Verordening van Provinciale Staten van de provincie Noord-Brabant houdende voorschriften inzake het financiële beleid, het beheer en de inrichting van de financiële organisatie (Financiële verordening Noord- Brabant)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

   administratie: systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de provincie Noord-Brabant en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

   administratieve organisatie: stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• c.

   begroting: begroting als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• d.

   beleidsbegroting: beleidsbegroting als bedoeld in artikel 7, tweede lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• e.

   bestuursrapportage: tussentijdse rapportage van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten over de afwijkingen in de beleidsuitvoering;

• f.

   betrouwbaarheid: juistheid, tijdigheid en volledigheid;

• g.

   boardletter: boardletter als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Controleverordening provincie Noord-Brabant;

• h.

   controletechnische functiescheiding: scheiden van functies, taken en daarmee samenhangende bevoegdheden naar de aard van de activiteiten, gebaseerd op het beveiligen van waarden waarover de organisatie beschikt om haar doelstellingen te bereiken, bestaande uit beschikkende functie, bewarende functie, registrerende functie, controlerende functie en uitvoerende functie;

• i.

   doelmatig: binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat bereiken;

• j.

   doeltreffend: mate waarin de provincie Noord-Brabant er in slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken;

• k.

   financieel beheer: uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de provincie;

• l.

   investeringsschema: meerjarige uitgavenplanning van de reeds door Provinciale Staten gevoteerde investeringskredieten;

• m.

   jaarrekening: jaarrekening als bedoeld in artikel 24, derde lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• n.

   jaarstukken: jaarstukken als bedoeld in artikel 24, eerste lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• o.

   [vervallen]

• p.

  perspectiefnota: nota ter voorbereiding op de begroting;

• q.

   planning- en control-cyclus: opvolgende reeks van planning en kaderstelling, bijsturing en verantwoording van een begrotingsjaar;

• r.

   [vervallen]

• s.

   [vervallen]

• t.

   productgroepen: cluster van activiteiten die binnen een programma kunnen worden onderscheiden;

• u.

   programma: programma als bedoeld in artikel 8, tweede lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• v.

   programmaplan: programmaplan als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• w.

   rechtmatig: het in overstemming zijn met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten van Provinciale Staten;

• x.

   uitvoeringsinformatie: uitvoeringsinformatie als bedoeld in artikel 66, eerste lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• y.

   stelsel van interne controlemaatregelen: maatregelen van organisatorische aard en specifieke controlehandelingen gericht op de betrouwbaarheid van de administratieve organisatie.

Artikel 2 Programma-indeling

Gedeputeerde Staten leggen voor aanvang van de bestuursperiode de indeling in programma’s met daarbinnen de onderkende productgroepen voor aan Provinciale Staten.

Artikel 3 Begroting

• 1

   Gedeputeerde Staten stellen de begroting op, waarbij zij het totaal van de lasten en het totaal van de baten op het niveau van productgroep vastleggen.

• 2

   Gedeputeerde Staten verwerken bij het opstellen van de begroting de richtinggevende uitspraken uit de perspectiefnota.

• 3

   Gedeputeerde Staten autoriseren binnen de totale lasten en totale baten van de productgroepen de totale lasten en totale baten per product en stellen deze in uitvoeringsinformatie vast.

• 4

   Gedeputeerde Staten zijn bevoegd om binnen productgroepen te schuiven binnen de geraamde baten en de geraamde lasten.

• 5

   Gedeputeerde Staten leggen de uitvoeringsinformatieter kennisname voor aan Provinciale Staten.

• 6

   Gedeputeerde Staten leggen de investeringskredieten in de begroting vast op basis van het bij de bestuursrapportage geactualiseerde investeringsschema.

• 7

   Gedeputeerde Staten zijn bevoegd om binnen productgroepen te schuiven tussen de investeringskredieten.

