Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Hoorn

Regeling personeelsgesprekken en beoordelen gemeente Hoorn 2015

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Hoorn
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Regeling personeelsgesprekken en beoordelen gemeente Hoorn 2015
Citeertitel	Regeling personeelsgesprekken en beoordelen gemeente Hoorn 2015
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	002 personeel
Externe bijlage	Bijlage 1 Regeling personeelsgesprekken

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

CAR UWO
Gemeentewet, art. 160

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-01-2015		01-01-2020	nieuwe regeling	19-08-2014 Gemeenteblad 61228	1079771

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling personeelsgesprekken en beoordelen gemeente Hoorn 2015

Zaaknummer: 1079771

Burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn;

Overwegende:

·
dat een verantwoord personeelsbeleid een regeling vereist voor het houden van personeelsgesprekken en beoordelen;
·
dat het bestaande WEP instrument onderhoud en actualisatie nodig heeft;
·
een beoordelingsmethodiek gekoppeld aan beloning ontbreekt.

Gelet op:

·
het bepaalde in de CAR-UWO;
·
het gestelde in artikel 160 van de Gemeentewet;
·
het instemmende advies van de OR d.d. 16 juni 2014.

Besluiten:

Vast te stellen de

‘’Regeling personeelsgesprekken en beoordelen gemeente Hoorn 2015’’

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

a.Medewerker

De ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, lid 1, onderdeel a van de CAR-UWO.

b.Leidinggevende

De direct leidinggevende van de medewerker, die leiding geeft aan de medewerker en verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en beoordeling van de medewerker.

c.Naast hogere leidinggevende

De leidinggevende waaraan de direct leidinggevende verantwoording schuldig is.

d.Competentie

Een voor de uitoefening van een functie of taak essentiële combinatie van kennis, vaardigheden en gedrag.

e.Functie

Het samenstellen van feitelijke werkzaamheden dat de medewerker op basis van een generiek functieprofiel (en/of een specifiek functieprofiel), dan wel aanvullende taken voor bijvoorbeeld een klus of project moet uitvoeren.

f.Functievervulling

Het totaal aan prestaties en competenties van de medewerker tijdens de uitoefening van zijn functie.

g.Beoordelen

Het oordelen over het functioneren van de medewerker door de leidinggevende tegen de achtergrond van de aan de functie te stellen eisen, de geformuleerde resultaatafspraken en competentieontwikkeling.

h.Persoonlijk Ontwikkelplan (POP)

Een door de direct leidinggevende en de medewerker vastgelegd en ondertekend geheel aan afspraken over de te ondernemen activiteiten van beide partijen in het kader van de ontwikkeling van de medewerker.

i.Resultaatafspraak

De afspraken die gericht zijn op:

- -
  bijdrage van de medewerker aan organisatie-, afdeling- en/of bureaudoelstellingen;
- -
  de verdere professionalisering en (loopbaan) ontwikkeling van de medewerker.

j. Informant

Degene die door de leidinggevende en/of medewerker gevraagd is om informatie te geven, gebaseerd op kennis en/of ervaring, die van nut is voor het te houden beoordelingsgesprek.

Personeelsgesprekken

Artikel 2 Jaarcyclus personeelsgesprekken

1.
De jaarcyclus betreft een periode van één jaar en bestaat minimaal uit een afsprakengesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek.
2.
De beoordeling en het maken van resultaatafspraken kunnen, als noch medewerker noch leidinggevende daartegen bezwaar heeft, in één gesprek plaatsvinden, maar worden wel als twee onderdelen onderscheiden.
3.
Aan één of meer informanten kan informatie worden gevraagd die van nut kan zijn voor het te houden beoordelingsgesprek. Over het inschakelen van een informant wordt de medewerker of leidinggevende vooraf geïnformeerd.

