| Organisatie | Zevenaar |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | nr 01.08 b. Mandaatregeling en Vertegenwoordigingen gemeente Zevenaar 2007 |
| Citeertitel | Mandaatregeling |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bestuurlijke organisatie |
Tevens vastgesteld door de burgemeester
Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet
submandatering
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-11-2008 | 01-01-2011 | Nieuwe directiemodel, nieuwe Wro, wijkcoördinatie | 04-11-2008 Intern en Zevenaar Post,19-11-2008 | Z08.8091 | |
| 08-06-2008 | 1e wijziging , hoofdstuk 6.1 en 6.3 (Wmo) | 02-06-2008 intern | Z08.4330 | ||
| 17-12-2007 | nieuwe regeling | 11-12-2007 Intern en Zevenaar Post, 19-12-2007 | Z07.8787 | ||
| 21-11-2006 | Hoofdstuk 5, PenO | 21-11-2006 intern en Zevenaar Post, 7-2-2007 | Z06.7106 | ||
| 13-11-2006 | plaatsvervangend directeur Ruimte | 13-11-2006 intern | Z06.7548 | ||
| 31-05-2005 | herstel mandaat nr. 3.1.57 | 31-05-2005 intern | Z05.003207 | ||
| 15-02-2005 | nadere procedureregels 6.3 en 6.4 (horizontale plaatsvervanging) | 15-02-2005 intern | Z05.000925 | ||
| 06-01-2005 | nieuwe regeling bij gemeentelijke herindeling | 06-02-2005 intern | Z05.000178 |
De mandatering van bevoegdheden van college en burgemeester aan ambtelijke functionarissen is voor de nieuwe gemeente Zevenaar met ingang van 1 januari 2005 herbevestigd en aangepast aan de nieuwe opzet en benamingen van sectoren, afdelingen en functies in de organisatie. Het betrof voornamelijk een redactionele herziening. Onder andere zijn het vastgestelde functieboek en de organisatie-opzet in de mandatenlijst geïmplementeerd en is de horizontale vervanging door afdelingshoofden aangepast.
Destijds is afgesproken dat de mandatenregeling nog in zijn geheel qua systematiek, structuur en inhoud tegen het licht zal worden gehouden en gewenste veranderingen worden doorgevoerd en de juridische kwaliteit van een en ander nader zal worden getoetst. (Opgemerkt zij dat de sector Samenleving vooruitlopende hierop al eerder zijn sectormandaten niet afdelingsgewijs maar meer procesmatig heeft ingericht. Ook voor PenO is al in 2006 een vernieuwde mandatenlijst vastgesteld.
De vernieuwde mandatenregeling wordt ook op intranet en t.z.t op www.zevenaar.nl geplaatst.
Afgesproken aanpak vernieuwing
Het MT heeft in juni 2006 de volgende wijze van vernieuwing van de mandaatregeling geaccordeerd.
Samenvoegen afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat. Nu zijn er nog de combinaties dat portefeuillehouder c.q. afdelingshoofd c.q. medewerker mandaat hebben een besluit inhoudelijk af te doen en respectievelijk het college, directeur en afdelingshoofd mandaat hebben te ondertekenen. Ook andere combinaties bestaan. Het thans nog bestaande onderscheid tussen voorbereiding-/ afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat kan vervallen en er kan één mandaat van worden gemaakt (degene die advies beoordeelt ondertekent ook het mandaatbesluit) Dit kan betekenen dat, indien het college nog minder besluiten te tekenen krijgt, het college ook minder direct zicht heeft op de besluiten. Voorts kan het betekenen dat meer besluiten door de portefeuillehouder alleen worden afgehandeld en getekend. Daarbij moet worden bedacht dat het beginsel van collegiaal bestuur met zich brengt dat evenwel het gehele college is gebonden. NB: In de vernieuwde mandaatregeling komt mandaat aan een portefeuillehouder nog maar één keer voor, te weten bij incidentele subsidies van MI-Welzijn.
