Organisatie | Waterschap Vallei en Veluwe |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikelen 3 en 7 van de Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014
artikelen 3 en 7 van de Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-08-2014 | 01-01-2014 | Onbekend | 01-04-2014 Waterschapsblad, Jaargang 2014 Nr. 5174 | Onbekend |
Besluit tot vaststelling van het Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014
__________________________________________________________________
Het college van dijkgraaf en heemraden van Waterschap Vallei en Veluwe;
Gelet op het bepaalde in de artikelen 3 en 7 van de Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014;
vast te stellen het volgende Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014:
HOOFDSTUK 2 HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats bevindt in het Gelders Archief, thans gevestigd Westervoortsedijk 67-D te Arnhem.
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten (archiefbescheiden) en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.
HOOFDSTUK 4 ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFORDENING
Productie en vernietiging van documenten
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten door de medewerkers van het waterschap op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid daarvan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Digitale documenten worden zodanig gevormd dat zij, voor zover zij voor blijvende bewaring in aanmerking komen, geschikt zijn voor plaatsing in een E-depot.
De beheerder draagt er zorg voor, dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende ordeningsstructuur als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
HOOFDSTUK 5 BEHEER VAN DOCUMENTEN
Beveiliging en raadpleging van documenten
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De beheerder laat bijhouden welke documenten uit het waterschapsarchief worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Selectie en vernietiging van documenten
De beheerder laat alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst opstellen van te vernietigen documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van te vernietigen documenten behoeft de goedkeuring van de waterschapsarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van dijkgraaf en heemraden van 1 april 2014.
Mr. G.P. Dalhuisen Drs. T. Klip-Martin
secretaris dijkgraaf
Toelichting behorend bij het Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014
Dit Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014 is gebaseerd op de artikelen 3 en 7 van de Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014, waarin de bestuurlijke verantwoordelijkheid (de zorg) van het college van dijkgraaf en heemraden voor de waterschapsarchieven is geregeld. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid te regelen voor het beheer van de archiefbescheiden of documenten, d.w.z. voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van die documenten. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale als op papieren documenten. Het begrip ‘documenten’ is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en -ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen.
De definitie van de begrippen ‘informatiebestand’, ‘informatievoorziening’ en ‘E-depot’ is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.
Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling omvat voorschriften voor het in geordende en toegankelijke staat brengen en houden van te bewaren archiefbescheiden (documenten). De uitvoering van vele overheidstaken ligt echter ook vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van het waterschap, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn eveneens in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling, behoeven te voldoen, zijn daarvoor op de ter zake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 18 van dit besluit.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Dit artikel is de juridische basis voor een eventueel bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Omdat in dit Besluit Informatiebeheer naast het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten (archiefbescheiden) van het waterschap wordt geregeld, is in dit artikel een onderscheid gemaakt tussen de beheerder die deze ambtelijke verantwoordelijkheid draagt en de beheereenheid (DIV) die onder zijn verantwoordelijkheid de feitelijke werkzaamheden voor het beheer uitvoert. Hierbij is ervoor gekozen zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de bestaande situatie, waarin alle medewerkers verplicht zijn de door hen gevormde stukken, zowel op papier als digitaal, ter controle op de juiste registratie en voor het aanbrengen van de vereiste kenmerken (metadata) voor archivering aan te bieden aan DIV. De medewerkers van de documentaire informatievoorziening zijn als enigen binnen de organisatie op de hoogte van de bij of krachtens de wet gestelde regels voor archiefvorming en –beheer. Op deze wijze wordt ook de gelijkvormige toepassing daarvan zoveel mogelijk verzekerd.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling; daarin wordt een aantal voorschriften gegeven voor de duurzaamheid en het in geordende en toegankelijke staat brengen en houden van archiefbescheiden. Digitale documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moeten zodanig worden vervaardigd dat zij na verloop van de wettelijk voorgeschreven termijn van 20 jaar geschikt zijn om te worden overgebracht naar de digitale archiefbewaarplaats in de zin der wet, het E-depot.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden. Daarom is het van belang dat de controle op selectie en vernietiging door de beheereenheid DIV wordt uitgevoerd.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthenticeerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nageleefd.
De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De Archiefregeling (artikel 17 onder b.) vereist dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Dit is noodzakelijk om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
In het tweede lid van dit artikel is nogmaals opgenomen dat digitale documenten zodanig moeten worden bewaard dat zij te zijner tijd kunnen worden overgebracht naar de digitale archiefbewaarplaats, het E-depot.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling, waarin eisen worden gesteld voor de bouw en inrichting van archiefruimten.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De lijst van te vernietigen documenten is noodzakelijk om de toezichthouder (de waterschapsarchivaris) een toetsingsinstrument te verschaffen voor de correcte toepassing van de landelijke selectielijst voor de waterschappen. Na goedkeuring door de waterschapsarchivaris dient de lijst als specificatie bij de verklaring van vernietiging van archiefbescheiden, welke moet worden opgesteld op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.