Organisatie | Overijssel |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | aanvullende_toelichting_op_artikel_8_van_de_verordening.pdf (175 Kb) format_afrekening_bestedingen_tegemoetkoming_statenfracties.pdf (254 Kb) |
Aan de Verordening zijn een algemene en artikelgewijze toelichtingen toegevoegd.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 17-12-2008
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Provinciaal Blad nr. PS/2008/788
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2014 | 03-01-2017 | wijziging artikel(en) | 17-12-2008 Provinciaal Blad nr. PS/2008/788 | PS/2008/788 | |
12-06-2014 | 01-09-2014 | wijziging artikel(en) | 28-05-2014 Provinciaal Blad nr. PS/2014/457 | - | |
04-02-2009 | 12-06-2014 | nieuwe regeling | 19-07-2010 Provinciaal Blad nr. 2009-2 | - | |
04-02-2009 | 12-06-2014 | nieuwe regeling | 19-07-2010 Provinciaal Blad nr. 2009-2 | - |
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Dit artikel legt expliciet vast dat Provinciale Staten en haar leden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Opvallend in de verordening is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan Statenleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, voorzover nodig in samenspraak met de secretaris.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het ook de verhouding raakt tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans immers voor Gedeputeerde Staten. De wijziging van artikel 100 van de Provinciewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering provinciebestuur bepaalde dit artikel dat de griffier (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) Provinciale Staten terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris Gedeputeerde Staten terzijde (artikel 100, Provinciewet, nieuw) en worden Provinciale Staten bijgestaan door de griffier (artikel 104a, Provinciewet, nieuw). Dat Provinciale Staten nu beschikken over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang zijn. Voor specialistische, inhoudelijke hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen e.d. zal een beroep op deze organisatie dan ook mogelijk moeten blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. De verordening vormt de uitwerking van dit recht. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Provinciewet laat buiten twijfel dat individuele Statenleden, dus ook die behorend tot een minderheid in Provinciale Staten, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle Statenleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de Griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de Griffie kan worden verleend verzoekt de griffier de secretaris, één of meer medewerkers aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een medewerker door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten beslissen, het Presidium gehoord, zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Paragraaf 2. Fractieondersteuning
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Staten plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 10. Fractievergoeding na verkiezingen
Indien het zeteltal van een fractie tengevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.
Artikel 11. Splitsing van fracties
Bij splitsing van een fractie wordt de vaste component uit de fractievergoeding niet herverdeeld, maar blijft bij de oorspronkelijk gekozen fractie. De variabele component uit de vergoeding wordt naar evenredigheid van de aantallen leden van de nieuw gevormde fracties verdeeld.
Artikel 12. Opbouw financiële reserve
Een fractie is bevoegd het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van het jaarlijks aan haar toekomende bedrag te reserveren ter besteding in volgende jaren.
Artikel 13. Financiële verantwoording
Onverminderd het bepaalde in artikel 12 legt elke fractie, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een verslag. Overeenkomstig geldt deze verplichting aan het eind van de zittingsperiode van Provinciale Staten.
[Toelichting: De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan Statenleden bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een lid van Provinciale Staten contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De huidige werkwijze van ambtelijke ondersteuning door informanten wordt voortgezet.
Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Provinciewet.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaam¬heden naar aanleiding van een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. Aan leden van Provinciale Staten wordt in het eerste lid de mogelijkheid geboden, om zich in de daar bedoelde gevallen rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. Daarbij wordt er vanuit gegaan, dat de betreffende medewerker regulier het ingekomen verzoek aan het hoofd van zijn eenheid meldt. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. ]
[Toelichting: Artikelen 3 en 4
Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is
aangegeven, dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan Gedeputeerde Staten, het presidium gehoord. Het ligt in de rede dat daarbij overleg plaatsvindt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken Statenlid). Uiteraard kunnen Provinciale Staten, via de gebruikelijke weg, Gedeputeerde Staten verzoeken over de genomen beslissing verantwoording af te leggen.]
