| Overheidsorganisatie | Gemeente Boxmeer |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de raadscommissie gemeente Boxmeer 2014 |
| Citeertitel | Verordening op de raadscommissie 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-10-2014 | 22-05-2014 | 04-04-2017 | Nieuwe verordening op de raadscommissie | 25-09-2014 | RIS 2014-396 |
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- commissiegriffier: griffier van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- commissielid: lid van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- burgerraadslid: een door het Presidium op voordracht van een fractie als zodanig benoemd niet-raadslid dat lid kan zijn van de raadscommissie;
- Agendacommissie: de door de raad ingestelde commissie die de korte en lange termijnplanning en agendering van onderwerpen vaststelt die beeldvormend of oordeelsvormend ter voorbereiding aan de raadscommissie worden voorgelegd;
- raadsfractie: de raadsfractie als genoemd in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen;
- fractievoorzitter: de voorzitter van de fractie in de gemeenteraad;
- vergaderapp: de applicatie op een tablet die toegang geeft tot de agenda en vergaderstukken voor vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissie.
Artikel 2. Instelling raadscommissie
Er is een algemene raadscommissie die de besluitvorming van de raad voorbereidt, de raadscommissie.
Artikel 3. Taken
De raadscommissie:
is een platform waarin kennis wordt verzameld en overgedragen;
hoort en spreekt met burgers die zaken die de raad aangaan willen toelichten;
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder c;
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder c.
Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
De raadscommissie wordt gevormd door leden van de raad of burgerraadsleden. Zij bestaat uit twee commissieleden per fractie. Een eenmansfractie die na 3 juli 2014 in de gemeenteraad wordt gevormd is in de commissie vertegenwoordigd met een commissielid.
De commissieleden worden namens de raad door het presidium op voordracht van de fracties benoemd.
Zowel raadsleden als niet-raadsleden (=burgerraadsleden) kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.
De fractievoorzitter bepaalt wie van de tot commissielid benoemde raadsleden en niet-raadsleden namens zijn fractie de fractie vertegenwoordigt in vergaderingen van de raadscommissie. Dit kan per agendapunt verschillend zijn. De fractie kan altijd vertegenwoordigd worden door twee raadsleden; per fractie wordt in een oordeelsvormende vergadering hooguit een niet-raadslid daarvoor aangewezen.
De Agendacommissie wijst uit haar midden of uit de in het presidium vertegenwoordigde raadsleden voor iedere vergadering van de raadscommissie een voorzitter aan.
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
Het presidium kan namens de raad een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
Een commissielid kan te allen tijde ontslag nemen. Deze doet daarvan schriftelijk of via mail aan de griffier mededeling aan het presidium. Het ontslag gaat in op de aangegeven datum tenzij het presidium anders besluit.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist het presidium zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.
Artikel 6. De commissiegriffier
De griffier voorziet in de ondersteuning van de raadscommissie; hij kan ter ondersteuning van de raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar benoemen of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als commissiegriffier.
De griffier of de commissiegriffier is aanwezig in de vergaderingen en kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan de beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen
Paragraaf 1. Soorten vergadering
Artikel 7. Vergaderingen
1.De vergaderingen van de raadscommissie worden door de Agendacommissie ingedeeld in de volgende categorieën:
a. beeldvormende vergaderingen;
b. oordeelsvormende vergaderingen;
c.overige bijeenkomsten.
2.Een beeldvormende vergadering is bedoeld om informatie te verzamelen en uit te wisselen. Deze kan worden gehouden ter voorbereiding op een oordeelsvormende vergadering van de raadscommissie of een raadsvergadering of voor een ander doel ingeval dit door de Agendacommissie daarvoor het meest geschikt wordt geacht. Technische vragen of aanvullingen daarop, alsmede de beantwoording daarvan, zijn het meest geëigend om in deze vergadering aan de orde te stellen. Deze vragen en de antwoorden daarop worden, indien schriftelijk of digitaal voorhanden, ook bij de vergaderstukken gevoegd.
3.Een oordeelsvormende vergadering is bedoeld om in een inhoudelijk politiek debat tussen de leden van de commissie een politiek standpunt te formuleren op grond van argumenten en de weging daarvan. In deze vergadering worden behoudens toestemming van de voorzitter geen technische vragen gesteld.
