Organisatie | 's-Gravenhage |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling planning, voortgang- en beoordelingcyclus |
Citeertitel | Regeling plannings.- voortgang- en beoordelingscyclus |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Regeling plannings.- voortgang- en beoordelingscyclus |
Regeling waarin de jaarlijkse cyclus van plannings-, voorgangs-, en beoordelinggesprekken is geregeld.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2013 | 01-01-2020 | Regeling | 01-07-2013 Onbekend | B&W besluit |
HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS,
Overwegende, dat het gewenst is een cyclus in te voeren met betrekking tot het functioneren van personeelsleden, waarin planning, voortgang en beoordeling van de resultaten en van de persoonlijke ontwikkeling van elke ambtenaar aan de orde komen;
Gelet op artikel 15:1:15 en hoofdstuk 17 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag;
Met instemming van de Commissie voor Georganiseerd Overleg;
Artikel 1:7 Streefnorm functioneren
Gestreefd wordt naar een zodanig functioneren van de ambtenaar dat deze de resultaten behaalt en persoonlijke ontwikkeling realiseert overeenkomstig de voor de ambtenaar geldende planning.
Artikel 1:9 Verschil van inzicht
Als tijdens een gesprek over planning, voortgang of beoordeling een onoverbrugbaar verschil van inzicht ontstaat, draagt de leidinggevende zorg voor een gespreksverslag waarin de standpunten van leidinggevende en ambtenaar concreet en onderbouwd zijn vastgelegd. De ambtenaar en de leidinggevende ondertekenen elk hun standpunt.
Indien het verslag van het gesprek naar de mening van de ambtenaar een besluit bevat in de zin van de Algemene wet bestuursrecht waarbij diens belang als ambtenaar rechtstreeks is betrokken, wordt desgevraagd aan de ambtenaar een afschrift van het verslag verstrekt om de ambtenaar in staat te stellen bezwaar te maken binnen de wettelijke termijn.
Tijdens het gesprek over de beoordeling stellen de ambtenaar en de leidinggevende zo concreet mogelijk het volgende vast, aan de hand van de voor de ambtenaar geldende planning:
Artikel 4:2 Beoordelingstermijn
Het gesprek over de beoordeling betreft uitsluitend hetgeen zich tijdens de afgelopen cyclus heeft voorgedaan en vindt plaats aan het einde van deze cyclus.
Bij inschakeling van een of meer referenten ontvangen de ambtenaar en de leidinggevende tenminste twee weken voorafgaand aan het gesprek over de beoordeling, van de referenten hun concrete en onderbouwde schriftelijke oordelen over hetgeen in artikel 4:1 is genoemd.
Artikel 4:5 Vastlegging gesprek
De leidinggevende draagt ervoor zorg dat de uitkomsten van het gesprek over de beoordeling uiterlijk binnen twee weken na het gesprek zijn vastgelegd in het gespreksverslag.
Artikel 4:6 Vaststelling door of namens diensthoofd
Als de ambtenaar gebruik maakt van de in het tweede lid bedoelde mogelijkheid, stelt het diensthoofd binnen vier weken na de ontvangst van de toelichting het verslag vast, waarbij in voorkomend geval gemotiveerd wordt aangegeven waarom niet of niet volledig aan de bedenkingen van de ambtenaar is tegemoetgekomen.
Flexibele en resultaatgerichte organisatie
De gemeente Den Haag en haar medewerkers worden in toenemende mate gevraagd om flexibel en resultaatgericht te zijn. Door afstemming op basis van gemaakte resultaat- en ontwikkelafspraken, kan de organisatie flexibeler opereren.
Hierdoor ontstaat er ruimte om individuele medewerkers in te zetten op hun unieke kwaliteiten. Ook de flexibiliteit in de inzet van kwaliteiten draagt bij aan meer effectieve en efficiënte dienstverlening aan de klant.
De eerste stappen tot deze flexibiliteit worden in feite al gezet met de implementatie van een ander functiehuis, met generieke functies. Hierdoor wordt het maken van concrete resultaatafspraken noodzakelijk voor afstemming over functioneren.
In een grote organisatie als de gemeente Den Haag blijft het een uitdaging om de activiteiten van alle medewerkers helder te stroomlijnen met de organisatiedoelen die bereikt moeten worden. Ieder individu (en hiermee: iedere werknemer) is uniek en in ontwikkeling. Ook verandert de organisatie zelf regelmatig onder invloed van vragen uit de politiek. Regelmatige afstemming over wederzijdse verwachtingen is dus wenselijk.
