| Organisatie | Alphen aan den Rijn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Alphen aan den Rijn 2014 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling Alphen aan den Rijn 2014 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Regeling vervangt de budgethoudersregelingen van de fusiegemeenten Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude
Artikel 15 en 17, lid 1, van de Financiële Verordening gemeente Alphen aan den Rijn en de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-09-2014 | 01-01-2014 | 01-01-2019 | Nieuwe regeling | 08-04-2014 Gemeenteblad 16 september 2014, nr. 50958 | 2014/5944 en 2014/16131 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Raad: De gemeenteraad van Alphen aan den Rijn. De raad stelt de begroting vast met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen. De raad stelt de begroting vast op het niveau van programma’s en mandateert haar budgetbevoegdheid aan het college.
College : Het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn. Het college mandateert de budgetten voortvloeiend uit de productenraming aan de masterbudgethouder.
Masterbudgethouder : de gemeentesecretaris als ook de loco secretarissen zijn eindverantwoordelijk voor de beheersing van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen
Budgethouder (afdelingsmanagers): aangewezen functionaris die verantwoordelijk is voor de realisering en de beheersing van de aan hem / haar toegewezen (gemandateerde) budgetten en diens aangewezen plaatsvervanger(s).
Deelbudgethouder : een door een als eerste bevoegde budgethouder aangewezen functionaris die belast is met de beheersing van één of meer producten c.q. projecten, die bevoegd is tot het doen van uitgaven en die medeverantwoordelijk is voor de realisering van het betreffende budget.
Budgetbeheerder: Functionaris die door de budgethouder is aangewezen om namens
hem/haar één of meerdere budgetten te beheersen.
Beheersing: het zo doeltreffend en doelmatig mogelijk handelen om binnen het beschikbare toegewezen budget het optimale resultaat te behalen.
Budget: een deel van de begroting uitgedrukt in baten en lasten verbonden aan een (administratief) product c.q. project, met daarbij behorende inhoudelijke taakstelling per (administratief) product c.q. project.
Fcl: Grootboekrekening/kostendrager.
Financieel-adviseurs (F-adviseurs): De F-adviseurs hebben voor de onder hun aandacht vallende afdelingen een coördinerende, adviserende en controlerende taak in de gehele planning- & controlcyclus. Deze coördinatietaak houdt o.a. in, dat zij ten behoeve van de periodieke rapportages ervoor zorgen, dat de afdelingen de benodigde gegevens vanuit de financiële administratie verstrekt krijgen. Bij het opstellen van de daarop te baseren prognoses hebben zij een ondersteunende en adviserende inbreng.
Inkopen en aanbesteden: Inkoop kan worden gedefinieerd als “alle uitgaven waar een externe factuur tegenover staat” voor de verplichting. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering (inkopen) waarbij de opdrachtgever, na het stellen van concurrentie, een opdracht gunt aan de partij die het beste aan de gestelde eisen en wensen voldoet. Dit wordt vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente.
Investeringskredieten: Investeringskredieten zijn kredieten voor investeringen zoals beschreven in de nota activerings- en afschrijvingsbeleid. Het nut van deze investeringen strekt zich veelal over meerdere jaren uit.
Mandatering: een machtiging waarbij de gemachtigde de bevoegdheid uitoefent op naam en onder de uiteindelijke verantwoordelijkheid van diegene die de machtiging heeft gegeven. Mandateringen zijn vastgelegd in het Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2014.
NTB: Nog Te Betalen, dit is een verplichting opgenomen in de balans op het eind van het jaar die nog betaald dient te worden en waarvan de levering al heeft plaatsgevonden.
NTO: Nog Te Ontvangen, dit is een recht opgenomen in de balans op het eind van het jaar die nog ontvangen dient te worden en waarvan de levering al heeft plaatsgevonden.
Reserve: Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij zijn te besteden. Zie voor de procedure bijlage 7.
Voorziening: De raad stelt voorzieningen in voor een specifiek doel. Ter onderbouwing dient een (beheers)plan opgesteld te worden. De voorziening kan alleen gebruikt worden voor het doel, waarvoor zij is ingesteld. Voorzieningen kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als vreemd vermogen zijn aan te merken omdat deze gelden niet vrij beschikbaar zijn. Er staat namelijk altijd een verplichting of een kwantificeerbaar risico tegenover. Zie voor de procedure bijlage 6.
Verbonden partijen: zijn rechtspersonen waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft aangevuld met de gesubsidieerde instellingen zoals opgenomen in de Nota Verbonden Partijen. Dat zijn over het algemeen deelnemingen (vennootschappen), gemeenschappelijke regelingen, stichtingen en verenigingen.