4.Overige bijeenkomsten zijn bedoeld voor de leden van de raad en de commissie om zich te oriënteren op actuele onderwerpen. De vorm waarin dat geschiedt wordt bepaald door de Agendacommissie.
5.De Agendacommissie geeft per vergadering aan of het een beeldvormende vergadering, oordeelsvormende vergadering of overige bijeenkomst betreft.
Paragraaf 2. Voorbereidingen
Artikel 8. Voorlopige agenda en oproep
De Agendacommissie maakt een voorlopige agenda op. De voorlopige agenda wordt besproken met (een vertegenwoordiging van) het college. Daarna stelt de Agendacommissie de agenda vast.
Tenminste een week voor een vergadering zendt de Agendacommissie de commissieleden een oproep en de agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.
Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
De uitnodiging voor de vergadering geschiedt digitaal. De griffier draagt zorg voor de digitale toezending via mail en/of via de vergaderapp.
Artikel 9. Aanvullende agenda; vaststellen definitieve agenda
In spoedeisende gevallen kan de Agendacommissie of de aangewezen commissievoorzitter na het verzenden van een oproep een aanvullende agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.
Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Deze kunnen ter beoordeling van de griffier ook op het voor raadsleden en burgerraadsleden besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem beschikbaar worden gesteld.
Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie definitief vastgesteld.
Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website (raadsinformatiesysteem) van de gemeente geplaatst en zo mogelijk ook via de vergaderapp beschikbaar gemaakt.
Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Deze kunnen ter beoordeling van de griffier ook op het voor raadsleden en burgerraadsleden besloten gedeelte van het raadsinformatie-systeem beschikbaar worden gesteld.
Artikel 11. Openbare kennisgeving
Openbare commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website en/of op de agenda in het raadsinformatiesysteem en zo mogelijk ook door plaatsing in de gemeenterubriek van een lokaal verschijnend weekblad.
Paragraaf 3. Ter vergadering
Artikel 12. Presentielijst
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. Hierop wordt aangetekend wie namens welke fractie bij welk agendapunt aanwezig is.
Aan het einde van elke vergadering wordt de lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
Artikel 14. Verslag
De commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen. Van een beeldvormende vergadering wordt geen verslag gemaakt, volstaan wordt met een digitale opname van het besprokene. De Agendacommissie kan vooraf bepalen dat ook deze achterwege kan blijven. Van een oordeelsvormende vergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt.
Een verslag bevat in ieder geval:
de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van de sprekers;
een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
De griffier draagt zorg voor een geactualiseerd overzicht van de gemaakte afspraken en toezeggingen, welk overzicht door de Agendacommissie wordt vastgesteld en aan de raad ter kennis wordt gebracht.
Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.
Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.
Artikel 15. Advies; geen stemmingen
Als de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
In het advies worden opgenomen de standpunten van alle (leden van de) fracties.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
Artikel 16. Aantal spreektermijnen
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 17. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Op uitnodiging van de raadscommissie of de voorzitter kunnen deze op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 18. Spreekrecht burgers
Burgers kunnen in een beeldvormende vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 48 uren voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.
De commissievoorzitter bepaalt de volgorde waarin insprekers het woord kunnen voeren.
De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. De commissievoorzitter of een commissielid kan de vergadering voorstellen van deze wijze van behandeling af te wijken.
Artikel 19. Handhaving orde en schorsing
De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Artikel 20. Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Paragraaf 4. Besloten vergaderingen
Artikel 21. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 22. Verslag besloten vergadering
Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag. De commissie kan deze verslagen, mits ongewijzigd ten opzichte van het concept, ook vaststellen in een openbare vergadering onder handhaving van de geheimhouding daarvan.
De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel 23. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf 5. Toehoorders en pers
Artikel 24. Toehoorders en pers
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de griffier en gedragen zich naar de aanwijzingen van de voorzitter.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 26. Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie.
Artikel 27. Intrekken oude verordening
De Verordening op de raadscommissies 2011, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 20 oktober 2011 wordt ingetrokken.
Artikel 28. Inwerkingtreding en citeertitel
Deze verordening treedt, na publicatie, in werking op 25 september 2014 en werkt terug tot 22 mei 2014.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie 2014.
(Vastgesteld door de gemeenteraad op 25 september 2014)