Organisatie | Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Instructie voor de secretaris van de Provincie Zeeland 2014 |
Citeertitel | Instructie voor de secretaris van de Provincie Zeeland 2014 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Organisatie |
Ingetrokken per 01-01-2016 en vervangen door Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2016
Provinciewet, artikel 100, tweede lid en artikel 103, eerste lid; Wet op de ondernemingsraden, artikel 25, eerste lid, onder e
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-10-2014 | 01-01-2016 | Nieuwe regeling | 07-10-2014 Provinciaal Blad, 2014, 2578 | 14014062 |
De provinciesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning en de door Gedeputeerde Staten ingestelde commissies als bedoeld in de Provinciewet, voert de titel van provinciesecretaris/algemeen directeur van de Provincie Zeeland.
De provinciesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de Commissaris van de Koning, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten, hetgeen zich onder meer vertaalt in de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de agenda van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten. De kwaliteit van de agenda heeft betrekking op de omvang van de agenda in relatie tot de beschikbare bespreektijd en de tijdigheid van toezending van stukken. Bij het opmaken van de agenda betrekt de provinciesecretaris ook de urgentie van de stukken die voortvloeien uit wettelijke termijnen of andere proceduretermijnen.
De provinciesecretaris draagt er zorg voor dat door Gedeputeerde Staten genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten wordt bijgehouden.
De provinciesecretaris is verantwoordelijk voor de kwaliteit en professionaliteit van de adviezen van de ambtelijke medewerkers en drukt dit uit door diens paraaf op het advies. De provinciesecretaris draagt er zorg voor dat de ambtelijke medewerkers als professionals, vanuit hun eigen deskundigheid, Gedeputeerde Staten adviseren, waarbij zij de politiek-bestuurlijke context in acht nemen.
Als hoofd van de ambtelijke organisatie is de provinciesecretaris/algemeen directeur ook eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de genomen bestuursbesluiten. Indien zich bij de uitvoering van besluiten problemen voordoen, bijvoorbeeld als deze besluiten onuitvoerbaar blijken, dan wel van de besluiten afgeweken lijkt te moeten gaan worden, wordt dit voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.
De provinciesecretaris draagt er, op verzoek van en zonodig in samenwerking met de griffier, zorg voor dat de leden van Provinciale Staten desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, een en ander overeenkomstig het bepaalde in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
De provinciesecretaris, de griffier en de voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten voeren periodiek overleg.
De provinciesecretaris is belast met de uitgifte van het Provinciaal Blad, alsmede met het doen drukken van alle stukken, die ten gevolge van een besluit van Provinciale of Gedeputeerde Staten, of wel van algemene verordeningen gedrukt moeten worden.
Voor de in het eerste lid bedoelde taak, is de provinciesecretaris verantwoordelijk tegenover Gedeputeerde Staten voor zover het de archiefbescheiden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten betreft en tegenover de Commissaris van de Koning voor zover het betreft hem in beheer gegeven deel van dienst archiefbescheiden.
Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het CMT en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden heeft de provinciesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
Vakantie- en buitengewoon verlof wordt de provinciesecretaris overeenkomstig de daarvoor gestelde regels verleend door de Commissaris van de Koning als vertegenwoordiger van Gedeputeerde Staten.
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college van Gedeputeerde Staten.