CVDR335292_1Privacyreglement basisregistratie personen Schouwen-DuivelandnlregelingSchouwen-Duiveland2014-08-04Schouwen-DuivelandWereldregio, 1 augsutus 2014Privacyreglement basisregistratie personen Schouwen-DuivelandArt. 3.8 van de Wet basisregistratie personenArt. 3.9 van de Wet basisregistratie personenWet bescherming persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2014-06-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-062014-01-062022-03-24Nieuwe regeling03-06-14/02GeenGeenPrivacyreglement basisregistratie personen Schouwen-DuivelandBurgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland;gezien het voorstel van de Afdeling Werken, Wonen, Leven van 21 mei 2014 registratienummer gelet op de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen en de Wet bescherming persoonsgegevens;overwegende dat de Verordening GBA 2013 met ingang van 6 januari 2014 vervangen is door de Verordening BPR;overwegende dat het daardoor noodzakelijk het Privacyreglement GBA 2013 te vervangen door het Privacyreglement BRP;besluiten :vast te stellen het volgende:Privacyreglement basisregistratie personen Schouwen-Duiveland 1Algemene bepalingen1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder (in alfabetische volgorde): aangehaakte gegevens: gegevens die niet behoren tot de verplichte gegevensset van de BRP, maar die de gemeente per persoon bijhoudt voor eigen gebruik.algemene gegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 2.7, eerste lid, onder a, van de Wet BRPauthentiek gegeven: een gegeven als bedoeld in artikel 1.6 van de Wet BRP en artikel 2 van het Besluit BRPautorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de BRP-gegevensbeheerder: een daartoe door het college van burgemeester en wethouders aangewezen functionaris die is belast met het beheer van de BRP besluit BRP: het Besluit Basisregistratie personenbinnengemeentelijke afnemer: een overheidsorgaan van de gemeenteBRP de basisregistratie personen van de gemeentederde: een natuurlijk persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleedingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de BRP is opgenomenreglement: het Privacyreglement BRPverantwoordelijke: het college van burgemeester en wethoudersverordening: de Verordening basisregistratie personenWet BRP: De Wet basisregistratie personen2.Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van BRP-gegevens1.Binnengemeentelijke afnemers krijgen toegang tot de BRP, dan wel de beschikbare gegevens in de BRP worden verstrekt, voor de goede vervulling van hun taak.2.Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6 regelt de verantwoordelijke de toegang tot de BRP dan wel de verstrekking uit de BRP voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens daaruit nodig hebben voor de goede vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de Wet BRP kunnen voldoen.3.In bijlage 1 bij dit reglement worden de in het eerste en tweede lid bedoelde afnemers aangewezen.3.Beheer van BRPBeheerder van de BRP is het hoofd van de afdeling Wonen, Werken en Leven.2.Bepalingen met betrekking tot de BRP4.Verbanden met andere gemeentelijke registratiesOp grond van artikel 3.8 van de Wet BRP, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in bijlage 2 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers in de bijbehorende tabel aangegeven algemene en administratieve gegevens verstrekt.5.Rechtstreeks toegang tot de BRPRechtstreekse toegang tot de BRP hebben:
de beheerder;
de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn bij de cluster Burgerzaken van de afdeling Wonen, Werken en Leven;
de in bijlage 3 bij dit reglement genoemde binnengemeentelijke afnemers, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens, ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.
6.Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt1.Aan de in bijlage 4 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers worden de in deze bijlage genoemde gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.2.Op schriftelijk verzoek kunnen aan andere overheidsorganen systema¬tisch of incidenteel gegevens verstrekt worden.3.De beheerder beslist over honorering van een schriftelijk verzoek om verstrekking van een niet in bijlage 3 bij dit reglement genoemde selectie. In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijke vastgelegd:
het doel waarvoor de gegevens uit de BRP nodig zijn;
de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen;
een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens.
