CVDR338372_1Archiefverordening gemeente Purmerend 2013nlregelingPurmerend2014-10-02PurmerendGemeenteblad 2013, 38Archiefverordening gemeente Purmerend 2013Archiefwet 1995, artt. 30, eerste lid en 32, tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2013-10-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-11-152020-05-12Nieuwe regeling1089941GeenGeenArchiefverordening gemeente Purmerend 2013De raad van de gemeente Purmerend;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27 augustus 2013, nr.1089940;gelet op artikel 30 eerste lid van de Archiefwet 1995 (overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen) en artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; B E S L U I T:
De Archiefverordening gemeente Purmerend 2013 vast te stellen.
Met het in werking treden van voornoemde verordening, de Archiefverordening gemeente Purmerend 1998, vastgesteld op 24 september 1998, in te trekken.
I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde directeur-archivaris van het Waterlands Archief te Purmerend;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
de gemeenschappelijke regeling: ISW / Waterlands Archief
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en voor het beheer van de eigen archiefruimte nadere regels vast.8Burgemeester en wethouders doen ten minste één maal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.III.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats 9De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.111.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.13De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
14De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IV.Slotbepalingen15De Archiefverordening Purmerend 1998 wordt ingetrokken.16Deze verordening treedt in werking op de eerstvolgende werkdag na datum van publicatie in het Gemeenteblad waarin zij is bekend gemaakt.17Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Purmerend 2013.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 31 oktober 2013de griffier,J.F. Kamminga de voorzitter,D. BijlHoofdstuk I. Algemene bepalingen Artikel 1 Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel 2 Artikel 3 Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 13 Artikel 14 Hoofdstuk IV. Slotbepalingen Artikel 15 Artikel 16 Artikel 17