CVDR338832_1Regeling digitaal personeelsdossier Noord-BrabantnlregelingNoord-Brabant2014-10-09Noord-BrabantProvinciaal Blad, 2014, 115Regeling digitaal personeelsdossier Noord-BrabantAmbtenarenwet, art. 125, eerste lid, onder jgedeputeerde statenbestuur en recht2014-09-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-10-092020-01-01nieuwe regelingS0289203personeelsbeleidGeen.Geen.exb-2016-42007exb-2016-42008Regeling digitaal personeelsdossier Noord-BrabantGedeputeerde Staten van Noord-BrabantGelet op artikel 125, eerste lid, onder j, van de Ambtenarenwet;Overwegende dat Gedeputeerde Staten de persoonsgegevens van medewerkers van de provincie Noord-Brabant in digitale personeelsdossiers willen verwerken, zodat een effectief en efficiënt personeelsbeheer mogelijk is.Overwegende dat de Wet bescherming persoonsgegevens eisen stelt aan de verwerking van persoonsgegevens;Overwegende dat de provincie ingevolge de Wet op de loonbelasting 1964, gehouden is bepaalde persoonsgegevens aan de Belastingdienst te overleggen;Overwegende dat de Archiefwet het beheer en de toegang tot overheidsarchieven regelt;Overwegende dat Gedeputeerde Staten dienen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen omtrent de verwerking en het beheer van persoonsgegevens;Gezien de instemming van de ondernemingsraad d.d. 16 juli 2014;Besluiten vast te stellen de volgende regeling:Artikel 1. BegripsbepalingenIn deze regeling wordt verstaan onder:

algemeen directeur: functionaris als bedoeld in artikel 1, onder n van de Regeling ambtelijke organisatie;

derde: derde als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder g, van de Wet bescherming persoonsgegevens;

digitaal personeelsdossier: systeem waarin gegevens van een medewerker in digitale vorm zijn vastgelegd;

medewerker: degene die op basis van een ambtelijke aanstelling of op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam is bij de provincie Noord-Brabant;

persoonsgegeven: persoonsgegeven als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder a, van de Wet bescherming persoonsgegevens;

verwerking van persoonsgegevens: verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder b, van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 2. VerantwoordelijkheidDe algemeen directeur is belast met de uitvoering van deze regeling.Artikel 3. Digitale personeelsdossiers1 Persoonsgegevens van medewerkers worden verwerkt in digitale personeelsdossiers.2 Persoonsgegevens worden op een juiste en correcte manier verwerkt.3 In digitale personeelsdossiers als bedoeld in het eerste lid, worden uitsluitend de persoonsgegevens verwerkt:

genoemd in bijlage 1, behorende bij deze regeling;

van medewerkers of voormalige medewerkers.

Artikel 4. Inzagebevoegdheid1 Persoonsgegevens van medewerkers zijn in ieder geval toegankelijk op basis van:

de naam van de desbetreffende medewerker;

het personeelsnummer van de desbetreffende medewerker;

de afdeling waar de desbetreffende medewerker werkzaam is.

2 De medewerker, wiens persoonsgegevens het betreft, is gerechtigd zijn persoonsgegevens in te zien.3 De volgende personen zijn bevoegd persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3, in te zien, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun functie:

de algemeen directeur;

het hoofd van de afdeling belast met de zorg voor personeel en organisatie;

de personeelsadministrateurs;

de adviseurs, consulenten of juristen, werkzaam bij de afdeling belast met de zorg voor personeel en organisatie;

het hoofd van de afdeling belast met de zorg voor documentaire informatievoorziening;

de medewerkers, werkzaam bij de afdeling belast met de zorg voor documentaire informatievoorziening;

de direct leidinggevende van de medewerker, wiens persoonsgegevens het betreft.

4 De volgende personen zijn bevoegd persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3, in te zien, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun controlerende taak:

medewerkers, werkzaam bij de Belastingdienst;

leden van de Zuidelijke Rekenkamer;

de accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet.

5 De raadpleging door de personen, bedoeld in het vierde lid, geldt slechts voor de duur van de controletaak en behoeft telkens voorafgaand aan ieder onderzoek de goedkeuring van de algemeen directeur.Artikel 5. Bevoegdheid verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens1 Iedere medewerker kan de algemeen directeur verzoeken om zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, als bedoeld in artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens.2 De algemeen directeur beslist op een verzoek als bedoeld in het eerste lid.3 Ten aanzien van de inzagebevoegdheid, bedoeld in artikel 4, tweede lid, en de bevoegdheid, bedoeld in het eerste lid, is hoofdstuk 6 van de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing met dien verstande dat:

de medewerker slechts kennis kan krijgen of om wijziging kan verzoeken van de persoonsgegevens:

die op hemzelf betrekking hebben;

van zijn levenspartner of gewezen levenspartner en kinderen;

bij overlijden van de medewerker, zijn levenspartner en kinderen inzage kunnen krijgen in zijn persoonsgegevens, alsmede van de persoonsgegevens die op henzelf betrekking hebben;

inzage in persoonsgegevens door de onder b, vermelde personen slechts plaatsvindt in bijzijn van de functionaris, bedoeld in artikel 4, derde lid, onder d.

4 Bevoegd tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van gegevens in digitale personeelsdossiers zijn:

de personeelsadministrateur;

de adviseur, werkzaam bij de afdeling belast met de zorg voor personeel en organisatie;

de consulent, werkzaam bij de afdeling belast met de zorg voor personeel en organisatie;

de daartoe specifiek aangewezen medewerker van de afdeling belast met de zorg voor documentaire informatievoorziening.

