Organisatie | Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Regeling voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk van de Provincie Zeeland |
Citeertitel | Regeling voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk van de Provincie Zeeland |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Personeel |
Deze regeling vervangt de Regeling voorkomen en bestrijden van seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld op het werk bij de Provincie Zeeland
Arbeidsomstandigheidenwet, art. 3.2
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-06-2014 | 01-06-2014 | Nieuwe regeling | 15-04-2014 Provinciaal Blad, 2014, 593 | 14005154 |
Besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland van 15 april 2014, nr. 14005154, houdende vaststelling van de Regeling voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk van de Provincie Zeeland.
Gedeputeerde Staten van Zeeland:
Gelet op artikel 3.2 van de Arbeidsomstandighedenwet inzake psychosociale arbeidsbelasting ende regeling procedure en bescherming bij vermoedens van een misstand bij de Provincie Zeeland d.d. 1-10-2009 en de regeling voorkomen en bestrijden van seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld op het werk bij de Provincie Zeeland d.d.1 maart 2001;
hebben besloten de procedureregeling het voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk met bijbehorende beleidslijn ongewenst gedrag bij Provincie Zeeland vast te stellen. Het besluit treedt in werking op 1 juni 2014.
In deze regeling wordt verstaan onder:
discriminatie: het anders behandelen van mensen of groepen (meestal minderheden) op basis van uiteenlopende kenmerken zoals afkomst, ras, geboorteland, geloof, politieke of religieuze overtuigingen, sociale gewoonten, sekse, seksuele geaardheid, taal, handicap, leeftijd, enzovoort. Discriminatie staat het grondbeginsel dat zegt dat alle mensen gelijk zijn, in de weg. Discriminatie veronderstelt echter niet alleen een afzonderlijke behandeling, maar ook het ontbreken van rechtvaardiging voor deze aparte behandeling.
De vertrouwenspersonen hebben tot taak:
het verlenen van nazorg na de oplossing of na de behandeling van een klacht door de klachtencommissie met als doel na te gaan of het indienen van een klacht niet leidt tot repercussies voor de klager, of de ongewenste omgangsvormen zijn opgehouden, of de door het bevoegd gezag gestelde maatregel wordt uitgevoerd.
De vertrouwenspersonen zijn verplicht tot geheimhouding van alle hen vertrouwelijk ter kennis gekomen informatie. De vertrouwenspersonen winnen niet zonder toestemming van de medewerker informatie in bij derden. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de benoeming tot vertrouwenspersoon van kracht.
Gedeputeerde Staten verlenen de vertrouwenspersoon op zijn verzoek ontslag.
Voordat een klacht in behandeling wordt genomen, onderzoekt de commissie of haar leden betrokken zijn of zijn geweest bij de zaak, waarop een klacht betrekking heeft. Het lid, van wie de betrokkenheid aannemelijk is, laat zich vervangen.
De klachtencommissie kan getuigen en deskundigen horen, voor zover dit naar het oordeel van de klachtencommissie en in verband met een zorgvuldige behandeling van de klacht noodzakelijk is. Zij stelt partijen hier vooraf van in kennis. De klachtencommissie zorgt ervoor dat de privacy van de getuigen wordt gewaarborgd.
In de Arbowet (2007) wordt ongewenst gedrag geschaard onder het begrip psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Onder PSA wordt in de Arbowet verstaan: 'factoren in de arbeidssituatie die stress veroorzaken'. Het gaat hierbij om seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en pesten en werkdruk.
Ongewenst gedrag maakt onderdeel uit van PSA en is als volgt te omschrijven: handelingen van een groep of van een individu, gericht tegen een persoon die deze handelingen als bedreigend, vernederend of intimiderend ervaart.
Deze beleidslijn gaat over ongewenst gedrag op het werk. Dit kan zijn seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie, pesten en treiteren. Voor de onderdelen agressie en geweld van derden bij buitendienstfuncties is een aparte beleidslijn opgesteld.
