Controleverordening gemeente Tubbergen 2014

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad benoemde:

  • -

    registeraccountant of

  • -

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • -

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • -

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • -

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • -

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • -

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • -

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• d.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• e.

  controleprotocol: een door de raad vast te stellen document dat de uitgangspunten en criteria bevat voor de accountantscontrole.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de uitvoering van de accountantscontrole een controleprotocol vast. Dit protocol vormt de basis voor het verrichten van de accountantscontrole.

• 4.

  In het controleprotocol zijn onder meer opgenomen de toe te passen goedkeuringtoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening.

• 5.

  De raad kan jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in het overleg met de accountant, dat plaatsvindt via de auditcommissie, kenbaar maken aan welke specifieke onderwerpen, met bijbehorende rapporteringtoleranties, de accountant bij zijn controle bijzondere aandacht dient te besteden.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en legt deze aan de accountant over voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen op een zodanig tijdstip over aan de raad dat deze in de gelegenheid is de jaarrekening uiterlijk op 15 juli vast te stellen.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5. Auditcommissie

• 1.

  Er is een auditcommissie, als permanente commissie van de raad, die namens en ten behoeve van de raad de communicatie met de accountant en de begeleiding van de accountantswerkzaamheden verzorgt.

• 2.

  De auditcommissie:

  • a.

    is namens de raad aanspreekpunt voor zaken betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole en voert daartoe periodiek overleg met de accountant;

  • b.

    kan namens de raad de accountant verzoeken bij zijn controle bijzondere aandacht te besteden aan bepaalde onderwerpen; de auditcommissie doet daarvan mededeling aan de raad;

• 3.

  De auditcommissie heeft minimaal drie en maximaal vijf door de raad benoemde leden. Uitgangspunt is daarbij dat elke fractie met één lid in de auditcommissie is vertegenwoordigd.

• 4.

  De leden van de auditcommissie wijzen uit hun midden een voorzitter aan.

• 5.

  De concerncontroller is adviseur van de auditcommissie en is in de regel bij haar vergaderingen aanwezig.

• 6.

  De griffier ondersteunt de auditcommissie, fungeert als secretaris van de auditcommissie en is bij haar vergaderingen aanwezig.

• 7.

  De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

• 8.

  De auditcommissie kan anderen verzoeken aan haar vergaderingen deel te nemen.

Artikel 6. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 8. Rapportering

• 1.

  In het contract met de accountant wordt opgenomen dat indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, hij deze terstond schriftelijk aan de raad meldt en een afschrift hiervan zendt aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant een managementletter uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijke aard zijn, aan het college van burgemeester en wethouders. De accountant maakt van deze managementletter een beknopte samenvatting, de boardletter, en brengt deze ter kennis van de auditcommissie. De auditcommissie bespreekt de boardletter met de accountant en brengt er daarna verslag over uit aan de raad.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie. De auditcommissie doet hierover vervolgens verslag in de raad.

Artikel 9. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op die van haar bekendmaking met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekeningen en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2014 en later.

• 2.

  De Controleverordening gemeente Tubbergen, vastgesteld op 13 september 2004, vervalt bij inwerkingtreding van deze verordening, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en deelverantwoordingen van het jaar 2013.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Tubbergen 2014”.