4.De op grond van lid 3 uitgevoerde selecties worden in een register opgenomen.7.Verstrekkingen aan derden1.Met inachtneming van de bepalingen van artikel 3.9 Wet BRP kunnen aan de in bijlage 5 bij dit reglement vermelde derden de gegevens, zoals vermeld in artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP worden verstrekt.2.Het verzoek dient schriftelijk en met redenen omkleed te worden ingediend.3.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.8.Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende of dringende gevallen gegevens worden verstrekt indien:
buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegd persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en:
de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer.
3.Aangehaakte gegevens9.Doel van de aangehaakte gegevensDe BRP heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
informatie te leveren aan de cluster burgerzaken van de afdeling Werken, Wonen en Leven ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze cluster moeten worden uitgevoerd;
de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die overheidsorganen;
een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien;
statistische informatie te leveren.
10.Aangehaakte gegevens1.Van ingeschrevenen kunnen in de BRP de in bijlage 6 bij dit reglement genoemde aangehaakte gegevens opgenomen zijn.2.De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel te verminderen.11.Wijze van verkrijgingAangehaakte gegevens in de BRP worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren Burgerzaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen, van overheidsorganen en derden.12.Verbanden, toegang en verstrekkingenAan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie dit reglement voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.13.Verwijdering van gegevensAangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de BRP verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.14.Protocolplicht van aangehaakte gegevensDe beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan overheidsorganen als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.15.Rechten van de burgerOp de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet BRP, van toepassing.4.Overige bepalingen16.BeveiligingDe beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het beveiligingshandboek *GBA 2013*.17.Terugmeldplicht1.Een overheidsorgaan dat gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek en/of een niet-authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.2.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;3.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de Wet BRP en artikelen 27 en 28 van het Besluit BRP.18.Slotbepalingen
Dit Privacyreglement treedt met terugwerkende kracht in werking op 6 januari 2014.
Het Privacyreglement GBA 2013 van 3 september 2013 wordt, gelijktijdig met de inwerkingtreding van de Wet basisregistratie personen op 6 januari 2014, ingetrokken.
Dit reglement ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de BRP.
Zierikzee, 3 juni 2014Burgemeester en wethouders voornoemd,De secretaris, de burgemeester,M.van den Heuvel G.C.G.M. Rabelink1 Overheidsorganen van de gemeente
OverheidsorgaanWerkzaamhedenWijze van gegevensverstrekkingInzageZie bijlage 2voor gegevensZie bijlage 2voor gegevensSystematischNAW-gegevensNAW-gegevensVerbandZie bijlage 4Voor gegevensZie bijlage 4Voor gegevensAd hocWordt geprotocolleerdWordt geprotocolleerdBedrijfsvoering 1BestuurssecretariaatRegistratie gegevens raadsledenJaCommunicatieKoninklijke onderscheidingenJaHuwelijksjubilea v.a. 50 jr/100+-jarigen1 x per maandJaNieuwe inwoners >18 jaar1 x per jaarJaPersoneel en OrganisatiePensioen raadsledenWachtgeld gemeentepersoneelPersoneelsadministratieJaGemeentearchiefDispensatie niet openbare archiefstukkenJaJuridische ZakenSecretariaat Commissie bezwaarschriftenSchadeclaimAansprakelijk stellen van derdenJaBedrijfsvoering 2FinanciënInvordering debiteurenDeurwaarderstakenProfiel FinProfiel DeurwJaInformatie en automatiseringApplicatiebeheerProfiel ApplicatiebeheerJaDocumentaire InformatievoorzieningPostregistratieProfiel CORJaJa