Artikel 3 Afsprakengesprek

1.
In het afsprakengesprek stelt de medewerker samen met de leidinggevende jaarlijks resultaatafspraken vast over werk, opleiding en competentieontwikkeling van de medewerker.
2.
De resultaatafspraken in het afsprakengesprek worden gemaakt tegen de achtergrond van de functie, de aanvullende taken voor bijvoorbeeld een project of klus, de competenties en de kernwaarden en kernkwaliteiten van de organisatie.
3.
De medewerker is verantwoordelijk voor het realiseren van de gemaakte resultaatafspraken.
4.
De leidinggevende is verantwoordelijk voor de coaching en het beschikbaar stellen van faciliteiten bij het realiseren van resultaatafspraken.
5.
De leidinggevende is verantwoordelijk voor dat er jaarlijks resultaatafspraken worden gemaakt.
6.
De resultaatafspraken (en de eventuele bijstellingen hierop die zijn afgesproken in het voortgangsgesprek) over werk, te volgen opleidingen en professionele ontwikkeling (gedrag) zijn input voor de beoordeling.

Artikel 4 Voortgangsgesprek

1.
Het voortgangsgesprek is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker over de voortgang van de resultaatafspraken.
2.
De leidinggevende en de medewerker gaan na of er bijstelling noodzakelijk is om de vastgelegde resultaatafspraken te realiseren.
3.
In het voortgangsgesprek worden de volgende onderwerpen besproken:
- ·
  evaluatie en eventuele bijstelling van de resultaatafspraken;
- ·
  voortgang Persoonlijk Ontwikkelplan (POP);
- ·
  ontwikkeling in de huidige functie;
- ·
  evaluatie en waardering van de medewerker voor de coaching en beschikbaar stellen van faciliteiten door de leidinggevende;
- ·
  samenwerking in het team;
- ·
  werksfeer en werkomstandigheden;
- ·
  balans werk privé;
- ·
  duurzame inzetbaarheid (toekomst, loopbaan);
- ·
  vitaliteit, verminderde inzetbaarheid (verzuimverlof).
4.
De gemaakte afspraken in het voortgangsgesprek worden betrokken bij het opstellen van de beoordeling.
5.
Voortgangafspraken staan niet open voor bedenking/bezwaar/beroep.

Beoordelen

Artikel 5 Beoordelingsgesprek

1.
Minimaal eenmaal per jaar wordt door de leidinggevende met iedere medewerker een beoordelingsgesprek gevoerd, tegen de achtergrond van de functie, de aanvullende taken, de competenties en de kernwaarden en kernkwaliteiten van de organisatie en de gemaakte resultaatafspraken.
2.
Onverminderd het bepaalde in artikel 5, lid 1 is een beoordelingsgesprek in ieder geval noodzakelijk voor:
·
vaste aanstelling;
·
besluiten over de beloning, zoals het al dan niet krijgen van een periodieke salarisverhoging, bevordering naar de eindschaal of functioneringstoeslag;
·
oordeel over functioneren met daaraan verbonden consequenties;
·
besluiten over loopbaanperspectief;
·
activeren van mobiliteit;
·
wanneer daartoe naar de mening van de leidinggevende of de medewerker aanleiding is.

3.
Bij de beoordeling houdt de leidinggevende rekening met de verleende faciliteiten als bedoeld in artikel 3, lid 4, de relevante omstandigheden, gestelde eisen en gegeven richtlijnen die van invloed waren op het functioneren van de medewerker.

4.
De beoordeling gaat over een tijdvak van één kalenderjaar. In bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld bij langdurig verlof) kan de leidinggevende een ander tijdvak vaststellen, maar niet korter dan een half jaar en niet langer dan twee jaar.

Artikel 6 Gevolgen van de beoordeling

De beoordeling is gericht op het formeel vaststellen van het functioneren van de medewerker in relatie tot de gemaakte resultaatafspraken.

Het formeel vaststellen van het functioneren door middel van een beoordeling is een besluit waartegen de medewerker bezwaar kan maken.