Agressie en geweld van derden waar buitendienstmedewerkers mee te maken kunnen hebben is vaneen andere aard en is daarom opgenomen in een aparte beleidslijn. De groep medewerkers die daar het meest mee in aanraking komt (met name buitendienstmedewerkers) krijgen periodiek training en voorlichting om met deze vormen van ongewenst gedrag om te gaan. Voor de overige vormen van ongewenst gedrag op het werk is voor deze medewerkers ook deze beleidslijn van toepassing.
Ter verduidelijking volgt hieronder een opsomming van de belangrijkste hoofdvormen van ongewenst gedrag op het werk:
De aanpak van ongewenst gedrag maakt deel uit van het arbeidsomstandighedenbeleid. In de Arbeidsomstandighedenwet (artikel3 lid 2) staat dat de werkgever een beleid met betrekking tot agressie, geweld en seksuele intimidatie moet voeren. Als hij dat niet doet, is hij strafbaar. De arbeidsinspectie kan de werkgever die geen beleid voert een boete geven voor deze overtreding.
Niet de gevoelens van de dader, maar die van het slachtoffer zijn doorslaggevend. Het is dan ook het slachtoffer dat bepaalt een vertrouwenspersoon in te schakelen. Ook kan het slachtoffer een klacht indienen bij een onafhankelijke commissie. Deze gang van zaken vloeit voort uit de regeling die de Provincie Zeeland hanteert als het gaat om ongewenste omgangsvormen op het werk (bijlage 1). Daarin staat dat degene die ongewenst gedrag ervaart, zich daartegen kan verweren. Het betreft de regeling"ongewenst gedrag"
De Provincie Zeeland zegt collectief nee tegen ongewenst gedrag. Dit komt tot uiting in het beleid dat is ontwikkeld en dat wordt uitgevoerd. Medewerkers krijgen informatie over de genomen maatregelen.Regelmatig worden workshops en trainingen voor medewerkers georganiseerd. In de werkoverleggen, jaargesprekken, intranet en het personeelsblad geven we aandacht aan omgangscultuur.
De Provincie Zeeland hanteert hierbij het volgende uitgangspunt:
Ongewenst gedrag tolereren wij niet!
De leidinggevende bepaalt voor een belangrijk deel de sfeer op een afdeling. Om ongewenst gedrag te voorkomen moet een leidinggevende het tijdig herkennen en ingrijpen. Zodra het de kop opsteekt,is een opmerking als 'Zo gaan wij hier niet met elkaar om' vaak voldoende om de norm in de groep te creëren dat ongewenst gedrag niet geoorloofd is. Ook het tijdig geven van feedback op gedrag tussen medewerkers onderling voorkomt ongewenste situaties.
Als ongewenst gedrag al langer plaatsvindt, wordt het voor een leidinggevende moeilijker om in te grijpen. Een leidinggevende spreekt een medewerker ook aan op onvoldoende prestaties. Ongewenst gedrag is minstens even schadelijk voor het organisatiebelang en moet daarom bespreekbaar worden gemaakt.
Belangrijk is dat een leidinggevende zich niet laat verleiden tot discussies over het waarom van het ongewenst gedrag. Immers, meestal wordt de schuld bij het slachtoffer neergelegd. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd, ongeacht de oorzaak. En als iemand zijn collega's ondanks waarschuwingen blijft lastig vallen, moet een leidinggevende hier maatregelen voor treffen.
Het is van belang om het onderwerp hoog op de agenda te houden, aangezien het handhaven van een positieve omgangscultuur continue aandacht vereist. Ook hier geldt voorkomen is beter dan genezen.
De Provincie Zeeland heeft beleid ontwikkeld dat is gericht op preventie en maakt hierbij gebruik van de volgende beleidscyclus:
Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)
Veilig, gezond en plezierig werken wil op de eerste plaats zeggen 'je bewust zijn van de risico's'. Om de risico's goed in beeld te krijgen wordt periodiek een RI&E uitgevoerd. In de digitale RI&E die de Provincie Zeeland hanteert zijn modules opgenomen die het onderwerp PSA behandelen. Deze modules worden uitgevoerd als onderdeel van de brede RI&E. Als richtlijn geldt dat de RI&E eens per 4 of 5 jaar moet worden geactualiseerd.