Werken, Wonen, LevenBurgerzakenBeheer en bijhouding BRPBurgerlijke StandReisdocumentenRijbewijzenNaturalisatie Uitvoering KieswetCRIBAfgifte parkeervergunningenGevonden voorwerpenBegraafplaatsenadministratieDigitaal loketApplicatiebeheerProfiel BRPProfiel BalieProfiel Bijzondere WettenProfiel Superuser1x per twee weken bestand inwoners t.b.v. digitaal loketProfiel BPASamenlevingAdministratie dorps- en adviesradenJaProject "Boekstart" ter bevordering van taalontwikkeling1 x per kwartaal geadresseerde brieven aan ouders/verzorgers van geborenenJaPreventieve huisbezoeken3 x per jaar / indien gewenst opgaaf inwoners van 75 jaar en ouderJaWet werk en bijstandUitvoering Wet werk en bijstandProfiel SoZa1 x per maand opgaaf nieuwe inwoners met code verblijfstitel 26 of 27 Profiel GWSJaZorgUitvoering Wet maatschappelijke ondersteuningUitvoering wet bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizenBestrijding infectieziektenProfiel SoZaProfiel GWSJa
Ruimte & MilieuVergunningverleningOmgevingsvergunningProfiel BMZProfiel ADRJaOntwikkelingsbedrijfJaRecreatie, Economie en Bijzondere WettenWet op de kansspelen WinkeltijdenwetDrank- en HorecawetAlgemene plaatselijke verordeningAfgifte (tijdelijke) gebruiksvergunningWoningontruimingProfiel Bijz. WettenJaBasisregistratie Adressen en GebouwenBeheer en bijhouding BAGProfiel Belastingen JaOpenbare WerkenUitvoeringsbedrijf openbare ruimte Beheer en onderhoud openbare ruimteJaInzamelen, verwerken e.d. van afvalstoffenBestrijding plaagdierenProfiel RDSDHandhavingControle naleving wet- en regelgevingMaandelijks opgaaf op pandsoort de (intergemeentelijke) verhuizingen, immi-/ emigratie en overledenenJaBestuurscie. De ZuidhoekPersoneelsadministratieJaSamenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO)Administratieve uitvoering Wet maatschappelijke ondersteuningJaRegionaal Bureau Leerplicht en Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Oosterschelderegio (RBL/RMC Oosterschelderegio))Uitvoering Leerplichtwet en Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO) Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO)Profiel LBAJaSamenwerkingsverband Belastingen Middelburg, Vlissingen en Schouwen-DuivelandUitvoering van taken op het gebied van belastingwetgevingProfiel Belastingen1x p/weekVerhuizingenVestigingenImmigratiesOverledenenProfiel BASJa
2Lijst van overheidsorganen van de gemeente waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens gegevens worden verstrekt. De hieronder genoemde gemeentelijke bestanden krijgen door middel van het datadistibutiesysteem (Key2Data) persoonsgegevens ten behoeve van het actueel houden van deze bestanden voor de uitvoering van de publiekrechtelijke taken.
ApplicatieAfdelingDoelGegevens (zie tabel bij deze bijlage)Key2BegravenWerken, Wonen, LevenCluster BurgerzakenBeheer en bijhouding begraafplaatsenadministratieProfiel BPAGWSWerken, Wonen, LevenClusters WWB en ZorgUitvoering Wet werk en bijstandUitvoering Wet maatschappelijke ondersteuningProfiel GWSMVV/ADRRuimte & MilieuCluster VergunningverleningOmgevingsvergun-ningProfiel ADRCorsaBedrijfsvoering 2Documentaire InformatievoorzieningVerzending en registratie postProfiel CORVGSSamenwerkingsverband Belastingen Middelburg, Vlissingen en Schouwen-DuivelandUitvoering belastingwetgevingProfiel BASLBARegionaal Bureau Leerplicht en Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Oosterschelde regio (RBL/RMC Oosterschelderegio)Uitvoering Leerplichtwet en Regionale Meld- en CoördinatiefunctieProfiel LBAVGSSamenwerkingsverband Belastingen Middelburg, Vlissingen en Schouwen-DuivelandUitvoering belastingwetgevingProfiel BAS
