Organisatie | Arnhem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer Arnhem 2010 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer Arnhem 2010 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening Arnhem 2010
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-07-2010 | 08-04-2015 | Nieuwe regeling. | 23-03-2010 Arnhemse Koerier 7 juli 2010. | 2010.0.024.547 |
HOOFDSTUK 2: Verantwoordelijkheid
De directeur van een dienst en de griffier zijn belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de dienst, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK 3: Archiefvorming en -ordening
De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat van archiefbescheiden waarvan een exemplaar wordt verzonden, een ander exemplaar wordt bewaard als archiefkopie
De directeur van een dienst en de griffier dragen - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor verkeer van archiefbescheiden en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat uit ieder archiefbescheid, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het betrekking heeft en wie de behandelaar is, wat de status en het ontwikkelingsstadium ervan is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het bepaalde in het vorige lid heeft enkel betrekking op archiefbescheiden die benodigd zijn in het kader van de uitvoering van een aan een dienst opgedragen taak en de verantwoording daarover, of die in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel verband houden met de communicatie met de burger.
De directeur van een dienst en de griffier dragen zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
De directeur van een dienst en de griffier zien erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale archiefbescheiden op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
De onderdelen van de dienst stellen het hoofd van de afdeling documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal archiefbescheid of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht de afdeling documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende archiefbescheiden en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
HOOFDSTUK 4: Beheer van archiefbescheiden
De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.
De directeur van een dienst en de griffier dragen zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Raadpleging van archiefbescheiden is toegestaan aan alle medewerkers van de gemeente Arnhem. De directeur van een dienst en de griffier kunnen evenwel archiefbescheiden aanwijzen ten aanzien waarvan geldt dat zij slechts kunnen worden geraadpleegd door medewerkers die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en door andere medewerkers na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.
De directeur van een dienst en de griffier laten bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande fysieke archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden uit fysieke archieven is toegestaan aan alle medewerkers van de gemeente Arnhem. De directeur van een dienst en de griffier kunnen evenwel archiefbescheiden aanwijzen ten aanzien waarvan geldt dat zij slechts kunnen worden uitgeleend aan medewerkers die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere medewerkers na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.
Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is - behoudens toestemming van burgemeester en wethouders - slechts toegestaan aan functionarissen van een dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. Aan deze toestemming kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf advies van de archivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Overdracht van archiefbescheiden aan een andere dienst, waarbij het bepaalde in artikel 26 niet van toepassing is, behoeft de instemming van de hoofden van alle betrokken diensten, de archivaris gehoord.
De directeur van een dienst en de griffier stellen alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn dienst een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden, met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.