Verplichting: Een verplichting is het aangaan van een overeenkomst. Deze overeenkomst heeft betrekking op levering van goederen, aanneming van werk of aanneming van diensten aan of door de gemeente Alphen aan den Rijn. Een verplichting heeft betrekking op baten en/of lasten.
De gemeentesecretaris wijst op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen en administratieve wijzigingen) budgetten toe aan afdelingsmanagers gedurende het jaar. De gemeentesecretaris is gerechtigd één of meerdere budgetten niet aan afdelingsmanagers toe te wijzen, maar deze in eigen beheer te houden en hiervan zelf budgethouder te zijn.
Artikel 4 Vaststellen budgetten
Als afgeleide van de productenraming wordt een beheersbegroting opgesteld. In de beheersbegroting worden ramingen functioneel (per fcl) gespecificeerd. De masterbudgethouder en budgethouders moeten voor het begin van een nieuw begrotingsjaar de eventuele wijzigingen in ondermandatering kenbaar maken.
Artikel 5 Verantwoordelijkheden
De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals de 3 W - vragen (wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten), indicatoren, kengetallen etc. en verschaft hierover de nodige informatie. Hij is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdigheid van de te realiseren planning en control documenten.
De budgethouder is ook verantwoordelijk om zicht te houden op de taakuitvoering bij de verbonden partijen. Hiertoe zal hij (tenminste) de ontwerpbegroting, de tussentijdse rapportages en de jaarrekening van de verbonden partijen toetsen zowel beleidsmatig als financieel en hierover advies uitbrengen aan het college.
Onder artikel 6 en 7 wordt onder budgethouder verstaan: Masterbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft getoetst dat er sprake is van een toereikend budget en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling en conform de interne en externe regelgeving (rechtmatigheid) is. In het bijzonder wordt hierbij gedacht aan de regels met betrekking tot het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de daarop gebaseerde inhuurregels. Budgethouders moeten voor het vastleggen van hun verplichtingen gebruik maken van de verplichtingen administratie. Uitgezonderd worden de verplichtingen welke het minimale drempelbedrag niet te boven gaan.
De budgethouder dient de inkoopfactuur te controleren of deze conform opdracht is. Achter de inkoopfactuur dient de leveringsbon te worden bevestigd die door de ontvanger voor correcte levering is getekend, indien de factuur akkoord is dient de budgethouder de factuur (digitaal) te paraferen voor akkoord, hierna draagt de afdeling financiën zorg voor de betaling van de factuur.
De budgethouder draagt zorg dat de aanvraag voor subsidies of andere gelden van derden tijdig en juist worden verzorgd. Op het moment dat de aanvraag gehonoreerd wordt dient hiervan een afschrift aan de financiële administratie te worden gestuurd t.b.v. de vastlegging in de financiële administratie.
Artikel 7 Budgetverschuivingen
De in het eerste en tweede lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen en projecten. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving binnen een kostenplaats in aanmerking.
Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
- verrekening met reserves en voorzieningen (6.0);
- kapitaallasten, rente en afschrijving (6.1);
- doorbelasting kostenverdeelstaat (6.2);
- interne verrekeningen (6.3).
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten of doorbelasting niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.
De directie behoudt zich het recht om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
De F -adviseur controleert en parafeert de begrotingswijziging.
Bovengenoemde budgetverschuivingen gelden niet voor investeringsbudgetten of voor budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen, mits dit budget binnen eenzelfde jaarschijf valt.
Artikel 8 Planning, rapportage en verantwoording
De F-adviseurs van afdeling financiën hebben voor de onder hun aandacht vallende afdelingen een coördinerende, adviserende en controlerende taak in de gehele planning- & controlcyclus.
Deze coördinatietaak houdt o.a. in, dat zij ten behoeve van de periodieke rapportages ervoor zorgen, dat de afdelingen de benodigde gegevens vanuit de financiële administratie verstrekt krijgen. Bij het opstellen van de daarop te baseren prognoses hebben zij een ondersteunende en adviserende inbreng.
De afdeling financiën heeft de volgende taken:
Maandelijks vindt er een overleg plaats, o.a. over de voortgang van de uitvoering van de programma’s. (Deel) budgethouders dienen de bovenstaande overzichten te controleren op juistheid, eventuele correcties kunnen tijdens het maandelijks overleg aangegeven worden. De wijzigingen dienen onderbouwd te worden waarna deze verwerkt worden door een medewerker van de afdeling financiën.
Budgethouders dienen periodiek analyse uit te voeren en verantwoording af te leggen in de vorm van periodieke rapportages en jaarrekening. Bij deze analyse dient de budgethouder te controleren of het restant budget nog toereikend is en of het budget niet te hoog is ten opzichte van de nog uit te voeren werkzaamheden en of er sprake is van nieuwe ontwikkelingen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn van 8 april 2014,
de secretaris, de burgemeester,
drs. P.W. Jeroense, T.P.J. Bruinsma
Toelichting op de Budgethouders- regeling Alphen aan den Rijn 2014
Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet, Concerncontrol):
De financiële verordening is de kapstok waaraan onder andere de organisatie indeling, het mandaatbesluit, de budgethoudersregeling, de controletechnische functiescheiding en de interne controle hangen.