3Lijst van overheidsorganen van de gemeente met een raadpleegmogelijkheid in de BRP
OverheidsorgaanWerkzaamhedenGegevensset (zie bijgevoegde tabel)Bedrijfsvoering 2FinanciënInvordering debiteurenDeurwaarderstakenProfiel FinProfiel DeurwInformatie en AutomatiseringApplicatiebeheerProfiel ApplicatiebeheerWerken, Wonen, LevenBurgerzakenBeheer en bijhouding BRPBurgerlijke StandReisdocumentenRijbewijzenNaturalisatiesUitvoering KieswetCRIBParkeervergunningenGevonden voorwerpenBegraafplaatsenadministratieApplicatiebeheerProfiel GBA,Profiel Balie en Profiel SuperuserWerk, Inkomen en ZorgUitvoering:Wet werk en bijstandWet maatschappelijke ondersteuningWet bijzondere opneming in Psychiatrische ziekenhuizenBestrijding infectieziekten Profiel SOZARuimte & MilieuVergunningverleningOmgevingsvergunningProfiel BMZRecreatie, Economie en Bijzondere wettenWet op de kansspelenWinkeltijdenDrank- en HorecawetAlgemene plaatselijke verordeningAfgifte (tijdelijke) gebruiksvergunningParkeervergunningenWoningontruimingProfiel Bijz. WettenBasisregistratie Adressen en GebouwenBeheer en bijhouding Profiel BelastingenOpenbare WerkenUitvoeringsbedrijf openbare ruimteInzamelen en verwerken e.d. van afvalstoffenBestrijding plaagdierenProfiel RDSDSamenwerkingsverband Belastingen Middelburg, Vlissingen en Schouwen-DuivelandUitvoering taken op het gebied van belastingwetgevingProfiel Belastingen
De lijst van gegevens die de desbetreffende overheidsorganen mogen raadplegen (bijgevoegde tabel) is op aanvraag beschikbaar. Wegens de omvang kan deze lijst niet in de CVDR geplaatst worden.4Lijst overheidsorganen van de gemeente waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP
OverheidsorgaanWerkzaamhedenGegevenssetBedrijfsvoering 1CommunicatieRepresentatieve taak1 x per maand selecties: 100+ jarigen; huwelijksjubilea en 1 x per jaar nieuwe inwoners > 18 jaarWerken, Wonen, LevenBurgerzakenBurgerzakenActualisering digitaal loket1 x per twee weken: bestand inwonersSamenlevingProject "Boekstart" ter bevordering taalontwikkeling1 x per kwartaal geadresseerde brieven aan ouders/verzorgers van geborenenPreventieve huisbezoeken3 x per jaar / indien gewenst opgaaf inwoners 75 jaar en ouderWet werk en bijstandInburgering nieuwkomers1 x per maand nieuwe inwoners met verblijfstitel 26 en 27Openbare werkenHandhavingHandhavingControle naleving wet- en regelgeving1 x per week op pandsoort de betreffende (intergemeentelijke) verhuizingen, immi- en emigratiesSamenwerkingsverband Belastingen Middelburg, Vlissingen en Schouwen-Duiveland Uitvoering van taken op het gebied van belastingwetgeving1 x per week mutatiegegevens:(intergemeentelijke) verhuizingen, immi-/ emigratie, en overledenen
5Lijst van vrije derden waaraan gegevens kunnen worden verstrektToelichting:Op grond van artikel 2 van de Verordening BRP kunnen aan een derde gegevens worden verstrekt als:
die derde voorafgaande schriftelijke toestemming hiervoor heeft van de ingeschrevene of
de gegevens worden gevraagd door een derde ten behoeve van het verrichten van werkzaamheden die een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente dienen.
Verder moet de derde een gerechtvaardigd belang hebben bij de verstrekking en mogen het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet belemmerend zijn voor de verstrekking.De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over:
de naam
het geslacht
de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot/geregistreerde partner
het gebruik door de ingeschrevenen van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot/geregistreerde partner
het adres
de bijhoudingsgemeente
de geboortedatum en
de datum van overlijden.
