CVDR336667_1Reglement van orde raadsadviescommissienlregelingRoerdalen2017-11-28RoerdalenTrompetter, 09-05-2014Reglement van orde raadsadviescommissieGemeentewet, art. 82gemeenteraadbestuur en recht2014-04-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-05-102017-01-01Onbekend2014/04/24/09BGeenDeze regeling is vervangen door het Reglement van orde raadsadviescommissie 2017.Reglement van orde raadsadviescommissieDe raad van de gemeente Roerdalen heeft; gezien het voorstel van het raadspresidium van14 april 2014;gelet op het bepaalde in artikel 82 van de Gemeentewet;het volgende besluit genomen:Besluitvast te stellen het Reglement van orde raadsadviescommissie, versie 14 april 2014; Hoofdstuk 1. BegripsbepalingenArtikel 1. BegripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder:

raadscommissie: de raadsadviescommissie;

lid: lid van de raadscommissie;

voorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

commissiegriffier: secretaris van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

vergadering: vergadering van de raadscommissie.

Hoofdstuk 2. Instelling, taken en samenstellingArtikel 2. Instelling raadscommissieDe raad stelt een raadscommissie in die de besluitvorming in de gemeenteraad voorbereidArtikel 3. TakenDe raadscommissie heeft de volgende taken:

het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp mede ter voorbereiding van de behandeling in de raad;

het uitbrengen van advies en het doen van voorstellen aan de raad uit eigener beweging;

het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 4. Samenstelling

Het presidium benoemt op voordracht van de raadsfracties leden, niet zijnde raadsleden, voor de raadscommissie;

Per raadsfractie kunnen maximaal 6 leden, niet zijnde raadsleden, worden benoemd;

De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie, niet zijnde een raadslid.

Een raadslid, niet zijnde de voorzitter van de raadscommissie, kan tijdens de vergaderingen van de raadscommissie optreden als lid van de raadscommissie;

In de vergaderingen van de raadscommissie is elke fractie met maximaal 2 leden vertegenwoordigd.

Van het ontslag van commissieleden, niet zijnde raadsleden, doen raadsfracties, via de griffie, mededeling aan het raadspresidium.

Artikel 5. Voorzitter

De voorzitter wordt door de raad uit zijn midden benoemd.

De voorzitter is geen lid van de raadscommissie.

De voorzitter is belast met:

het leiden van de vergadering;

het handhaven van de orde;

het doen naleven van dit reglement;

hetgeen dit reglement hem verder opdraagt.

Artikel 6. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van een lid en de voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

Een lid houdt op lid te zijn van de raadscommissie indien niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen.

De raadsfractie die een lid voordraagt voor benoeming kan een lid eveneens ontslaan.

De raad kan de voorzitter ontslaan.

Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als zijn opvolger is benoemd.

Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, wordt zo spoedig mogelijk beslist over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4 en 5.

Indien een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 7. GriffieTer ondersteuning van de raadscommissie is bij iedere vergadering een medewerker van de griffie als commissiegriffier aanwezig. Hoofdstuk 3. Aanwezigheid college, burgemeester, wethouders en secretarisArtikel 8. College, burgemeester, wethouders en secretaris

De burgemeester en de wethouders hebben toegang tot de vergadering en kunnen aan de beraadslagingen deelnemen.

De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en ten aanzien van een of meerdere agendapunten aan de beraadslagingen deel te nemen.

Hoofdstuk 4. VergaderingenParagraaf 1.Tijdstip van vergaderen en voorbereidingenArtikel 9. Tijdstip van vergaderen

De vergaderingen van de raadscommissie vangen aan om 19.30 uur en vinden plaats in een vergaderruimte in het gemeentehuis.

Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

De voorzitter kan in bijzondere gevallen een ander aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffie.

Artikel 10. Oproep

De voorzitter zendt tenminste tien dagen voor een vergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.

Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 11, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 11. De agenda

Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter inoverleg met de griffier de voorlopige agenda van de vergadering vast.

In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 12. Ter inzage leggen van stukken

Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.

Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffie(r) en verleent de griffie(r) een lid inzage.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

De vergadering wordt door aankondiging in een huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website ter openbare kennis gebracht.

