Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
Gelet op artikel 125, eerste lid, onder j, van de Ambtenarenwet;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten de persoonsgegevens van medewerkers van
de provincie Noord-Brabant in digitale personeelsdossiers willen verwerken,
zodat een effectief en efficiënt personeelsbeheer mogelijk is.
Overwegende dat de Wet bescherming persoonsgegevens eisen stelt aan de
verwerking van persoonsgegevens;
Overwegende dat de provincie ingevolge de Wet op de loonbelasting 1964,
gehouden is bepaalde persoonsgegevens aan de Belastingdienst te
overleggen;
Overwegende dat de Archiefwet het beheer en de toegang tot
overheidsarchieven regelt;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten dienen te voldoen aan de wettelijke
verplichtingen omtrent de verwerking en het beheer van
persoonsgegevens;
Gezien de instemming van de ondernemingsraad d.d. 16 juli 2014;
Besluiten vast te stellen de volgende regeling:
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
algemeen directeur: functionaris als bedoeld in artikel 1, onder n
van de Regeling ambtelijke organisatie;
- b.
derde: derde als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder g, van de
Wet bescherming persoonsgegevens;
- c.
digitaal personeelsdossier: systeem waarin gegevens van een
medewerker in digitale vorm zijn vastgelegd;
- d.
medewerker: degene die op basis van een ambtelijke aanstelling of
op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam
is bij de provincie Noord-Brabant;
- e.
persoonsgegeven: persoonsgegeven als bedoeld in artikel 1, aanhef
en onder a, van de Wet bescherming persoonsgegevens;
- f.
verwerking van persoonsgegevens: verwerking van persoonsgegevens
als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder b, van de Wet bescherming
persoonsgegevens.
Artikel 2. Verantwoordelijkheid
De algemeen directeur is belast met de uitvoering van deze regeling.
Artikel 3. Digitale personeelsdossiers
- 1
Persoonsgegevens van medewerkers worden verwerkt in digitale
personeelsdossiers.
- 2
Persoonsgegevens worden op een juiste en correcte manier verwerkt.
- 3
In digitale personeelsdossiers als bedoeld in het eerste lid, worden
uitsluitend de persoonsgegevens verwerkt:
- 1°.
genoemd in bijlage 1, behorende bij deze regeling;
- 2°.
van medewerkers of voormalige medewerkers.
Artikel 4. Inzagebevoegdheid
- 1
Persoonsgegevens van medewerkers zijn in ieder geval toegankelijk op
basis van:
- a.
de naam van de desbetreffende medewerker;
- b.
het personeelsnummer van de desbetreffende medewerker;
- c.
de afdeling waar de desbetreffende medewerker werkzaam is.
- 2
De medewerker, wiens persoonsgegevens het betreft, is gerechtigd zijn
persoonsgegevens in te zien.
- 3
De volgende personen zijn bevoegd persoonsgegevens als bedoeld in
artikel 3, in te zien, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede
uitoefening van hun functie:
- a.
- b.
het hoofd van de afdeling belast met de zorg voor personeel en
organisatie;
- c.
de personeelsadministrateurs;
- d.
de adviseurs, consulenten of juristen, werkzaam bij de afdeling
belast met de zorg voor personeel en organisatie;
- e.
het hoofd van de afdeling belast met de zorg voor documentaire
informatievoorziening;
- f.
de medewerkers, werkzaam bij de afdeling belast met de zorg
voor documentaire informatievoorziening;
- g.
de direct leidinggevende van de medewerker, wiens
persoonsgegevens het betreft.
- 4
De volgende personen zijn bevoegd persoonsgegevens als bedoeld in
artikel 3, in te zien, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede
uitoefening van hun controlerende taak:
- a.
medewerkers, werkzaam bij de Belastingdienst;
- b.
leden van de Zuidelijke Rekenkamer;
- c.
de accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de
Provinciewet.