Het college voert de begroting en het collegeprogramma uit en is in die zin “eigenaar” en opdrachtgever . Het college kan dit natuurlijk niet allemaal zelf en heeft de organisatie om haar te helpen bij de uitvoering van dit beleid. Een van de instrumenten die hiertoe zijn ingericht is het mandaatbesluit. Het mandaatbesluit regelt de overdracht van bevoegdheden van het college naar de organisatie. Op grond van de algemene besturingsfilosofie is het mandaat toegekend aan de afdelingsmanagers die dit kunnen door mandateren.
De afdelingsmanagers krijgen hun mandaat op basis van het mandaatbesluit. Zij mogen hier alleen gebruik van maken als dat past binnen de kaders van het mandaatbesluit . Die kaders gaan met name over beschikbare budgetten, inkoop- en aanbestedingsregels. Populair gezegd: een manager mag zijn mandaat alleen gebruiken als het past bij zijn afdelingstaak, als er budget voor is en volgens de wettelijke aanbestedingsprocedures. En bij bestuurlijk gevoelige zaken vindt er natuurlijk altijd afstemming plaats met de portefeuillehouder. Via de verschillende processen wordt er - door middel van Interne Controle - op toegezien dat de mandaatregeling goed wordt uitgevoerd.
Een mandaat is géén delegatie en dus blijft de verantwoordelijkheid altijd bij het college rusten. Om die reden wordt via de Planning en Control methodiek voorzien in een informatiestroom vanuit de organisatie naar portefeuillehouder en college.
In de budgethoudersregeling staan de budgetspelregels waaraan de afdelingsmanager zich heeft te houden en de kwaliteitseisen waaraan de financiële administratie zal voldoen om de afdelingsmanager een actueel inzicht te verschaffen. Aan de budgethoudersregeling hangt een specifieke interne controle (afdeling Financiën) op de betalingen inclusief een controle-technische functiescheiding op vier niveaus (4 verschillende personen).
Voor de Verbonden Partijen (waaronder Gemeenschappelijke Regelingen) geldt dat de managers van de afdeling integraal verantwoordelijk zijn voor de hen toegekende budgetten.
Na vaststelling van de budgethoudersregeling zullen binnen de organisatie interne cursussen worden gegeven, waarin zowel de inhoudelijke aspecten met betrekking tot de budgethoudersregeling aan de orde komen, als ook de verantwoordelijkheidsaspecten (bewustzijn/budgetdiscipline/rollen).
(verbijzonderde) Interne controle:
Het sluitstuk van de overdracht van bevoegdheden (mandaat) en het afleggen van verantwoording daarover (P&C instrumenten) is de toetsing of dat systeem ook echt werkt zoals het bedoeld is. Die toetsing vindt plaats door middel van (verbijzonderde) interne controle. Interne controle heeft tot doel om zo tijdig mogelijk waar te nemen welke afwijkingen van de afspraken plaatsvinden en op welke wijze dat (ook systeemtechnisch) kan worden hersteld. Met andere woorden: de foute handeling wordt gecorrigeerd én het betreffende proces wordt zodanig ingericht dat de fout niet meer kan voorkomen óf tijdig kan worden vastgesteld. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor het inrichten van de processen, de interne controle daarbinnen én de toetsing op de werking van de interne controle (verbijzonderde interne controle). De interne controle wordt door een medewerker binnen de betreffende afdeling uitgevoerd (maar uiteraard niet door de medewerker die de handelingen in het proces heeft uitgevoerd[1]).
De verbijzonderde interne controle door iemand van buiten de afdeling, over het algemeen door een bedrijfskundige functie. Concerncontrol ziet toe op de inrichting, de werking en de uitkomsten van dit systeem en doet waar nodig ‘overkoepelende’ aanbevelingen.
Voor alle uit oogpunt van financiële risico’s belangrijke processen binnen de gemeente (24 stuks) zijn in samenwerking met de accountant zogenaamde werkprogramma’s opgesteld die beschrijven:
De resultaten van die werkwijze vormen voor de accountant de input waarop de accountantscontrole wordt gebaseerd.
De Interne Controle en de Verbijzonderde Interne Controle richten zich dus niet op het mandaatbesluit en de budgethoudersregeling zelf– dat zijn immers de algemene kaders – maar op de uitvoering van de taken door de organisatie.
[1| De slager keurt niet zijn eigen vlees. De exacte invulling is ook afhankelijk van de personele omvang binnen het proces.