De openbare kennisgeving vermeldt:

de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.

Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.

Paragraaf 2. Orde der vergaderingArtikel 14. PresentielijstBij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.Artikel 15. Opening vergadering; quorum

De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

Op de volgende, verschoven vergadering, zoals bedoeld in het tweede lid, geldt het vereiste van de aanwezigheid van meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden niet. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 16. Spreekrecht burgers

Aanwezige burgers, vertegenwoordigers van instellingen of bedrijven kunnen telkens per agendapunt het woord voeren.

Het woord kan niet gevoerd worden over:

benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur vóór de aanvang van de vergadering aan de griffie. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en het agendapunt c.q. de agendapunten waarover hij het woord wil voeren.

De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

Elke spreker mag per agendapunt in 2 termijnen het woord voeren waarbij de maximale spreektijd per spreker 5 minuten per termijn bedraagt.

De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid kan een voorstel doen voor de behandeling van de inbreng van de burger.

De voorzitter van de raadscommissie kan besluiten af te wijken van hetgeen in de leden 5 en 6 is bepaald.

Artikel 17. Verslaglegging

Het concept verslag van de voorgaande vergadering(en) wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Het concept verslag wordt gelijktijdig aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

Bij het begin van de vergadering wordt, zo mogelijk, het verslag van de vorige vergadering(en) vastgesteld.

De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het concept verslag aan de raadscommissie te doen, indien het concept ver- slag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor aanvang van de vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier te worden ingediend.

Het verslag houdt in:

de namen van de voorzitter, commissiegriffier en de ter vergadering aanwezige leden alsmede voor zover aanwezig de namen van burgemeester en wethouders, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben.

een vermelding van de agendapunten met de besluiten die ten aanzien van deze punten zijn genomen alsmede een vermelding van de door de burgemeester en de wethouders gedane toezeggingen.

een samengevatte zakelijke weergave van het gesprokene ter vergadering.

indien ten aanzien van een voorstel niet unaniem wordt geadviseerd, een korte vermelding van de standpunten per fractie.

Een geluidsopname maakt onderdeel uit van de verslaglegging en wordt in het archief van de gemeente bewaard. De bedoelde geluidsopname wordt op verzoek voor een lid van de commissie in het gemeentehuis afgespeeld.

Het conceptverslag wordt opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

Het verslag wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 18. Ingekomen stukkenDe ingekomen stukken, geadresseerd aan de raadscommissie, worden behandeld conform de door de raad vastgestelde “Procedure ingekomen stukken raadscommissie”.Artikel 19. Aantal spreektermijnen

De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 20. SpreektijdEen lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen.Artikel 21. Voorstellen van orde

De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 22. Handhaving orde; schorsing

Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

Indien een spreker zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaat, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, zijn plicht tot geheimhouding schendt, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

De voorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 23. Beraadslaging

De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 24. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 25. Advies

Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen tenzij er sprake is van een unaniem advies.

Hoofdstuk 5. Besloten vergaderingArtikel 26. AlgemeenOp een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.Artikel 27. Verslaglegging

Het concept verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffie(r).

Het concept verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en een commissiegriffier ondertekend.

Artikel 28. GeheimhoudingVoor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Artikel 22 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op dit reglement.Artikel 29. Opheffing geheimhoudingIndien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.Hoofdstuk 6. Toehoorders en persArtikel 30. Toehoorders en pers

De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 31. Geluid- en beeldregistratiesDegenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.Artikel 32. Verbod gebruik mobiele telefoonsIn de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.Hoofdstuk 7. SlotbepalingenArtikel 33. Uitleg reglementIn de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.Artikel 34. CiteertitelDit reglement wordt aangehaald als “Reglement van orde raadsadviescommissie”. Artikel 35. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag volgende op die van de bekendmaking van dit besluit.