“Van hoog naar laag” Daar waar toch nog onderscheid tussen Voorbereiding-/afdoeningsmandaat en Ondertekeningsmandaat blijft bestaan zijn de uitgangspunten: - De inhoudelijke beslisser ondertekent. - “Hogere” beslist, “lagere” heeft mogelijk ondertekeningsmandaat. Het zou niet andersom moeten zijn, zoals nu nog wel voorkomt (afdelingshoofd beslist op inhoud en b&w of directeur tekenen): dat geeft onhandige situaties als de meerdere bij ondertekening beseft dat hij/zij een ander besluit wil. NB: In deze vernieuwde mandaatregeling komt apart voorbereidings-/afdoeningsmandaat naast ondertekeningsmandaat niet meer voor.
Kennisgeven lijst van mandaatbesluiten, via MI-I&FOm het college zicht te laten houden op de besluiten is in de huidige mandaatregeling bij desbetreffende mandaten expliciet vermeld: Kennisgeven aan Ben W via periodieke lijst van in mandaat genomen besluiten. De indruk bestaat dat dit regelmatig geschiedt. Hiervoor ware wel aandacht te houden. Verder kan de kennisgeving, zeker indien het college nog minder besluiten direct te zien en te tekenen krijgt, strakker en uniform geautomatiseerd via MI-I&F verlopen. Dit is ook bevorderlijk voor de juridische control.
Mandaat laag in de organisatie Eerder is geopperd om de mandatering lager in de organisatie door te voeren. Hieraan dienen goede functiebeschrijvingen en duidelijke afspraken ten grondslag te liggen. Daarbij moet worden beseft dat het in één hand brengen van een mandaat en dieper doormandateren, inhoudt dat ingeval van medewerkersmandaat er strikt genomen geen leidinggevende meer is die aftekent. Dit speelt te meer bij het hiervoor besproken beginsel dat ondertekeningsmandaat niet bij hogere zou moeten liggen als inhoudelijk beslismandaat bij lagere ligt. Waar ondertekenen door een meerdere tevens een controlefunctie had valt die controle in dit geval als zodanig weg. In de gevallen van medewerkers-mandaat is het geraden aan de leidingevende een periodieke lijst van in mandaat genomen besluiten te laten verstrekken. Bij mandaat voor informatieve brieven lijkt dit overbodig, het betreft met name de besluiten/vergunningen. Waar gewenst en mogelijk mandatering dieper in de organisatie doorvoeren. Terugkoppeling naar leidinggevende volgens werkproces van de afdeling en in ieder geval bij de voorbereiding van de reguliere managementrapportage.
ToepassingsregelsDe mandaatregeling kent al her en der toepassingsregels; tot welk bedrag mandaat, wanneer vervalt mandaat etc. Indien mandatering meer in één hand komt en dieper in de organisatie, is het ook zaak dat er meer specifiekere toepassingsregels en begrenzingen komen. Waar nodig en gewenst nadere specifieke toepassingsregels en begrenzingen vaststellen voor uitoefening mandaat. Dit moet wel eenvoudig en werkbaar blijven.
Besluitbrieven. Ook zij nog eens gewezen op de destijds vastgestelde ”modernisering” van de besluittaal en vorm; Zie hieronder bij 7: besluiten meer bundelen en niet meer in indirecte rede, maar in briefvorm. Bij onderwerpvermelding duidelijk vermelden dat het een BESLUIT betreft. Dit wordt nog onvoldoende toegepast.
In de gemeentelijke organisatie zijn bevoegdheden verdeeld. De raad heeft verscheidene bij wet toegekende (geattribueerde) bevoegdheden aan het college overgedragen (delegatie) Ingevolge de Algemene wet bestuursrecht kan delegatie niet ten aanzien van ondergeschikten plaatsvinden; delegatie kan dus niet aan ambtenaren. Hoewel een wethouder strikt genomen geen ondergeschikte is en delegatie dus wel zou zijn toegestaan, strookt het niet met het beginsel van collegiaal bestuur bevoegdheden van het college bij wijze van delegatie over te dragen aan een lid daarvan. De burgemeester vormt, als apart bestuursorgaan en niet als collegelid, daarop uiteraard een uitzondering: aan het bestuursorgaan –Burgemeester- mogen in beginsel wèl bevoegdheden worden gedelegeerd.
