CVDR335836_1Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Vallei en Veluwe 2013nlregelingWaterschap Vallei en Veluwe2014-08-13Waterschap Vallei en VeluweWaterschapsblad, 12 februari 2013, Uitgave
nummer 12Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Vallei en Veluwe 2013artikel 108 van de Waterschapswet en hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluitalgemeen bestuurbestuur en recht2013-01-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-01-012020-01-01OnbekendOnbekendGeenVerordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Vallei en Veluwe
2013Besluit tot vaststelling Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie
Waterschap Vallei en Veluwe 2013Het algemeen bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe;Op het voorstel van de voorbereidingscommissie van Waterschap Vallei en
Veluwe van 11 december 2012;Gelet op artikel 108 van de Waterschapswet en hoofdstuk 4 van het
Waterschapsbesluit;b e s l u i t:Vast te stellen de volgende Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie
Waterschap Vallei en Veluwe 2013:1BEGRIPSBEPALINGEN1(definities)In deze verordening wordt verstaan onder:
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie
ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen
van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden
afgelegd;
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat
omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen
betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de
organisatie van het waterschap, teneinde te komen tot een goed
inzicht in:
de financiële positie;
het financieel beheer;
de uitvoering van de begroting;
de uitvoering van investeringsprojecten;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;
rechtmatigheid: de mate waarin in overeenstemming met geldende
wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede
besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt
gehandeld;
doelmatigheid: de mate waarin bepaalde prestaties met een zo
beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd;
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde doelen en effecten
van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
netto-kosten: lasten die aan een bepaald programma, product of
kostendrager worden toegerekend en waarvan zijn afgetrokken de
baten (met uitzondering van de belasting– en andere algemene
opbrengsten) die aan hetzelfde programma, product of
kostendrager worden toegerekend;
beleidsproducten: de beleidsproducten die zijn opgenomen in de
door de Unie van Waterschappen vastgestelde
BBP-productenstructuur;
beheerproducten: de beheerproducten die zijn opgenomen in de
door de Unie van Waterschappen vastgestelde
BBP-productenstructuur;
Waterschapswet: de Waterschapswet zoals deze luidt na het in
werking treden van de Wet modernisering waterschapsbestel van 21
mei 2007 (Staatsblad 2007, 208);
Waterschapsbesluit: ‘Besluit van 29 november 2007, houdende
regels met betrekking tot de waterschappen‘ (Staatsblad 2007,
497).
2BELEIDSVOORBEREIDING EN VERANTWOORDINGKaderstelling2(beleids- en verantwoordingscyclus)1.Het algemeen bestuur stelt de onderdelen vast van de beleids- en
verantwoordings-cyclus voor het begrotingsjaar en de periode van
de meerjarenraming en geeft aan op welk moment de onderdelen
daarvan moeten worden aangeboden en wanneer deze zullen worden
behandeld.2.Het waterbeheersplan maakt onderdeel uit van de beleids- en
verantwoordingscyclus.3.Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat de
onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aan
de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het
Waterschapsbesluit, aan relevante overige wetgeving en aan
datgene wat in deze verordening wordt bepaald.3(programma’s)Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast.Beleidsbepaling4(meerjarenraming)1.Het college van dijkgraaf en heemraden biedt jaarlijks ter
vaststelling een meerjarenraming met toelichting aan het
algemeen bestuur aan waarin voorstellen worden gedaan voor het
beleid in het volgende begrotingsjaar en ten minste de drie
daaropvolgende jaren.2.De eerste jaarschijf uit de meerjarenraming is kaderstellend
voor de begroting van dat betreffende jaar.5(ontwerpbegroting en geplande investeringen)1.Het college van dijkgraaf en heemraden biedt jaarlijks ter
vaststelling een ontwerpbegroting aan het algemeen bestuur aan
waarin voorstellen worden gedaan voor het beleid in het volgende
begrotingsjaar.2.Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat er bij
de begrotingsbehandeling een overzicht is geagendeerd van de
investeringen waarvan de start van de uitvoering of het moment
van aanschaffing is gepland in het begrotingsjaar. In dit
overzicht zijn opgenomen de raming van de investeringsuitgaven
en van de aan de investeringen gerelateerde inkomsten.6(vaststelling begroting en investeringskredieten)
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de
begroting de netto-kosten die per programma zijn opgenomen
alsmede de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de
begroting naar kostendragers.
