CVDR337127_1Archiefverordening gemeente Waterland 2014nlregelingWaterland2014-09-12WaterlandElektronisch Gemeenteblad, 11-09-2014 Archiefverordening gemeente Waterland 2014Archiefwet 1995, art. 30, lid 1 Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2014-09-04De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-09-122023-06-30nieuwe regeling331-2Geen.Deze regeling vervangt de Archiefverordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 11 maart 1999.Archiefverordening gemeente Waterland 2014 De raad van de gemeente Waterland,gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;overwegende dat het noodzakelijk is om een Archiefverordening vast te stellen in verband met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; gelet op artikel 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,B E S L U I T: vast te stellen de navolgende Archiefverordening gemeente Waterland 2014.HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°,van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezenarchiefbewaarplaats;

de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemdedirecteur- archivaris van het Waterlands Archief te Purmerend;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheervan de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen dieniet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aante wijzen organisatieonderdeel;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur enprogrammatuur, met behulp waarvan archiefbescheidenkunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen,bewaard, geordend en geraadpleegd;

Archiefregeling: regeling van Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, Staatcourant nr. 70, 6 januari 2010;

de gemeenschappelijke regeling: ISW / Waterlands Archief.

HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van eenarchiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatigearchiefruimten.Artikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van dearchiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats nadere regels vast.Artikel8Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheidenwelke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel9De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel111.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bij staan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel13De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachtearchiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel14De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukIVSlotbepalingenArtikel15Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening worden ingetrokken de Archiefverordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 11 maart 1999Artikel16Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.Artikel17Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Waterland 2014Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Waterland,gehouden op 4 september 2014.De raad voornoemd,drs. E.G.H. Dijk griffier L.M.B.C. Wagenaar-Kroonvoorzitter