Bevoegdheidsverdeling ten aanzien van afzonderlijke collegeleden (art. 168 Gemeentewet) en ambtenaren (artikel 10:3 Awb) geschiedt derhalve bij wijze van opdracht om namens de mandaatgever te handelen. Mandaat geven kan ook aan iemand die niet werkzaam is bij de gemeente (bijvoorbeeld een extern bureau), zij het dat de mandaathouder en eventueel degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt toestemming voor de mandaatverlening moeten geven. De mandaathouder is bevoegd in naam van het mandaatgevend bestuursorgaan besluiten te nemen. De mandaatgever kan bij het mandaat tevens algemene of specifieke aanwijzingen geven.
Onderscheid afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat vervallen Voorheen onderscheidden we afdoeningsmandaat (besluitvoorbereiding en-vorming,) en ondertekeningsmandaat (de besluitneming). Onder afdoeningsmandaat werd in Zevenaar begrepen de inhoudelijke behandeling en -oordeelsvorming. Het ondertekeningsmandaat betreft het sluitstuk, de formele ondertekening namens de mandaatgever.
Het onderscheid afdoenings en ondertekeningsmandaat is komen te vervallen. In nagenoeg alle gevallen hield het afdoeningsmandaat in wezen niet meer in dan de voorbereidende taak en werkzaamheden. Mandaat aan een bestuurder/ portefeuillehouder Voorheen ha in verschillende gevallen een portefeuillehouder afdoeningsmandaat; hiermee werd aangegeven dat een advies niet in de voltallige collegevergadering aan de orde behoefde te komen, maar door 1 bestuurder kon worden behandeld. In de vernieuwde mandatenlijst komt mandaat aan een portefeuillehouder overigens nog maar één keer voor (incidentele subsidies MI-Welzijn). Ad hoc kan het college een portefeuillehouder altijd nog mandateren. Het college heeft in zijn besluit d.d. 18 juni 2001 bij de vaststelling van de toenmalige mandaatregeling 2005 nog bepaald dat aan het college gerichte klachtbrieven, incidentele verzoeken en dergelijke voortaan –behoudens specifieke gevallen- aan de portefeuillehouder ter behandeling kunnen worden voorgelegd. De uitgaande brief wordt door burgemeester en wethouders ondertekend. De portefeuillehouder kan besluiten een zaak alsnog aan het college voor te leggen.
Naast mandaat bestaat ook de figuur van vertegenwoordiging; dat betreft niet het op grond van bestuursbevoegdheden nemen van besluiten, maar het verrichten van feitelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen. Op vertegenwoordiging is dan ook de daarop toegespitste regeling in het Burgerlijk wetboek van toepassing. Burgemeester en wethouders stellen een lijst van vertegenwoordigingen vast.
Tenslotte moeten de specifieke vormen mandaat en vertegenwoordiging weer worden onderscheiden van de gewone taakuitoefening (verrichten van werkzaamheden, adviseren en de gemeente in het algemeen “vertegenwoordigen” etc) van ambtenaren en portefeuillehouders. Het betreft dan geen bijzondere besluitbevoegdheden of directe vertegenwoordigingsbevoegdheden, zodat van specifieke mandatering of volmacht geen sprake is;
3. Waarom en wanneer mandateren:
De Algemene wet bestuursrecht staat toe dat, ingeval relevante beleidsregels zijn vastgesteld, voor de motivering van daarop gebaseerde besluiten kan worden volstaan met een verwijzing naar die beleidsregels. In die gevallen, wanneer het routinematige zaken betreft, kan het een indicatie zijn dat er aanleiding is mandaat toe te staan.