Artikel 7 Voorwaarde voor beoordeling

Een beoordeling is alleen mogelijk als:

-
de medewerker ten minste drie vierde van de periode van het beoordelingstijdvak, en
-
voor 50% of meer van de voor hem geldende werktijd in de functie aaneengesloten heeft gewerkt.

Eisen waarvan de medewerker buiten zijn schuld geen kennis droeg, worden bij de beoordeling buiten beschouwing gelaten.

Artikel 8 Procedure opstelling tot vaststelling van de beoordeling

1.
De leidinggevende vermeldt de aanleiding voor de beoordeling op het formulier beoordelingsgesprek.
2.
Het oordeel van de leidinggevende over de manier waarop de medewerker gedurende de beoordelingsperiode heeft gefunctioneerd wordt uitgedrukt in één van de volgende gradaties:
a.
Onvoldoende (onder niveau): heeft de resultaatafspraken aantoonbaar niet in volle omvang en naar behoren gerealiseerd. De tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van het resultaat zijn niet op het afgesproken niveau. Vertoont tekortkomingen en functioneert (ver)beneden het geheel aan eisen die zijn gesteld in de planningsafspraken.
b.
Goed (op niveau): heeft de resultaatafspraken aantoonbaar in volle omvang en naar behoren gerealiseerd. De tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van het resultaat zijn duidelijk op het afgesproken niveau. Het functioneren voldoet zonder meer duidelijk aan de eisen die zijn gesteld in de resultaatafspraken.
c.
Uitstekend (boven niveau): heeft de resultaatafspraken aantoonbaar meer dan naar behoren gerealiseerd. De tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van het resultaat liggen over de hele linie duidelijk (ver) uit boven de eisen die zijn gesteld in resultaatafspraken.
3.
Voor elke resultaatafspraak geeft de leidinggevende één waardering (score), ondersteund door een motivering. De leidinggevende onderbouwt de motivering met concrete feiten (naar tijd, plaats, voorval, omstandigheden etc.).
4.
De leidinggevende overweegt bij het opstellen van de conceptbeoordeling ook welke acties mogelijk zijn om het functioneren van de medewerker te beïnvloeden (gericht op inzetbaarheid, continuïteit, mobiliteit etc.).
5.
De leidinggevende formuleert een slotconclusie. Daarin worden de afzonderlijke prestaties afgezet tegen de resultaatafspraken. De leidinggevende geeft in de slotconclusie van de conceptbeoordeling helder en ondubbelzinnig weer wat zijn/haar eindoordeel is over het functioneren van de medewerker en welke (rechtspositionele) gevolgen de beoordeling voor de medewerker heeft. De medewerker ontvangt minimaal één week voor het geplande beoordelingsgesprek een kopie van de conceptbeoordeling van de leidinggevende.
6.
Tijdens het beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende de medewerker een toelichting op de inhoud en slotconclusie van de conceptbeoordeling. De leidinggevende geeft de medewerker de gelegenheid zijn/haar zienswijze over de inhoud van de beoordeling te geven. De leidinggevende kan naar aanleiding van de besproken argumenten de inhoud van de conceptbeoordeling wijzigen.

Artikel 9 Kenbaar maken bedenkingen

1.
De medewerker kan binnen twee weken na de datum van het beoordelingsgesprek – ondanks de besproken argumenten - zijn schriftelijke bedenkingen over de beoordeling melden aan de leidinggevende en de naast hogere leidinggevende. De medewerker moet concreet aangeven waarom het oordeel over zijn/haar functioneren onjuist is.
2.
De naast hogere leidinggevende nodigt binnen twee weken na ontvangst van de schriftelijke bedenkingen de medewerker en de leidinggevende uit voor een gesprek.
3.
Als de naast hogere leidinggevende na het gesprek vindt dat de beoordeling niet volgens de bepalingen uit deze regeling tot stand is gekomen, dan wel als hij/zij twijfelt aan de inhoudelijke juistheid, moet de leidinggevende binnen twee weken na het gesprek over de schriftelijke bedenkingen een nieuw evaluatiegesprek plannen en de beoordeling daarin bespreken.

