CVDR335805_1Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014nlregelingWaterschap Vallei en Veluwe2017-12-05Waterschap Vallei en VeluweWaterschapsblad, Jaargang 2014 Nr. 5175Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014Archiefwet 1995, art. 35-37algemeen bestuurbestuur en recht2014-02-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-08-152014-01-01OnbekendOnbekendBesluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014GeenBesluit tot vaststelling van de Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe
2014Het Algemeen Bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe;Op het voorstel van het college van dijkgraaf en heemraden van
27-02-2014;Overwegende dat:het noodzakelijk is een verordening vast te stellen betreffende de zorg van
het college van dijkgraaf en heemraden voor de archiefbescheiden van de
waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van
de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en
het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten
aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats;Gelet op het bepaalde in de artikelen 35, eerste lid, 36, en 37, tweede lid,
van de Archiefwet 1995;b e s l u i t:Vast te stellen de volgende Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe
2014:1ALGEMENE BEPALINGEN1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
de waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot het
waterschap;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet
door het Algemeen Bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet door het
Algemeen Bestuur benoemde waterschapsarchivaris;
de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
de beheereenheid: een door het college van dijkgraaf en
heemraden als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel belast
met de documentaire informatievoorziening en de uitvoerende
werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden
van het waterschap die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats;
het informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
2De zorg van Het college van dijkgraaf en heemraden voor de
archiefbescheiden2Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het ter
beschikking hebben van voldoende ruimte in de in artikel 9 aangewezen
archiefbewaarplaats voor de bewaring van de op grond van artikel 12,
eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de wet overgebrachte
archiefbescheiden van het waterschap en zijn rechtsvoorgangers alsmede
voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige
archiefruimten en digitale opslagruimte voor de bewaring van de niet
overgebrachte archiefbescheiden van het waterschap in zowel analoge als
digitale vorm. 3Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het aanwijzen
van de beheerder van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden. 4Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor de aanstelling
van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan
het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.51.Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat de
vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op
zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is
gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen.6Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat
jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd
ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden
zijn verbonden.7Het college van dijkgraaf en heemraden stelt een Besluit
Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014 vast, waarin
voorschriften worden opgenomen voor de vervaardiging, de bewaring en het
beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 8Het college van dijkgraaf en heemraden doet eenmaal per jaar verslag aan
het Algemeen Bestuur over hetgeen het college heeft verricht ter
uitvoering van artikel 35 van de wet. Het college legt daarbij over de
verslagen die door de archivaris aan het college zijn uitgebracht in
verband met:
het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar
de archiefbewaarplaats en
het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die nog niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
3De aanwijzing van de archiefbewaarplaats9Als archiefbewaarplaats voor de bewaring van de op grond van artikel 12,
eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de wet overgebrachte
archiefbescheiden van het waterschap en zijn rechtsvoorgangers wordt
aangewezen: het Gelders Archief te Arnhem.4Het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats10De archivaris is belast met het beheer van de naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen.11De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden
en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of
personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale
geschiedenis van belang kan worden geacht.12Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de
archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de
archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris
verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen,
afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden
gecollationeerd en geauthenticeerd. 13De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de
archiefbescheien en het beheer van de ruimten waarin deze ter
beschikking worden gesteld.14De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college van
dijkgraaf en heemraden over het beheer van de overgebrachte
archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaats berusten. 5Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die
niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats15De archivaris is belast met het toezicht op de naleving van het bij of
krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.16De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.171.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens
hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die
voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en
verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin
archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden en de ruimten en informatiesystemen waarin deze
zich bevinden.18De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan het college van dijkgraaf en heemraden. De
archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het
belang van een goed beheer moeten worden getroffen.19De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het
voornemen om aan het college van dijkgraaf en heemraden een voorstel te
doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats
respectievelijk archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
20De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het college van
dijkgraaf en heemraden betreffende de uitoefening van het toezicht op
het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.6Slotbepalingen en citeertitel21De Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997 en de
Archiefverordening Waterschap Veluwe 2010 worden ingetrokken.221.Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht met
ingang van 1 januari 2014.2.De Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997 en de
Archiefverordening Waterschap Veluwe 2010, zoals vastgesteld op
respectievelijk 6 januari 1997 en 28 april 2010, worden ingetrokken
met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2014.23Deze verordening kan worden aangehaald als “Archiefverordening
Waterschap Vallei en Veluwe 2014”.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 27
februari 2014.mr. G.P. Dalhuisen drs. T. Klip-Martinsecretaris dijkgraafBijlagenOverheidsarchiefToegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed
bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding
en archivering bij de overheid is een voorwaarde om alle andere taken goed
te kunnen uitoefenen. De overheidsarchieven vormen de basis van de
rechtstaat, want rechten en plichten van overheid en burgers tegenover
elkaar liggen daarin vast. Een goed beheer van de overheidsarchieven is
daarom een maatstaf voor de integriteit van het bestuur. Om dit te waarborgen is er de Archiefwet 1995. Daarin is vastgelegd dat alle
overheidsinstellingen (waaronder de waterschappen) verplicht zijn hun
archiefbescheiden (lees informatie in welke vorm dan ook) in goede,
geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren (artikel 3). Als
de informatie die de overheid heeft gebruikt bij haar werk twintig jaar oud
is, moet hij vrij beschikbaar worden gesteld aan iedere belangstellende
burger. Dat gebeurt door overbrenging van het archief naar een openbare
archiefbewaarplaats. De burger kan zo achteraf controleren wat de overheid
heeft gedaan. Hoe zit de Archiefwet in elkaar?De Archiefwet maakt een onderscheid tussen ‘zorg’ voor en ‘beheer’ van
archiefstukken/informatie. ’Zorg’ houdt in de bestuurlijke
verantwoordelijkheid voor het kunnen uitvoeren van een efficiënt en
effectief beheer, zoals voldoende en geschikte huisvesting/opslagruimte voor
het archief (papier of digitaal), voldoende en deskundig personeel en het
vaststellen van beheersvoorschriften. Dit betekent vooral ook het
beschikbaar stellen van voldoende financiële middelen. De zorg voor het
archief berust bij het dagelijks bestuur van de overheidsorganisatie, bij
een waterschap bij dijkgraaf en heemraden.Het beheer van de informatie die nog in gebruik is bij de organisatie zelf,
wordt uitgevoerd onder de ambtelijke verantwoordelijkheid van de beheerder,
de secretaris of een andere (hoge) ambtenaar die daartoe is aangewezen door
het dagelijks bestuur. In de praktijk wordt dit werk gedaan door de afdeling
of het team Documentaire Informatievoorziening (DIV).De wet gaat ervan uit dat het beheer wordt opgedragen aan een archivaris,
als de informatie is overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. De
archivaris moet gekwalificeerd zijn voor dit werk. Om zeker te stellen dat
de informatie bij overbrenging naar de openbare archiefbewaarplaats ook
bruikbaar is voor de burger, is de archivaris tevens belast met het toezicht
op het beheer van de nog bij de organisatie zelf berustende informatie. Om
dit toezicht onafhankelijk te kunnen uitoefenen kent de wet een bijzondere positie toe aan de archivaris. Hij
wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het Algemeen bestuur. De
benoeming van een archivaris is wenselijk, maar niet verplicht. Het ArchiefconvenantMinister Bussemaker (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Unie van
Waterschappen (UvW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben
in 2012 afspraken gemaakt om het archief van de overheid toegankelijker en
duurzamer te maken. Voor burgers betekent dit dat overheidsinformatie beter
vindbaar is en sneller openbaar wordt. Tevens wordt de historische
archiefinformatie beter toegankelijk via een landelijke portal. De
afspraken zijn vastgelegd in het Archiefconvenant 2012-2016. Ook de
waterschappen nemen hieraan deel.Wat doet de archivaris?De taak van de archivaris is tweeledig:
Hij/zij verzorgt de informatievoorziening voor de eigen organisatie
en voor iedere belangstellende burger vanuit het door hem beheerde
openbare archief. Juist bij waterschappen blijft oudere informatie
vaak nog lang belangrijk voor de organisatie (denk aan langlopende
vergunningen)[i][1].
Hij/zij houdt toezicht op de vorming en het beheer van de dynamische
en semistatische informatie die nog in dagelijks gebruik is bij de
organisatie zelf, om zoveel mogelijk zeker te stellen dat die
informatie later bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats
direct bruikbaar zal zijn, zoals de wet dat voorschrijft.