De ondernemingsraad kan nagaan of het probleem wordt besproken in de RI&E, waarin alle knelpuntenop het gebied van arbeidsomstandigheden zijn opgesomd. Wanneer het niet wordt besproken, kan deOR beleid afdwingen op basis van de Arbowet.
De RI&E brengt in kaart welke risico's het werk voor medewerkers met zich meebrengt. Het Plan van Aanpak beschrijft welke maatregelen worden genomen om de geconstateerde risico's /knelpunten terug te dringen dan wel weg te nemen.
Op de eerste plaats wordt nagegaan of het mogelijk is de problemen bij de bron aan te pakken, zodat risico's kunnen worden voorkomen. Indien dit niet of maar in beperkte mate mogelijk is het van belang een gecontroleerde situatie te organiseren. Het risico blijft dan weliswaar bestaan, maar er worden voorzorgsmaatregelen genomen die de veiligheid van de medewerker vergroten. Als beide oplossingen onvoldoende soelaas bieden wordt overgegaan tot het nemen van beschermingsmaatregelen.
In het plan van aanpak worden de volgende zaken vermeld:
De voortgang van uitvoering van de oplossingsrichting voor de risico's/knelpunten wordt periodiek met de verantwoordelijke leidinggevenden besproken en jaarlijks gerapporteerd aan het Directieteam en de Ondernemingsraad.
Periodiek Arbeids Gezondheidskundig Onderzoek (PAGO)
Periodiek kunnen er PAGO's in de organisatie gehouden worden op basis van de risico's die uit de RIE naar voren komen. In zo'n onderzoek zijn naast medische vragen ook vragen opgenomen over ongewenst gedrag.
De organisatie voert ook periodiek een medewerkersonderzoek uit. Dit onderzoek geeft onder andere zicht op de beleving van medewerkers op het gebied van PSA. Met de uitkomsten van dit onderzoek wordt het beleid indien nodig aangescherpt.
Wanneer een incident van ongewenst gedrag plaatsvindt, dan meldt de medewerker dit bij de direct leidinggevende. Mocht de medewerker daar, om wat voor reden dan ook, niet terecht kunnen of willen,dan kan hij/zij dit bespreekbaar maken met de naast hoger leidinggevende. Als ook dat geen optie is,kan de personeelsconsulent als aanspreekpunt dienen. De medewerker kan te allen tijde, los van de hiërarchische lijnen, kiezen voor een vertrouwenspersoon van de Provincie Zeeland als aanspreekpunt of een externe vertrouwenspersoon in de hoedanigheid van een bedrijfsmaatschappelijk werker of bedrijfsarts.
De medewerker moet zelf melding maken van het ongewenst gedrag, een ander mag dat niet voor de medewerker doen. Degene waarbij de melding terecht komt, zal in samenspraak met de medewerker zelf en eventueel de directeur maatregelen treffen om de medewerker te ondersteunen. De melding wordt geanonimiseerd besproken in de begeleidingscommissie om eventuele beleidsmaatregelen te treffen.
Maatregelen om de medewerker te ondersteunen kunnen zijn:
Maatregelen blijven altijd maatwerk, omdat het in overleg met de medewerker wordt afgestemd.
Het beleid dat de Provincie heeft ontwikkeld om ongewenst gedrag op het werk te voorkomen en te bestrijden is verankerd in een organisatiestructuur van vertrouwenspersonen, een begeleidingscommissie en een klachtencommissie.
Vertrouwenspersonen zijn collega’s bij wie alle medewerkers terecht kunnen die met agressie, pesten,treiteren, discriminatie of seksuele intimidatie, kortom ongewenst gedrag op het werk te maken krijgen.Het gaat hierbij om ongewenst gedrag van een collega ten opzichte van een andere collega. Alles wat tegen een vertrouwenspersoon in vertrouwen wordt gezegd, wordt vertrouwelijk behandeld. De vertrouwenspersonen zijn gehouden aan het protocol 'Omgaan met vertrouwelijkheid' (zie bijlage 2). De vertrouwenspersoon kan alleen praten over hetgeen hem/haar ter ore is gekomen als hij/zij hiervoor toestemming heeft van de melder.