Op dat tijdstip vervalt het reglement van orde raadscommissies, vastgesteld bij raadsbesluit van 15 april 2010.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeenteraad van Roerdalen op 24 april 2014De griffier De voorzitter R.J.J. Notermans mr. M.D. de Boer-BeertaToelichtingHoofdstuk 1. BegripsbepalingenArtikel 1. BegripsomschrijvingenOm te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in dit reglement moet worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.Hoofdstuk 2. Instelling, taken en samenstellingArtikel 2. Instelling raadscommissieIn dit artikel wordt melding gemaakt van de instelling van de raadscommissie die belast is met de voorbereiding van de besluitvorming in de gemeenteraad. Artikel 3. TakenDe taken van de raadscommissie zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissie bereidt de besluitvorming van de raad voor en overlegt met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard overleg plaatsvinden in het presidium (o.a. bestaande uit de fractievoorzitters). Het aanvankelijke onderscheid tussen de raadscommissies Middelen, Grondzaken en Bewonerszaken wordt formeel opgeheven, terwijl de insteek blijft om bij de planning van de commissievergaderingen, zulks mede afhankelijk van de aard en omvang van de te behandelen onderwerpen, rekening zal worden gehouden met een thematische samenstelling.Artikel 4. SamenstellingArtikel 82, derde lid, van de Gemeentewet bepaalt dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Er is gekozen om per raadsfractie maximaal 2 leden zitting te laten nemen in vergaderingen van de raadscommissie. Dat kunnen twee raadsleden zijn, een raadslid en een commissielid (niet zijnde raadslid), of twee commissieleden (niet zijnde raadsleden). Raadsleden kunnen uit oogpunt van hun raadslidmaatschap worden ingezet als lid van de raads-commissie. Dat wil zeggen voor zover hij niet optreedt als voorzitter (of plaatsvervangend voorzitter) van de raadscommissie. Het presidium benoemt daarnaast op voordracht van de raadsfracties personen, niet zijnde raadsleden, als lid van de raadscommissie. Het staat fracties vrij om maximaal 6 niet-raadsleden voor benoeming als lid van de raadscommissie aan het raadspresidium voor te dragen. Dat betekent dat de raadsfracties de mogelijkheid hebben om een “pool” te vormen van potentiële commissieleden die de fractie kunnen vertegenwoordigen bij vergaderingen van de raadscommissie. Dit biedt fracties de nodige flexibiliteit. Het is overigens niet mogelijk om gedurende een vergadering van de raadscommissie (bijv. per agendapunt) de vertegenwoordiging van de fractie te wijzigen. Op grond van het tweede lid moeten leden, evenals raadsleden, tevens voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Artikel 5. VoorzitterArtikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitter “uit zijn midden” benoemt. Om praktische redenen en om redenen van continuïteit is het zaak enkele plaatsvervangende voorzitters te benoemen. Deze plaatsvervangende voorzitters worden eveneens door de raad “uit hun midden” benoemd. Omtrent de invulling van het voorzitterschap tijdens de commissievergaderingen kunnen functionele afspraken worden gemaakt tussen de door de raad benoemde voorzitter en plaatsvervangend voorzitters.Op basis van het tweede lid, zijn de voorzitter en zijn plaatsvervangers geen lid van de raadscommissie. Hiervoor is bewust gekozen omdat de voorzitter zich op deze wijze kan concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie kan richten op een goed verloop van de vergadering. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. Voor alle duidelijkheid wordt opgemerkt dat de door de raad benoemde voorzitter evenals zijn plaatsvervangers buiten beschouwing blijven bij de bepaling van de personele samenstelling van de commissie ex artikel 4 van dit reglement.Artikel 6. Zittingsduur en vacaturesDe zittingsperiode van de leden, de voorzitter en plaatsvervangend voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van de raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (lid 7). Het presidium kan een lid van de raadscommissie, niet zijnde raadslid, op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op eigen leden. De raad kan de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van een raadscommissie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden. Artikel 7. GriffieDe raadscommissie wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. Een medewerker van de griffie is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig, de zgn. commissiegriffier (in principe de griffier of raadsadviseur). In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 24 van dit reglement altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.Hoofdstuk 3. Aanwezigheid college, burgemeester, wethouders en secretarisArtikel 8. College, burgemeester, wethouders en secretarisDe burgemeester en de wethouders hebben, hoewel zij geen lid zijn van de raadscommissie (artikel 82, tweede lid), toegang tot de vergadering van de raadscommissie en kunnen deelnemen aan de beraadslagingen. Daar hun aanwezigheid niet vanzelfsprekend is, kan de voorzitter de burgemeester, wethouders alsmede de gemeentesecretaris uitnodigen om bij de vergadering van de raadscommissie aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. Hoofdstuk 4: VergaderingenParagraaf 1. Tijdstip van vergaderen en voorbereidingenArtikel 9. Tijdstip van vergaderenIn dit artikel is in lid 1 het tijdstip en de plaats van vergadering opgenomen. De raadscommissie vergadert verder als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien de raadscommissie een hoorzitting wil houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffie. Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat dit reglement geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op vergaderingen van de raadscommissie. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissie in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van de raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.Artikel 10. OproepDe leden van de raadscommissie ontvangen digitaal een oproep inclusief de agenda en vergaderstukken van een vergadering tenminste 10 dagen voor die vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffie worden ingezien (artikel 12, lid 3). De politieke fracties ontvangen voor de commissieleden, niet zijnde raadsleden, 2 vergadersets van de commissievergadering op papier, terwijl raadsleden, voor zover niet wordt deelgenomen aan papierloos vergaderen, persoonlijk een papieren vergaderset ontvangen.Artikel 11. De agendaVoordat de oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter inoverleg met een medewerker van de griffie de voorlopige agenda van de vergadering vast. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter haar eigen agenda. De agenderende rol van de raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid is en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. De raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris. Artikel 12. Ter inzage leggen van stukkenNaast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden, stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda staan, op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen worden ingezien bij de griffie.Artikel 13. Openbare kennisgevingOp grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van de raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Bij de herziening van deze verordening en van het reglement van orde voor de raad is tevens de verplichting opgenomen de agenda en stukken ook op internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit een voor de hand liggende regeling die, doordat alle gemeenten beschikking hebben over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet; gemeenten kunnen ervoor kiezen het derde lid niet over te nemen.Paragraaf 2. Orde der vergaderingArtikel 14. PresentielijstDe presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en een medewerker van de griffie zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.Artikel 15. Opening vergadering: quorumArtikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissie ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 15 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het maximaal aantal zitting hebbende leden (= aantal raadsfracties x 2 commissie-leden, gedeeld door 2, + 1) aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van de raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering. Artikel 16. Spreekrecht burgersSpreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. Deze bepaling biedt de grondslag voor dit spreekrecht.Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommis-sie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die de raadscommissie aangaan. In het tweede lid zijn twee onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen zijn uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Verder kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.Burgers die gebruik willen maken van het spreekrecht dienen zich ten minste 24 uur vóór de vergadering te melden bij de griffie. Dit zal worden vermeld bij de publicatie van de commissie-agenda in Ambtsberichten en op de Website. Verder is gekozen voor een ruime vorm van spreekrecht. Burgers krijgen de gelegenheid in twee termijnen het woord te voeren zodat er daadwerkelijk gelegenheid is tot gedachtewisseling met de commissieleden.Artikel 17. VerslagleggingDe commissievergaderingen worden in de vorm van een verslag vastgelegd. Dit wordt zo mogelijk tegelijk met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. De voorzitter, de leden, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan bij de griffie worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen komt ook toe aan de voorzitter, een lid of wethouder dat c.q. die bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie het verslag vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Na vaststelling van het verslag wordt deze ondertekend door de voorzitter en een medewerker van de griffie (commissiegriffier). De combinatie van het verslag en de geluidsopname maakt deel uit van de verslaglegging van de vergaderingen. Artikel 18. Ingekomen stukkenTen behoeve van de behandeling van de (aan de commissie gerichte) ingekomen stukken is de door de raad vastgestelde “Procedure ingekomen stukken raadscommissie” opgesteld. Voor een nadere toelichting hierop wordt verwezen naar de betreffende procedure. Artikel 19. Aantal spreektermijnenHet stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid om na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.Artikel 