Organisatie | Alphen aan den Rijn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Rekenkamercommissie Alphen aan den Rijn 2014 |
Citeertitel | Verordening rekenkamercommissie Alphen aan den Rijn 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Verordening vervangt de rekenkamercommissieverordeningen uit de voormalige gemeenten Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude
Artikel 81o Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-10-2014 | 14-02-2020 | Nieuwe regeling | 25-09-2014 Gemeenteblad 10-10-2014, nr. 56346 | 2014/42754 en 2014/42753 |
Verordening Rekenkamercommissie Alphenaanden Rijn 2014
Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen
1.In deze verordening wordt verstaan onder:
De leden van de commissie leggen, alvorens hun werkzaamheden aan te vangen, overeenkomstig het bepaalde in artikel 81g lid 1 van de Gemeentewet een eed of belofte af.
De commissie vergadert zo vaak als zij nodig acht. Zij neemt in elk geval deel aan het afstemmingsoverleg met de auditcommissie, bedoeld in artikel 2 lid 3g van de Verordening auditcommissie. Daarnaast vergadert zij in elk geval over het jaarverslag en de financiële verantwoording als bedoeld in artikel 2, vierde lid.
Artikel 9 Selectie onderwerpen, onderzoeksplan en onderzoeksopzet
Indien de commissie een keuze als bedoeld in lid 3 heeft gemaakt, informeert zij de raad en, ingeval een onderwerp door inwoners en/of een instelling is aangedragen, tevens de betrokken inwoners en/of vertegenwoordigers van betrokken instellingen gelijktijdig met het uitbrengen van het onderzoeksplan over haar keuze.
De commissie verwerkt, als daar naar haar mening aanleiding toe is, de uitgebrachte reacties in haar eindrapportage en zendt deze vergezeld van de uitgebrachte reacties via de griffier, die de rapportage voorziet van een raadsvoorstel en een ontwerpbesluit, naar de raad. Een afschrift van de rapportage wordt tevens verzonden naar het college en de betrokkenen.
Artikel 12 Vergoeding voor werkzaamheden
De externe leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van een vergadering van de commissie, inclusief reiskostenvergoeding, overeenkomstig artikel 24 van de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2014, zoals vastgesteld bij het besluit van de raad van Alphen aan den Rijn van 2 januari 2014, nr. 2013/62556.
In afwijking van het bepaalde in artikel 3, derde lid, van deze verordening benoemt de raad eenmalig na inwerkingtreding van deze verordening de voorzitter voor een periode van vijf jaar en twee leden van de commissie voor een periode van drie jaar. Indien de voorzitter of deze leden worden herbenoemd, is de periode van herbenoeming vier jaar.
Vastgesteld door de gemeenteraad van Alphen aan den Rijn op 25 september 2014,
de voorzitter, de griffier,
T.P.G. Bruinsma, P.M.H. van Ruitenbeek
Toelichting op de Verordening Rekenkamercommissie Alphen aan den Rijn
Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen
De gemeente Alphen aan den Rijn is op grond van de Gemeentewet verplicht een rekenkamer of een rekenkamercommissie in te stellen. De gemeenteraad heeft gekozen voor een commissie, bestaande uit externe leden. Deze commissie is ingesteld op basis van artikel 81oa Gemeentewet. In dat artikel worden een aantal artikelen die betrekking hebben op de Rekenkamer van overeenkomstige toepassing verklaard. Deze verordening moet dus in samenhang met de in artikel 81oa genoemde artikelen worden gelezen.
In dit artikel wordt beschreven wat de taken zijn van de commissie. De gemeenteraad stelt de commissie in. De commissie is dan ook verantwoording schuldig aan de gemeenteraad over de besteding van het budget. De rekenkamercommissie voert de taken uit binnen de kaders die de raad in deze verordening heeft opgenomen. Tevens is het gemeentelijke aanbestedingsbeleid van toepassing. De commissie is onafhankelijk voor wat betreft de keuze van onderzoeksonderwerpen en de wijze van uitvoering van de onderzoeken, waarbij wordt vastgesteld door de raad dat de rekenkamercommissie zelf geen onderzoek uitvoert, maar hiertoe steeds opdracht geeft aan een of meer externe bureaus. De commissie legt na afloop van het kalenderjaar voor 1 februari van het nieuwe jaar verantwoording af over de werkzaamheden en de besteding van het budget. De termijn voor de verantwoording is kort, zodat controle door de accountant via de jaarrekening mogelijk is.
