Verordening functioneringsgesprekken burgemeester, gemeente Almelo
De Raad van de Gemeente Almelo;
gezien het voorstel van het presidium;
besluit:
vast te stellen de navolgende Verordening functioneringsgesprekken burgemeester:
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
Gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester;
- 2.
Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het functioneringsgesprek voeren;
- 3.
Adviseurs: eenieder die de commissie op verzoek van de commissie van informatie voorziet;
- 4.
Commissaris: Commissaris van de Koning in de provincie Overijssel.
- 5.
Griffier: de raadsgriffier van de gemeente Almelo.
Artikel 2 Algemene bepalingen
- 1.
De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.
- 2.
De commissie voert tenminste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode.
- 3.
Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 3 Procedure en tijdschema
- 1.
De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken.
- 2.
Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval drie maand voorafgaand aan de
gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.
3.De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris.
Artikel 4 Samenstelling commissie
- 1.
De raad benoemt een commissie uit haar midden.
- 2.
De commissie wordt samengesteld uit zes leden van de raad die tevens fractievoorzitter zijn. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. Er wordt gestreefd naar een evenredige vertegenwoordiging van fractievoorzitters van coalitiedragende en niet-coalitiedragende partijen.
- 3.
Bij langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.
- 4.
De commissie laat zich bijstaan door de griffier.
- 5.
De commissie kan zich laten informeren door adviseurs.
Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie
- 1.
De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.
- 2.
De voorzitter leidt het gesprek.
- 3.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
- 4.
De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.
Artikel 6 Geheimhouding
- 1.
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
- 2.
De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
- 3.
Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
- 4.
De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.
- 5.
De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.
- 6.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten en het voeren van de correspondentie.
- 7.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- 8.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
- 1.
Leden commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen betreffende de ambtsperiode van de burgemeester in te zien.
- 2.
Leden commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
- 3.
Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke of digitale uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.
- 4.
Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
- 5.
Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Het gesprek
- 1.
Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
- 2.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
- 3.
Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.
Artikel 9 Verslaglegging
- 1.
De griffier zorgt voor het verslag in conceptvorm dat na vaststelling door de commissie en de burgemeester namens de commissie door de voorzitter en de griffier en door de burgemeester wordt ondertekend.
- 2.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
- 3.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
- 4.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris verstuurd.
Artikel 10 Archivering
- 1.
De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.
- 2.
Na de beëindiging van de benoeming van de burgemeester worden alle op de functioneringsgesprekken betrekking hebbende stukken door de griffier vernietigd.
Artikel 11 Slotbepalingen
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening functioneringsgesprekken burgemeester.
Gedaan ter openbare vergadering van 2 september 2014.
de griffier, drs. C.M. Steenbergen
de voorzitter, G.W.L. Stork