De archivaris streeft ernaar om de wettelijk vereiste bruikbaarheid en
toegankelijkheid van de onder zijn beheer vallende informatie zo groot
mogelijk te maken. Daarvoor is een uitgebreide kennis van de archieven en
van de organisaties die ze gevormd hebben, noodzakelijk. Er gaat dus veel
voorstudie aan vooraf. Oudere papieren archieven werden vroeger geordend en
beschreven in een inventaris, waarmee de archiefstukken op een systematische
manier konden worden opgezocht. In het digitale tijdperk gaat het opzoeken
van de stukken echter op een andere manier, voornamelijk door het zoeken met
trefwoorden in een database op de website van de archiefdienst. Oudere
inventarissen bevatten echter weinig trefwoorden. Bij het beschikbaar komen
van nieuwe digitale zoektechnieken moet informatie daarom soms opnieuw
geordend worden om met die technieken te kunnen worden gebruikt. Bij
uitgebreid onderzoek door een archiefgebruiker is meestal persoonlijke hulp
van de archivaris nodig om zeker te zijn dat alle relevante informatie boven
water komt.Daarnaast zorgt de archivaris voor de materiële conservering van
archiefstukken. Hij beoordeelt of en wanneer een stuk gerestaureerd moet
worden om de houdbaarheid op lange termijn zeker te stellen. Ook ziet hij
toe op de juiste verpakking en berging van de stukken om ze in goede staat
te kunnen bewaren.Om het gebruik en de toegankelijkheid van de archieven te vergroten kan de
archivaris zijn kennis benutten voor het schrijven van publicaties en het
geven van lezingen of presentaties. Dit vergroot de herkenbaarheid van de
archiefvormende instelling bij een publiek dat anders niet zo gemakkelijk
wordt bereikt.Digitale ArchiveringDigitale archivering staat nog in de kinderschoenen. Fouten die daarbij
gemaakt worden, zijn veel lastiger achteraf op te sporen dan bij papieren
archief. Het is van cruciaal belang dat de digitale archiefstukken direct
bij hun vorming de noodzakelijke en juiste metadata meekrijgen, die nodig
zijn om ze te kunnen terugvinden. In tegenstelling tot wat algemeen gedacht
wordt, is dit meer werk dan bij analoge archiefvorming op papier. Bovendien vraagt het meer kennis van en inzicht in de werking van de
organisatie. DIV-medewerkers hebben daarvoor meer competenties nodig dan zij
nu veelal bezitten. Zij moeten daarvoor worden opgeleid. Om de eenvormigheid
van de digitale archiefvorming veilig te stellen kan dit werk niet volledig
worden overgelaten aan de medewerkers die zelf stukken vormen, want zij
missen de nodige competenties helemaal. Hoewel de aanstelling van een archivaris niet wettelijk verplicht is, is een
aan de wettelijke eisen voldoend archief/informatiebeheer dat wel. Voor een
waterschap wordt dit achteraf getoetst door de algemene toezichthouder, de
provincie. Verwaarlozing van de archiefzorg wordt aangemerkt als
taakverwaarlozing, juist omdat goedwerkende en transparante
overheidsarchieven zo belangrijk zijn voor de rechtstaat. Maar zo’n sanctie
komt pas als het kwaad al is geschied. Archieven zijn de neerslag van het
handelen van degenen die ze vormen en de spiegel van de integriteit waarmee
zij handelen. Een onbetrouwbaar en slecht toegankelijk archief roept vragen
op over de integriteit van de organisatie die dat archief vormt. De praktijk
leert ook dat een goed en volledig archief meer geld oplevert dan dat het
kost. Voor goed archief/informatiebeheer is de aanwezigheid binnen de
organisatie van de vereiste vakkennis noodzakelijk. Bijlage 2: De ArchievenWaterschap Vallei en Veluwe draagt zorg voor verschillende archieven. Dit
zijn de overgebrachte archieven van Vallei & Eem en die van Veluwe
(statische archief). Daarnaast zijn er nog sporadisch geraadpleegde
archieven (semi-statisch) van Vallei & Eem en Veluwe in het pand aan de
Steenbokstraat. Ook het dynamische archief van de nieuwe organisatie Vallei
en Veluwe bevindt zich in het pand aan de Steenbokstraat. De bestaande toestand van de overgebrachte archieven van
Vallei en Veluwe
De archieven van voormalig waterschap Vallei &
Eem
Het beheer van de oude archieven van waterschap Vallei & Eem is sinds
dertig jaar verzorgd door een archivaris. De archieven zelf zijn
ondergebracht in de archiefbewaarplaats van Archief Eemland in Amersfoort.