Gesprekken tussen medewerkers en leidinggevenden vormen een instrument om deze afstemming vorm te gegeven en vormen daarmee een hulpmiddel om gestelde doelen te behalen.
Schematisch overzicht model cyclus
Uitgangspunten voor opzet PVB-cyclus
De cyclus is een sturingsinstrument om de organisatiedoelen te behalen: Elke cyclus vindt plaats op basis van doelen die door de organisatie, en door de medewerker zelf, worden bepaald. In gesprekken tussen medewerker en leidinggevende worden deze doelen op elkaar afgestemd en vastgelegd in zo concreet mogelijke afspraken, die vervolgens worden bewaakt en beoordeeld.
Afspraken over resultaten en persoonlijke ontwikkeling vormen de basis: Afstemming tussen de organisatie en de medewerker wordt concreet gemaakt met een afspraak tussen medewerker en leidinggevende over het te leveren resultaat en de persoonlijke ontwikkeling. In de afspraak worden de randvoorwaarden benoemd waarbinnen het resultaat wordt opgeleverd en/of de ontwikkeling wordt doorlopen. Het uitgangspunt dat individueel te behalen resultaten in het planningsgesprek worden geprioriteerd, laat onverlet dat andere zaken ten aanzien van resultaten en ontwikkelingen conform het toepasselijke functieprofiel ook van toepassing blijven voor de ambtenaar.
Door systematische evaluatie kan het functioneren worden gestimuleerd: Medewerker en leidinggevende evalueren met regelmaat resultaten en persoonlijke ontwikkeling. Aan de hand van een zo concreet mogelijk onderbouwde beoordeling door de leidinggevende, kan de medewerker worden gestimuleerd tot het goed of uitstekend realiseren van de gemaakte afspraken. Deze beoordeling wordt jaarlijks gehouden.
Verantwoordelijkheid van zowel medewerker als leidinggevende: Medewerker en leidinggevende zijn beide verantwoordelijk voor afstemming en het maken van afspraken. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de afstemming tussen organisatiedoelen en individuele resultaten. De medewerker is verantwoordelijk voor het nakomen van gemaakte afspraken: behalen van de beoogde resultaten en het doorlopen van een ontwikkeling. Hiertoe heeft hij of zij tevens de verantwoordelijkheid voor terugkoppeling op het wel of niet behalen van de resultaten en de ontwikkeling.
Administratieve eenvoud: Door afspraken vast te leggen, wordt zichtbaar wat medewerker en leidinggevende van elkaar verwachten. Dit kan de concreetheid van de afstemming ondersteunen, mits dit zo effectief en efficiënt mogelijk gebeurt. De vastlegging is een middel. Het doel ligt op het uiteindelijke resultaat en de ontwikkeling die plaats gaat vinden.
Rechtspositionele grondslag regeling PVB-cyclus
Deze regeling is gebaseerd op het hiervoor weergegeven model van een gesprekscyclus.
Aan deze regeling ligt ten grondslag hetgeen in de arbeidsvoorwaardenregeling is bepaald omtrent het persoonlijk ontwikkelingsplan, het functioneringsgesprek en de beoordeling. Zie hoofdstuk 17 ARG en artikel 15:1:15 ARG. Dit houdt in dat deze regeling invulling geeft aan de desbetreffende artikelen, en dat hetgeen daarin is bepaald ten aanzien van (onder andere) opleiding en ontwikkeling moet worden betrokken bij de gesprekken in het kader van de PVB-cyclus.
Rechtsbescherming bij de uitvoering van de regeling PVB-cyclus
De Algemene wet bestuursrecht en de Regeling personeelsbesluiten 2008 zijn van toepassing.
De leidinggevende is een ambtenaar die de formele bevoegdheid heeft om leiding te geven. Bovendien moet deze ambtenaar ook direct en feitelijk leiding geven, zodat hij voldoende zicht heeft op het functioneren van de ambtenaar waaraan hij leiding geeft.
De leidinggevende is uiteindelijk verantwoordelijk voor de voortgang van het proces tijdens de cyclus. Dit vloeit voort uit de hiërarchie. Het proces begint met het op basis van het generieke functieprofiel vertalen van de organisatiedoelen naar werkafspraken, d.w.z. meetbare afspraken over resultaten en ontwikkeling.
Ook is geregeld dat de ambtenaar tijdig moet terugkoppelen over de voortgang. Het gaat in deze ook om bijkomende omstandigheden die de realisering van de afgesproken resultaten en ontwikkeling belemmeren (b.v. uitval als gevolg van ziekte) of bespoedigen (b.v. een meevaller als gevolg van innovatie).
