereserve dienen op overzichtelijke wijze te worden verantwoord in de jaarrekening.
Artikel 5 Bestemmingsreserve
Tekst artikel 21 ASV
- 1.
Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. Een instelling die in structurele zin subsidie ontvangt kan, wanneer het college daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verleend, onder voorwaarden een bestemmingsreserve vormen die (mede) is opgebouwd uit gemeentelijke subsidiegelden.
- 2.
Het verzoek om toestemming voor het vormen van een in lid 1 genoemde reserve bevat in ieder geval de volgende gegevens:
- a.
- b.
Een onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte van de reserve.
- c.
Een motivering van het tijdstip waarop de organisatie de middelen nodig heeft.
Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen.
- 3.
Het vormen van, dan wel het doen van toevoegingen aan, een bestemmingsreserve met gemeentelijke subsidiegelden is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde instelling sprake is van een positief jaarresultaat, voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt.
- 4.
Voor het toevoegen van subsidiegelden of de onttrekking van subsidiegelden aan de bestemmingsreserve, anders dan voor dit doel bestemd, is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van het college.
- -
De beleidsregels geven aan:
- -
de criteria om toestemming van het college te verkrijgen om een bestemmingsreserve te vormen mede uit subsidiegelden;
- -
de voorwaarden die aan de toestemming tot het vormen van een bestemmingsreserve worden gesteld;
- -
op welke wijze de toestemmingscriteria worden gehandhaafd.
Beleidsregels bij artikel 21 ASV
- 5.1
Criteria voor verkrijging van toestemming:
- a.
De bestemming van de reserve houdt direct verband met de gesubsidieerde activiteiten en/of prestaties van de instelling;
- b.
Een bestemmingsreserve kan worden gevormd voor activiteiten, vervangingen van goederen in de toekomst als deze niet ineens uit het jaarexploitatie betaald kunnen worden, maar wel noodzakelijk of gewenst zijn;
- c.
De toestemming wordt in beginsel voor maximaal 5 jaar verleend;
- d.
Als de bestemmingsreserve voor een langere periode dan 5 jaar noodzakelijk is, dan levert de instelling hiervoor aanvullende onderbouwing.
- 5.2
Voorwaarden die aan de toestemming worden gesteld:
De instelling verantwoordt de onttrekkingen en toevoegingen jaarlijks op een overzichtelijke wijze in de jaarrekening met toelichting.
- 5.3
Handhaving van de toestemmingscriteria:
- a.
Als blijkt dat de vorming en/of besteding van de bestemmingsreserve niet voldoet aan de gestelde eisen en voorwaarden, dan wordt de toestemming ingetrokken. Dit kan gevolgen hebben voor de subsidieverstrekking.
- b.
Als de bestemmingsreserve niet of niet geheel wordt besteed binnen de vastgestelde periode, dan dient na het verstrijken van deze periode de gevormde bestemmingsreserve toegevoegd te worden aan de egalisatiereserve van de instelling.
Artikel 6 Voorzieningen
Tekst artikel 22 ASV
- 1.
Een instelling die verplichtingen heeft ten aanzien van het groot planmatig onderhoud van gebouwen, kan, wanneer het college daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verleend, onder voorwaarden een voorziening vormen die (mede) is opgebouwd uit gemeentelijke subsidiegelden.
- 2.
Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41 lid 1 sub b. wordt met toepassing van de artikelen 3:2 en 3:4 van de wet door het college vastgesteld.
- 3.
Een voorziening kan gevormd worden voor toekomstige kosten die een periode van tenminste twee jaar omvatten en:
a. Niet binnen de jaarlijkse exploitatie of via de egalisatiereserve opgevangenkunnen worden, en
b. Nu reeds te voorzien zijn, en
c. Onvermijdelijk zijn, en
d. Hun oorzaak in het verleden hebben, en e. Kwantificeerbaar / berekenbaar zijn.
- 4.
Een voorziening kan in ieder geval niet worden gevormd voor: a. De kosten samenhangend met ziekte van werknemers. b. Reeds ontvangen maar nog niet volledig bestede subsidiegelden.
- 5.
Het verzoek om toestemming voor het vormen van een voorziening bevat een plan waarin in ieder geval de volgende gegevens zijn opgenomen:
- a.
Het doel van de voorziening.
- b.
De onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte van de voorziening.
- c.
Een planmatige onderbouwing van de meerjarige opbouw van en onttrekkingen uit de voorziening.
Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen.
- 6.
Het toestaan van het vormen van een voorziening, die (mede) is opgebouwd uit gemeentelijke subsidiemiddelen, gebeurt onder de voorwaarde dat het onderliggende plan, zoals bedoeld in lid 5, is goedgekeurd.
- 7.
Voor het in afwijking van het goedgekeurde plan toevoegen van subsidiegelden of het in afwijking van het goedgekeurde plan onttrekken van subsidiegelden aan de voorziening, is voorafgaand schriftelijke toestemming nodig van het college.
De beleidsregels geven aan:
- -
de criteria om toestemming van het college te verkrijgen om een voorziening te vormen mede uit subsidiegelden;
- -
de voorwaarden die aan de toestemming tot het vormen van een voorziening worden gesteld;
- -
op welke wijze de toestemmingscriteria worden gehandhaafd.
- 6.1
Criteria voor verkrijging van toestemming:
- a.
De toestemming wordt in beginsel voor maximaal 20 jaar verleend. Het meerjarig onderhoudsplan (MOP) voor groot onderhoud zoals bedoeld in artikel 22, lid 5 onder c ASV, omvat in beginsel maximaal 20 jaar;
- b.
Als de voorziening voor een langere periode dan 20 jaar noodzakelijk is, dan levert de instelling hiervoor aanvullende onderbouwing.
- 6.2
Voorwaarden die aan de toestemming worden gesteld:
- a.
De instelling verantwoordt de onttrekkingen en toevoegingen jaarlijks op een overzichtelijke wijze in de jaarrekening met toelichting,
- b.
De toestemming voor het vormen van een voorziening geldt voor de in het goedgekeurde onderhoudsplan aangegeven periode.
- 6.3
Handhaving van de toestemmingscriteria:
- a.
Bij voorzieningen voor groot onderhoud aan gebouwen wordt maximaal 10 jaar na het verlenen van de toestemming het onderhoudsplan geëvalueerd, waarbij de leden b en c van dit artikel van toepassing zijn;
- b.
Als blijkt dat de voorziening niet of niet geheel is besteed binnen de aangegeven periode dan dient het saldo ten gunste van de exploitatie van de instelling te komen;
- c.
Als de voorziening voor andere doeleinden wordt gebruikt dan in de toestemming is bepaald en/of beoogd, dan wordt de toestemming ingetrokken en kan dit gevolgen hebben voor de subsidievertrekking.
Artikel 7 Intrekking toestemming
Bij niet naleving van de aan de toestemming verbonden voorwaarden en/of als niet (meer) aan de criteria voor toestemming wordt voldaan, wordt de toestemming ingetrokken. Dit kan gevolgen hebben voor de subsidieverstrekking.
Artikel 8 Afwijking
Het college kan in bijzondere omstandigheden bij onevenredige gevolgen van deze beleidsregels afwijken. (artikel 4:84 Awb)
Artikel 9 Evaluatie
In 2014 vindt van deze beleidsregels een evaluatie plaats.
Artikel 10 Inwerkingtreding en publicatie
Deze beleidsregels treden in werking op de eerste werkdag na de publicatie van het besluit tot vaststelling.