De mandaathouder kan bepaalde ambtenaren aanwijzen die informatieve brieven en dergelijke mogen afdoen en eventueel ook ondertekenen, wanneer zij daar functioneel direct bij betrokken zijn. Te denken valt aan ambtelijk secretarissen van adviescommissies, van werkgroepen, projectleiders etc. In de mandaatregeling moet een beoogde aanwijsbevoegdheid expliciet bij het desbetreffende mandaat worden aangeduid. Veelal zal er echter sprake zijn van louter uitvoerende werkzaamheden waarvoor geen speciaal mandaat nodig is; de werkopdracht vloeit voort uit de functiebeschrijving en het takenpakket en berust niet op een expliciete nadere bevoegdheidsverdeling.
Ad hoc kan worden gemandateerd; bijvoorbeeld als een bestuurder verhinderd is zou in een bijzonder geval namens hem een door hem aangewezen ambtenaar als waarnemer een bijeenkomst kunnen bijwonen en het bestuurlijke standpunt kunnen verkondigen. Wel moet worden bedacht dat in veel gevallen de bestuurder (en een collega-bestuurder als vervanger) in bepaalde gremia formeel benoemd is en vervanging door een ambtenaar meestal niet is toegestaan (bijvoorbeeld de KAN-raad etc.)
Wanneer niet mandateren, c.q wanneer geldt mandaat niet:
Indien beslissing voorzienbaar tot aanmerkelijke bezwaren van derden leidt en in dat opzicht niet als standaardgeval kan worden aangemerkt (bijvoorbeeld: een vergunning voor een grootschalig evenementen geschiedt in het algemeen door het afdelingshoofd, echter indien het evenement bijvoorbeeld een meerdaags popfestival betreft is het raadzaam dat het bestuur zelf besluit)
Inzake klachtbrieven, vanwege de mogelijke signaalwerking ten aanzien van het bestuur. Het college heeft in zijn besluit d.d. 18 juni 2001 bij de vaststelling van de toenmalige mandaatregeling 2005 nog bepaald dat aan het college gerichte klachtbrieven, incidentele verzoeken en dergelijke voortaan –behoudens specifieke gevallen- aan de portefeuillehouder ter behandeling kunnen worden voorgelegd. De uitgaande brief wordt door burgemeester en wethouders ondertekend. De portefeuillehouder kan besluiten een zaak alsnog aan het college voor te leggen.
5. Nadere aandachtspunten bij mandateren
5.1. Regelmatig, veelal wekelijks, krijgt het bestuur de overzichtslijst van die in mandaat genomen besluiten waarvan opneming op de lijst in de mandatenregeling is voorgeschreven. Indien de mandaatgever niet goed op de hoogte blijft van de in mandaat genomen beslissingen boet zijn bevoegdheid eventueel aanwijzingen te geven aan waarde in.
5.2Sub-mandateren (bijvoorbeeld aan de desbetreffende ambtelijk secretaris van een commissie of overleg etc.) vereist voldoende overzicht en aandacht van de leidinggevende teneinde de kwaliteit en voortgang van het desbetreffende administratieve proces te kunnen bewaken. Ook bij sub-mandaat is het van belang dat een te controleren lijst van de genomen beslissingen wordt bijgehouden.
5.3Door mandateren kan een functie desgewenst meer gewicht krijgen, zij het dat niet meer verantwoordelijkheid bij een functionaris moet worden gelegd, dan op grond van de inhoud en strekking van een functie in de rede ligt. De gevolgen voor functiebeschrijving en functiewaardering moeten daarbij in ogenschouw worden genomen.
5.4Hoewel de zelfstandigheid van medewerkers kan worden gestimuleerd en het eigen-winkel-gevoel kan worden geprikkeld indien deze ook zelf ondertekenen, zal er altijd op moeten worden gelet hoe taken en bevoegdheden het beste tot hun recht komen en tot de beste, verantwoorde resultaten leiden. In sommige gevallen zal het juister en functioneler zijn om de ondertekeningsbevoegdheid bij een hogere functionaris te houden, omdat dan het geïnformeerd blijven èn het sturing geven efficiënt hand in hand gaan.