De meeste archieven zijn geordend en beschreven en de inventarissen zijn te
raadplegen op de website van het Archief. Wel zou aan de kwaliteit van de
(oudere) inventarissen nog veel te verbeteren zijn, maar in het algemeen
vinden gebruikers, al dan niet met hulp van de archivaris, wat zij zoeken.
Een aandachtstrekker op de website is de kaartencollectie. Ruim 2000 oude
kaarten zijn gedigitaliseerd en kunnen op schermgrootte door bezoekers
worden bekeken. Ruim 1500 daarvan zijn waterschapskaarten. Belangstellenden
kunnen reproducties bestellen. De archiefdienst streeft ernaar om met
moderne digitale middelen zoals apps de belangstelling voor geschiedenis en
natuurlijk met name voor het archiefgebruik, te stimuleren. De
waterschapsarchieven profiteren daarvan mee.
De archieven van voormalig waterschap Veluwe
Waterschap Veluwe heeft de functie van archivaris niet gehad en deze rol bij
de gemeentearchivaris van de gemeente Apeldoorn belegd. In de praktijk werd
deze rol (te) summier ingevuld. Deze oude archieven zijn geïnventariseerd.
Zij berusten voor het grootste deel bij CODA Apeldoorn, een museum waar ook
het gemeentearchief van Apeldoorn bij is aangesloten. Volgens het contract
worden zij daar alleen bewaard, niet beheerd. Dat wil zeggen dat
bij het terug vinden van relevante stukken er geen assistentie verleend kan
worden door medewerkers van CODA. Er is geen inhoudelijke kennis over de
waterschapsarchieven aanwezig. De inventarissen zijn na aandringen van de
archivaris pas sinds kort te raadplegen op de website van CODA. De
waterschapsarchieven blijken moeilijk te vinden. Een klein deel van de
oudere archieven is in bewaring gegeven aan het Streekarchivariaat
Noordwest-Veluwe. In de praktijk worden deze archieven met enige regelmaat
door waterschapsmedewerkers geraadpleegd. Voor het publiek zijn deze
archieven echter zeer slecht toegankelijk.De bestaande toestand van de dynamische en semi-statische
archieven van Vallei en VeluweHet Waterschap Vallei en Veluwe beheert in eigen huis ook dynamische
(frequent geraadpleegd) en semi-statische (minder frequent geraadpleegd)
archieven.
De archieven van voormalig waterschap Vallei &
Eem
Hoewel de organisatie enige jaren geleden digitaal is gaan werken, is voor
de archiefvorming papier leidend gebleven. Het archief bestaat dus uit
papieren dossiers die via een inventaris toegankelijk zijn. Het
tekeningenarchief is grotendeels gedigitaliseerd zonder dat duidelijk is of
daar een betrouwbare toegang voor bestaat. Maar de papieren tekeningen zijn
formeel gezien de archiefstukken. Deze moeten nog beter worden
beschreven.
