| Organisatie | Bergen op Zoom |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Gemeente Bergen op Zoom 2014 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer gemeente Bergen op Zoom 2014 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Gemeentelijke Organisatie (Intern) |
Geen
Archiefverordening, art. 7
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-07-2014 | 04-04-2018 | Onbekend | 24-06-2014 zoek.officielebekendmakingen.nl , 09-07-2014 | BW14-00269 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom,
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2014
Besluiten vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van informatie en het beheer van de archiefbewaarplaats ingevolge artikel 7 van het Archiefverordening.
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstigvan particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende informatie en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats als onderdeel van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI).
VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING
De teammanager Facilitair & Services wordt in de zin van dit besluit aangewezen als hoofd van de beheereenheid.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid is gewaarborgd in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Van informatie, die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt een kopie door de beheereenheid bewaard.
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de opstelling van procedures voor de uitwisseling van informatie en de behandeling en registratie van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De volgende informatie wordt geregistreerd:
Van digitale informatie moet gedurende de bewaartermijn, naast de in artikel 14 genoemde gegevens, ook de volgende gegevens worden vastgelegd en bewaard:
Voor zover gebruik is gemaakt van een elektronische handtekening dient in een audit-trail vastgelegd zijn wie de informatie wanneer heeft ondertekend/goedgekeurd. Tevens moet vaststaan hoe de identificatie heeft plaatsgevonden. De audit-trail dient, samen met de bijbehorende informatie, in een duurzaam formaat opgeslagen te worden.
Het hoofd van de beheereenheid zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van informatie
Het hoofd van de beheereenheid is verantwoordelijk voor het nemen van passende maatregelen met betrekking tot informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komt.
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor tijdige conversie of migratie van informatie indien de leesbaarheid of de houdbaarheid ervan in gevaar komt.
Het hoofd van de beheereenheid houdt bij welke onder zijn beheer staande informatie wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, dient het volgende in acht te worden genomen:
Vervreemding en overdracht van informatie
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Digitale informatie wordt, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van het hoofd van de beheereenheid kan worden verlangd. In dat geval vindt met de archivaris overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
Bij overbrenging van informatie wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Voor overdracht aan informatie aan andere beheerseenheden is machtiging verreist van de archivaris.
Selectie en vernietiging van informatie
Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Informatiebeheer gemeente Bergen op Zoom 2014.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom, d.d. 24 juni 2014.
De secretaris, De burgemeester,
Mevr. mr. A.C. Spindler Dhr. dr. F.A. Petter
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2014.
Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op papieren informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en het beheer van informatie.
Onder c: de Archiefregeling is op grond van de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap d.d. 15 december 2009 en in werking getreden op 1 april 2010.
Onder h: met het begrip informatie wordt aangegeven dat het begrip archiefbescheiden zich niet beperkt tot de “klassieke” papieren archiefbescheiden, maar zich tevens uitstrekt over digitale documenten en digitale informatiebestanden.
Onder i: Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de Archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen onder de werking van dit besluit vallen. Bij documentaire verzamelingen moet worden gedacht aan fotocollecties, documentatiecollecties etc.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare informatie. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren informatie als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende informatie. Verder is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de informatie voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze informatie onder de werking van dit besluit te vallen.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit informatie, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Het besluit van het college regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal cq. informatiecentrum.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Ingevolge artikel 17 van de Archiefregeling.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de archivaris.
Maatregelen met betrekking tot informatiebeveiliging zal in overleg met de verantwoordelijke information security officer genomen worden.
Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 25 van de Archiefregeling regelt dat informatie wordt overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparaatuur.
De gemeente beschikt over informatie die, gezien de inhoud en de consequenties die daaruit voortvloeien, goed beveiligd moet worden. Het gaat hier om informatie waarvan geheimhouding is opgelegd in het kader van de Gemeentewet maar ook om vertrouwelijke informatie in het kader van bijvoorbeeld de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit artikel beoogt te voorkomen dat informatie ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
Conform Artikel 15 van de wet kan beperkingen op de openbaarheid slechts gesteld worden voor een bepaalde termijn en met het oog op:
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.