CVDR338607_1Verordening op op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtnlregelingHulst2016-03-15HulstElektronisch Gemeenteblad, d.d. 01-10-2014 Verordening VertrouwenscommissieGemeentewet, artikel 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en149 Archiefwet 1995, Artikel 15, 31Archiefbesluit 1995, artikel 9gemeenteraadbestuur en recht2014-09-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-10-02Nieuwe regelingRb2014/52AGeenGeen
Verordening Vertrouwenscommissie
De gemeenteraad van de gemeente Hulstgelezen het voorstel van het presidium van 17 september 2014,gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de
Gemeentewet,de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties;besluit:vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die deaanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op deraadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeesterhouden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot
herbenoemingvan de burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie).Artikel 1 TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel 2 Samenstelling commissie
De commissie wordt benoemd door en uit de gemeenteraad.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie
deze uit haar midden.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie
worden toegevoegd.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan
de commissie.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.
Artikel 4 Adviseur
De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie
toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in
artikel 1 onder a genoemde taken.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.
Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.
Artikel 5 Geheimhouding
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht,
die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de
Gemeentewet.
De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over
de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of
het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop
toe dat hieraan wordt voldaan.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden,
die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen,
behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10,tweede lid,
en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de
inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het
gesprek wordt verstrekt.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede
lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot
de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer
van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij debepaling van
plaats en tijdstip van de gesprekken.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de
Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het
derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.
Artikel 6 Vergaderingen
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3
leden dit noodzakelijk achten
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur
tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een
adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het
gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van
het aantal leden aanwezig is.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem
heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te
brengenbevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot
de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk
of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan wordengeen
bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het
verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het
gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot
uitdrukking gebracht.
Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres
van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van
archivering.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding
van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de
ingesloten stukken door de voorzitter en de secretarisondertekend en
vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.
Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de door
haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk
overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen
met betrekking tot de wijze waarop de privacy van desollicitanten
wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de
gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de
gesprekken is gewaarborgd.
Artikel 9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe
kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt
tevens een 100-dagengesprek plaats.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de
agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de
burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid,
voor zover van toepassing, het verslag vanhet vorige
functioneringsgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de
burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp
van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de
burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken
van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester
toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de
afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.
Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval
vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris
van de Koningin met de burgemeester heeft.
In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst
een indicatie of herbenoeming op dat moment naarverwachting al dan
niet op obstakels zal stuiten.
Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij
zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester.
Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaaraan de burgemeester,
de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en
commissaris van de Koningin te zenden, bespreekt de commissie dit
met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat
niet openbaar wordt gemaakt.
Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het inhet
vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de
commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de
gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de
burgemeester.
Artikel 11 Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de
Koningindoor middel van een verslag van bevindingen. Dit
schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden
heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;bij
benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van
plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie.
En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester
over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt,
dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor
raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de
raadsgriffier.
Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek
wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van
de Koningin.
Artikel 12 Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie.Artikel 13 Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:• bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is
gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;• bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek
is vastgesteld;• bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is
gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk
besluit is gevolgd.Artikel 14 Archivering
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht
naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de
gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het
eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als
bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In
deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van
artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde
beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75
jaar.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.
De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de
raadsgriffiervernietigd.
Artikel 15 InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking.Aldus vastgesteld door de gemeenteraad op 25 september 2014De raadsgriffier, de raadsvoorzitter,TOELICHTING BIJVerordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van
de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies,die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de
raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester
voorbereidtAlgemeen De circulaire van BZK van 15 juli 2012 is de algemene toelichting.Deze toelichting is aanvullend op die in de circulaire. De verordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, van de
raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en
van de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de
burgemeester voorbereidt. De drie genoemde onderwerpen horen bij elkaar. Dat
wordt in deze verordening tot uitdrukking gebracht. Er kan ook worden
gekozen voor het regelen van dedrie onderwerpen in afzonderlijke
verordeningen.Artikel 2 Samenstelling commissieSamenstelling De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke
fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van
de commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders,
beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot
benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.Dit, om bij functioneringsgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te vermijden. Het
‘tribunaaleffect’ kan bij grotere commissies overigens ook iets worden
gemitigeerd door woordvoerders aan te wijzen. De verordening geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de
commissie van taaktot taak - benoeming, functioneringsgesprek en
herbenoeming - te laten variëren. De commissie wordt op grond van artikel 13
na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe
verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een
nieuwe commissieingesteld. Indien de voorkeur uitgaat naar een vaste
commissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan de
