| Organisatie | Neder-Betuwe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Neder-Betuwe 2013 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Neder-Betuwe 2013 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Neder-Betuwe 2014 .
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-07-2014 | 29-07-2014 | intrekking | 08-07-2014 Elektronisch Gemeenteblad, 21-07-2014 | Z/13/17785 |
De gemeente Neder-Betuwe spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid is mede voortgekomen uit de Aanbestedingswet 2012. De nieuwe ontwikkelingen en regelgeving op gebied van inkoop en aanbesteding zijn hierbij betrokken. De Aanbestedingswet is op 1 april 2013 in werking getreden.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid maken we ons inkoopbeleid inzichtelijk en transparant. U leest hierin de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen onze organisatie inkoopt.
Ons beleid is aanvullend op de Europese en landelijke regels die we volgen bij het inkopen en aanbesteden. U vindt deze regels in de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit en de Gids Proportionaliteit (landelijk).
De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het professioneel en verantwoord verwerven van bedrijfsmatig benodigde leveringen, diensten en werken op een gewenst kwaliteitsniveau tegen de laagst mogelijk integrale kosten en met de maximale mogelijkheden voor de lokale markt, duurzaamheid en social return.
De vier beginselen, transparantie, openbaarheid, non-discriminatie en gelijkheid worden hierbij in acht genomen.
De manier waarop de budgetbeheerder / houder (inkoper) de inkoop- en aanbestedingsregels moet toepassen en nadere uitleg op onderdelen van dit beleid is uitgewerkt in de Vraagbaak Inkoop op intranet.(Richtlijnen – Inkoop en Aanbesteden – Vraagbaak). Hierin zijn ook de belangrijke documenten zoals de Gids Proportionaliteit, de Uniforme Verklaring e.d. terug te vinden.
Voor alle aanbestedingen wordt gewerkt met TenderNed. TenderNed is het digitale systeem voor inkopen en aanbesteden dóór de overheid, vóór de overheid. In TenderNed wordt het aanbestedingsdossier digitaal bijgehouden. Op deze manier wordt er voor elke aanbesteding op een eenduidige manier gewerkt.
Bij Openbare en Europese aanbestedingen, moeten we volgens de wet de opdracht publiceren via www.tenderned.nl. Wij zijn aangemeld bij Tenderned en de inkoopadviseur van het Inkoopbureau Rivierenland kan de publicatie verzorgen. Meervoudig onderhandse aanbestedingen kunnen we eveneens op Tenderned publiceren. In het kader van transparantie is dat aan te bevelen.
Bedrijven in Europa kunnen een gratis abonnement nemen op deze website. Zo kunnen ook buitenlandse leveranciers beslissen voor welke opdrachten ze een voorstel willen doen.
De gemeente streeft primair, indien de aanbestedings kaders dit toelaten, naar een plaatselijke inkoopsamenwerking. Indien er geen plaatselijke mogelijkheden zijn zal op regionaal niveau worden aanbesteed en bij voorkeur met andere gemeenten. De keuze voor plaatselijke of regionale inkoopsamenwerking bepalen we per inkoopopdracht.
De gemeente streeft als opdrachtgever naar een zo laag mogelijk financieel inkooprisico. Dit geldt vooral voor de situatie waarin de gemeente de rol van voorfinancier speelt bij deelbetalingen van een inkoopopdracht. Als zekerheidsstelling kan de gemeente een bankgarantie verlangen of een betaling inhouden. De gemeente wil de financiële armslag van de inschrijver niet onnodig belemmeren. Daarom past de gemeente de voorschriften 3.5 D uit de Gids Proportionaliteit toe bij het stellen van een zekerheidsstelling.
Inkoop gebeurt volgens de geldende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en bevoegde vertegenwoordiging.
Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Voordat het College een besluit neemt wordt altijd eerst advies gevraagd aan de interne inkoopadviseur
We streven ernaar om met opdrachtnemers overeen te komen om de gemeentelijke Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren op de overheidsopdracht.
De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De bestuurders en ambtenaren handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn.
Bij duurzaam inkopen nemen we milieuaspecten (3.2.1), social return (3.2.2) en sociale voorwaarden (zie 3.2.3) mee in het inkoopproces.
Dit komt tot uitdrukking door het volgende:
De gemeente streeft naar 100% duurzaam inkopen. Om de doelstellingen te halen worden duurzaamheidcriteria toegepast aan de hand waarvan Werken, Leveringen en Diensten duurzaam kunnen worden ingekocht. De minimum criteria in het door Agentschap NL uitgewerkte programma zijn opgenomen worden gehanteerd. Duurzaamheidaspecten vormen een integraal onderdeel van inkoop en aanbestedingstrajecten en worden opgenomen in de selectie- en gunningcriteria en, waar mogelijk, in overeenkomsten met derden.
Social return is het overheidsbeleid om zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gelijke kansen te bieden en zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen. Het uiteindelijke doel is deze mensen aan werk of werkervaring te helpen. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom -waar mogelijk en doelmatig- de participatie van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces.
In dit beleid stellen we daarom vast dat in geval van een aanbesteding, het streven is om bij een aanbesteding boven € 100.000,00 exclusief BTW, bij diensten en leveringen en boven de € 200.000,- bij werken, een bedrag van 5% van die omzet te besteden aan:
Bij een aanbesteding tot € 100.000,- bij diensten en leveringen en tot € 200.000,- bij werken kunnen partijen andere afspraken maken met betrekking tot extra inzet op gebied van Social Return.
