Organisatie | Purmerend |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsregels voor de behandeling en afhandeling van klachten over de burgemeester, wethouders, burgemeester en wethouders en hun medewerkers Purmerend 2011 |
Citeertitel | Klachtenregeling Purmerend 2011 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
is ook vastgesteld door de burgemeester
Algemene wet bestuursrecht, artikel 2:15 en titel 9.1
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-08-2011 | nieuwe beleidsregels | 09-08-2011 Gemeenteblad 2011, B7 | 624146 |
Burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Purmerend;
gelet op artikel 2:15 en titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
vast te stellen het besluit tot openstelling van de elektronische weg voor klaagschriften als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht
Openstelling elektronische weg klaagschriften
Burgemeester en wethouders en de burgemeester stellen de elektronische weg, in de vorm van e-mailadres: klachten@Purmerend.nl , open voor het indienen van schriftelijke klachten als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.
Als tijdstip van ontvangst van een per e-mail ingediend klaagschrift wordt aangemerkt het tijdstip waarop het klaagschrift is binnengekomen op het e-mailadres: klachten@Purmerend.nl
Direct na binnenkomst van een onder a. bedoeld klaagschrift, wordt er een elektronische ontvangstbevestiging naar de indiener gestuurd. Hierin wordt hem overeenkomstig artikel 2:14, eerste lid Algemene wet bestuursrecht medegedeeld dat de verdere communicatie over het klaagschrift zonder tegenbericht per e-mail zal plaatsvinden.
Via het e-mailadres klachten@Purmerend.nl ingediende klaagschriften worden door de gemeentelijke software geweigerd indien deze klaagschriften voorzien zijn van een virus.
In deze beleidsregels wordt verstaan onder:
een ieder die krachtens een publiekrechtelijke aanstelling of een privaatrechtelijke overeenkomst in dienst is van de gemeente Purmerend en hiërarchisch ondergeschikt is aan het college van burgemeester en wethouders, ongeacht of deze persoon een zelfstandig bestuursorgaan is met geattribueerde bevoegdheden zoals een ambtenaar van de burgerlijke stand, een leerplichtambtenaar of een heffingsambtenaar;
B. REGELS BETREFFENDE MONDELINGE KLACHTEN EN SCHRIFTELIJKE KLACHTEN OVER EEN GEDRAGING JEGENS EEN ANDER
C. REGELS BETREFFENDE SCHRIFTELIJKE KLACHTEN OVER EEN GEDRAGING JEGENS DE KLAGER
IV. Indiening van schriftelijke klachten over een gedraging jegens de klager
Indien het klaagschrift niet voldoet aan het gestelde in artikel 9:4, tweede lid van de wet, vermeldt de klachtbehandelaar in de ontvangstbevestiging, waarvan het model als bijlage 1B bij deze beleidsregels is gevoegd, tevens dat de klager in de gelegenheid wordt gesteld het klaagschrift binnen een door de klachtbehandelaar gestelde termijn aan te vullen.
Als de klachtbehandelaar meer dan vijf weken nodig heeft om de klacht te behandelen, stuurt hij uiterlijk vijf weken na ontvangst van het klaagschrift een verdagingsbrief, waarvan het model als bijlage 3 (A: klager en B: beklaagde) bij deze beleidsregels is gevoegd, naar de klager en de beklaagde. In deze brief wordt de termijn genoemd waarmee de afhandeling van het klaagschrift verlengd wordt; deze termijn bedraagt maximaal vier weken, gerekend vanaf de datum van verzending van de brief.
3. a. Deze besluiten treden in werking op de dag nadat ze zijn bekendgemaakt.
b. Op de onder a. genoemde dag worden ingetrokken de Klachtenregeling Purmerend 2000 en en het Uitvoeringsbesluit vereenvoudigde afdoening klachten Purmerend 2007.
Purmerend, 9 augustus 2011
Burgemeester en wethouders van Purmerend,
De secretaris,
M.J.H. Smulders
de burgemeester,
D. Bijl
De burgemeester van Purmerend,
D. Bijl
TOELICHTING KLACHTENREGELING PURMEREND 2011
Op 1 juli 1999 is aan de Algemene wet bestuursrecht (Awb) hoofdstuk 9 toegevoegd inzake klachtbehandeling.
Om nader invulling te geven aan het in dit hoofdstuk geregelde interne klachtrecht, is op 1 februari 2001 de Klachtenregeling Purmerend 2000 vastgesteld. Op 18 januari 2007 is daar het Uitvoeringsbesluit vereenvoudigde afdoening klachten Purmerend aan toegevoegd.