De archieven van voormalig waterschap Veluwe
De organisatie van waterschap Veluwe is in 2004/2005 digitaal gaan werken
zonder voldoende maatregelen te nemen om de archiefvorming veilig te
stellen. Als gevolg daarvan is het archief nu ‘hybride’, d.w.z. dat
onduidelijk is welke archiefstukken op papier bestaan en welke digitaal zijn
en welke misschien in beide vormen aanwezig zijn. Ook hier is papier leidend
gebleven, want er is geen machtiging gevraagd aan Gedeputeerde Staten van
Gelderland om digitaal te mogen archiveren. Er zijn echter vanaf 2005 geen
fysieke dossiers meer gevormd, maar de op papier afgedrukte stukken zijn in
een numerieke serie opgeborgen. Zij zijn destijds opgeslagen in het
postregistratieprogramma Docbase, dat (mede door de gekozen inrichting)
minder geschikt is voor digitale archivering. Inmiddels zijn de bestanden
geconverteerd naar het huidig in gebruik zijnde Document Management Systeem
Verseon. Daarmee zijn wel de individuele stukken terug te vinden, maar niet
de onderlinge verbanden.Om aan de eisen van de Archiefwet te kunnen voldoen, moet het papieren
archief van waterschap Veluwe worden bewerkt. Dit is een omvangrijk project,
waarvoor externe hulp zal moeten worden ingehuurd.Hiertoe zal een separaat projectvoorstel worden opgesteld.Het (oude) tekeningenarchief verkeert in dezelfde toestand als bij Vallei
& Eem.De huidige kostenOp dit moment worden de oude archieven van waterschap Veluwe bewaard bij
CODA Apeldoorn. Deze instelling is zowel een museum als een archiefdienst. CODA heeft geen voorziening voor archiefinspectie en de functie van
archiefinspecteur is bij de gemeente Apeldoorn wegbezuinigd. Daar komt bij
dat het door CODA in rekening gebrachte bewaarloon hoog is. De kosten voor
CODA bedragen in 2013 € 78.076,23 exclusief btw. De oude archieven van waterschap Vallei & Eem zijn in 1997 ondergebracht
bij Archief Eemland in Amersfoort. Het beheer is daar (nog) opgedragen aan
de eigen waterschapsarchivaris. Behalve de bewaring en het beschikbaar
stellen van stukken in de studiezaal biedt het contract hulp bij de
materiële verzorging van de archieven en vooral een ruime aanwezigheid van
de waterschapsarchieven op de website, waar een groot deel van de
waterschapskaarten schermgroot te raadplegen is. Bovendien is de huur van
ruimte voor een werkplek voor de waterschapsarchivaris inbegrepen. Archief
Eemland huurt voor de archiefinspectie voor de aangesloten gemeenten hulp in
bij het Utrechts Archief, maar daarvan heeft het waterschap tot nu toe geen
gebruik gemaakt, omdat het zijn eigen archivaris had. De kosten voor het
gebruik van 298 m1 planklengte in het depot van Archief Eemland
bedroegen inclusief de andere genoemde faciliteiten in 2012 € 20.490,81
exclusief btw (€ 68,76 per strekkende meter). Omdat Archief Eemland in 2014
zal verhuizen naar een nieuw gebouw zal de prijs volgend jaar worden
verhoogd tot circa € 120,00 per m1.Op dit moment wordt er nog 408 meter bewaard bij M&R te Kampen (een
commerciële partij). Dit zijn op termijn vernietigbare archieven. De kosten
hiervan bedragen momenteel € 13,50 per m1 (exclusief btw). Voor de Ruimte
Voor de Rivier projecten is er nog opslag in Epe. Dit kan daar tot einde
project blijven.Bij M&R te Kampen staan tevens 17 tekeningkasten. Ook deze
tekeningkasten kunnen onder worden gebracht in Arnhem.Als resultaat van dit voorstel mag verwacht worden dat na volledige overbrenging (2017) een bedrag van ruim € 30.000 euro per jaar worden
bespaard op de geëxtrapoleerde kosten. De huidige contracten met Archief
Eemland en CODA lopen door tot 31 december 2014 en zijn inmiddels
opgezegd.Bijlage 3: Programma van eisen voor archiefzorg en archiefbeheer van
Waterschap Vallei en Veluwe
De archiefdienst moet zelfstandig functioneren en niet gebonden zijn
aan een culturele instelling.
Toelichting: Een archiefdienst is in de eerste plaats een dienst die een
wettelijk voorgeschreven overheidstaak moet uitoefenen. Archiefdiensten die
zijn aangesloten bij een culturele instelling, worden in de praktijk daaraan
budgettair ondergeschikt gemaakt en kunnen zich minder goed ontwikkelen.
De archiefdienst moet onder leiding staan van een archivaris in
bezit van het diploma Archivistiek A, die is benoemd in de zin der
wet.
Toelichting: Het waterschap heeft nu ook een archivaris, benoemd in de zin
der wet, die in het bezit is van een diploma Archivistiek A.
De archiefbewaarplaats moet aan alle wettelijk voorgeschreven eisen
voldoen en voldoende capaciteit bieden voor de komende 20 jaar.
Toelichting: De waterschapsarchieven moeten voor de lange termijn op de
gekozen locatie kunnen worden ondergebracht. Bij aanvang is de omvang circa
650 meter met een verwachte groei van 50 meter per jaar.
De archiefdienst moet beschikken over een eigen archiefinspecteur in
het bezit van een diploma Archivistiek A of B en met kennis van
zaken op het gebied van digitaal werken en archiveren.
Toelichting: Het waterschap heeft de ambitie om de archieven blijvend op
orde te hebben. De archiefdienst moet het waterschap hierbij van advies
dienen in de rol van archiefinspectie. Dit advies kan het beste gedaan
worden door een “onafhankelijke” archiefinspecteur. Deze archiefinspecteur
moet gediplomeerd archiefambtenaar zijn en uitgebreide kennis hebben van
digitale archivering, zowel voor de korte als de lange termijn. De
archiefinspecteur dient in dienst te zijn van de archiefdienst en niet
“ingehuurd”.
De dienst moet actief betrokken zijn bij de landelijke ontwikkeling
van een E-depot.
Toelichting: Het waterschap werkt en archiveert nu al geheel digitaal en
heeft direct ondersteuning hierbij nodig. Hierbij is het belangrijk dat de
laatste ontwikkelingen gevolgd kunnen worden.
De archiefdienst moet goed ingebed zijn in het landelijke netwerk
van archieven en archivarissen blijkend uit een lidmaatschap van
BRAIN en een lidmaatschap van medewerkers van de beroepsvereniging
KVAN.
Toelichting: Om actief te kunnen meewerken aan de laatste ontwikkelingen op
het gebied van (digitaal) archiefbeheer is een uitgebreid netwerk van
landelijke en internationale contacten nodig.
De archiefdienst moet ruim voldoende gediplomeerde archiefambtenaren
(diploma Archivistiek A of B) in dienst hebben, zodat deze elkaar zo
nodig kunnen vervangen. Eén van hen moet gespecialiseerd zijn of
zich op korte termijn specialiseren in het beheer van
waterschapsarchieven. Van deze medewerker wordt verwacht dat hij in
staat zal zijn de kennis over de waterschapsgeschiedenis actief uit
te dragen en de belangstelling daarvoor te bevorderen. Daarnaast
moet hij de waterschapsorganisatie zelf bij vragen snel en efficiënt
kunnen helpen.
Toelichting: Om een goed beheer te verzekeren en het gebruik van de
waterschapsarchieven te bevorderen is het noodzakelijk binnen de
archiefdienst een specialist op dit gebied te hebben.
De archiefdienst moet goede voorzieningen hebben voor het deskundig
beheer en behoud van kaartmateriaal en (bewegend)
beeldmateriaal.
Toelichting: Het waterschap beschikt over een uitgebreide collectie
historisch kaartmateriaal (ruim 1500 kaarten en tekeningen van vóór 1988 en
circa 16 tekeningkasten van na die datum) dat deskundig beheerd moet worden.
Er is ook een fotocollectie.
Voor behoud en restauratie van archiefstukken moet de archiefdienst
het liefst beschikken over een eigen restauratie- en
conserveringsatelier.
Toelichting: Bij schade aan archiefstukken, waaronder kaarten, is het
praktisch als deze direct in eigen huis hersteld kan worden. Dit bespaart
kosten.
De archieven die bij de archiefdienst berusten en die van het
waterschap moeten elkaar inhoudelijk aanvullen.
Toelichting: De waterschapsarchieven zijn gevormd over een breed gebied dat
loopt van de Utrechtse Heuvelrug tot aan de Gelderse IJssel. Voor gebruikers
is het praktisch als de archiefdienst waar zij beheerd worden, zoveel
mogelijk ook dat gebied bestrijkt.
De archiefdienst moet beschikken over een website die het
belangstellenden mogelijk maakt op eenvoudige wijze hun onderzoek te
doen of een bezoek aan de studiezaal voor te bereiden. In de
studiezaal moet deskundige hulp van gediplomeerde medewerkers
aanwezig zijn voor alle soorten belangstellenden, van genealogen tot
wetenschappers. In het gebouw moet een digitaliseringsstraat zijn om
scanning on demand mogelijk te maken. De archiefdienst moet
voorzieningen hebben die het mogelijk maken om desgewenst informatie
als ‘open data’ ter beschikking te stellen.
Toelichting: bevragingen en onderzoek van de medewerkers van het Waterschap
moeten mogelijk zijn zonder een fysiek bezoek aan de archiefdienst om
redenen van efficiency. Een medewerker van de archiefdienst assisteert bij
het zoeken en vinden, scant het betrokken document of dossier en verstrekt
dit aan de waterschapsmedewerker. Steeds meer (externe) archiefgebruikers
verrichten hun onderzoek vanuit een digitale werkplek en zij bereiden hun
bezoek aan de studiezaal thuis voor om hun tijd zo efficiënt mogelijk te
kunnen gebruiken. Scanning on demand en andere digitale faciliteiten zijn
daarbij onmisbaar.