De vertrouwenspersonen krijgen jaarlijks een training. Het is vooral van belang dat ze heel goed kunnen luisteren naar hetgeen de melder probeert te vertellen. Daarnaast is het belangrijk dat ze met doorvragen kunnen doordringen tot de kern van het probleem. Ze zijn partijdig en trekken één lijn met degene die hulp komt inroepen. De vertrouwenspersoon reikt de melder mogelijke oplossingsrichtingen aan met het doel dat hij/zij het probleem zelf oplost. Op verzoek van de melder kan de vertrouwenspersoon een prominentere rol innemen (bijvoorbeeld samen een gesprek aangaan met de leidinggevende).
De vertrouwenspersonen kunnen met elkaar klankborden. De Provincie Zeeland heeft in totaal 3 vertrouwenspersonen vanuit de eigen organisatie.
De contactgegevens van de vertrouwenspersonen staan op intranet.
Bij het ontstaan van een vacature vindt afstemming plaats met de begeleidingscommissie over de eventuele invulling. Daarnaast kunnen de vertrouwenspersonen ruggespraak houden met de externe bedrijfsmaatschappelijk werker en/of de externe bedrijfsarts. Deze ruggespraak vindt alleen plaats als de melder hiermee akkoord gaat en vindt geanonimiseerd plaats.
De vertrouwenspersonen hebben een belangrijke rol in preventieve zin. Ze voeren regelmatig wandelganggesprekken, waarbij medewerkers worden ondersteund bij het in de kiem smoren van een mogelijk probleem. Het gaat hierbij met name om ondersteuning van de 'melder' bij het geven van adequate feedback aan degene die het ongewenst gedrag vertoont. De wandelganggesprekken worden door de vertrouwenspersonen niet aangemerkt als melding, maar bieden wel informatie die geanonimiseerd waardevol kan zijn voor het management.
Ter ondersteuning van het werk van de vertrouwenspersonen en het management heeft de Provincie een begeleidingscommissie. Deze commissie signaleert knelpunten en adviseert het management.
Daarnaast organiseert de begeleidingscommissie dat er voorlichting wordt gegeven aan alle medewerkers van de Provincie. Op intranet is de organisatiestructuur beschreven en worden de vertrouwenspersonen genoemd. In het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers wordt hier aandacht aanbesteed. Verder wordt via interne media aandacht voor het onderwerp gevraagd. Dit alles met het doelde omgangscultuur te verbeteren.
Om de taken en werkwijze goed op elkaar afgestemd te houden, vergaderen de begeleidingscommissie en de vertrouwenspersonen in de regel minimaal een keer per jaar gezamenlijk. In die vergaderingen worden knelpunten gesignaleerd en aangepakt en wordt een gezamenlijke strategie uitgezet.
Als een impasse ontstaat, kan de medewerker ook besluiten om, eventueel na overleg met de leidinggevende en/of personeelsconsulent en/of vertrouwenspersoon, zich te wenden tot de klachtencommissie.
Binnen zes weken na ontvangst van de klacht zorgt de commissie na onderzoek voor een schriftelijk advies aan Gedeputeerde Staten. In dat advies staat of de klacht al of niet gegrond is en waarom. De commissie kan Gedeputeerde Staten adviseren tot disciplinaire of organisatorische maatregelen ten opzichte van de beklaagde over te gaan. Ook een combinatie van die twee is mogelijk. Zie voor meer informatie over de klachtenprocedure van de klachtencommissie bijlage 3.
De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager[1] of andere personen die een beroep op hem doen of tot wie hij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon aan diegene die contact met hem heeft gezocht geheimhouding van hetgeen hem bij de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon ter kennis komt.
De vertrouwenspersoon zorgt voor een zorgvuldige vertrouwelijke verslaglegging en archivering van vertrouwensdossiers. Aan een vertrouwensdossier is een termijn van vijf jaar verbonden. De vertrouwenspersoon legt procedureel verantwoording af aan de begeleidingscommissie en op verzoek aan Gedeputeerde Staten.