10 Jaar na de inwerkingtreding van de Klachtenregeling is er behoefte deze te modernise-ren. Met name het onderscheid tussen vereenvoudigde klachtenprocedure en uitgebreide klachtenprocedure wordt onnodig ingewikkeld geacht. Beter is het aan de hand van iedere concrete klacht te kunnen bepalen welke procedure het meest effectief is. De wettelijke bepalingen, genoemd in titel 9.1 Awb dienen hierbij als grens; de gemeentelijke klachtenregeling dient hierbij als richtlijn.
B. Regels betreffende mondelinge klachten en schriftelijke klachten over een gedraging jegens een ander
Artikel 9.2 Awb bepaalt ten aanzien van dit soort klachten slechts dat zij behoorlijk behandeld moeten worden. Onder II en III wordt uitgewerkt wat in Purmerend onder "behoorlijke behandeling" (in ieder geval) verstaan wordt. Aangegeven wordt:
- dat de klacht op verzoek van de klager door een klachtbehandelaar (die niet bij de gedraging waarover de klacht handelt, betrokken is geweest) afgehandeld kan worden;
- dat de afhandeling van een mondelinge klacht desgewenst gevolgd kan worden door een schriftelijke klachtbehandeling;
- wat de afhandeltermijn van schriftelijke klachten is;
- dat horen onderdeel kan uitmaken van een schriftelijke klachtbehandeling.
C. Regels betreffende schriftelijke klachten over een gedraging jegens de klager
Ten aanzien van dit soort klachten geeft afdeling 9.1.2 Awb diverse minimumvoorschriften. De klachtbehandelaar zal zich altijd aan deze minimumvoorschriften hebben te houden.
Daarnaast bevat onderdeel C een aantal handvatten om het werk van de klachtbehandelaar richting te geven en te vergemakkelijken/uniformeren.
Richtinggeving vindt met name plaats onder punt VI. Hier wordt aangegeven welke elementen de klachtbehandeling in ieder geval moet bevatten. Afhankelijk van de concrete klacht kan de klachtbehandelaar bepalen in welke volgorde deze elementen plaatsvinden. Tevens kan hij desgewenst andere elementen toevoegen, zolang hij maar niet de uiterste beslistermijn van artikel 9:11 Awb overschrijdt.
Vergemakkelijkt wordt de taak van de klachtbehandelaar door het opnemen van modelbrieven voor:
- de kennisgeving dat een klacht niet behandeld wordt omdat niet voldaan wordt aan de in artikel 9:8 Awb opgenomen bepalingen;
- de verdaging, wanneer de afhandeling van de klacht naar verwachting niet binnen de wettelijke beslistermijn van zes weken plaats zal kunnen vinden;
- de uiteindelijke afhandeling van de klacht. Van deze modelbrief maakt onderdeel uit de verplichte "beroepsclausule" bij de Nationale Ombudsman als bedoeld in artikel 9:12 Awb.
Vergemakkelijkt wordt de taak van de klachtbehandelaar tevens door de introductie van mandaten.
Momenteel bepaalt punt 4 van de Klachtenregeling Purmerend 2000 dat het college, op voorstel van de gemeentesecretaris, beslist op een klacht die is ingediend over een gedraging van een medewerker. Mandaat is niet geregeld.
In de Klachtenregeling Purmerend 2011 is neergelegd dat degene die de klacht behandelt, deze ook afhandelt. Dit geldt voor de beslissing dat de klacht niet in behandeling wordt genomen omdat niet wordt voldaan aan het gestelde in artikel 9:8 Awb (zie punt V). Maar ook voor de beslissing op een klacht nadat de volledige inhoudelijke behandeling is doorlopen (zie punt VII). Formeel worden beide mandaten vastgelegd in de Mandaat- en machtigingslijst Purmerend.
D. Het centraal klachtenregister
Artikel 9:12a Awb bepaalt: Het bestuursorgaan draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd.
Om aan deze wettelijke eis gevolg te geven bevat onderdeel D een opsomming van wat er in het klachtenregister bijgehouden/opgenomen wordt.
Tevens is bepaald dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor de wettelijk verplichte jaarlijkse publicatie van de in het klachtenregister opgenomen klachten.
B. REGELS BETREFFENDE MONDELINGE KLACHTEN EN SCHRIFTELIJKE KLACHTEN OVER EEN GEDRAGING JEGENS EEN ANDER
II. Behandeling van mondelinge klachten
III. Behandeling van schriftelijke klachten over een gedraging jegens een ander
C. REGELS BETREFFENDE SCHRIFTELIJKE KLACHTEN OVER EEN GEDRAGING JEGENS DE KLAGER
IV. Indiening van schriftelijke klachten over een gedraging jegens de klager
V. Beoordeling ontvankelijkheid van de klacht
VII. Afhandeling van de klacht
D. HET CENTRAAL KLACHTENREGISTER
VIII. Beheer, gebruik van en publicatie uit het centraal klachtenregister