CVDR33634_1Archiefverordening Arnhem 2010nlregelingArnhem2017-12-05ArnhemArnhemse Koerier 7 juli 2010.Archiefverordening Arnhem 2010Archiefwetgemeenteraadbestuur en recht2010-05-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-07-082015-04-08Nieuwe regeling.2010.0.024.551Besluit informatiebeheer Arnhem 2010.Vervangt Archiefverordening Arnhem 2004.Archiefverordening Arnhem 2010HOOFDSTUK1:Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeenschappelijke regeling: Regeling Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief 2002;

archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c, van de wet genoemde bescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de ar- chiefbewaarplaats;

de archiefbewaarplaats: de door het Gelders Archief ingevolge artikel 31 van de wet en artikel 6 lid 2 sub a, van de gemeenschappelijke regeling aangewezen archiefbewaarplaats;

de archiefruimte: de bewaarplaats voor de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

de archivaris: de ingevolge artikel 32 van de wet en artikel 6, lid 2, sub c, van de gemeenschappelijke regeling volgens de ge meenschappelijke regeling te benoemen gemeentearchi- varis;

de beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente Arnhem;

dienst: een gemeentelijke dienst, zoals bedoeld in het Organisatie besluit Arnhem 2005 en de griffie;

informatiesysteem: geheel van bestanden, procedures, apparaten en daarbij benodigde hulpmiddelen, ingericht door een persoon, groep personen of organisatie ten behoeve van de uitvoe ring van zijn of haar taken.

HOOFDSTUK2:De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel2Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Artikel41.Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel5Het college doet ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het wint hiertoe indien nodig inlichtingen en archiefbescheiden in bij de archivaris op grond van artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling. Het verslag heeft in ieder geval betrekking op het toezicht, zoals bedoeld in artikel 7 van deze verordening, en op het beheer van de archiefbewaarplaats, zoals bedoeld in artikel 2 van de gemeenschappelijke regeling.Artikel6Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Het draagt tevens zorg voor het aanwijzen van beheerders.HOOFDSTUK3:Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel7Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archief-bewaarplaats wordt uitgevoerd door de archivaris, zoals geregeld in artikel 2, lid 3b, van de gemeenschappelijke regeling. De wijze van toezicht wordt nader geregeld met het Gelders Archief zoals gesteld in artikel 2, lid 5, van de gemeenschappelijke regeling.Artikel81.De beheerder verstrekt aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel9De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel10De beheerder doet aan de archivaris ten minste tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een dienst of overdracht van een of meer taken aan een andere dienst, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, en;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel11Het college verzoekt de archivaris op grond van artikel 27, eerste lid, van de gemeenschappelijke regeling jaarlijks om een verslag betreffende het door hem uitgeoefende toezicht op het beheer van de in dit hoofdstuk bedoelde archiefbescheiden.HOOFDSTUK4:SlotbepalingenArtikel12De Archiefverordening Arnhem 2004 wordt ingetrokken.Artikel13Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.Artikel14Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening Arnhem 2010”.