Aan de volgende instanties of personen kunnen gegevens worden verstrekt, tenzij betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om geheimhouding.
Instantie/persoonGewichtig/maatschappelijk belangBibliotheek (geen onderdeel van gemeente)Bevordering culturele en maatschappelijke vaardigheden inwoners. Tegengaan van analfabetisme.Buitenlandse EU-overheidsorganenHet dienen van een gemeentelijk (Nederlands) maatschappelijk belang. Voorwaarde: schriftelijke toestemming betrokkeneBuitenlandse niet-EU-overheidsorganenUitvoering geven aan een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie dat in de verstrekking van gegevens voorziet.Voorwaarde: schriftelijke toestemming betrokkene: schriftelijke toestemming betrokkeneBuitenlandse rechtspersonen (bijvoorbeeld: instelling voor sociale zorg en zekerheid)Het dienen van een gemeentelijk (Nederlands) maatschappelijk belangVoorwaarde: schriftelijke toestemming betrokkene: schriftelijke toestemming betrokkeneOverheidsorganen van Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) en het Caribische deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba)Voor het bijhouden van de bevolkingsadministraties of:Voorwaarde: schriftelijke toestemming betrokkene: schriftelijke toestemming betrokkeneCrematoria, begraafplaatsen (geen onderdeel van gemeente)Bijhouding begraafplaatsadministratie en uitvoering Wet op de lijkbezorgingCulturele organisaties die een subsidie van de gemeente ontvangenBevorderen cultuur en behoud cultureel erfgoedFondsverwervende organisaties met erkenning van het CBFOndersteuning organisaties die goede doelen voor de inwoners nastrevenInstellingen of organisaties ten behoeve van bijvoorbeeld:Maatschappelijke dienstverlening Algemene/geestelijke gezondheidszorg Kinderopvangwerk Jeugdwelzijnswerk Ouderenzorg Gehandicaptenzorg sociale werkvoorziening Sociaal-Juridische hulpverlening etc.Voor de uitvoering van de werkzaamheden van deze instellingenKerken in de gemeente die geen gegevens via de SILA ontvangenGeestelijke en maatschappelijke zorgSchuldhulpverleningsinstanties)SchuldhulpverleningInburgeringsbureau (geen onderdeel van gemeente)Bevorderen inburgering MigrantenorganisatiesMigrantenhulpOuderenorganisatiesOuderenondersteuningPatiëntenverenigingenOnderlinge hulp patiëntenPensioenfondsenBijhouding administrieRechtspersonen Met schriftelijkeReclassering/verslaafdenzorgBevordering zorg- en hulpverleningSportorganisaties en –verenigingenBevordering van de gezondheidThuiszorgorganisatiesBevordering van de zelfredzaamheidVerenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doelVoorbeelden: Rode Kruis, Astmafonds, Hartstichting, KWF Kankerbestrijding, Nierstichting, Bloedbank, LilianefondsMaatschappelijke of filantropische doelenVrouwenorganisatiesBevordering vrouwenwelzijnWoningbouwverenigingen/woningcorporatiesEerlijke verdeling sociale woonruimte en het voorkomen van onrechtmatige bewoningZiekenhuizenPatiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen in verband met zorg
6Aangehaakte gegevens- Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen;- Burgerlijke staat;- Gezinsverhouding;- Gezinssterkte;- Adreshistorie die voor 01-10-1994 is ontstaan;- Historische persoonslijsten, exclusief de verwijsgegevens, van personen die verhuisd zijn naar een andere gemeente;- Historische persoonslijsten van personen die voor 01-10-1994 zijn overleden, vertrokken zijn naar een andere gemeente of naar het buitenland of waarvan de bijhouding is opgeschort op grond van een ministerieel besluit;- Wijk/buurtcode;- Stemdistrict;- Interne aantekeningen