Nadere procedurele regels bij uitoefening mandaat
De mandaathouder draagt ervoor zorg dat, ingeval voor de beslissing geen afzonderlijk schriftelijk advies wordt uitgebracht, op de desbetreffende aanvraag of ander schriftelijk stuk duidelijk wordt aangegeven: a. welk besluit is genomen; b. waarop dit besluit is gebaseerd. In ieder geval wordt minimaal de wettelijke basis aangegeven; c.de datum van het besluit; d. de handtekening of paraaf van de mandaathouder; Indien de portefeuillehouder is aangewezen als mandaathouder draagt de directeur van de sector,c.q. het hoofd van de stafafdeling ervoor zorg dat de door de mandaathouder te nemen beslissing eerst wordt genomen, nadat hij het advies van de sector/afdeling heeft beoordeeld en geparafeerd.
Vervangingsregeling leidinggevenden Uitgangspunt is dat, bij afwezigheid, de mandaathouder kan worden vervangen door een functionaris uit dezelfde organisatielaag (zgn. horizontale vervanging) of uit een hogere laag. Dit houdt in: a. indien een sectordirecteur als mandaathouder is aangewezen: alle andere sectordirecteuren mogen vervangen; b. indien het hoofd van de stafafdeling PenO als mandaathouder is aangewezen: de gemeentesecretaris c.q. loco-gemeentesecretaris vervangt; c. indien een afdelingshoofd als mandaathouder is aangewezen: alle andere afdelingshoofden binnen de sector mogen vervangen.
Vervangingsregeling medewerkers Zijn medewerkers van onderdelen van de organisatie mandaathouder, dan blijven de sectordirecteur c.q. hoofd stafafdeling c.q. afdelingshoofd (of hun vervanger op grond van 6.3) bevoegd in die gevallen ook als mandaathouder op te treden; dit geldt ook ten aanzien van de sectordirecteur ingeval een afdelingshoofd als mandaathouder is aangewezen.
Ten aanzien van het ondertekeningsmandaat geldt nog het volgende: a. indien met gebruikmaking van dit mandaat namens een bestuursorgaan wordt ondertekend, wordt gebruik gemaakt van de formulering:” Namens het college van burgemeester en wethouders c.q de burgemeester van Zevenaar, De directeur van de sector…./ Het hoofd van de stafafdeling…./ Het hoofd van de afdeling…./ De medewerker van de sector/afdeling…./”; b. Het is de mandaathouder niet geoorloofd de ondertekening te doen plaatsvinden met behulp van een handtekeningstempel, waarvan ook overigens het gebruik niet is toegestaan; c. Het is de mandaathouder niet geoorloofd de ondertekening van een bij mandaat genomen besluit over te dragen aan een andere door hem aangewezen functionaris, anders dan in de mandaatregeling en de daarbij behorende lijst is voorzien; d. Van de toepassing van de regeling zijn uitgezonderd de schriftelijke bescheiden, welke in het bij deze mandaatregeling behorende lijst zijn voorzien van de aanduiding; “geen ondertekeningsmandaat”, dan wel de schriftelijke bescheiden die niet in bedoelde lijst zijn opgenomen, noch kunnen worden geacht te behoren tot die bescheiden die wel in die lijst zijn opgenomen.
Vormgeving en bundeling van besluiten.
Besluitbrief Bij een heldere en moderne bestuursstijl past beter de formele besluitvorm (soms nog in de indirecte rede “…overwegende dat…”), vaarwel te zeggen en voortaan alle besluiten in briefvorm te gieten. Het bijzondere karakter van die “besluitbrief” kan tot uitdrukking komen door in de aanhef in vet BESLUIT te vermelden. De briefvorm heeft als bijkomend voordeel dat geen aparte aanbiedingsbrief behoeft te worden toegevoegd maar dit, bij wijze van aanhef, integraal in het beoogde verzamelbesluit kan worden opgenomen. Afzonderlijke vergunningen/ ontheffingen in 1 brief samenpakken, sluit ook aan bij de legesverordening, die in dit soort gevallen voorschrijft dat leges niet moeten cumuleren. Algemene en specifieke voorschriften kunnen (veelal standaard) worden bijgevoegd, waarnaar in het besluit wordt verwezen.
