| Organisatie | Epe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Epe 2014 |
| Citeertitel | Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Epe 2014 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | automatisering en informatisering |
Geen
Algemene wet bestuursrecht, de Archiefwet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-08-2014 | Nieuwe regeling | 15-04-2014 Veluws Nieuws, 15 juli 2014 | 2014-12043 |
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE EPE
Overwegende dat het wenselijk is om nadere regels vast te stellen voor de communicatie langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen en bestuursorganen onderling;
Gelet op de Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet;
Het “Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Epe 2014” vast te stellen.
HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE EPE
Overwegende dat het wenselijk is om nadere regels vast te stellen voor de communicatie langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen en bestuursorganen onderling;
Gelet op de Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet;
Het “Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Epe 2014” vast te stellen.
Elektronische aangiften, aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen worden in behandeling genomen indien het bericht is verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of op een aangewezen andere (landelijke) website. Indien een dienst of product niet middels een specifiek webformulier wordt aangeboden, kan een aanvraagformulier (in PDF/.doc) verstuurd worden naar de algemene postbus gemeente@epe.nl voor zover deze wordt aangeboden op de Website.
Berichten moeten aan de volgende eisen voldoen:
a. Berichten met persoonsgebonden vragen en berichten als bedoeld in artikel 5, lid 3, moeten voorzien zijn van naam en adres van de afzender, of het BSN-nummer/KvK-nummer;
b. Het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 15Mb.
c. Eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente Epe gehanteerde software pakketten.
d. Het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten.
Artikel 6. Ontvangstbevestiging
Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en functionele berichten die binnenkomen via gemeente@epe.nlwordt een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.
Onder een reactie wordt verstaan:
a) een inhoudelijke reactie ter afhandeling van het inkomende bericht;
b) een elektronisch behandelbericht waarin wordt aangegeven:
i.Wie de behandelende ambtenaar of afdeling is.
ii. Wat de termijn is van de vervolgreactie.
Toelichting, behorende bij het besluit van burgemeester en wethouders van 15 april 2014
Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen burgers/bedrijven en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de zgn. Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Awb biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer en in welke andere gevallen verkeer langs elektronische weg gelijkgesteld kan worden aan andere vormen van berichtenverkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties.
Naast de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geven de Wet elektronische handtekeningen, de Grondwet, de al bestaande artikelen in de Awb en sectorspecifieke regelgeving ook voorwaarden voor het elektronisch communiceren en het elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van burgers door overheidsinstanties.
De gemeente moet wel nadere regels geven over de manier waarop en wanneer er via de elektronische weg gecommuniceerd kan worden. De gemeente Epe doet dit in de vorm van dit protocol.
De aanbevelingen die de Nationale ombudsman heeft gedaan in het onderzoek “Digitaal verkeer tussen overheid en burger” zijn in dit protocol meegenomen. De primaire aanbevelingen van de Nationale ombudsman betreffen het formeel openstellen van het digitale kanaal, het communiceren van servicenormen voor digitaal verkeer, en het beëindigen van het gebruik van disclaimers onder elektronische berichten.
Voor dit protocol zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën. Per categorie kan vervolgens weer onderscheid gemaakt worden tussen inkomende en uitgaande berichten.
Het protocol is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Epe en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, de zgn. bestuurlijke berichten. De werking van het protocol is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z. berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Het protocol beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail. Dit wordt geregeld in het privacyreglement e-mail- en internetgebruik en het integriteitsbeleid van de gemeente Epe.
Daarnaast wordt aangegeven dat het protocol van toepassing is op e-mailberichten en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of een landelijke website (bijv. webformulieren van Omgevingsloket Online). Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit protocol. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.
Dit artikel geeft aan dat het protocol zowel een externe als een interne oriëntatie heeft. Hetgeen extern wordt beloofd moet intern worden waargemaakt.
Alle medewerkers van de gemeente Epe zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regels die in het protocol zijn vastgelegd.
Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Epe geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg.
In lid 2 krijgt het college de bevoegdheid om bepaalde categorieën aanvragen of verzoeken uit te sluiten van elektronische indiening. Het college heeft 11 februari 2014 besloten dat WOB verzoeken niet meer elektronisch kunnen worden ingediend. Dit omdat misbruik wordt gemaakt van de elektronische weg. Zodra de Wob is gewijzigd en de band met de Wet dwangsom is doorgesneden kan aan deze situatie een einde worden gemaakt.
Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen gesteld aan het gebruik van de elektronische weg. In lid 3 wordt gesteld dat elektronische aangiften, aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde (web)formulier op de gemeentelijke/landelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Bij het openstellen van het digitale kanaal voor aanvragen, bewaarschriften, klachten en zienswijzen dient – conform artikel 2:16 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht – rekening gehouden te worden met het vereiste van ondertekening, en de betrouwbaarheid van de methode die voor authentificatie wordt gebruikt.