Om aan dit streven te voldoen, moet de partij die inschrijft op de aanbesteding aangeven hoe men Social Return wil vormgeven. Dit geldt ook voor de bewijslast die moet aantonen dat met de Social Return afspraken nakomt. Deze bewijslast ligt bij de partij die inschrijft. De inkoopadviseur kan hierin begeleiden.
Onder sociale voorwaarden wordt verstaan: kinderarbeid, hongerlonen en onmenselijke arbeidsomstandigheden. De gemeente draagt daar waar mogelijk is bij aan het uitbannen van dergelijke misstanden door sociale voorwaarden te gebruiken. Sociale voorwaarden dragen bij aan een meer sociaal verantwoorde productie in productieketens.
Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden niet getolereerd.
De Gemeente Neder-Betuwe heeft aandacht voor innovatief aanbesteden. Het verschil tussen een regulier inkoopproces en een innovatiegerichte aanbesteding zit vooral in het formuleren van de vraag. Deze uitvraag is dan nog niet gespecificeerd in een product, maar in een probleem waar een oplossing voor moet komen en waarvoor bestaande oplossingen niet voldoen. De gemeente biedt, daar waar mogelijk, ruimte voor initiatiefvoorstellen van marktpartijen of door innovatieve oplossingen in te kopen. Dit doen we door, indien mogelijk, de opdracht functioneel te specificeren.
De gemeente heeft oog voor de lokale economie en het midden- en kleinbedrijf, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers.
Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente de volgende methode:
De gemeente hanteert volgens de Gids proportionaliteit bij de onderstaande bedragen, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De gemeente vraagt tot een bedrag van € 7.500,- minimaal aan één ondernemer een offerte. Bij bedragen boven de € 7.500,- worden drie offertes gevraagd waarvan minimaal één plaatselijke ondernemer. Indien niet aan deze voorwaarde kan worden voldaan is er vooraf afstemming met de inkoopadviseur. .
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
Bij een meervoudige onderhandse aanbesteding worden minimaal vier ondernemers uitgenodigd. Hiervan moet minimaal één ondernemer uit de regio (buiten de gemeente) en minimaal één ondernemer uit de gemeente uitgenodigd worden voor het aanbieden van een offerte
Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie
Voor werken vanaf een geraamd bedrag van € 1.500.000 plaatst de gemeente op de gemeentelijke website, evenals op TenderNed, een aankondiging voor een opdracht.
Bij een voorafgaande selectie kiest de gemeente uit de gegadigden een aantal potentiele opdrachtnemers die een offerte mogen uitbrengen. We motiveren op het inkoopformulier in het dossier waarom is gekozen met of zonder voorafgaande selectie.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Afstemming portefeuille houder
In de volgende gevallen is afstemming met de portefeuillehouder verplicht:
De gemeente hanteert het beleid dat geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend, behalve als dit volgens geldend recht verplicht is.
De gemeente zal alle partijen die een inschrijving doen informeren over de uitslag van een aanbesteding en de motieven die aan het besluit ten grondslag liggen. Inschrijvers of andere partijen krijgen geen inzage in de commerciële inhoud van andere inschrijvers.
Stilzwijgende verlenging van een overeenkomst moet zoveel mogelijk worden uitgesloten. Een einddatum van een overeenkomst is een natuurlijk moment om de prestaties te evalueren.
De looptijd van overeenkomsten kan door te onderhandelen worden verlengd, mits hiermee door de totale gegunde opdrachtwaarde de drempel van de eerstvolgende aanbestedingsvorm niet wordt overschreden. De waarde wordt berekend over de totale inhoud van overeenkomst inclusief opties en/of meerwerk. Bij verlenging van overeenkomsten en/of het toepassen van optiejaren dient de mogelijkheid hiertoe in samenspraak met de inkoopadviseur getoetst te worden, omdat gekeken moet worden of dit in het kader van de dan geldende wet- en regelgeving plaats kan vinden.
Het functioneren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, proces, procedures, werkwijzen en administratieve organisatie wordt gemonitord en geëvalueerd aan de hand van evaluaties van overeenkomsten, rechtmatigheidsonderzoeken, evaluaties van inkopen en aanbestedingen volgens de Europese en openbare procedure, de inkoop- en aanbestedingsrapportage. De rapportage in deze stelt het Managementteam, en vervolgens het college van B&W, in staat correctieve maatregelen te nemen. Dit doen we jaarlijks.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 20 juni 2013.
de secretaris a.i. Burgemeester
drs. M.G.J. Nijhuis-Quanjel ir. C.W. Veerhoek
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid gelden dezelfde definities zoals bepaald in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet <hyperlink>.
Hierop aanvullend verstaan we onder:
Alle schriftelijk afgesproken prestaties waarvoor een externe factuur tegenover staat.
Het van externe bronnen betrekken van alle goederen of diensten, die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, bedrijfsvoering en de instandhouding van de organisatie, tegen de gunstigste voorwaarden.
De gemeente Neder-Betuwe, gevestigd aan de Burgemeester Lodderstraat 20, Opheusden.
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG.
De gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers.
De gemeente kiest een aantal opdrachtnemers uit, die een offerte uitbrengen. Er is sprake van beperkte concurrentie.
Met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst nationaal in de vakbladen op de gemeentelijke website een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers uit Nederland en het buitenland. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiele opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen.
De gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen is het ook aan te bevelen om aanvullend in de vakbladen een aankondiging te plaatsen.