- 5
De raadpleging door de personen, bedoeld in het vierde lid, geldt
slechts voor de duur van de controletaak en behoeft telkens voorafgaand
aan ieder onderzoek de goedkeuring van de algemeen directeur.
Artikel 5. Bevoegdheid verbeteren, aanvullen, verwijderen of
afschermen persoonsgegevens
- 1
Iedere medewerker kan de algemeen directeur verzoeken om zijn
persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te
schermen, als bedoeld in artikel 36 van de Wet bescherming
persoonsgegevens.
- 2
De algemeen directeur beslist op een verzoek als bedoeld in het eerste
lid.
- 3
Ten aanzien van de inzagebevoegdheid, bedoeld in artikel 4, tweede lid,
en de bevoegdheid, bedoeld in het eerste lid, is hoofdstuk 6 van de Wet
bescherming persoonsgegevens van toepassing met dien verstande dat:
- a.
de medewerker slechts kennis kan krijgen of om wijziging kan
verzoeken van de persoonsgegevens:
- 1°.
die op hemzelf betrekking hebben;
- 2°.
van zijn levenspartner of gewezen levenspartner en
kinderen;
- b.
bij overlijden van de medewerker, zijn levenspartner en
kinderen inzage kunnen krijgen in zijn persoonsgegevens, alsmede
van de persoonsgegevens die op henzelf betrekking hebben;
- c.
inzage in persoonsgegevens door de onder b, vermelde personen
slechts plaatsvindt in bijzijn van de functionaris, bedoeld in
artikel 4, derde lid, onder d.
- 4
Bevoegd tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van
gegevens in digitale personeelsdossiers zijn:
- a.
de personeelsadministrateur;
- b.
de adviseur, werkzaam bij de afdeling belast met de zorg voor
personeel en organisatie;
- c.
de consulent, werkzaam bij de afdeling belast met de zorg voor
personeel en organisatie;
- d.
de daartoe specifiek aangewezen medewerker van de afdeling
belast met de zorg voor documentaire informatievoorziening.
- 5
De bevoegdheid, bedoeld in het vierde lid, is beperkt tot die
handelingen, die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een goede
functie-uitoefening van de desbetreffende functionaris.
Artikel 6. Verstrekking persoonsgegevens aan derden
Persoonsgegevens worden slechts aan derden verstrekt, voor zover:
- a.
dat vereist is op grond van wettelijke bepalingen;
- b.
dat voortvloeit uit het doel van de verwerking van de
persoonsgegevens, of;
- c.
de desbetreffende medewerker daarvoor voorafgaand schriftelijke
toestemming heeft verleend.
Artikel 7. Reproducties digitale personeelsdossiers
- 1
Reproducties van digitale personeelsdossiers ten behoeve van bij
bezwaar- en beroepsprocedures betrokken personen en instanties mogen
worden gemaakt door:
- a.
de desbetreffende medewerkers van de afdeling belast met de
zorg voor personeel en organisatie
- b.
de desbetreffende medewerkers van de afdeling belast met de
zorg
- 2
Reproducties als bedoeld in het eerste lid, worden uitsluitend bewaard
binnen de desbetreffende afdeling, bedoeld in het eerste lid, onder a en
b.
- 3
Reproducties als bedoeld in het tweede lid, die niet meer nodig zijn
voor bezwaar- en beroepsprocedures worden gearchiveerd.
Artikel 8. Herkomst persoonsgegevens
De in een digitaal personeelsdossier opgenomen persoonsgegevens worden
verkregen:
- a.
van de desbetreffende medewerker;
- b.
van de leidinggevende van de medewerker wiens personeelsdossier het
betreft;
- c.
van personen of instellingen die uit hoofde van wettelijke
verplichtingen persoonsgegevens onder zich hebben;
- d.
vanuit provinciale automatiseringssystemen;
- e.
uit samengestelde of afgeleide persoonsgegevens, verkregen van de
personen of instellingen, genoemd onder a tot en met d.