5 De bevoegdheid, bedoeld in het vierde lid, is beperkt tot die handelingen, die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een goede functie-uitoefening van de desbetreffende functionaris.Artikel 6. Verstrekking persoonsgegevens aan derdenPersoonsgegevens worden slechts aan derden verstrekt, voor zover:

dat vereist is op grond van wettelijke bepalingen;

dat voortvloeit uit het doel van de verwerking van de persoonsgegevens, of;

de desbetreffende medewerker daarvoor voorafgaand schriftelijke toestemming heeft verleend.

Artikel 7. Reproducties digitale personeelsdossiers1 Reproducties van digitale personeelsdossiers ten behoeve van bij bezwaar- en beroepsprocedures betrokken personen en instanties mogen worden gemaakt door:

de desbetreffende medewerkers van de afdeling belast met de zorg voor personeel en organisatie

de desbetreffende medewerkers van de afdeling belast met de zorg

2 Reproducties als bedoeld in het eerste lid, worden uitsluitend bewaard binnen de desbetreffende afdeling, bedoeld in het eerste lid, onder a en b.3 Reproducties als bedoeld in het tweede lid, die niet meer nodig zijn voor bezwaar- en beroepsprocedures worden gearchiveerd.Artikel 8. Herkomst persoonsgegevensDe in een digitaal personeelsdossier opgenomen persoonsgegevens worden verkregen:

van de desbetreffende medewerker;

van de leidinggevende van de medewerker wiens personeelsdossier het betreft;

van personen of instellingen die uit hoofde van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens onder zich hebben;

vanuit provinciale automatiseringssystemen;

uit samengestelde of afgeleide persoonsgegevens, verkregen van de personen of instellingen, genoemd onder a tot en met d.

Artikel 9. Opbouw digitale personeelsdossiers1 Personeelsdossiers worden opgebouwd overeenkomstig de rubrieken, opgenomen in bijlage 2, behorende bij deze regeling.2 Een personeelsdossier bevat in ieder geval de rubrieken:

personalia;

aanstelling;

arbeidsvoorwaarden;

salaris;

functievervulling.

3 De rubrieken, bedoeld in het eerste lid, worden voor zover van toepassing, onderverdeeld in de onderwerpen, opgenomen in bijlage 2.4 De onderwerpen, bedoeld in het derde lid, zijn niet limitatief.5 De personeelsgegevens worden binnen de rubriek chronologisch gerangschikt van het oudste naar het jongste stuk.Artikel 10. Verwijdering persoonsgegevens1 Ieder persoonsgegeven in het digitale personeelsdossier wordt voorzien van een wettelijke bewaartermijn.2 Indien het geautomatiseerde personeelsinformatiesysteem van de provincie het signaal geeft dat de bewaartermijn van een persoonsgegeven is verlopen, controleert een medewerker van de afdeling belast met de zorg voor documentaire informatievoorziening of het signaal terecht is gegeven.3 Na de controle, bedoeld in het tweede lid, wordt het desbetreffende persoonsgegeven zo spoedig mogelijk door een medewerker van de afdeling belast met de zorg voor documentaire informatievoorziening uit het personeelsdossier verwijderd en vernietigd.Artikel 11. BeveiligingDe algemeen directeur draagt zorg voor technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en digitale personeelsdossiers te beveiligen tegen verlies, diefstal of enige andere vorm van onrechtmatige verkrijging.Artikel 12. InwerkingtredingDeze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.Artikel 13. CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale personeelsdossiers Noord-Brabant.’s-Hertogenbosch, 30 september 2014Gedeputeerde Staten voornoemd,de voorzitter prof. dr. W.B.H.J. van de Donkde secretaris mw. ir. A.M. BurgerBijlagenBijlage 1 behorende bij artikel 2 van de Regeling digitale personeelsdossiers Noord-BrabantGegevens te verwerken in personeelsdossiersBijlage 2 behorende bij artikel 8 van de Regeling digitale personeelsdossiers Noord-BrabantIndeling van digitale personeelsdossiersToelichting behorende bij de Regeling digitale personeelsdossiers Noord-BrabantArtikelsgewijsArtikel 6 Verstrekking persoonsgegevens aan derden Onder a Wettelijke bepalingen Aan de volgende personen en instellingen worden in ieder geval uit hoofde van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens verstrekt: a. de medewerkers van de Zuidelijke Rekenkamer, die krachtens opdracht belast zijn met de controle op het provinciale personeelsbeleid; b. het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV); c. de Stichting Pensioenfonds ABP; d. de Belastingdienst; e. de Nationale ombudsman; f. de Arbodienst;Onder b Doel verwerking Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een juridisch adviseur, die door het bestuursorgaan om advies is gevraagd met betrekking tot een personele kwestie.Artikel 8 Herkomst persoonsgegevens Onder c Uit hoofde van wettelijke verplichtingen Bij personen of instellingen die uit hoofde van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens onder zich hebben valt onder andere te denken aan de arbodienst, het UWV en het ABP.Onder d Provinciale automatiseringssystemen Voorbeelden van provinciale automatiseringssystemen zijn onder andere PIM’s, Corsa en SAP.Artikel 9 Opbouw digitale personeelsdossiers Een digitaal personeelsdossier kan onderverdeeld worden in rubrieken zoals vermeld in de bijlage 2, waaronder in ieder geval de in het tweede lid vermelde rubrieken . Een rubriek kan weer onderverdeeld worden in onderwerpen, zoals eveneens vermeld in bijlage 2. Of een rubriek dan wel onderwerp daadwerkelijk zichtbaar is in het digitale personeelsdossier is ervan afhankelijk of er stukken zijn, die onder de desbetreffende rubriek en onderwerp opgenomen kunnen worden.Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,de voorzitterde secretarisprof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. ir. A.M. Burger