verordening daarop worden aangepast.RaadslidmaatschapDe commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van
de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij
tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij
tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven
zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie
inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid. Geen plaatsvervangende ledenDeze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’
wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel
blijvende vervanging plaatsvinden.Artikel 4 AdviseurAdviseurZie de toelichting bij paragrafen II en X van de circulaire. Bij
functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders
als adviseur aan de commissie toe te voegen. Zie verder de toelichting bij
artikel 9 onder Voorbereiding en informatiebronnen.Artikel 5 GeheimhoudingWettelijke geheimhoudingsplichtStrikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een
verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering
uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in
dit geval: Gemeente)wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst
dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt.Artikel 6 VergaderingenTermijn van aankondiging/uitnodigingIndien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging,
bijvoorbeeld twee weken, voor de hand.Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- enherbenoemingsprocedureContactpersoonHet eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de
geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden
genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail
te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en,in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.Artikel 9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekkenFunctioneringsgesprekkenHet belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding waarin
dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel verdwenen. Elke
nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van BZK dan ook
de brochure Functioneringsgesprekken uitgereikt.Het burgemeestersambt ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie
en de burgemeester ligt steeds vaker onder vuur. Aanbevelingen tot
niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke enpersoonlijke schade mee die
koste wat kost moet worden voorkomen. Dit pleit voor het instigeren van een cultuur waarin regelmatige onderlinge
reflectie op het functioneren van burgemeester en gemeenteraad culmineert in
formele functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren blijken dat de
samenwerking ondanks pogingen daartoe toch niet naarwens functioneert dan
kan tijdig worden gesproken over de toekomst en kan de commissaris van de
Koningin tijdig worden ingeseind.FrequentieEen keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds
functioneren is te weinig als er problemen zijn en – zo wordt wel eens
ervaren – te veel als het goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet
juist te zijn. In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een
maniervan communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden
teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil worden
gestaan.Het advies is functioneringsgesprekken daarom periodiek, in elk geval
jaarlijks, te laten plaatsvinden, maar het absolute minimum is
tweejaarlijks. Waarom wordt er in deze verordening dan toch gesproken over
tweejaarlijks? De ervaring leert dat hoe frequenter en formeler de
procedurevoorschriften zijn, des te meer aan de raadsgriffier wordt
overgelaten.Om de belasting daarom laag te houden, is gekozen voor een uitgebreide
gesprekkenronde om het jaar. In het tussenliggende jaar kan als alles goed
loopt elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Als het slecht loopt, kan
jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvinden.Voorbereiding en informatiebronnenEen functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier.
De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het
functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan
plaatsvinden met een delegatie uit de gemeenteraad, mits daarin coalitie en
oppositiezijn vertegenwoordigd. Een goed functioneringsgesprek valt of staat
met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een vacuüm. De
gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in, en de resultaten
daaruit teruggekoppeld via, het presidium. In de verordening is
voorterugkoppeling gekozen via terinzagelegging voor de hele gemeenteraad.
In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het
college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de
gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden
verslagenopgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het
verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan
hier aangegeven.Zachte heelmeestersHet is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook
daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk
leert dat te laat – of niet – gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden
in de onderlinge samenwerking en – uiteindelijk – bij de
herbenoemingsprocedure. Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende
kritiek op hetfunctioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad
zichtbaar en bespreekbaar te maken.De commissaris van de KoninginHet is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit
vroegtijdig met de commissaris van de Koningin te bespreken.Artikel 10 Bijzondere bepalingen over deherbenoemingsprocedureProblematische herbenoemingMocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten,
raadpleeg dan tijdig de kabinetschef van de commissaris van de Koningin.
Deze heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in
een dergelijke situatie en legt zo nodig contact methet ministerie van BZK. De praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die
een aanbeveling tot niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich
meebrengt, vaak kan worden beperkt.Artikel 11 VerslagVoorbeeldopbouw van het verslag van bevindingenOp verzoek volgt hier een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag
van bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag
voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de
gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de
aanbeveling. Zie ook de toelichting bij de paragrafen V en XI van de
circulaire onder De verhouding gemeenteraad-vertrouwenscommissie,
respectievelijk De verhouding gemeenteraad tot de raadscommissie, die de
aanbeveling voorbereidt.Bij benoeming
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan.
Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de
vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en
hoe die te lezen is in het licht van het in de
profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de
openstelling van de vacature en procedurele informatie over de
ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de
Koningin kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele
informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele
assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele
informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het
verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de
commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de
afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden
gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door
letters. De namen van de kandidaten die op deconceptaanbeveling
staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider
besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee
kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan.
Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie
unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de
procedure terugtrekken,wordt de reden daarvan vermeld in het
verslag.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van
de commissie.
Bij herbenoemingSommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker.
Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel
als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De
opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld alsvolgt uitzien:
Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de
samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft
voorbereid en over de functioneringsgesprekken (frequentie,
gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester
zijn gehouden.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de
werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met
informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aarden
inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van
de Koningin wordt vermeld.
Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van
alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
Bevindingen met betrekking tot het functioneren van deburgemeester
kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de
profielschets en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten
wordt met een conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van
de commissie.
Verslag bij functioneringsgesprekkenHet verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk
beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is
van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek ende gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie
die het volgende functioneringsgesprek voert en de commissaris van de
Koningin zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang
ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.Artikel 14 ArchiveringDigitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedureDe Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de
vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden
van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door
de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot
digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te wordengevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van debetrokken bescheiden worden gegarandeerd.