In deze bepaling gaat het om alle relevante omstandigheden, dus omstandigheden voor zover deze relevant zijn in het kader van de in het eerste lid genoemde jaarlijkse cyclus. Dit kan dus onder meer zien op arbeidsomstandigheden, arbeidsverzuim, integriteit, mobiliteit. Ook de wederzijdse relatie tussen de ambtenaar en de leidinggevende en het functioneren van de leidinggevende kunnen relevante omstandigheden zijn.
Bijzondere omstandigheden zien onder meer op het traject dat een trainee moet doorlopen. Ook kan men denken aan een verlenging van de cyclus waarbij de betrokken ambtenaar een kans krijgt om binnen die verlenging zijn onvoldoende functioneren te verbeteren. De cyclus zal in het algemeen niet korter kunnen zijn dan zes maanden.
Voor de vastlegging van de gesprekken wordt gebruik gemaakt van een gestandaardiseerd formulier in bijvoorbeeld P-digitaal. In deze regeling wordt met ondertekening mede bedoeld het digitaal markeren door betrokkenen dat zij de inhoud van de gespreksverslagen zoals vastgelegd in P-Digitaal accorderen danwel daarvan kennis hebben genomen. Zie in dit verbandhet Concernkader digitale personeelsdossiers.
Een uitzondering op het vorenstaande betreft het verslag van het beoordelingsgesprek. Aangezien uit een beoordeling rechtspositionele besluiten kunnen voortvloeien, kan niet volstaan worden met digitale markering. In dat geval is de procedure dat het verslag van het gesprek door betrokkenen wordt getekend, waarna het verslag in het personeelsdossier wordt opgenomen. Hhier behelst de ondertekening door de ambtenaar de bevestiging dat de ambtenaar heeft kennisgenomen van het verslag, oftewel “voor gezien”.
De streefnorm voor het functioneren van een ambtenaar is: “voldoende”. De gemeente wil in de toekomst dat een ambtenaar goed functioneert en niet (net) voldoende en wil daar in de toekomst ook beloningsconsequenties aan gaan koppelen. Tot dat moment blijft het criterium ‘voldoende’ voor periodieke salarisverhoging van kracht zoals dat is vastgelegd in de Beloningsregeling Den Haag.
Van ambtenaar en leidinggevende worden verwacht dat zij er alles aan doen, opdat de ambtenaar op het niveau komt of blijft waarop hij “goed” functioneert. Op grond van “onvoldoende” functioneren kan de conclusie getrokken worden dat iemand ongeschikt is voor zijn functie. Indien geconstateerd wordt dat de ambtenaar “onvoldoende” functioneert, zal een verbetertraject gestart worden, waarin de ambtenaar mogelijkheid wordt geboden om zijn functioneren op een voldoende niveau te brengen. Als aan het eind van dit traject nog steeds sprake is van “onvoldoende” functioneren, dient zich de grondslag aan voor ongeschiktheidsontslag als bedoeld in art. 8:6 ARG.
Tenslotte dient er nog op gewezen te worden dat deze regeling in essentie betrekking heeft op het volledig functioneren van de ambtenaar en de waardering van dit functioneren. In de periode, dat de ambtenaar niet (volledig) functioneert als gevolg van ziekte of andere hem niet te verwijten omstandigheden, kan zijn functioneren derhalve niet (in volle omvang) gewaardeerd worden. Wel dient de ambtenaar tijdig naar zijn leidinggevende terug te koppelen over de voortgang. Immers door bijkomende omstandigheden, namelijk ziekte, wordt de realisering van de afgesproken resultaten en ontwikkeling belemmerd en moeten de gemaakte afspraken wellicht bijgesteld worden.
Het formulier, bedoeld in artikel 1:5, wordt zo ingericht dat er bij de evaluatie per onderdeel één waardering volgt en dat er alleen voor akkoord (en dus niet voor “gezien”) (digitaal) getekend kan worden.
Bij een verschil van inzicht is er sprake van verschillende standpunten. Voor zover de standpunten verschillen, behoeft de ambtenaar alleen zijn eigen standpunt te ondertekenen. Door te ondertekenen formaliseert hij zijn eigen standpunt. Indien hij zijn eigen standpunt niet ondertekent, is er geen sprake van een formeel standpunt van de ambtenaar. In dat geval zal gedurende de verdere procedure het standpunt van zijn leidinggevende van doorslaggevende aard zijn.
