Regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente Vlaardingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

Gemeentesecretaris:

de ambtenaar die door het college van burgemeester en wethouders (B&W) wordt benoemd, en het college van B&W als secretaris in de zin van de Gemeentewet, terzijde staat bij het uitoefenen van zijn taak. De gemeentesecretaris is tevens als algemeen directeur eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie.

Controller:

de ambtenaar, die door de gemeentesecretaris in overleg met het college van B&W wordt benoemd en loco gemeentesecretaris en in die hoedanigheid tevens plaatsvervangend algemeen directeur is;

Afdelingshoofd:

de ambtenaar die verantwoordelijk is voor het functioneren van een afdeling en mede-verantwoordelijk is voor het functioneren van de ambtelijke organisatie;

Gebiedsmanager:

de ambtenaar die verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van gebiedsprogramma’s;

Programmamanager:

de ambtenaar die verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van een programma;

Sectiehoofd:

de ambtenaar die op voordracht van het afdelingshoofd door de gemeentesecretaris wordt benoemd en verantwoordelijk is voor het functioneren van een sectie;

Coördinatieoverleg:

besluitvormend overleg tussen de gemeentesecretaris, controller, adviserend leden, afdelingshoofden, gebieds- /programmamanagers en een secretaris, onder leiding van de gemeentesecretaris ten aanzien van voorgenomen collegebesluiten;

Afdelingshoofdenoverleg:

besluitvormend overleg tussen de

gemeentesecretaris,controller, afdelingshoofden, adviserend leden en een secretaris, onder leiding van de gemeentesecretaris ten aanzien van middelenkaders en bedrijfsvoering;

• 1.

  Dit besluit regelt de structuur van de ambtelijke organisatie en de werkwijze ervan op hoofdlijnen;

• 2.

  De ambtelijke organisatie is opgebouwd volgens een afdelingshoofdenmodel, waarbij de gemeentesecretaris, afdelingshoofden, programmamanagers en gebiedsmanagers vanuit gemeentebreed perspectief leiding geven aan afdelingen en (gebieds-)programma’s en in goede samenwerking verantwoordelijk zijn voor de afdelingsoverstijgende vraagstukken.

• 1.

  Het college van B&W stelt de hoofdstructuur van de organisatie vast;

• 2.

  De gemeentesecretaris stelt, binnen de kaders die door het college van B&W worden bepaald, de doelstellingen en hoofdtaken van de afdelingen vast;

• 3.

  De gemeentesecretaris stelt organisatiewijzigingen binnen de hoofdstructuur vast.

• 1.

  De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording schuldig aan het college van B&W;

• 2.

  De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie;

• 3.

  Als secretaris van het college van B&W is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor de verslaglegging van de collegevergaderingen en draagt hij bij aan het goed functioneren van dit orgaan;

• 4.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede ondersteuning, informatievoorziening en advisering van de leden van het college van B&W;

• 5.

  De gemeentesecretaris wordt, met inachtneming van het ter zake gestelde in de Gemeentewet, als secretaris van het college van B&W bij afwezigheid vervangen door een loco-secretaris;

• 6.

  De gemeentesecretaris is bevoegd tot het nemen van besluiten die voor de organisatie bindend zijn;

• 7.

  De gemeentesecretaris is bevoegd om aan alle medewerkers in dienst van de gemeente Vlaardingen alle inlichtingen te vragen die hij voor een goede vervulling van zijn taken nodig acht;

• 8.

  De gemeentesecretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

• 1.

  Het coördinatieoverleg adviseert de gemeentesecretaris ten aanzien van voorgenomen collegebesluiten;

• 2.

  De gemeentesecretaris benoemt de adviserende leden in het coördinatieoverleg;

• 3.

  De gemeentesecretaris is voorzitter van het coördinatieoverleg en als zodanig verantwoordelijk voor het goed functioneren van dit overleg;

• 4.