BundelenIndien afzonderlijke mandaatbeslissingen (en niet-gemandateerde beslissingen) nodig zijn ten aanzien van een bepaalde aanvraag ware een en ander zoveel mogelijk te bundelen. Thans komt het voor, met name in het kader van openbare orde bij diverse ontheffingen omtrent 1 evenement, dat deze door verschillenden zijn ondertekend: bijvoorbeeld de aanbiedingsbrief door het afdelingshoofd, vergunningen respectievelijk door burgemeester of een andere portefeuillehouder, door burgemeester en wethouders, door het afdelingshoofd, etc. In deze gevallen is voor de eenduidigheid, ook naar buiten toe, te overwegen om de gebundelde "besluitbrief " te laten ondertekenen door degene wiens taakveld de zaken het meest overkoepelt: bij een samengaan van producten van verschillende mandaathouders en de mandaatgever, dan ondertekening van alles in één keer door de mandaatgever. In geval van verschillende mandaathouders, dan coördinatie en ondertekening door de mandaathouder wiens mandaat het meest algemeen/ veelzijdig bij de zaak betrokken is. (Bij openbare orde: sector RU, afd Beheer, bijvoorbeeld bij evenementen waar meerdere afdelingen adviseren, of APV ontheffingen in combinatie met toepassing van milieunormen ter beperking van geluidoverlast van spoorwerkzaamheden)
0.2 Inkopen, privaatrechtelijke aangelegenheden m.b.t. werken, diensten en leveringen
Deze mandaten zijn algemeen van aard en op elke desbetreffende afdeling van toepassing.
Deze mandatenlijst 0.2. komt in de plaats van de Mandaten werkproces inkoop, bij het werkproces inkoop d.d. september 2006
Mandaat nr. 3.3.11 van de Afdeling RU- Beheer wordt door deze algemene mandaatregeling ondervangen.
Op deze mandaten is de Regeling Producthouders Zevenaar, zoals opgenomen in de concernrichtlijnen, van toepassing.
|
1.1.1Het wijzigen van persoons- en adresgegevens, opgenomen in deel II van het Rampenplan Zevenaar |
||||
|
1.1.2 Het verlenen van gebruikstoestemmingen op grond van de Brandbeveiligingsverordening 1993 |
3.2 Afdeling Ontwikkeling (Ont)
5. Personeelszaken en Organisatie (PenO)
Toelichting bij mandaatoverzicht P&O
Het onderhavige mandaatoverzicht P&O vormt een nadere specificatie en actualisatie van hetgeen in de gemeentebrede Mandatenlijst 2005 is opgenomen en treedt hiervoor in de plaats. De algemene uitgangspunten mandaat, zoals opgenomen in de Mandatenlijst 2005 (lees: 2007 SvH) (onder verwijdering van het onderscheid tussen afdoenings- en ondertekeningsmandaat) zijn van overeenkomstige toepassing.
In het onderstaande zijn de uitgangspunten opgenomen bij het mandaatoverzicht P&O betreffende medewerkers en leidinggevenden. Onder leidinggevenden wordt verstaan: de gemeentesecretaris, sectordirecteuren, hoofd P&O, brandweercommandant en afdelingshoofden.
De gemeente Zevenaar gaat uit van integraal management, waarbij de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van personele functies ligt bij de hiërarchisch leidinggevende. Hiertoe worden vanuit de stafafdeling Personeel en Organisatie kaders geschapen waarbinnen de sectordirecteur c.q. het afdelingshoofd dit kan realiseren.
