Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Waalwijk 2014

Besluit tot vervangingvan archiefbescheiden gemeente Waalwijk 2014

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk,

Overwegende dat:

• -

  De gemeente Waalwijk overgegaan is op digitaal en zaaksgewijs werken

• -

  Documenten in papieren vorm, ook al zijn deze gescand, nog bewaard worden

• -

  Zonder besluit tot vervanging, geldt dat documenten bewaard moeten worden in de vorm waarin ze zijn ontvangen of opgemaakt

• -

  Integrale digitalisering van de informatiehuishouding zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) zorgt voor een onwenselijke situatie

• -

  Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito analoge documenten een bron van potentiële verwarring is

• -

  De betrouwbaarheid van en het vertrouwen in de overheidsinformatie sterk af neemt en het archiefbeheer onnodig complex wordt

• -

  Vervanging digitalisering is met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen

• -

  Binnen de kaders die het archiefrecht stelt een vervangingsbesluit voor formele vervanging nodig is.

Gelet op:

artikel 7 van de Archiefwet en de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging

Besluit:

vast te stellen het 'Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Waalwijk 2014',

1. Het college besluit over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de:

• -

  Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven van 1983 (Staatscourant 20-12-1983, nr. 247)

• -

  Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (Staatscourant 25 juni 2012, nr. 11906)voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

   

  2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het bij dit besluit behorende 'Handboek digitale vervanging'.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het College van Waalwijk op 16 september 2014.

Het college van burgemeester en wethouders van Waalwijk,

De secretaris, de burgemeester,

J.H. Lagendijk, drs. A.M.P. Kleijngeld