• 8

  Gedeputeerde Staten leggen – in afwijking van hetgeen in dit artikel is beschreven – in de laatste vergadering van een bestuursperiode van Provinciale Staten alle tot dat moment reeds inhoudelijk door Provinciale Staten geaccordeerde maar nog niet geautoriseerde financiële begrotingswijzigingen ter besluitvorming voor.

Artikel 4 Begrotingsuitvoering

• 1

   Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van de begroting.

• 2

   Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van beleidsprestaties en de maatschappelijke effecten, zoals opgenomen in het programmaplan, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten kunnen worden getoetst.

Artikel 5 Jaarstukken

• 1

   Gedeputeerde Staten stellen de jaarrekening op, waarbij zij het totaal van de lasten en het totaal van de baten op het niveau van productgroep vastleggen.

• 2

   Gedeputeerde Staten leggen de uitvoeringsinformatie ter kennisname voor aan Provinciale Staten.

• 3

   Gedeputeerde Staten bieden, voorafgaand aan de perspectiefnota, de jaarstukken aan Provinciale Staten aan, met dien verstande dat in het jaar dat de periodieke verkiezingen van de leden van Provinciale Staten plaatsvinden, toezending van de perspectiefnota achterwege blijft.

Artikel 6 Planning- en control-cyclus

• 1

   In aanvulling op de begroting en jaarstukken, bedoeld in de artikelen 194 en 201 van de Provinciewet, bieden Gedeputeerde Staten Provinciale Staten jaarlijks tussentijds inzicht in de budgettaire stand van zaken via de perspectiefnota en de bestuursrapportage.

• 2

   De perspectiefnota bevat:

  • a.

     het meerjarig financieel perspectief en financieel kader;

  • b.

     de afweegbare ruimte en voorstellen voor het afweegdebat.

• 3

  De bestuursrapportage bevat:

  • a.

    een geactualiseerd investeringsschema;

  • b.

    een voorstel tot wijziging van de begroting;

  • c.

    een rapportage over de voortgang van specifieke onderwerpen waarover Gedeputeerde Staten nadere afspraken hebben gemaakt met Provinciale Staten.

Artikel 7 Algemeen financieel beleid

• 1

   Gedeputeerde Staten stellen voor het goed functioneren van het begrotings- en verantwoordingsproces financiële begrotingsregels op en leggen deze ter kennisname voor aan Provinciale Staten.

• 2

   Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten over de wijzigingen in de begrotingsregels bij de perspectiefnota of begroting.

Artikel 8 Waardering, activering, afschrijving

• 1

   Onverminderd het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten leggen Gedeputeerde Staten de keuze voor een activerings- en afschrijvingssystematiek vast in de begroting of jaarrekening.

• 2

   Gedeputeerde Staten leggen in de begroting of jaarrekening de volgende waarderingsvraagstukken ter autorisatie voor aan Provinciale Staten:

  • a.

     investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut;

  • b.

     kosten van onderzoek en ontwikkeling;

  • c.

     bijdrage aan activa in eigendom van derden;

  • d.

     het in mindering brengen van bijdrage van derden die een directe relatie hebben met een vast actief;

  • e.

     de waardering van nazorgfondsen.

Artikel 9 Reservevorming

• 1

   Gedeputeerde Staten leggen het beleid ten aanzien van het vormen van reserves via de begroting ter autorisatie voor aan Provinciale Staten.

• 2

   Gedeputeerde Staten leggen in het beleid, bedoeld in het eerste lid, in ieder geval vast:

  • a.

     de functie en aard waarvoor een reserve ingesteld kan worden;

  • b.

     de ondergrens voor de vorming van reserves;

  • c.

     de periodieke doorlichting.

• 3

   Gedeputeerde Staten leggen nieuwe of gewijzigde reserves aan Provinciale Staten ter besluitvorming voor door middel van een instellingsbesluit.