Op de website van de archiefdienst moeten de waterschapsarchieven en
hun inventarissen direct kunnen worden gevonden. De gedigitaliseerde
waterschapskaarten moeten daar schermgroot kunnen worden getoond.
Ook de fotocollectie moet digitaal raadpleegbaar zijn.
Toelichting: Van de archiefdienst wordt verwacht dat de kennis en het
gebruik van de waterschapsarchieven actief bevorderd worden. Een prominente
plaats van die archieven op de website is daarvoor een vereiste.
De archiefdienst moet goede voorzieningen hebben voor vrijwilligers
en in staat zijn hen deskundig te begeleiden.
Toelichting: Veel werk voor de ontsluiting van oude archieven vraagt
precisie en geduld, maar niet voor alle archieven is dezelfde kennis nodig.
Veel mensen vinden er voldoening in om archiefdiensten te helpen hun bronnen
beter te ontsluiten door indexen te maken en registers van trefwoorden te
voorzien, zodat ze digitaal doorzoekbaar worden. Dit versterkt de band
tussen publiek en archiefdienst. De dienst moet in staat zijn deze
vrijwilligers goed te begeleiden en hun werk te controleren.
Deze voorzieningen heeft het waterschap op korte termijn nodig,
omdat de huidige waterschapsarchivaris per 1 januari 2014 met
pensioen gaat.
Toelichting: Om het gat in het deskundig beheer van de archieven zo klein
mogelijk te houden wordt verwacht dat de gekozen archiefdienst de gevraagde
voorzieningen per direct kan aanbieden.
Volledige dienstverlening inbegrepen in de prijs voor bewaring per
strekkende meter per jaar ex btw.
Toelichting bij de Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014Algemene toelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277)
en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het Algemeen Bestuur te
worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de
Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit vier gedeelten, namelijk de regeling voor de
zorg die het college van dijkgraaf en heemraden draagt voor de archieven van
de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer
van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het
toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht
naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten
zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de
Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging, Stcrt. 2010, nr.
17967).In hoofdstuk 3 is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats geregeld. Conform
artikel 36 van de Archiefwet vindt deze plaats door het Algemeen
Bestuur.Hoofdstuk 4 regelt het beheer van de naar de archiefbewaarplaats
overgebrachte archiefbescheiden.Hoofdstuk 5 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 37, tweede
lid, van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden
Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde
Archiefwet.Artikelsgewijze toelichtinGArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Voor zover
de wet spreekt over “bestuur” wordt bedoeld het Algemeen Bestuur. Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en archiefruimten moeten voldoen. Voor de overbrenging
in de zin van de wet van digitale archiefbescheiden wordt een E-depot
voorbereid.Artikel 3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Besluit Informatiebeheer
Waterschap Vallei en Veluwe 2014. Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures
rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit
artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken.
Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van
conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist.
Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de
genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van
door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 8, artikel 14 en artikel 20Het Algemeen Bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied
van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft
plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het nieuwe
interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaardere rol wordt toegekend aan de
horizontale verantwoording.Artikel 10 en artikel 11De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar
schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel
draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde
documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.Artikel 13Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement
voor het gebruik van de studiezaal.Artikel 17De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben
in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term
“archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het
begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enige wijze
vastgelegde informatie te laten vallen, inclusief informatie die slechts via
informatietechnologie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal
met de traditionele bepalingen worden geregeld, hoewel sommige begrippen een
andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor
een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van
machine-leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot
de ruimte is verzekerd. De formulering over de noodzakelijke medewerking is
ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en
5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 19Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier
vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden
kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger
tot gevolg zouden hebben.[1] Soms kan hiermee veel geld bespaard worden. Een voorbeeld
daarvan was het aantonen van de ongegrondheid van een aanzienlijke claim tot
schadevergoeding wegens vervuiling van een perceel door in de jaren 1970 uit
de Lunterse Beek gebaggerde grond. Uit het archief bleek dat het betrokken
perceel destijds geen bagger had ontvangen. Of het terugvinden van oude
onderzoeksresultaten in het archief, zodat het onderzoek niet hoeft te
worden overgedaan.