Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Buren

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieBuren
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingReglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
CiteertitelReglement van orde voor de vergaderingen van het college
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 52 van de Gemeentewet

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-08-2014Vervanging van het oude reglement

01-07-2014

Gemeenteblad 41686

Z14-31302

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

 

 

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1.

    Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2.

    Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3.

    Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4.

    Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Piket

  • 1.

    Het college besluit dat in geval van afwezigheid van de burgemeester of anderszins het niet beschikbaar zijn van hem, één van de locoburgemeesters bereikbaar en beschikbaar is als vervanger van de burgemeester.

  • 2.

    Het piket in de weekenden (van vrijdag 12.00 uur tot maandag 09.00 uur) en bij erkende feestdagen wordt volgens een te maken schema verdeeld onder de collegeleden.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1.

    Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2.

    Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3.

    De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 4 Verhindering

  • 1.

    Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2.

    Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 5 Agenda

  • 1.

    Voor elke vergadering wordt vrijdag voor 12.00 uur door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden.

  • 2.

    Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

  • 3.

    De agenda wordt door de secretaris opgesteld in overleg met de burgemeester.

Artikel 6 Spoedprocedure

  • 1.

    Het college kan buiten de collegevergadering een besluit nemen.

  • 2.

    De secretaris legt daartoe een door hem akkoord bevonden voorstel voor aan de aanwezige collegeleden.

  • 3.

    Indien niet het quorum wordt behaald, wordt het betreffende voorstel in de eerstvolgende collegevergadering bekrachtigd.

  • 4.

    Indien het quorum wel is behaald, dan komt het besluit op de besluitenlijst van de volgende collegevergadering.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

  • 1.

    Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2.

    Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3.
    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Besluitenlijst

  • 1.

    De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    De besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden van het college;

    • b.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3.

    Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4.

    De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 10 Openbare vergadering

  • 1.

    Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2.

    De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Integriteit

  • 1.

    Het college conformeert zich aan de Gedragscode politieke ambtsdrager 2014 die door de gemeenteraad is vastgesteld op 25 februari 2014.

  • 2.

    De burgemeester stelt de gedragscode en de naleving ervan eenmaal per jaar aan de orde in de vergadering van het college.

  • 3.

    Indien een wethouder een bepaling van de code overtreedt, stelt de burgemeester een onderzoek in en kan de burgemeester het betrokken collegelid aanspreken op zijn gedrag.

  • 4.

    Indien de burgemeester een bepaling van de code overtreedt, meldt de locoburgemeester dit in de vergadering van het college. Het college stelt een onderzoek in en kan de burgemeester aanspreken op zijn gedrag.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 augustus 2014. Op dat moment vervalt het op 20 april 1999 vastgestelde reglement.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 1 juli 2014.

De secretaris, De burgemeester,

mr. R.P. van der Starre J.A. de Boer

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

De achtergrond voor herzien van het uit 1994 stammende Modelreglement van orde en andere werkzaamheden van het college is de ingrijpende wijzigingen in de positie van de secretaris en de nieuwe functie van griffier. Hierdoor is voor de raad een Reglement van orde in een dualistisch stelsel uitgebracht en de Handreiking ambtelijke ondersteuning duale raad (inclusief een modelinstructie voor de griffier). De nieuwe instructie voor de gemeentesecretaris wordt geïntegreerd opgenomen in de voorbeeld organisatiebesluiten. Deze organisatiebesluiten, die de niet duale model-organisatieverordeningen vervangen, verschijnen in juli 2004. Door al deze ontwikkelingen is het modelreglement voor het college nog eens kritisch bekeken en geactualiseerd. De Wet dualisering gemeentebestuur op zich heeft weinig concrete wijzigingen in het modelregelement van orde voor het college als gevolg. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed

 

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

 

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.

 

Artikel 4 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

 

Artikel 5 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de voorbeeld organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Uiteraard kan ten aanzien van de hier geregelde onderwerpen voor een volstrekt andere uitwerking worden gekozen. Die is sterk afhankelijk van de lokale structuur en gebruiken. Te denken valt aan het opnemen van bepalingen over de wijze van vaststellen van de agenda, het toezenden of ter inzage leggen van een en ander aan/voor de leden van de raad etc.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

 

Artikel 7 Deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

In veel gemeenten is het gebruik om de voorlichter bij de vergadering aanwezig te laten zijn in het belang van een goede communicatie met de burger. Het is mogelijk dit te regelen is het reglement. In dat geval kan volgend artikel worden opgenomen als tweede lid van artikel 5:

2 Bij de collegevergaderingen is een ambtenaar van voorlichting aanwezig die met inachtneming van de aanwijzingen van het college de publiciteit van door het college genomen besluiten verzorgt, voorzover deze besluiten niet als geheim zijn aangemerkt.

 

Artikel 8 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekent gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

 

Artikel 9 Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Het college van de gemeente Buren kiest ervoor om geen verslag te maken. In plaats van het verslag is er een besluitenlijst. Het artikel is aangepast aan deze situatie.

 

Artikel 10 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

 

Artikel 11 Integriteit

Dit artikel is toegevoegd op verzoek van de burgemeester. Hij vraagt hiermee extra aandacht voor het onderwerp integriteit.

 

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.