Alle personele bevoegdheden komen tot op heden in principe toe aan het college, tenzij dit reeds in het vastgestelde organisatiebrede mandaatoverzicht (‘Mandatenlijst 2005’) is opgenomen ten aanzien van de stafafdeling P&O. Voor de volledigheid zijn tevens de bevoegdheden die niet worden gemandateerd, en dus bij het college blijven, opgenomen in het bijgevoegde mandaatoverzicht. De wettelijke basis voor de mandatering wordt gevormd door artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht.
Onderhavig mandaatoverzicht is bestemd voor de uitoefening van bevoegdheden ten aanzien van medewerkers en leidinggevenden. De uitoefening van de bevoegdheid geschiedt merendeels naar aanleiding van een schriftelijk voorstel / advies en wordt in de meeste gevallen schriftelijk aan betrokkene bevestigd.
Het gebruik van de toegekende bevoegdheid dient door de gemandateerde (degene aan wie de bevoegdheid is gemandateerd) plaats te vinden binnen de vastgestelde kaders van regelgeving en beleid; in geval van afwijking van het bestaande beleid dient de gemandateerde zijn of haar voorstel alsnog voor te leggen aan de mandaatgever, te weten het college van burgemeester en wethouders.
Voor alle personele en organisatorische zaken geldt dat de stafafdeling P&O voorstellen maakt, adviezen geeft en ondersteuning aan de leidinggevenden biedt. Daarnaast heeft P&O nadrukkelijk een signaalfunctie en bewaakt het proces. Tevens heeft de stafafdeling de P-controltaak ten aanzien van het bewaken van de toepassing en uitvoering van een eenduidig vastgesteld beleid voor de gehele organisatie.
Overal waar in het overzicht ‘Mandaat aan’ staat aangegeven, wordt zowel afdoeningsmandaat als het ondertekeningsmandaat bedoeld (zoals dit onderscheid in het organisatiebrede mandaatoverzicht wordt gemaakt).
In de voorbereiding kan een medeparaaf vereist zijn van verschillende functionarissen. Het doel van deze medeparaaf is met name gericht op de signaalfunctie ten aanzien van rechtsgelijkheid, rechtmatigheid en eenheid van beleid. De medeparaaf van de gemeentesecretaris is alleen apart vermeld indien deze functioneel is.
In de uitwerking is het tevens wenselijk dat bepaalde functionarissen ter nadere uitwerking of informatie een kopie van het besluit ontvangen. Naast de opgenomen functionarissen die een kopie ontvangen, worden tevens (indien nodig) kopieën gemaakt voor het P-dossier, het archief en de salarisadministratie.
Gebruikte afkortingen in het mandaatoverzicht:
In het overzicht wordt naast de kop ‘Mandaat aan’ gesproken over het college van burgemeester en wethouders. Bij het college is geen sprake van mandaat, maar van attributie of delegatie.
Voor medewerkers geldt, dat waar gesproken wordt over ‘LG’, dit gelezen dient te worden als het afdelingshoofd. Daar waar gesproken wordt over ‘2X LG’, wordt de sectordirecteur bedoeld.
Voor de afdelingshoofden geldt dat waar gesproken wordt over ‘LG’, dit gelezen dient te worden als de
sectordirecteur. Daar waar gesproken wordt over ‘2X LG’, wordt de gemeentesecretaris bedoeld.
Voor de sectordirecteuren, hoofd stafafdeling P&O en de brandweercommandant geldt dat waar
gesproken wordt over ‘LG’, dit gelezen dient te worden als de gemeentesecretaris. Daar waar
gesproken wordt over ‘2x LG’, wordt in deze het college van burgemeester en wethouders bedoeld.
Voor de medewerkers van de afdeling Uitvoering van de sector Ruimte en de medewerkers van het zwembad van de afdeling Welzijn van de sector Samenleving geldt dat waar gesproken wordt over ‘LG’, dit gelezen dient te worden als de uitvoerder respectievelijk de bedrijfsleider. Daar waar gesproken wordt over ‘2X LG’, wordt de sectordirecteur bedoeld.