Artikel 3 Samenstelling, benoeming en zittingsduur
In dit artikel wordt geregeld welke personele samenstelling de commissie heeft. De gemeente kiest voor een commissie bestaande uit externe leden. De benoeming geschiedt telkens voor een periode van 4 jaar. In de overgangsbepaling (artikel 15) wordt geregeld dat de eerste periode van de voorzitter 5 jaar duurt. De gedachte hierachter is dat enige continuïteit gewenst is. Bij tussentijds vacatures telt de lopende periode voor het nieuwe lid alleen mee als hele periode als de nog resterende zittingstermijn van het oude lid 2 jaar of langer was. Bij een resterende termijn korter dan twee jaar, telt deze periode niet mee als een hele termijn. In theorie kan een tussentijds benoemd lid dus maximaal 10 jaar lid zijn de Rekenkamercommissie.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
In dit artikel worden een aantal omstandigheden genoemd die per definitie leiden tot het einde van het lidmaatschap van de commissie. In lid 2 worden een aantal gevallen benoemd waarin de raad ruimte heeft om wel of geen ontslag te verlenen. Het voorstel voor benoeming en ontslag zal in de regel worden gedaan door de voorzitter van de raad en de griffier. In alle gevallen gaat het ontslag pas in op het moment dat de raad daartoe besluit, zodat aan betrokkene ook een officieel ontslagbesluit kan worden gezonden.
In dit artikel worden de taken van de voorzitter beschreven. Van de voorzitter wordt naast de invulling van het formele takenpakket ook verwacht dat hij optreedt als vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie in de contacten met de gemeenteraad, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie. In die zin is de voorzitter een echte procesbegeleider. De gemeenteraad van Alphen aan den Rijn hecht er waarde aan dat, ondanks dat de commissie bestaat uit externe leden, er frequent contact is tussen de commissie en de raad. In situaties waarin bestuurlijk overleg gewenst is, zal de voorzitter van de commissie daartoe worden uitgenodigd.
De secretaris is een ambtenaar die voor een aantal uren per week aan de commissie ter beschikking wordt gesteld. De secretaris valt hiërarchisch onder de verantwoordelijkheid van de griffier, maar ontvangt in de dagelijkse praktijk de opdrachten van de voorzitter van de rekenkamercommissie. Rechtspositionele beslissingen worden genomen door de griffier, waarbij advies wordt ingewonnen bij de voorzitter van de commissie.
Binnen de griffie is een administratief medewerker belast met de ondersteuning van de rekenkamercommissie. Deze medewerker is niet aanwezig bij de vergaderingen maar zorgt voor het verzenden van de agenda’s, het in roulatie brengen van de concept rapporten voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor, registratie van in- en uitgaande post van de commissie e.d.
Artikel 8 Vergaderingen en openbaarheid
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Het ligt in de rede dat de griffier, in zijn hoedanigheid van contactpersoon, met enige regelmaat de vergaderingen bijwoont. De commissie moet op grond van artikel 2 jaarlijks een verslag uitbrengen en financiële verantwoording afleggen. Het ligt voor de hand dat de commissie het verslag in een vergadering bespreekt. De commissie neemt ook deel aan het afstemmingsoverleg zoals dat staat beschreven in de Verordening auditcommissie (artikel 2 lid 3g). De leden van de commissie worden betaald per vergadering en de betalingen komen ten laste van het budget.
Artikel 9 Selectie onderwerpen, onderzoeksplan en onderzoeksopzet
De commissie bepaalt zelf de onderwerpen waarnaar onderzoek wordt ingesteld. Bij de bepaling van de te onderzoeken onderwerpen wordt eerst een groslijst gemaakt waarop de suggesties van de gemeenteraad, de burgers en de suggesties van de commissie zelf op worden vermeld. De commissie is bevoegd om via het jaarverslag, de internetpagina’s van de rekenkamercommissie (via www.alphenaandenrijn.nl) en gemeenterubriek inwoners te vragen om onderwerpen aan te dragen. De commissie motiveert naar degenen die suggesties hebben aangedragen waarom bepaalde onderzoeken wel of niet worden uitgevoerd.
In beginsel voert de commissie per jaar één groot onderzoek en één klein onderzoek uit. De verordening bevat geen definitie van een groot of klein onderzoek. Het onderscheid kan worden gemaakt op basis van de financiële middelen die aan een onderzoek worden besteed. Bij de bepaling van de omvang van onderzoeken is de commissie gebonden aan het budget dat jaarlijks bij de begroting door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Bij een wijziging van het budget zal ook moeten worden gekeken naar de taakstelling zoals in dit artikel wordt omschreven. Het staat de commissie overigens vrij om –binnen het budget- een andere indeling te maken. Zo kan het voorkomen dat de raad vraagt om een quick scan van een bepaald onderwerp. De rekenkamercommissie kan een dergelijk verzoek honoreren, hetgeen dan natuurlijk wel effect heeft op de jaarplanning.
Omdat er meerdere partijen zijn die onderzoek (kunnen) doen binnen een gemeente, is het van belang dat er jaarlijks een afstemmingsoverleg plaatsvindt. Het initiatief daartoe wordt genomen door de auditcommissie. Het onderzoeksplan van de commissie kan dan ook pas definitief worden vastgesteld nadat dit afstemmingsoverleg heeft plaatsgevonden. Het kan immers zijn dat op basis van het overleg het onderzoeksplan van de rekenkamercommissie nog wordt aangepast door de rekenkamercommissie. Het definitieve onderzoeksplan wordt ter kennis gebracht aan de raad.
