Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2014

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een wethouder.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

1.Het college vergadert in de regel op dinsdag vanaf 9.30 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

2.Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

3.De vergaderingen worden als regel in het stadskantoor gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

1.Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die uiterlijk op vrijdag voorafgaande aan de vergadering aan de leden beschikbaar wordt gesteld. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden bij de afdeling Concernstaf ter inzage.

2.Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan tengevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. Hij kan daartoe ambtenaren uitnodigen ter vergadering om hem bij te staan.

• 2.

  De secretaris heeft in de vergadering een adviserende stem.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van dit artikel wordt toegepast.

• 3.a

  Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• b.

  Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• c.

  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Presentie- en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De presentielijst bevat tenminste: a. de namen van de aan- en afwezige leden; b. de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.

• 3.

  De besluitenlijst bevat een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 4.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 5.

  De presentie- en besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6.

  Deze besluitenlijst wordt, voor zover de aard en de inhoud van de betreffende aangelegenheid zich daartegen niet verzet, na vaststelling op de gemeentelijke website geplaatst.

Artikel 9 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of wanneer een artikel voor meerdere uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de voorzitter.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 13 mei 2014. Op dat moment vervalt het op 4 mei 2010.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 13 mei 2014,

secretaris, burgemeester,

Mevrouw mr. A.C. Spindler Dhr. dr. F.A. Petter