  Binnen het coördinatieoverleg vindt besluitvorming plaats over de aan het college van B&W definitief voor te leggen collegebesluiten;

• 5.

  Het coördinatieoverleg is verantwoordelijk voor de finale toetsing van de voorgenomen collegebesluiten.

• 1.

  Het afdelingshoofdenoverleg adviseert de gemeentesecretaris ten aanzien van het functioneren van de ambtelijke organisatie;

• 2.

  De gemeentesecretaris is voorzitter van het afdelingshoofdenoverleg en als zodanig verantwoordelijk voor het goed functioneren van dit overleg;

• 3.

  Binnen het afdelingshoofdenoverleg vindt door de gemeentesecretaris besluitvorming plaats over de toedeling van afdelingen, en afdelingsoverstijgende vraagstukken en programma’s;

• 4.

  Het afdelingshoofdenoverleg is verantwoordelijk voor de middelenkaders, inclusief de wijze van implementatie en toetsing;

• 5.

  Het afdelingshoofdenoverleg ziet erop toe dat de activiteiten van de afdelingen en programma’s, passen binnen de vastgestelde kaders.

• 1.

  Het afdelingshoofd levert een bijdrage aan het goed functioneren van het afdelingshoofdenoverleg;

• 2.

  Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het functioneren van een afdeling;

• 3.

  Het afdelingshoofd geeft leiding aan een aantal sectiehoofden, bevordert de integraliteit van beleid en is ervoor verantwoordelijk dat de activiteiten die door zijn afdeling worden verricht passen binnen vastgestelde kaders, en voldoende zijn afgestemd met andere afdelingen, secties en programma’s.

• 1.

  De gebiedsmanager is verantwoordelijk voor zijn medewerkers en het opstellen en uitvoeren van een gebiedsprogramma;

• 2.

  De gebiedsmanager is ervoor verantwoordelijk dat de projecten en activiteiten die door zijn medewerkers worden uitgevoerd passen binnen vastgestelde kaders en voldoende zijn afgestemd met andere secties, afdelingen, gebieden en programma’s;

• 1.

  De programmamanager is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van een programma;

• 2.

  De programmamanager is ervoor verantwoordelijk dat de projecten en activiteiten die in het kader van het programma worden uitgevoerd, passen binnen vastgestelde kaders en voldoende zijn afgestemd met de collegeleden, de gemeentesecretaris, afdelingen, secties, gebieden en programma’s.

• 1.

  Het sectiehoofd is verantwoordelijk voor het functioneren van een sectie;

• 2.

  Het sectiehoofd geeft leiding aan de medewerkers van de sectie en is ervoor verantwoordelijk dat de activiteiten die door zijn sectie worden verricht passen binnen vastgestelde kaders en voldoende zijn afgestemd met andere secties, afdelingen, programma’s en gebieden.

• 1.

  De controller is hiërarchisch rechtstreeks gepositioneerd onder de gemeentesecretaris; functioneel wordt de functie uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het college van B&W;

• 2.

  De controller is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een betrouwbaar en adequaat beleids- en beheersysteem ten behoeve van de effectiviteit en efficiency van de gemeentelijke activiteiten en voorgenomen collegebesluiten;

• 3.

  De controller is bevoegd om aan alle medewerkers in dienst van de gemeente Vlaardingen alle inlichtingen te vragen die hij voor een goede vervulling van zijn taken nodig acht;

• 4.

  De controller geeft te allen tijde het college van B&W gevraagd en ongevraagd advies over de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering en voorgenomen college besluiten.

• 5.

  De controller zal indien nodig het college van B&W direct attenderen op onvolkomenheden in de bedrijfsvoering en in de rechtmatigheid.

• 1.

  Dit besluit wordt aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Vlaardingen”;

• 2.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van publicatie in het Gemeenteblad

• 3.

  Dit besluit vervangt het organisatiebesluit zoals vastgesteld bij besluit d.d. 11 september 2012;

• 4.

  De in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet bedoelde regels zijn in een afzonderlijke verordening vastgesteld;