De vertrouwenspersoon kan de geheimhoudingsplicht doorbreken (1) als klager of een andere persoon waarmee de vertrouwelijkheid is aangegaan schriftelijk toestemming geeft tot het doorbreken van deze geheimhoudingsplicht of (2) wanneer er zich zeer ernstige situaties voordoen die aanleiding geven de geheimhoudingsplicht te doorbreken. In dit laatste geval wordt het bepaalde onder punten 6 en 7 in acht genomen.
De vertrouwenspersoon brengt betrokkene(n) op de hoogte van het voornemen tot het doorbreken van de geheimhouding alvorens dit daadwerkelijk te doen. Na het doorbreken van de geheimhouding zal de vertrouwenspersoon wijzen op de mogelijkheid om een andere vertrouwenspersoon te verzoeken betrokkene verder bij te staan.
[1] Formeel spreken we over melder/veroorzaker in het informele stadium (melding van een ongewenste omgangsvorm c.a.), zodra sprake is van een meer formeel stadium spreken we over klager/aangeklaagde.
[2] Aan de functie van vertrouwenspersoon gekoppeld recht om geen getuigenis af te hoeven leggen(ambtsgeheim).
Klachten moeten schriftelijk worden ingediend. Behalve de klacht op zich, moet duidelijk zijn tegen wie die is gericht. Duidelijk moet zijn van wie de klacht afkomstig is, anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
Voordat de commissie aan de slag gaat, wordt nagegaan of een of meerdere leden vanuit andere invalshoeken bemoeienis met de zaak heeft/hebben. Als dat het geval is, dan moeten die leden worden vervangen door hun plaatsvervangers. Zodoende wordt ondervangen dat eventuele partijdigheid ontstaat.
De secretaris stuurt de klager een schriftelijke ontvangstbevestiging van de klacht. Ook degene op wie de klacht betrekking heeft krijgt post van de secretaris. Hem of haar wordt de klacht toegezonden, inclusief de eventuele bijlagen.
De commissie hoort beide partijen. Dat hoeft niet per se in één zitting te zijn. Zowel de klachtencommissie, klager als de aangeklaagde kunnen aangeven voorkeur te hebben voor een aparte hoorzitting. Op die wens wordt ingegaan. Ook kunnen beiden zich laten bijstaan door een adviseur. Beide partijen ontvangen de verslagen van de verhoren, zodat zij zich kunnen verweren.
Het staat de commissie vrij derden over de zaak te horen. Als zij daartoe overgaan, moeten zij dat melden aan de twee partijen.
De secretaris maakt een verslag van alle zittingen.
De stukken, waarover de commissie beschikt, zijn toegankelijk voor klager en aangeklaagde, inclusief hun eventuele adviseurs. De verslagen kunnen verzonden worden nadat de betreffende gehoorde zich schriftelijk akkoord heeft verklaard met het verslag.
Partijen binden zich aan vertrouwelijkheid over hetgeen met de klacht en de daarmee gepaard gaande procedure samenhangt.
Binnen zes weken na ontvangst van de klacht zorgt de commissie voor een schriftelijk advies aan Gedeputeerde Staten. In dat advies staat of de klacht al of niet gegrond is en waarom. De commissie kan GS adviseren tot disciplinaire of organisatorische maatregelen ten opzichte van de beklaagde over te gaan. Ook een combinatie van die twee is mogelijk.
Een afschrift van het advies wordt gezonden aan beide partijen, de vertrouwenspersoon die bij de zaak betrokken is en aan het hoofd van de organisatie-eenheid van beide partijen. Soms zal dat één eenheidzijn, in andere gevallen zullen klager en aangeklaagde niet dezelfde werkplek delen en moeten dus dehoofden van beide afdelingen worden geïnformeerd.
De commissie kan - als zij denkt dat dit nodig is - de behandelingstermijn van zes weken verruimen.Zij deelt de verdaging mee aan partijen en geeft aan wanneer het advies kan worden verwacht.