Nu er gewerkt wordt met een commissie met alleen externen is het van belang in het oog te houden dat de contacten tussen de raad en de commissie worden onderhouden. Van beide zijden mag hier de nodige inspanning worden verwacht. Het onderzoeksplan kan een aanleiding zijn om contact te leggen met elkaar. De griffier zal op een actieve wijze het onderzoeksplan onder de aandacht brengen van de raad (met een begeleidende brief of anderszins) en de raadsleden kunnen de agendacommissie verzoeken het onderzoeksplan te agenderen voor een rondetafelgesprek. Artikel 10 Bevoegdheden
In artikel 10 worden de bevoegdheden van de commissie beschreven. In dit artikel wordt geheimhouding opgelegd ten aanzien van de verkregen informatie. Het is niet de bedoeling dat het onderzoek wordt beïnvloed doordat commissieleden of betrokken ambtenaren voordat de concept- rapportage is verstuurd informatie verstrekken over het lopende onderzoek.
Een rapport van de rekenkamercommissie wordt niet zomaar naar de raad gezonden. Eerst is er sprake van ambtelijk wederhoor (checken van de in het rapport opgenomen feiten) en daarna van bestuurlijk wederhoor (een reactie van het college op de inhoud van het rapport). Voor beide onderdelen van de procedure zijn termijnen gesteld in de verordening en het is belangrijk dat deze worden aangehouden omdat anders de doorlooptijd van de onderzoeken te lang wordt.
De griffier schrijft naar aanleiding van het definitieve rapport een raadsvoorstel, waarin aan de raad wordt gevraagd kennis te nemen van de conclusies en de aanbevelingen over te nemen. Bij dit voorstel wordt een ontwerp-raadsbesluit gevoegd. De agendacommissie bepaalt op welke wijze het rapport wordt behandeld. Het ligt voor de hand dat het rapport wordt geagendeerd in twee verschillende rondetafelgesprekken. In het eerste gesprek is het aan de rekenkamercommissie om het rapport te presenteren en eventuele vragen te beantwoorden. Het rapport wordt op dat moment als het ware overgedragen aan de raad ter behandeling. In het tweede gesprek kunnen vragen worden gesteld aan het college. Op grond van artikel 185 Gemeentewet worden geen vertrouwelijke gegevens opgenomen in de rapportages.
Artikel 12 Vergoeding en werkzaamheden
De commissieleden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden.Deze vergoeding is gekoppeld aan het aantal vergaderingen. Onder een vergadering wordt verstaan een bijeenkomst waarin de leden van de Rekenkamercommissie zich bezig houden met hun werkzaamheden. Daarnaast wordt het presenteren van een rapport in een rondetafelgesprek door één van de leden van de commissie ook beschouwd als een vergadering.
De voorzitter ontvangt een hogere vergoeding omdat van hem wordt verwacht dat hij ook buiten de reguliere vergaderingen om contacten onderhoudt met de gemeente. De voorzitter treedt op als procesbegeleider.
Voor de vergoeding van de leden van de commissie, inclusief reiskostenvergoeding wordt teruggevallen op artikel 24 van de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2014, zoals vastgesteld bij het besluit van de raad van Alphen aan den Rijn van 2 januari 2014, nr. 2013/62556,
De raad kan op grond van lid 4, in afwijking van het bepaalde in het eerste lid, een hogere vergoeding vaststellen, zulks tot ten hoogste 250% van het door de minister van BZK in artikel 14 van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden voor gemeenteklasse 5 vastgestelde maximum, ten aanzien van:
De Alphense Rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en rekenkamercommissies (www.nvrr.nl). De leden worden in staat gesteld congressen e.d. bij te wonen en kunnen daarvoor hun reiskosten en de kosten voor deelname in rekening brengen bij de gemeente. Overigens geldt voor al deze kosten dat zij ten laste komen van het budget van de rekenkamercommissie.
De gemeenteraad stelt jaarlijks het budget voor de rekenkamercommissie vast. De griffier treedt namens de raad op als budgethouder. Op grond van de Regeling budgetbeheer Gemeente Alphen aan den Rijn betekent dit dat hij binnen het toegekende budget verantwoordelijk is voor het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
De rekenkamercommissie bepaalt zelf welke onderzoeken zij laat uitvoeren en door welke bureaus. De griffier zal op verzoek van de rekenkamercommissie dus facturen betalen die overeenkomen met de aan de rekenkamercommissie uitgebrachte offerte (rechtmatigheidstoets). Tevens zal de griffier de vergoedingen voor de commissieleden uitbetalen binnen de kaders die de raad daarvoor in deze verordening heeft gesteld.
Omdat de verordening algemeen verbindende voorschriften bevat zal voorafgaand aan de inwerkingtreding de verordening worden gepubliceerd.
Artikel 15 Overgangsbepalingen
Door de voorzitter voor vijf jaar te benoemen, twee leden voor vier jaar en twee leden voor drie jaar borgt de gemeente de continuïteit en daarmee ook de kennis van de rekenkamercommissie maximaal. Zie verder de toelichting bij artikel 3.