CVDR33636_1Besluit informatiebeheer Arnhem 2010nlregelingArnhem2017-12-05ArnhemArnhemse Koerier 7 juli 2010.Besluit informatiebeheer Arnhem 2010Archiefverordening Arnhem 2010college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2010-03-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-07-212015-04-08Nieuwe regeling.2010.0.024.547GeenGeenBesluit informatiebeheer Arnhem 2010HOOFDSTUK1:Algemene bepalingenArtikel11.In dit besluit wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

het besluit: het Archiefbesluit 1995;

de regeling: de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;

archiefverordening: de in artikelen 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening;

archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

beheer van archiefbescheiden: geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots en de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan;

informatiebestand: groep vastgelegde gegevens of documenten bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen;

informatiesysteem: geheel van bestanden, procedures, apparaten en daarbij benodigde hulpmiddelen, ingericht door een persoon, groep personen of organisatie ten behoeve van de uitvoering van zijn of haar taken;

informatiebeheer: geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots en de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan;

dienst: een gemeentelijke dienst, zoals bedoeld in het Organisatiebesluit Arnhem 2005, en de griffie.

HOOFDSTUK2:VerantwoordelijkheidArtikel2De directeur van een dienst en de griffier zijn belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de dienst, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel3De directeuren van de diensten en de griffier maken nadere afspraken omtrent de informatievoorziening binnen de gehele gemeentelijke organisatie, welke in concernbrede kaders worden vastgelegd.Artikel4De directeur van een dienst en de griffier kunnen de uitvoering van de bepalingen van het onderhavig besluit mandateren aan een of meer in het bijzonder met informatiebeheer belaste ambtenaren van de gemeente Arnhem.HOOFDSTUK3:Archiefvorming en -ordeningArtikel5De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel6De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.Artikel7De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat van archiefbescheiden waarvan een exemplaar wordt verzonden, een ander exemplaar wordt bewaard als archiefkopieArtikel8De directeur van een dienst en de griffier dragen - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor verkeer van archiefbescheiden en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel91.De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat uit ieder archiefbescheid, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het betrekking heeft en wie de behandelaar is, wat de status en het ontwikkelingsstadium ervan is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.2.Ten aanzien van archiefbescheiden dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.3Het bepaalde in het vorige lid heeft enkel betrekking op archiefbescheiden die benodigd zijn in het kader van de uitvoering van een aan een dienst opgedragen taak en de verantwoording daarover, of die in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel verband houden met de communicatie met de burger.Artikel10De directeur van een dienst en de griffier dragen zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.Artikel11De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.Artikel121.De directeur van een dienst en de griffier zien erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2.In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale archiefbescheiden op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.3.Van vernietigbare digitale archiefbescheiden worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.4.De onderdelen van de dienst stellen het hoofd van de afdeling documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal archiefbescheid of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht de afdeling documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende archiefbescheiden en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. 5.De afdeling documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van archiefbescheiden en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.6.Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

de dienst waar de betreffende digitale archiefbescheiden of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

de dienst waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale archiefbescheiden of informatiebestanden;

de sector ICT, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

7.De sector ICT verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.Artikel13Uit het in het vorige artikel beschreven structuurplan blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.HOOFDSTUK4:Beheer van archiefbescheidenArtikel14De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.Artikel15De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel16Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.Artikel17De directeur van een dienst en de griffier dragen zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.Artikel181.Raadpleging van archiefbescheiden is toegestaan aan alle medewerkers van de gemeente Arnhem. De directeur van een dienst en de griffier kunnen evenwel archiefbescheiden aanwijzen ten aanzien waarvan geldt dat zij slechts kunnen worden geraadpleegd door medewerkers die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en door andere medewerkers na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.2.De directeur van een dienst en de griffier laten bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande fysieke archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden uit fysieke archieven is toegestaan aan alle medewerkers van de gemeente Arnhem. De directeur van een dienst en de griffier kunnen evenwel archiefbescheiden aanwijzen ten aanzien waarvan geldt dat zij slechts kunnen worden uitgeleend aan medewerkers die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere medewerkers na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.Artikel19Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel201.De directeur van een dienst en de griffier dragen zorg voor de geheimhouding van daarvoor op grond van de Wet openbaarheid van bestuur in aanmerking komende archiefbescheiden.2.Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is - behoudens toestemming van burgemeester en wethouders - slechts toegestaan aan functionarissen van een dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. Aan deze toestemming kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.Artikel21Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf advies van de archivaris ingewonnen.Artikel22Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.Artikel23Overdracht van archiefbescheiden aan een andere dienst, waarbij het bepaalde in artikel 26 niet van toepassing is, behoeft de instemming van de hoofden van alle betrokken diensten, de archivaris gehoord.Artikel241.De directeur van een dienst en de griffier zorgen voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.2.In geval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 11 bedoelde documentair structuurplan.Artikel25De directeur van een dienst en de griffier stellen alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn dienst een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden, met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.Artikel26Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.HOOFDSTUK5:SlotbepalingenArtikel27Het Besluit informatiebeheer Arnhem 2004 wordt ingetrokken.Artikel28Dit besluit treedt, na bekendmaking, in werking met ingang van de datum van inwerkingtreding van de Archiefverordening Arnhem 2010.Artikel29Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit informatiebeheer Arnhem 2010”.Collegebesluit 23 maart 2010, doc.nr 2010.0./024.547Afgekondigd Arnhemse Koerier: 7 juli 2010.Inwerkingtreding: 8 juli 2010.