20. SpreektijdDit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken. Artikel 21. Voorstellen van ordeIeder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Bij het staken van de stemmen is het voorstel niet aangenomen. Artikel 32, vierde lid van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg)pauze.Artikel 22. Handhaving orde; schorsingHet eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van de raadscommissie zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van de raadscommissie niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, dat een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Verder wordt verwezen naar de casus waarbij een raadslid in een commissievergadering openlijk citeerde uit documenten, waarop geheimhouding rustte. Het raadslid was zich bewust van de schending van de geheimhoudingsplicht, maar constateerde dat hij vrijelijk kon citeren uit de bewuste documenten omdat hij bescherming genoot conform het bepaalde in artikel 22 Gemeentewet.De VNG vindt dit een ongewenste situatie en inmiddels heeft de Staatssecretaris van Binnen-landse Zaken hierop gereageerd door bij brief van 12 januari 2010 de aanbeveling te doen deze ongewenste situatie te voorkomen door e.e.a. te regelen in onderhavig artikel van het reglement van orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 30 van dit reglement.Artikel 23. BeraadslagingOm de duur van vergaderingen te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 19, lid 1).Artikel 24. Deelneming aan de beraadslaging door anderenDeze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van artikel 8 van dit reglement reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.Het gaat in dit artikel om de ambtenaar of de burger in zijn hoedanigheid van materiedeskundige, dan wel om een vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie of instelling. In deze bepaling wordt overigens niet de burger bedoeld die opkomt voor zijn individueel belang. Artikel 25. AdviesDe voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toege-licht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties opgenomen tenzij er sprake is van een unaniem advies. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.Hoofdstuk 5. Besloten vergaderingArtikel 26. AlgemeenBij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van dit reglement zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.Artikel 27. VerslagleggingOp grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt dit artikel dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffie(r). De raadscommissie beslist over het openbaar maken van dit verslag. Artikel 28. GeheimhoudingHetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.Artikel 29. Opheffing geheimhoudingZoals uit de toelichting op artikel 28 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.Hoofdstuk 6. Toehoorders en persArtikel 30. Toehoorders en persArtikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Derhalve wordt dit geregeld in het derde lid van artikel 30.Artikel 31. Geluid- en beeldregistratiesAangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.Artikel 32. Verbod gebruik mobiele telefoonsArtikel 32 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.Hoofdstuk 7. SlotbepalingenArtikel 33. Uitleg reglementDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 34. CiteertitelDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 35. SlotbepalingDit artikel behoeft geen toelichting. Procedure ingekomen stukken(behorende bij artikel 18: ingekomen stukken Reglement van orde raadscommissie)Onderhavige procedure beschrijft het behandelingsproces van aan de raadscommissie geadresseerde poststukken. Het betreft post afkomstig van verschillende afzenders (burgers, maatschappelijke instellingen, belangenorganisaties, verenigingen, bedrijven, overheden, etc.), waarvan de inhoud in termen van aard, omvang en importantie divers is. De procedure ingekomen stukken raadscommissie draagt zorg voor een efficiënte en effectieve behandeling.Alle ingekomen poststukken geadresseerd aan de raadscommissie worden digitaal ontvangen en vervolgens door de griffie digitaal doorgeleid naar de commissieleden. De ingekomen poststukken worden op een lijst vermeld met een nummeraanduiding, welke wekelijks digitaal door de griffie aan de commissie-, raads- en collegeleden ter beschikking wordt gesteld.De ingekomen poststukken worden digitaal verwerkt op de postkamer. Deze worden vervolgens digitaal naar de griffie verstuurd. De griffie neemt de stukken in behandeling en leidt deze ter kennisname digitaal door naar de commissie- en raadsleden. Ter kennisname wordt een digitaal afschift naar de secretaris gestuurd.Na verzending aan de commissie- en raadsleden wordt het poststuk gearchiveerd.Voor zover sprake is van bij het poststuk gevoegde bijlagen die niet of nauwelijks te scannen zijn, zal hiervan melding worden gemaakt en kunt u deze bijlage indien wenselijk inzien bij de griffie en/of opvragen via de griffie bij het archief.Poststukken gericht aan de raadscommissie, betreffende vakbladen, brochures, folders, etc., worden ter inzage gelegd in de leeskamer van het gemeentehuis. Hiervan vindt doorgaans geen registratie plaats.In gevallen waarin onderhavige regeling niet voorziet treedt de griffie(r) in overleg met de burgemeester.