Op basis van het in artikel 5, tweede lid bedoelde overzicht
van investeringen stelt het algemeen bestuur vast van welke
investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel
voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.
De uitgaven en inkomsten van de overige investeringen worden
bij de begrotingsbehandeling per thema geautoriseerd.
Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in
uitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie is
verleend bij de begrotingsbehandeling legt het college van
dijkgraaf en heemraden voorafgaand aan het aangaan van
verplichtingen een kredietvoorstel ter autorisatie aan het
algemeen bestuur voor.
Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er ten aanzien
van de raming van de netto-kosten naar programma´s voor dat
deze netto-kosten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig kunnen worden toegewezen aan de beleidsproducten
en de beheerproducten.
Uitvoering, sturing en beheersing7(uitvoering begroting)
Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt voor het per
programma verzamelen en vastleggen van gegevens over de
maatregelen die getroffen zijn en prestaties die geleverd
worden, de doelstellingen en effecten die bereikt worden en
de netto-kosten die gemaakt worden, opdat de doelmatigheid
en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door
het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.
Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat de
netto-kosten van de programma’s en de investeringsuitgaven,
zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur, niet worden
overschreden.
Rapportage en interne verantwoording8(actieve informatieplicht, tussentijdse rapportageen begrotingswijzigingen)
Het college van dijkgraaf en heemraden informeert het
algemeen bestuur zo spoedig mogelijk indien de realisatie
van het beleid in betekenende mate afwijkt van hetgeen in de
begroting is opgenomen.
Het college van dijkgraaf en heemraden informeert het
algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages
over de realisatie van het beleid dat in de begroting is
opgenomen en over de uitvoering van investeringen.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij
de programma-indeling van de begroting.
De rapportages gaan in op afwijkingen van betekenende mate,
zowel wat betreft de middeleninzet, de getroffen maatregelen
en de geleverde prestaties, als de doelstellingen en
effecten die bereikt worden.
In de rapportages wordt voorts in ieder geval aandacht
besteed aan afwijkingen van betekenende mate van:
de besteding van investeringsuitgaven en realisatie
van investeringsinkomsten;
de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de
begroting naar kostendragers;
de financiering.
Indien noodzakelijk doet het college van dijkgraaf en
heemraden in de rapportages voorstellen voor wijziging van
de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten alsmede
bijstellingen van het beleid. Zo nodig legt het college van
dijkgraaf en heemraden een voorstel tot begrotingswijziging
aan het algemeen bestuur voor.
9(jaarverslaggeving)
Het college van dijkgraaf en heemraden legt na afloop van
ieder begrotingsjaar verantwoording af aan het algemeen
bestuur over de uitvoering van de programma’s door middel
van het ter vaststelling aanbieden van het jaarverslag en de
door de accountant gecontroleerde jaarrekening.
Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er ten aanzien
van de realisatie van de netto-kosten naar programma´s voor
dat deze netto-kosten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig kunnen worden toegewezen aan de beleidsproducten
en de beheerproducten.
3UITGANGSPUNTEN FINANCIEEL BELEID10(financieel beleid algemeen)1.Het college van dijkgraaf en heemraden doet voorstellen aan het
algemeen bestuur die zijn gericht op een volledig en actueel beleid
van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:
waardering en afschrijving van activa;
weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen;
kostentoerekening en onderbouwing tarieven;
financiering.
2.Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat de in het
eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de
relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, met
andere regelgeving die van toepassing is en met de in het vervolg
van deze verordening opgenomen aanvullende eisen.11(waardering en afschrijving van activa)Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa omvat
in ieder geval:
de drempelbedragen waaronder investeringen niet worden
geactiveerd;
de wijze waarop het waterschap omgaat met de verplichtingen uit
het Waterschapsbesluit dat de bijdragen van eigen personeel, de
rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief
kan worden toegerekend en de mogelijkheid dat een redelijk deel
van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in
de vervaardigingsprijs van vaste activa worden opgenomen;
de afbakening tussen investering en exploitatie;
de afschrijvingsmethode;
de afschrijvingstermijnen.