[Toelichting: Artikelen 3 en 4
Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is
aangegeven, dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan Gedeputeerde Staten, het presidium gehoord. Het ligt in de rede dat daarbij overleg plaatsvindt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken Statenlid). Uiteraard kunnen Provinciale Staten, via de gebruikelijke weg, Gedeputeerde Staten verzoeken over de genomen beslissing verantwoording af te leggen.]
[Toelichting: Indien een lid van Provinciale Staten om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert ten opzichte van Gedeputeerde Staten. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. Dit artikel is opgenomen om te verzekeren dat een ambtenaar niet door leden van Gedeputeerde Staten onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een lid van Provinciale Staten; leden van Gedeputeerde Staten wenden zich voor informatie direct tot het betrokken lid van Provinciale Staten en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
Een lid van Provinciale Staten heeft de mogelijkheid om aan te geven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand niet met Gedeputeerde Staten gedeeld wordt. ]
[Toelichting: Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Bij besluit van Provinciale Staten van 17 december 2008 wordt het variabele en vaste bedrag vast¬gesteld op respectievelijk € 4.300,-- en € 23.000,--. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd.]
[Toelichting: De fracties worden grotendeels vrijgelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan statenwerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat Statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.
- kosten van aanschaf en gebruik apparatuur (niet zijnde de computerconfiguratie op basis van de Verordening Rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden);
- kosten voor ‘lief en leed' voor Statenleden;
- opleidingen voor Statenleden,
geldt, dat deze mits er een fractiebesluit aan ten grondslag ligt, uit de fractievergoeding kunnen worden bekostigd.
Wanneer derden (i.c. administratiekantoor of stichting) voor het uitvoeren van administratieve taken worden ingeschakeld mogen de hiermee samenhangende kosten ten laste van de fractievergoeding worden gebracht.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van provincieambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fractie eventueel ondersteunen.
In de bijlage "Aanvullende toelichting op artikel 8 van de verordening" is nadere informatie te vinden, waaronder een overzichtstabel met soorten vergoedingen, soorten uitgaven en de toepasselijke voorwaarden. U vindt deze tabel in de rechterkolom op de internetpagina waar u deze deze regeling raadpleegt. U vindt daar ook de bijlage "Format Afrekening bestedingen tegemoetkoming statenfracties."]
[Toelichting: De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien en wordt aan het einde van de zittingsperiode (4 jaar) teruggestort. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het derde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Eventuele rente-inkomsten moeten als opbrengst worden verantwoord en kunnen voor het doen van fractie-uitgaven worden aangewend.]
[Toelichting: Voor het uitvoeren van de administratieve taken mag de fractie derden (bijvoorbeeld een administratiekantoor of een stichting oprichten) inschakelen. De vertegenwoordiging van de fractie in het bestuur van de stichting moet goed geregeld zijn.
Uit een oogpunt van transparant bestuur gelden de volgende randvoorwaarden:
Als tijdens de zittingsperiode zich een splitsing van fracties voordoet, dan draagt het afgesplitste deel van de fractie zelf de consequenties van de gemaakte keuze. Eventueel aanwezige financiële reserves blijven achter bij de oorspronkelijk gekozen fractie.
Uit het verslag van de accountant kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de Staten verdwijnt, zullen de Staten het ten onrechte uitgekeerde voorschot terugvorderen. ]
[Toelichting: Vanuit de wens om sanctiemogelijkheden te hebben indien de verantwoordingsplicht niet tijdig wordt nageleefd is deze bepaling opgenomen. Om de sanctie ook reëel effect te kunnen laten sorteren, is de verstrekking van het voorschot in twee termijnen verdeeld. Als niet binnen drie maanden het in artikel 13, eerste lid bedoelde verslag aan Provinciale Staten is voorgelegd, wordt de uitbetaling van het tweede, en eventuele volgende, voorschotten opgeschort, totdat aan de verantwoordingsplicht is voldaan.]