Artikel 10 Bezwaar en beroep

De medewerker die het niet eens is met zijn beoordeling kan na de bedenkingenprocedure een bezwaar indienen bij het college van burgemeester en wethouders conform de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Meer informatie over bezwaar en beroep staat op het Intranet, producten en diensten, A t/m Z.

Artikel 11 Verbeterplan

1.
Als een medewerker in de slotconclusie/het eindoordeel van de beoordeling een onvoldoende (onder niveau) score haalt, stelt de leidinggevende in overleg met de medewerker – binnen een maand na het gesprek - een verbeterplan op.
2.
De medewerker is verplicht aan het verbeterplan mee te werken.
3.
In het plan staat onder andere:
a.
de aanleiding om het verbeterplan op te stellen;
b.
de rol en benodigde houding en gedrag van de medewerker om de gewenste verandering te bereiken;
c.
afspraken over randvoorwaarden, scholing, coaching en zelfreflectie;
d.
afspraken over voortgangsgesprekken en het volgen van verbeteringen;
e.
de consequenties wanneer geen verbetering optreed.
4.
De naast hogere leidinggevende krijgt het verbeterplan ter kennisname.

Artikel 12 Archivering

Alle verslagen en alle daarmee samenhangende informatie uit de personeelsgesprekken blijft in het bezit van de leidinggevende. De originele volledig ingevulde en voor akkoord of voor gezien ondertekende beoordeling, formulieren en verbeterplan worden gearchiveerd in het digitale personeelsdossier.

Artikel 13 Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP)

Bij het opstellen van een POP (zie hoofdstuk 17 van de CAR-UWO en de Regeling opleiden, ontwikkelen en studiefaciliteiten) volgen medewerker en leidinggevende de volgende procedure:

1.
Het initiatief voor het maken van een POP voor de medewerker ligt bij de medewerker zelf. Hij/zij maakt een afspraak voor een gesprek met zijn/haar leidinggevende om de voorbereidingen te treffen.
2.
De medewerker verzamelt feedback over zijn/haar functioneren als voorbereiding. De wijze van feedback verzamelen wordt besproken met de leidinggevende.
3.
Het uiteindelijke plan is de uitkomst van een gesprek tussen de medewerker en de leidinggevende. In het POP staat aan welke concrete ontwikkelpunten hij/zij de komende periode gaat werken.
4.
De afspraken uit het POP worden opgenomen in de resultaatafspraken van de (jaarlijkse) gesprekkencyclus. Meerjarenafspraken worden jaarlijks geactualiseerd in het POP.
5.
De beoordeling over de afspraken uit het POP gebeurt in de beoordelingsgesprekken.
6.
Afspraken over de ontwikkelpunten worden gezamenlijk gemaakt. Medewerker en leidinggevende ondertekenen beide het plan.
7.
De leidinggevende is verantwoordelijk voor facilitering – binnen de kaders van de CAR-UWO - van de ontwikkeling en coaching. Financiële en opleidingsconsequenties die voortvloeien uit een POP worden door de leidinggevende geaccordeerd.
8.
De medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling. De medewerker schrijft zelf het POP en is verantwoordelijk voor de opvolging van de acties.
9.
De leidinggevende bewaakt de voortgang van de gemaakte afspraken en stelt dit in de voortgangsgesprekken aan de orde.

Artikel 14 Slotbepalingen

1.
In die gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, neemt het college een beslissing in de geest van deze regeling.
2.
Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling personeelsgesprekken en beoordelen gemeente Hoorn 2015.
3.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015.
4.
Per deze datum komt het WEP instrument met betrekking tot Werk Evaluatie en Planning te vervallen.
5.
Dit besluit wordt gepubliceerd op het Intranet van de gemeente Hoorn.

Aldus vastgesteld op 19 augustus 2014,

de secretaris, de burgemeester,

Bijlage 1 Regeling personeelsgesprekken