12(weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen)1.Het beleid omtrent het weerstandsvermogen, risicomanagement,
reserves en voorzieningen omvat in ieder geval:
een beschrijving van de risico´s die het waterschap loopt
gekoppeld aan een financiële waarde, waardoor de benodigde
weerstandscapaciteit wordt bepaald;
de weerstandscapaciteit van het waterschap, zijnde de
middelen en mogelijkheden van het waterschap om niet begrote
kosten te dekken;
het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen,
reserves, de weerstandscapaciteit of anderszins;
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding van voorzieningen;
de berekening en verwerking van rente over de reserves en de
voorzieningen.
2.Als element van het in het eerste lid onder c/d bedoelde onderdeel
reserves wordt voor de reserves die onderdeel uitmaken van de
algemene reserves en de bestemmingsreserves die niet zijn bedoeld
voor tariefsegalisatie per reserve ingegaan op de aard, reden en
gewenste omvang.3.Als element van het in het eerste lid onder d bedoelde onderdeel
voorzieningen wordt per voorziening ingegaan op de aard, reden en
gewenste omvang.13(kostentoerekening en onderbouwing tarieven)Het beleid omtrent kostentoerekening en onderbouwing van tarieven omvat
in ieder geval:
een beschrijving van het kostentoerekeningsysteem;
de wijze waarop het waterschap invulling geeft aan de eis uit
het Waterschapsbesluit dat de kostentoerekening plaatsvindt op
basis van objectieve, bedrijfseconomische criteria;
de kwantitatieve grondslagen die onderdeel vormen van de
kostentoerekening-systematiek;
de onderbouwing van de prijs van producten en diensten die het
waterschap aan derden kan leveren, waaronder ook begrepen
verhuur, verkoop en erfpachting van onroerende zaken die aan
derden kunnen worden geleverd, alsmede de kosten van
bestuursdwang, en waarbij onderscheid wordt gemaakt in directe
kosten, indirecte kosten en toegerekende kosten.
14(financiering)1.Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat bij de
uitoefening van de financieringsfunctie:
goede ondersteuning plaatsvindt van uitsluitend de taken die
in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen;
een continue toegang tot de financiële markten is;
voldoende financiële middelen worden aangetrokken en
overtollige gelden worden uitgezet om de programma’s binnen
de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de
meerjarenraming en de begroting te kunnen uitvoeren;
de volgende risico’s verbonden aan de financieringsfunctie
worden beheerst: renterisico’s, kredietrisico’s, interne
liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s;
de kosten van de leningen zo veel mogelijk worden beperkt en
er een voldoende rendement op de uitzettingen wordt
bereikt;
een bijdrage wordt geleverd aan het bereiken van een
financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de
doelstellingen van het waterschap;
de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het
beheren van de geldstromen en financiële posities worden
beperkt.
2.Het risicobeheer van het waterschap wordt gebaseerd op de volgende
uitgangspunten:
ten opzichte van de taken die in het reglement aan het
waterschap zijn opgedragen heeft de financieringsfunctie een
ondersteunende rol. Financiering volgt en is dienstbaar aan
deze taken (servicecentrum);
de uitvoering van de financieringsfunctie voegt geen
financiële risico’s toe aan degene die zijn verbonden aan de
uitvoering van de taken die in het reglement aan het
waterschap zijn opgedragen, maar is er op gericht
toekomstige risico’s te verminderen of te verschuiven;
bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van
garanties en het aangaan van financiële participaties uit
hoofde van de publieke taak bedingt het college van
dijkgraaf en heemraden indien mogelijk zekerheden;
het wettelijk kader van de Wet Fido wordt als uitgangspunt
voor het beheersen van renterisico’s gehanteerd;
wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de
portefeuille vlottende opgenomen en verstrekte leningen
wordt de kasgeldlimiet van de Wet Fido in acht genomen;
wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de
portefeuille vaste opgenomen en verstrekte leningen wordt de
renterisiconorm van de Wet Fido in acht genomen.
