Verordening Basisregistratie Personen gemeente Venlo

Deze verordening verstaat onder (in alfabetische volgorde):

• a.

  aangehaakte gegevens: de in de BRP (Basisregistratie Personen) opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de BRP;

• b.

  afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

• c.

  algemene gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 2.7, eerste lid onder a van de Wet BRP;

• d.

  authentieke gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 1.6 van de Wet BRP en benoemd in artikel 2 Besluit BRP en vermeld in bijlage 1 Besluit BRP;

• e.

  autorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de persoonsgegevens;

• f.

  beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie personen;

• g.

  basisadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonslijsten en verwijsgegevens aangevuld met aangehaakte gegevens;

• h.

  binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van gemeentelijke taken;

• i.

  BRP: basisregistratie personen;

• j.

  derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;

• k.

  ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de Wet BRP in de BRP van de gemeente is opgenomen;

• l.

  persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 2.7, eerste lid, van de Wet BRP, over één persoon in de BRP;

• m.

  telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 3.9 lid 4 van de Wet BRP, aangevuld met het burgerservicenummer, de indicatie geheimhouding en de onderzoeksgegevens;

• n.

  verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

• o.

  verordening: de Verordening basisadministratie personen gemeente Venlo;

• p.

  verstrekking: het verlenen van inzage in de basisadministratie personen of het uit de basisadministratie beschikbaar stellen van gegevens via digitale uitwisseling;

• q.

  Wet BRP: de Wet basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);

• r.

  Wet: de Wet BRP;

• 1.

  De BRP heeft tot doel:

  • a.

    gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

  • b.

    gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

  • c.

    informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben.

• 2.

  De aangehaakte gegevens worden uitsluitend gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

• 3.

  Binnengemeentelijke afnemers krijgen uitsluitend gegevens verstrekt uit de basisadministratie personen voor de vervulling van hun taak en zodanig dat zij aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.

• 4.

  De verstrekking aan een binnengemeentelijke afnemer wordt door de beheerder vastgelegd in een convenant.

• 5.

  Een convenant bevat tenminste de volgende punten:

  • a.

    het doel waarvoor de gegevens uit de BRP nodig zijn;

  • b.

    de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen;

  • c.

    een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens.

• 1.

  Beheerder van de BRP is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder f.

• 2.

  De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

  • a.

    (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

  • b.

    (rechtstreekse) toegang tot de BRP middels andere geautomatiseerde toepassingen;

  • c.

    verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de BRP;

• 1.

  Op grond van artikel 3.8 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan andere binnengemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

• 2.

  De verbanden worden in convenanten vastgelegd.

Rechtstreekse toegang tot de BRP hebben:

• a.

  De beheerder.

• b.

  Alle medewerkers van Publieke Dienstverlening die belast zijn met de bijhouding van de BRP.

• c.

  Op grond van artikel 3.8 van de wet, binnengemeentelijke afnemers voor een goede vervulling van hun taak.

• d.

  Alle medewerkers, die niet belast zijn met de bijhouding van de BRP, kunnen de beschikking krijgen over een beperkte toegang, zijnde de telefoonboekgegevens. Zij krijgen pas toegang nadat zij de “Geheimhoudingsverklaring gebruik persoonsgegevens gemeente Venlo” hebben ondertekend.

• e.

  De toegang van een binnengemeentelijke afnemer met een uitgebreidere toegang dan de telefoonboekgegevens wordt vastgelegd in een convenant.

• 1.

  Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van het artikel 3.8 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 2.

  De systematische verstrekkingen worden in convenanten vastgelegd.

• 3.

  Verzoeken voor selecties en steekproeven dienen door binnengemeentelijke afnemers altijd schriftelijk ingediend te worden bij de beheerder;

• 4.

  Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

• 1.

  Met inachtneming van artikel 3.9 Wet BRP kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 3.3 en 3.6 Wet BRP, aan derden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente gegevens uit de BRP worden verstrekt.

• 2.

  Overige derden kunnen gegevens verstrekt krijgen voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet in de weg staan.

• 3.

  Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

• 4.

  De verstrekking beperkt zich tot de gegevens zoals deze zijn vermeld in artikel 3.9 lid 4 van de wet.

• 5.

  Er vindt geen verstrekking aan een derde plaats indien de ingeschrevene gebruik heeft gemaakt van zijn recht zoals bepaald in artikel 3.21 van de wet.

• 6.

  De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:

• 1.

  buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegde persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en:

• 2.

  de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.

• 1.

  Van ingeschrevenen kunnen in de BRP aangehaakte gegevens opgenomen zijn.

• 2.

  De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel in te krimpen.

• 3.

  De aangehaakte gegevens worden vastgelegd in een bijlage.

Aangehaakte gegevens in de BRP worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren Publieke Dienstverlening (Levenszaken) in het kader van de uitvoering van hun taak en van afnemers en derden.

Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.

Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de BRP verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.

De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.

Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet bescherming persoonsgegevens, van toepassing.

De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens als vermeld in het beveiligingshandboek BRP van de gemeente Venlo.

• 1.

  De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de BRP zijn verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de BRP opgenomen moeten worden, schriftelijk te melden aan de beheerder.

• 2.

  De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen moeten worden gedaan.

• 3.

  De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 Wet BRP en de artikelen 27 en 28 Besluit BRP.

• 1.

  Deze verordening treedt de dag na publicatie in werking en werkt terug tot 6 januari 2014.

• 2.

  De verantwoordelijke is bevoegd wijzigingen aan te brengen in de bijlage met derden behorende bij artikel 7 en in de bijlage met aangehaakte gegevens behorende bij artikel 10.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Basisregistratie Personen gemeente Venlo.

• 4.

  De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke.