Reglement politieke markt Apeldoorn

TOELICHTING REGLEMENT POLITIEKE MARKT APELDOORN

ALGEMEEN

In 2004 is de Politieke Markt ingevoerd in Apeldoorn. Aan de omvorming van de toenmalige vergaderwijze van de gemeenteraad van Apeldoorn bestaande uit commissies en raadsvergaderingen, lag een aantal uitgangspunten ten grondslag. De kaders die de raad destijds opstelde voor het vergadersysteem van de politieke markt, betroffen:

• 1.

  de raadsactiviteiten worden geconcentreerd op één avond in de week, waardoor de snelheid van besluitvorming beter aansluit op de snelheid van de omgeving, de herkenbaarheid van de raad wordt vergroot en andere avonden voor het raadslid/-fractie vrij beschikbaar zijn;

• 2.

  de raadsactiviteiten moeten naar hun vorm meer recht doen aan de vraag (verkenning vraag en politieke standpunten, plenair debat over politieke standpunten en besluitvorming), waardoor een grotere doelgerichtheid en verdieping kan worden bereikt

• 3.

  de raad gaat meer ruimte bieden voor ontmoeting met de burger

In de notitie Optimalisering Politieke Markt Apeldoorn 2013 is door de raad uitgesproken dat deze uitgangspunten nog onverkort gelden, zij het dat de omloopsnelheid van de besluitvorming wat minder belangrijk gevonden wordt. Vanaf maart 2013 is een aantal veranderingen in de bestaande vergaderstructuur doorgevoerd: een tweewekelijkse Politieke Markt met de andere week de raadsvergadering voorafgegaan door “In gesprek met de Raad”. Het raadspresidium is belast met de aansturing van de Politieke Markt.

ARTIKELGEWIJS

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikelen 2 en 3 Wekelijkse Politieke Markt en doelstelling

Om de week op donderdag, tussen 19.00 en uiterlijk 22.15 uur, zijn maximaal vier bijeenkomsten tegelijkertijd aan de gang in de Politieke Markt. Tijdens het reces van de raad vindt er geen Politieke Markt plaats. Ook bij onvoldoende agendapunten kan het presidium besluiten de Politieke Markt niet door te laten gaan.

Het raadswerk bestaat voor een groot deel uit ‘onderzoek en voorbereiding’. Daarmee wordt bedoeld onderzoeken van politiek-bestuurlijke vraagstukken en voorbereiden van vraagstukken voor het politieke debat en voor definitieve besluitvorming. De werkzaamheden kunnen bestaan uit het lezen van stukken en uit het bevragen van portefeuillehouders, ambtenaren, externe deskundigen, bewoners en maatschappelijke instanties e.d.

Dat ‘onderzoeken’ vraagt doorlopend andere vormen, afhankelijk van onderwerp en gesprekspartners. De Politieke Markt is dus elke week anders van inhoud, vorm en soort bijeenkomst.

De nieuwe werkwijze van de raad maakt nieuwe werkvormen mogelijk, waardoor de raad tot kaderstelling kan komen, haar volksvertegenwoordigende rol kan invullen en het college kan controleren.

Voor aanvang van een bijeenkomst dient het raadslid of de fractievertegenwoordiger een helder antwoord te vinden op vragen als:

• Wat is nu precies de vraag aan de raad, die op dit moment voorligt?

• Welke belangen zijn hierbij in het geding?

• Wat moet het inhoudelijk resultaat van de bijeenkomst zijn?

• Hoe moet het proces verder gaan: in de Politieke Markt, het raadsdebat of de besluitvorming?

• Hoe kan dat worden bereikt binnen de korte tijd die voor de bijeenkomst beschikbaar is?

Voor de beantwoording van de vragen zal het raadslid of de fractievertegenwoordiger in de regel zowel naar inhoud als naar proces mandaat van de fractie nodig hebben.

Fracties zijn minder gedwongen om in één keer op basis van soms onvolledige informatie tot een standpunt te komen, maar kunnen het proces meer stapsgewijs voorbereiden. De periode tussen behandeling in de Politieke Markt, het raadsdebat en de besluitvorming geeft fracties ook meer mogelijkheden om in onderling overleg/onderhandeling politiek draagvlak voor alternatieven/varianten in de vorm van amendementen te onderzoeken.

Artikel 4 Openbaarheid

De Politieke Markt is in principe openbaar.

In bijzondere gevallen kan het presidium besluiten dat een bijeenkomst in beslotenheid plaatsvindt. Het kan namelijk zijn, dat de raad in beslotenheid een onderwerp wil bespreken, bijvoorbeeld ten behoeve van een mogelijke kaderstelling of raadsopdracht. Ook is het mogelijk dat het college over een bepaald onderwerp in een zeer vroeg stadium met de raad wil overleggen, bijvoorbeeld over een mogelijk te ontwikkelen stedenbouwkundig project. Tenslotte vinden de vergaderingen van de rekenkamercommissie in beslotenheid plaats.

De onderzoeksbijeenkomsten van de rekenkamercommissie maken weliswaar deel uit van de Politieke Markt, doch zij zijn niet openbaar. Ze vinden achter gesloten deuren plaats. Stukken voor deze bijeenkomsten worden afzonderlijk van de raadsstukken verspreid.

Het resultaat van het rekenkameronderzoek is wel openbaar. Het wordt in een openbare Politieke Markt bijeenkomst behandeld en vervolgens aangeboden aan de raad.

Artikel 5 Vaststelling activiteiten

Bij ‘technische informatie dan wel technisch overleg’ kunnen de fracties opmerkingen maken bij de meest recente besluitenlijsten en verslagen van de Politieke Markt. Deze opmerkingen worden voorgelegd aan het presidium ten behoeve van de vaststelling van de besluitenlijsten en de verslagen. Daarnaast komen hier onderwerpen aan de orde, waarvan het presidium verwacht dat – na technische verduidelijking door de steller van het voorstel – besluitvorming als hamerstuk in de eerstvolgende raad mogelijk is. Mondelinge beantwoording van technische vragen verbetert de afstemming op de bij de fracties levende vragen en de behandelingstermijn.

Ter beperking van het tijdsbeslag verdient het voorkeur, meer eenvoudige vragen zo mogelijk vooraf te stellen (telefonisch of per e-mail).

Het presidium kan besluiten om in uitzonderlijke situaties (bijvoorbeeld bij zeer uitgebreide onderwerpen als de begroting) de behandeling in de Politieke Markt voor te bereiden middels een schriftelijke vragenronde.

De bespreking van een ‘raadsonderwerp’ heeft tot doel onderzoek te doen naar een bepaald onderwerp, op verzoek van de raad of fracties. Een verzoek van de raad zal vaak naar voren komen bij de vaststelling van de Termijnagenda.

De bijeenkomsten van de raadswerkgroepen ter voorbereiding van een raadsopdracht (actieve kaderstelling door de raad) kunnen deel uitmaken van de Politieke Markt; de laatste werkgroep-bijeenkomst maakt in ieder geval deel uit van de Politieke Markt en betreft de bespreking van de concept-raadsopdracht, waarbij de voorzitter van een bijeenkomst kan concluderen tot doorgeleiding naar debat of besluitvorming.

Op verzoek van fracties geven de indieners van het agendapunt een toelichting. De eventueel uitgenodigde maatschappelijke instanties bespreken de huidige stand van zaken rond het onderwerp en raadsleden stellen vragen aan maatschappelijke instanties, van waaruit de discussie wordt gevoerd. Aan het einde van de bespreking trekt de voorzitter de conclusie over een eventueel gewenst vervolg (in de Politieke Markt, een raadsdebat of besluitvorming in de vorm van een motie o.i.d.).

De behandeling van een ‘raadsvoorstel/initiatiefvoorstel’ heeft als doel de voorbereiding van besluitvorming. Van de kant van de fracties gaat het om het onderzoeken van het vraagstuk en de voorgestelde oplossing, evenals de uitwisseling van voorlopige opvattingen over de voorgestelde oplossing, bijvoorbeeld door de aankondiging van amendementen en/of moties. De indiener van het voorstel (college/initiatiefnemer) kan hierop zijn reactie (antwoorden/commentaar) geven. Aan het eind van de behandeling concludeert de voorzitter of het voorstel opnieuw in de Politieke Markt aan de orde komt, wordt doorgeleid naar het raadsdebat of doorgeleid naar de besluitvorming.

Raadsopdrachten op voorstel van het college (zgn. passieve kaderstelling) worden op dezelfde wijze behandeld als raadsvoorstellen.

Bij ‘overleg met de portefeuillehouder’ nodigt de raad de portefeuillehouder uit voor een gesprek over de uitoefening van een collegebevoegdheid, bijvoorbeeld vragen over de uitvoering van beleid (controlerende rol), wenselijkheid van een corrigerende rol, uitleg over een communicatietraject. Afhankelijk van het verloop van het gesprek kan er een vervolgactiviteit plaatsvinden in de Politieke Markt (o.a. vervolgoverleg), raadsdebat of besluitvorming over een motie.

Bij ‘collegeverzoek om consultatie’ vindt consultatie van de fracties plaats over de uitoefening van een collegebevoegdheid.

‘Presentaties’, indien deze direct, ook in tijd zijn gekoppeld aan een inhoudelijk onderwerp zijn bedoeld om de raad te informeren over een bepaald onderwerp.

Het college kan het presidium verzoeken tot het houden van een presentatie door afdelingen; daarnaast kunnen ook maatschappelijke instellingen en bewonersgroepen daartoe een verzoek doen.

Per bijeenkomst wordt vooraf door het presidium aangegeven wat de aanvangs- en eindtijd is, wat het eindresultaat kan zijn, wie de bijeenkomst leidt en welke faciliteiten nodig zijn (zoals notulist en audiovisuele ondersteuning). Het vooraf aangeven van het aanvangstijdstip vergroot de aantrekkelijkheid van raadsactiviteiten voor bezoekers, die nu het exacte tijdstip kunnen weten waarop voor hen belangrijke onderwerpen aan de orde komen. De begrenzing van de tijdsduur draagt bij aan een efficiënte en doelgerichte behandeling van onderwerpen.

In principe zijn de leden van het presidium de voorzitters van de Politieke Markt bijeenkomsten. Voor presentaties e.d. wordt geen voorzitter aangewezen.

De bijeenkomsten van de rekenkamercommissie worden voorgezeten door de (externe) voorzitter van deze commissie.

Als het presidium bepaalt dat presidiumleden geen voorzittersrol hebben, wijst hij bij de bijeenkomst iemand aan die het voortouw neemt. Dit zal o.a. het geval zijn bij de behandeling van raadsonderwerpen waar – met het oog op de procesvoortgang in de diverse bijeenkomsten – één raadslid (of bij zware onderwerpen, zoals de Heroverwegingsnota, meerdere raadsleden) optreedt (optreden) als procesregisseur(s).

Het presidium kan ervoor kiezen om het college om een startnotitie te vragen voordat het geagendeerd wordt voor de Politieke Markt (achtste lid), bijvoorbeeld als een onderwerp op de Strategische termijnagenda staat. Het college kan ook op eigen initiatief een startnotitie opstellen. De startnotitie gaat vooraf aan de kadernota waarin bestuurlijke maatregelen en de monitoring (controle) op de uitvoering ervan centraal staan. De kadernota wordt door de raad vastgesteld.

De startnotitie is daarentegen een discussiestuk om de politieke sturing door de raad aan de voorkant mogelijk te maken. Het proces en de maatschappelijke opgaven staan hierin centraal.

Door een startnotitie gevolgd door een kadernota ontstaat er een uniforme structuur en is verzekerd dat de door de raad gewenste informatie in de tekst komt te staan.

Tenslotte kan het presidium het college ook vragen om bij beleidsvoorstellen scenario’s te formuleren om een goede politieke afweging te kunnen maken en een goed debat te kunnen voeren.

Artikel 6 Deelname aan activiteiten door wethouders, leden van de raad en fractievertegenwoordigers

Wethouders, raadsleden en fractievertegenwoordigers (lijstopvolgers) bedenken van tevoren waar ze bij aanwezig willen of moeten zijn. Alles volgen is niet mogelijk; de fracties zijn vrij om te besluiten aan bepaalde bijeenkomsten niet deel te nemen.

Fractievertegenwoordigers zijn vooral voor kleine fracties onmisbaar. Toch zal het ook vaak zo zijn, dat raadsleden tijdens een deel van de Politieke Markt geen actieve rol hebben. Deze tijd kan benut worden om bepaalde bijeenkomsten als toehoorder bij te wonen, informeel overleg te voeren met andere raadsleden/fracties, collegeleden, ambtenaren en bezoekers, en stukken te lezen in de lees-/fractiekamer e.d.

Een fractie kan zich bij een bijeenkomst laten vertegenwoordigen door een fractievertegenwoordiger. Het aantal fractievertegenwoordigers wordt per raadsperiode aan het begin van de raadsperiode door de raad vastgesteld. De artikelen 10, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op deze fractievertegenwoordigers. De door de raad in 2009 vastgestelde Gedragscode bestuurlijke integriteit geldt uiteraard ook voor deze fractievertegenwoordigers. Ingevolge hoofdstuk VA van de Gemeentewet kan op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of leden van de raad overleggen. Het kan gebeuren dat er stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is of wordt opgelegd worden overgelegd in of ten behoeve van een bepaalde bijeenkomst. Duidelijk is dat deze geheimhoudingsplicht dan ook dient te gelden voor de fractievertegenwoordigers.

Artikel 7 Deelname aan de Politieke Markt door burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven

Voor onderwerpen die voor de Politieke Markt staan geagendeerd wordt het publiek aan het begin van de bijeenkomsten tot meespreken uitgenodigd. Bij de tijdsplanning van de bijeenkomst wordt rekening gehouden met het te verwachten aantal meesprekers. Hiervoor geldt een richtlijn voor de spreektijd per meespreker van maximaal 5 minuten met een totale inspreektijd van 20 minuten per uur.

Artikel 8 Deelname aan “in gesprek met de raad” door burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven

Het uur vóór de Politieke Markt wordt gebruikt voor verschillende soorten bijeenkomsten, niet zijnde Politieke Markt bijeenkomsten. Het gaat hier om bijeenkomsten gericht op de burgers om “in gesprek met de raad” te komen. Het uur kan ook gebruikt worden voor presentaties vanuit de afdelingen.

Artikel 9 Werkwijze van een Politieke Markt bijeenkomst

Om in kleine groepen doelmatig te kunnen werken heeft iedere fractie per bijeenkomst maar één woordvoerder. De woordvoerder mag per bijeenkomst één keer wisselen met een ander fractielid of fractievertegenwoordiger. Fracties zullen daar intern afspraken over moeten maken.

Van gesprekken met het college, maatschappelijke instellingen en bewonersgroepen en van de bijeenkomsten over raads- en initiatiefvoorstellen worden samenvattende verslagen gemaakt door een notulist. Van presentaties vindt geen verslaglegging plaats.

Raadsleden kunnen individueel niet alle bijeenkomsten in de Politieke Markt volgen. Een snelle informatievoorziening van datgene wat zich in de Politieke Markt heeft afgespeeld is daarom essentieel. Concept-besluitenlijsten en beknopte verslagen worden wekelijks op het Raadsinformatiesysteem geplaatst.

Artikel 10 Uitkomst van een Politieke Markt bijeenkomst

In dit artikel wordt geregeld hoe om te gaan met de uitkomst van een bijeenkomst.

De voorzitter formuleert aan het einde van de bijeenkomst de eindconclusie op basis van het gewicht van de fracties in raadzetels. In deze eindconclusie wordt ook ingegaan op de te nemen vervolgstappen. Hierover wordt advies uitgebracht aan het presidium. Aan dit advies wordt een groot gewicht toegekend. Het presidium wijkt niet af van dit advies dan na overleg met de voorzitter van de betreffende bijeenkomst.

In bijv. spoedgevallen of in niet door het presidium voorziene gevallen heeft de voorzitter van de betreffende bijeenkomst op grond van het vierde lid de mogelijkheid de agenda van de eerstvolgende bijeenkomst, die dus reeds door het presidium is vastgesteld, door tussenkomst van de voorzitter van het presidium aan te passen aan de uitkomst van de bijeenkomst. Hetzelfde geldt voor de conceptagenda van de raadsvergadering van de eerstvolgende raadsvergadering. Uiteraard besluit de raad aan het begin van zijn vergadering of de agenda daadwerkelijk wordt aangepast. De vaststelling van de agenda van de Politieke Markt is een bevoegdheid van het presidium.

Als voorbeelden voor de toepassing van het vierde lid kunnen worden genoemd:

• 1.

  Wanneer een PMA-bijeenkomst, die gepland was voor overleg met de wethouder, door het grote aantal insprekers alleen gebruikt is als hoorzitting, kan de voorzitter van de PMA-bijeenkomst, met gebruikmaking van dit artikel, deze bijeenkomst opnieuw (doen) plaatsen op de agenda voor de daaropvolgende Politieke Markt.

• 2.

  Wanneer de uitkomst van een PMA-bijeenkomst is, dat het onderwerp onverwacht snel voor besluitvorming gereed is, of dat de besluitvorming of een raadsdebat hierover zeer spoedeisend is, kan de voorzitter, met gebruikmaking van dit artikel, dat onderwerp op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering plaatsen.

Artikelen 11 t/m 13 Onvoorziene gevallen, inwerkingtreding en citeertitel

Deze artikelen spreken voor zich.