3.Het college van dijkgraaf en heemraden neemt bij de uitvoering van
de financieringsfunctie de volgende richtlijnen en limieten in
acht:
bij het uitzetten van geldmiddelen wordt het wettelijk kader
van de ‘Regeling uitzettingen en derivaten decentrale
overheden’ gehanteerd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten
van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro of
de munteenheid van een lidstaat die deelneemt aan de
Economische en Monetaire Unie;
de hoofdsom van een verstrekte lening is niet onderhevig aan
indexatie;
aandelen worden niet gekocht tenzij dit gebeurt in het kader
van de uitvoering van de in het eerste lid bedoelde publieke
taken.
4ADMINISTRATIE EN ORGANISATIE15(administratie)Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat de
administratie zodanig van opzet en werking is, dat deze in ieder geval
dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het
waterschap als geheel en in zijn organisatieonderdelen;
het geven van een actueel en volledig inzicht in de bezittingen
van het waterschap, waaronder ook worden begrepen de
niet-geactiveerde objecten met cultuurhistorische waarde
(waaronder panden, bedrijfsgebouwen, bedrijfsmiddelen en
kunstvoorwerpen) alsmede overige investeringen die niet zijn
geactiveerd;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten,
verplichtingen, ontvangsten, betalingen, kosten en
opbrengsten;
het verschaffen van informatie over baten, lasten, prestaties,
maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de
planning, de uitvoering als de verantwoording van de
realisatie;
een doelmatig beheer van geldstromen en financiële
posities;
een goede interne en externe informatievoorziening over de
uitvoering van de financieringsfunctie;
het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en relevante wet- en regelgeving.
16(financiële administratie)Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoen aan het Waterschapsbesluit en andere relevante wet- en
regelgeving;
de financiële administratie tijdig alle door het algemeen
bestuur en het college van dijkgraaf en heemraden genomen
besluiten verstrekt krijgt waaraan financiële gevolgen verbonden
zijn, alsmede alle overige gegevens en stukken die nodig zijn
ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële
administratie, de verslaggeving en het beheer van de
vermogenswaarden;
de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de
Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het waterschap.
17(organisatie en administratieve organisatie)1.Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt voor en legt in een
besluit vast:
een eenduidige indeling van de organisatie van het
waterschap en een eenduidig toewijzing van de taken van het
waterschap aan organisatorische eenheden;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne
controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de
verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is
gewaarborgd;
de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend
verloopt;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor
organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de
daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van
rapportage over de voortgang van de activiteiten en
uitputting van middelen
de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding
van werken, diensten en leveringen die mede waarborgen dat
wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en
nationale regels ter zake;
regels ter uitvoering van het gestelde in artikel 14, die
samen met regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening in een financieringsstatuut worden
opgenomen;
de wijze waarop wordt voorkomen dat misbruik en oneigenlijk
gebruik van regelingen en eigendommen van het waterschap
wordt gemaakt.
2.Het college van dijkgraaf en heemraden actualiseert de in het eerste
lid bedoelde organisatie en regeling zodra hiertoe aanleiding
is.3.Het college van dijkgraaf en heemraden zendt de in het eerste lid
bedoelde organisatie en regeling ter kennisneming aan het algemeen
bestuur.5SLOTBEPALINGEN18(inwerkingtreding)1.Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met
ingang van het begrotingsjaar 2013.2.De ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Veluwe
2012’, die is vastgesteld bij besluit van 29 september 2011,
vervalt, met dien verstande dat deze van kracht blijft ten aanzien
van de begrotingsjaren tot en met 2012.3.De ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Vallei
& Eem 2012’, die is vastgesteld bij besluit van 28 september
2011, vervalt, met dien verstande dat deze van kracht blijft ten
aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2012.19(citeertitel)Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Verordening
beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Vallei en Veluwe
2013’.Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Waterschap
Vallei en Veluwe op 2 januari 2013.mr. G.P. Dalhuisen ir. G. Verwolfsecretaris dijkgraaf