Aan teamcoördinatoren etc. zijn geen personele bevoegdheden gemandateerd.
Bij de uitoefening van een bevoegdheid door het college is sprake van een b&w-advies en een brief die wordt ondertekend door de secretaris en de burgemeester.
Bij de uitoefening van een bevoegdheid lager in de organisatie, wordt de volgende procedure voorgesteld:
Ten behoeve van de op te stellen mandaatadviezen door de personeelsadviseur / -assistent is een separaat format voor P&O-mandaten ontwikkeld.
De personeelsadviseur / -assistent bewaakt de ondertekening van de formele (besluit)brieven en hanteert hiervoor zo veel mogelijk standaardformuleringen.
|
Toekennen verzoek tot overschrijding max. arbeidsduur t.b.v. vakantie |
|||||||
|
Verlenen (betaald) ouderschapsverlof en adoptie- en pleegzorgverlof |
|||||||
|
Het aangaan van stage-overeenkomsten, aannemen van stagiaires en toekennen van vergoedingen aan stagiaires |
|||||||
Mandaat aan ambtenaren van de gemeente Zevenaar en medewerkers van het Samenwerkingsverband Duiven Zevenaar wordt verleend op basis van artikel 10:3 Awb. Voor medewerkers van de gemeente Duiven (werkzaam bij het SDZ) geldt dat zij met dat mandaat dienen in te stemmen. De vaststelling van rechten en plichten en de in dat kader noodzakelijke beoordeling blijft, wanneer geen sprake is van een afzonderlijk bestuursorgaan -lees: gemeenschappelijke regeling- een lokale aangelegenheid.
In deze versie zijn enkele verwijzingen naar (recente) wetgeving opgenomen (in het bijzonder het algemene artikel 10:3 Awb en 7:5 Wwb.
Aldus vastgesteld door de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders en behorend bij het besluit van 18 juni 2001, zoals laatstelijk gewijzigd.
Verwerkt: wijzigingen bij besluit B&W d.d. 18.11.2003 / aanpassingen sector Samenleving. Verwerkt: wijzigingen bij besluit SO d.d. 06.05.2004 / horizontale vervanging.
Verwerkt: wijzigingen bij besluit B&W d.d. 07.06.2004 / aanpassingen sub-mandaten SDZ.
Verwerkt: wijzigingen bij besluit B&W d.d. 04.11.2008/ Wijkcoördinatie naar Welzijn (6.5.)
Vervanging van het sectormanagement is als volgt geregeld:
Betreft het beleidsaangelegenheden dan dienen zij contact op te nemen met de directeur Samenleving.
Omdat twee afdelingen, Inwoners en Werk & Inkomen, betrokken zijn bij de onderdelen sub 6.1 t/m 6.4 is voor de mandaatregeling van de sector SA uitgegaan van de processen/taakvelden en niet van de afdelingen. Waar in deze onderdelen 6.1 t/m 6.4 sprake is van “Afdelingshoofd” waren dan ook hoofd Afdeling Inwoners c.q. hoofd Afdeling Werk & Inkomen te lezen.
(*) De aanwijzing van medewerkers vindt plaats door de sectordirecteur op voorstel van het afdelingshoofd.
6.1 Voorzieningen maatschappelijke ondersteuning (Afdeling Inwoners (SA-Inw)
6.4 Administratie sociale zaken (Afdeling Inwoners (SA-Inw) c.q. Afdeling Werk & Inkomen (SA-W&I )
Lijst van vertegenwoordigingen.
(Behoort bij besluit van 11/12/2007 (nr.: Z07.8787) van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester.) Aanwijzing (-volmacht-, boek 3, titel 3, Burgerlijk wetboek ) door burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester van Zevenaar van vertegenwoordigers met betrekking tot van gemeentewege te verrichten werkzaamheden en handelingen in en buiten rechte.