Artikel 9. Opbouw digitale personeelsdossiers
- 1
Personeelsdossiers worden opgebouwd overeenkomstig de rubrieken,
opgenomen in bijlage 2, behorende bij deze regeling.
- 2
Een personeelsdossier bevat in ieder geval de rubrieken:
- 3
De rubrieken, bedoeld in het eerste lid, worden voor zover van
toepassing, onderverdeeld in de onderwerpen, opgenomen in bijlage
2.
- 4
De onderwerpen, bedoeld in het derde lid, zijn niet limitatief.
- 5
De personeelsgegevens worden binnen de rubriek chronologisch
gerangschikt van het oudste naar het jongste stuk.
Artikel 10. Verwijdering persoonsgegevens
- 1
Ieder persoonsgegeven in het digitale personeelsdossier wordt voorzien
van een wettelijke bewaartermijn.
- 2
Indien het geautomatiseerde personeelsinformatiesysteem van de
provincie het signaal geeft dat de bewaartermijn van een persoonsgegeven
is verlopen, controleert een medewerker van de afdeling belast met de
zorg voor documentaire informatievoorziening of het signaal terecht is
gegeven.
- 3
Na de controle, bedoeld in het tweede lid, wordt het desbetreffende
persoonsgegeven zo spoedig mogelijk door een medewerker van de afdeling
belast met de zorg voor documentaire informatievoorziening uit het
personeelsdossier verwijderd en vernietigd.
Artikel 11. Beveiliging
De algemeen directeur draagt zorg voor technische en organisatorische
maatregelen om persoonsgegevens en digitale personeelsdossiers te beveiligen
tegen verlies, diefstal of enige andere vorm van onrechtmatige
verkrijging.
Artikel 12. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van
uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.
Artikel 13. Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale personeelsdossiers
Noord-Brabant.
’s-Hertogenbosch, 30 september 2014
Gedeputeerde Staten voornoemd,
de voorzitter prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
de secretaris mw. ir. A.M. Burger
Toelichting behorende bij de Regeling digitale personeelsdossiers
Noord-Brabant
Artikelsgewijs
Artikel 6 Verstrekking persoonsgegevens aan derden Onder a Wettelijke
bepalingen Aan de volgende personen en instellingen worden in ieder
geval uit hoofde van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens verstrekt: a. de
medewerkers van de Zuidelijke Rekenkamer, die krachtens opdracht belast zijn met
de controle op het provinciale personeelsbeleid; b. het Uitvoeringsinstituut
Werknemersverzekeringen (UWV); c. de Stichting Pensioenfonds ABP; d. de
Belastingdienst; e. de Nationale ombudsman; f. de Arbodienst;
Onder b Doel verwerking Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan
een juridisch adviseur, die door het bestuursorgaan om advies is gevraagd met
betrekking tot een personele kwestie.
Artikel 8 Herkomst persoonsgegevens Onder c Uit hoofde van wettelijke
verplichtingen Bij personen of instellingen die uit hoofde van
wettelijke verplichtingen persoonsgegevens onder zich hebben valt onder andere
te denken aan de arbodienst, het UWV en het ABP.
Onder d Provinciale automatiseringssystemen Voorbeelden van
provinciale automatiseringssystemen zijn onder andere PIM’s, Corsa en SAP.
Artikel 9 Opbouw digitale personeelsdossiers Een digitaal
personeelsdossier kan onderverdeeld worden in rubrieken zoals vermeld in de
bijlage 2, waaronder in ieder geval de in het tweede lid vermelde rubrieken .
Een rubriek kan weer onderverdeeld worden in onderwerpen, zoals eveneens vermeld
in bijlage 2. Of een rubriek dan wel onderwerp daadwerkelijk zichtbaar is in het
digitale personeelsdossier is ervan afhankelijk of er stukken zijn, die onder de
desbetreffende rubriek en onderwerp opgenomen kunnen worden.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
de voorzitter | de secretaris |
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk | mw. ir. A.M. Burger |