De conflictprocedure wordt in het formulier als bedoeld in artikel 1:5 apart toegevoegd en zodanig vorm gegeven dat zowel ambtenaar als leidinggevende ieder uitsluitend voor hun eigen standpunt kunnen tekenen.
Zoals eerder opgemerkt, wordt in deze regeling met ondertekening mede bedoeld het digitaal markeren door betrokkenen van de inhoud van de gespreksverslagen zoals vastgelegd in P-digitaal. In het geval van een onoverbrugbaar verschil van inzicht over de inhoud van een gespreksverslag is de procedure dat de ambtenaar en de leidinggevende elk voor hun standpunt ondertekenen, waarna het verslag binnen drie weken wordt doorgestuurd naar het diensthoofd. Het diensthoofd stelt in deze conflictprocedure het gespreksverslag namens het college definitief vast. Het diensthoofd kan zijn bevoegdheid doormandateren aan een functionaris, die van een hogere rang moet zijn dan de leidinggevende die het formulier heeft getekend. Dit is uiteraard ook van toepassing op artikel 4:6.
Artikel 2:1, eerste lid, onder b
Ontwikkeling omvat ook het gedrag van de ambtenaar in verband met zijn functioneren. Het gaat er dan om dat - indien relevant - concreet gedrag geconstateerd wordt en daarbij aangegeven wordt in welk concreet gedrag dit veranderd zal worden. Ontwikkeling heeft bovendien niet alleen betrekking op inzetbaarheid, maar ook op eventuele doorstroming naar een andere functie.
Artikel 2:1, eerste lid, onder d
Onder voorwaarden kan ook worden verstaan het volgen van een opleiding.
Dit artikel gaat over de situatie dat de ambtenaar het niet eens is met de inhoud van het planningsverslag en van mening is dat het planningsverslag een of meer besluiten bevat die het rechtspositionele belang van de ambtenaar raken als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht. In dat geval heeft de ambtenaar recht op een schriftelijk afschrift van het verslag, getekend door door de leidinggevende, of in geval van de procedure bedoeld in artikel 1:9, door het diensthoofd. De ambtenaar ontvangt dit verslag uiterlijk één week nadat de ambtenaar hierom schriftelijk heeft verzocht. Het verslag wordt verstrekt om de ambtenaar in staat te stellen bezwaar te maken. Of daadwerkelijk sprake is van een besluit als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht staat ter beoordeling in de bezwaar c.q. beroepsprocedure.
Dit hoofdstuk regelt de beoordeling. Het is een beoordelingsproces dat overeenkomt met het beoordelingsproces zoals dat geregeld was in de ingetrokken Beoordelingsregeling. Zie bijgaande transponeringstabel. Nieuw is dat niet meer beoordeeld en gewaardeerd wordt aan de hand van functiebestanddelen of gezichtspunten, maar dat de bereikte resultaten en ontwikkeling beoordeeld en gewaardeerd worden.
Het vastgestelde gespreksverslag van een beoordeling omvat de waardering van de werkgever van het functioneren van de ambtenaar. Op basis daarvan kunnen rechtspositionele maatregelen worden genomen. Volgens vaste rechtspraak wordt de beoordeling aangemerkt als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, waartegen bezwaar kan worden gemaakt. In artikel 4:7 is daarom volledigheidshalve vermeld dat toepassing moet worden gegeven aan artikel 3:45 van de Algemene wet bestuursrecht, oftewel vermelding van de bezwaarclausule bij toezending van het definitieve verslag van het beoordelingsgesprek aan de ambtenaar, en vermelding van de termijn en instantie voor het maken van bezwaar. Onder definitief verslag wordt verstaan het door de leidinggevende getekende verslag, tenzij sprake is van toepassing van de geschillenprocedure in welk geval het gaat om het door het diensthoofd getekende verslag. De plicht om het verslag aan de ambtenaar toe te zenden is vervat in artikel 1:5.
De overgangsmaatregel maakt het mogelijk dat diensten op een latere datum dan de datum van inwerkingtreding van deze regeling de implementatie van deze regeling kunnen voltooien. Bovendien zorgt deze overgangsmaatregel er voor dat het ook bij implementatie van deze regeling na de datum van inwerkingtreding mogelijk is om een beoordeling op basis van deze regeling op te maken en af te ronden nadat een volledige gesprekscyclus is doorlopen. De mogelijkheid om te beoordelen op basis van de oude regeling eindigt uiterlijk 24 maanden na de datum van inwerkingtreding van deze regeling.