Voor overige functionele berichten is in lid 4 als voorwaarde gesteld dat deze behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus gemeente@epe.nl.
Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Epe.
Ook vanuit de techniek worden een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Epe, dan kan het betreffende bericht niet afgehandeld worden. Uitgangspunt is dat de gemeente Epe minimaal de pakketten hanteert uit de lijst met open standaarden voor “pas toe of leg uit”. Deze lijst is in beheer bij Forum Standaardisatie.
Afzenders van berichten die niet in overeenstemming zijn met het gestelde in artikel 5 krijgen te allen tijde bericht terug. Het uitgangspunt is dat de afzender verzocht wordt informatie aan te leveren die nodig is voor een correcte afhandeling.
Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel bericht op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure middels een behandelbericht. In dit behandelbericht wordt aangegeven wanneer de afzender een antwoord kan verwachten. Wanneer een functioneel bericht binnen drie werkdagen wordt beantwoord is het sturen van een behandelbericht niet nodig.
Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan, afhandeling conform de servicenormen. Deze servicenormen zijn gebaseerd op het betreffende proces. Deze servicenormen voldoen minimaal aan de wettelijk vereiste termijnen. De intentie is echter deze termijnen zo kort mogelijk te houden. De aanbevelingen van de Nationale ombudsman uit de zgn. “Correspondentiewijzer” zijn daarmee overgenomen.
Voor de afhandeling van bestuurlijke berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig opgelost worden door een afzender in een (web)formulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is. Overige functionele berichten die binnenkomen op de algemene postbus gemeente@epe.nl worden in principe elektronisch afgehandeld.
Een andere eis die het protocol stelt aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen, en bestuurlijke berichten in het bijzonder, is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn, moet de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed zijn. De gemeente Epe gaat uit van wederkerigheid. De gemeente Epe accepteert een gescande handtekening op een aanvraagformulier in PDF/.doc. De gemeente Epe zal dan ook bestuurlijke berichten met een ingescande handtekening versturen als bijlage bij een elektronisch bericht. Daarnaast worden alle uitgaande e-mailberichten opgesteld conform de huisstijl elektronisch berichtenverkeer van de gemeente Epe.
Uitgaande e-mailberichten bevatten geen disclaimer. Dit is één van de aanbevelingen van de Nationale Ombudsman. Een disclaimer wordt ingezet omdat communicatie per e-mail als onvoldoende betrouwbaar wordt gekwalificeerd. Dat gebrek aan vertrouwen gaat om de inhoud van het bericht, de beveiliging van de informatiestroom via internet of de privacy van de burger. Overheidsinstanties moeten er zeker op letten dat e-mailberichten voldoende betrouwbaar zijn. Dat wil zeggen dat de inhoud van het bericht juist is, dat het bericht voldoende is beveiligd en de privacy van de burger is gewaarborgd. Dat mag echter niet gebeuren in de vorm van een disclaimer onder een bericht. Daarmee worden onvolkomenheden in de communicatie op de burger afgewenteld.
Archiefwaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en archiefwaardige berichten die binnenkomen op gemeente@epe.nl worden vastgelegd in het postregistratiesysteem door medewerkers van de eenheid die belast is met de taak van documentaire informatievoorziening. Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben. Van medewerkers wordt wel verwacht dat zij berichten die binnenkomen op een persoonlijk e-mailadres ter registratie aanbieden.
De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van archiefwaardige berichten ter archivering berust bij de medewerkers zelf. Omdat archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of via gemeente@epe.nl reeds geregistreerd worden betreft het hier uitsluitend berichten die rechtstreeks binnenkomen op een persoonlijk e-mail adres en uitgaande berichten.
Berichten worden ter registratie aangeboden als sprake is van een:
• Beleidswaarde – de inhoud van het bericht is van invloed op het te voeren beleid.
• Juridische waarde – hierbij moet gedacht worden aan berichten inhoudende afspraken, verplichtingen, contracten, vergunningen, e.d.
• Procesondersteunende waarde – de inhoud van het bericht heeft betrekking op (de voortgang van) een procedure.
• Informatieve waarde – het bericht bevat kennis die later weer gebruikt kan worden.
De “Regeling openstelling elektronisch verkeer Belastingen en WOZ 2005” wordt bij inwerkingtreding van dit protocol, ingetrokken. De betreffende regeling stelt voorwaarden aan elektronische berichten specifiek voor belastingen en WOZ. Het “Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Epe 2014” stelt uniforme eisen aan alle elektronische berichten van en naar een gemeentelijk e-mailadres.