• 4

   Gedeputeerde Staten leggen in het instellingsbesluit in ieder geval de volgende gegevens vast:

  • a.

     doelstelling en gebruik;

  • b.

     toegestane minimum en maximumstand;

  • c.

     dotatie en onttrekking;

  • d.

     bepalingen omtrent opheffing, waarin begrepen het initiatief en argumenten;

  • e.

     wel of niet toerekenen van rente en de argumenten daartoe.

Artikel 10 Provinciaal ontwikkelbedrijf en grondbeleid [Treedt in werking op een nader te bepalen tijdstip]

• 1

   Gedeputeerde Staten stellen in een beheersstatuut regels op voor de uitvoering van het provinciaal ontwikkelbedrijf en het grondbeleid.

• 2

   Onverminderd de eisen die gesteld zijn in de Provinciewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten wordt in het beheersstatuut nader ingegaan op:

  • a.

     de organisatie van het ontwikkelbedrijf;

  • b.

     spelregels voor Gedeputeerde Staten, waaronder:

    • 1°.

       financiële kader;

    • 2°.

       risicomanagement;

    • 3°.

       informatieverstrekking en rapportage

    • projecten;

    • 4°.

       grondverwerving.

• 3

   Gedeputeerde Staten leggen het beheersstatuut ter autorisatie voor aan Provinciale Staten.

Artikel 11 Risicomanagement en weerstandsvermogen

Gedeputeerde Staten stellen regels voor risicomanagement en weerstandsvermogen op, waarin in ieder geval ingegaan wordt op:

• a.

   doelstelling;

• b.

   methode, waaronder uitgangspunten, beleid en proces;

• c.

   taken en verantwoordelijkheden;

• d.

   weerstandsvermogen.

Artikel 12 Grondslagen tarieven en prijzen

Voor de berekening van de prijzen en tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 225 van de Provinciewet betrekken Gedeputeerde Staten naast de directe kosten alleen die indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten.

Artikel 13 Administratie

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een administratie die zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

   de planning- en control-cyclus;

• b.

   het bevorderen van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van beheershandelingen en de controle hierop.

Artikel 14 Financiële organisatie

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een financiële organisatie en nemen daarbij de volgende uitgangspunten in acht:

• a.

   het voeren van een financiële administratie, die voldoet aan de eisen

• van juistheid, tijdigheid en volledigheid;

• b.

   een adequate administratieve organisatie, waarin is opgenomen:

  • 1°.

     controletechnische functiescheiding binnen de ambtelijke organisatie, die waarborgt dat aan de eisen van juistheid rechtmatigheid, tijdigheid, verantwoording en controle wordt voldaan;

  • 2°.

     een stelsel van interne controlemaatregelen.

Artikel 15 Interne controle

• 1

   Gedeputeerde Staten zorgen voor een toereikend beleid inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik.

• 2

   Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing en auditing van een aantal bedrijfsonderdelen die ten grondslag liggen aan de jaarrekening en de daaraan verbonden beheershandelingen.

• 3

   Gedeputeerde Staten bepalen hun zienswijze en te nemen verbetermaatregelen op basis van resultaten als bedoeld in het eerste en tweede lid en leggen deze ter kennisname voor aan Provinciale Staten.

• 4

   Gedeputeerde Staten nemen kennis van de boardletter van de accountant, bepalen hun zienswijze en te nemen verbetermaatregelen terzake en leggen deze ter kennisname voor aan Provinciale Staten.

Artikel 16 Intrekking

• 1

   De Financiële beleids- en beheersverordening Noord-Brabant wordt ingetrokken.

• 2

   De 3e Nota kapitaaldienst wordt ingetrokken.

Artikel 17 Overgangsrecht

Artikel 20 van de Financiële beleids- en beheersverordening Noord-Brabant blijft van kracht tot het moment dat artikel 10 in werking treedt.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst, met uitzondering van artikel 10 dat in werking treedt op een door Gedeputeerde Staten te bepalen tijdstip.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Noord- Brabant.