| Organisatie | Zevenaar |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | nr 01.11 Verordening bezwaarschriften- en ombudscommissie Zevenaar |
| Citeertitel | Verordening bezwaarschriften- en ombudscommissie |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
geen
Gemeentewet art 147 en art. 81 p e.v. 84 juncto art. 7:13 Algemene wet bestuursrecht. Algemene wet bestuursrecht art. 9.14, titel 9.2
Interne klachtenregeling
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-06-2007 | 27-09-2012 | correctie regeling ombudscommissie | 23-05-2007 Zevenaar Post, 6-6-2007 | 07-040 | |
| 01-01-2006 | gemeentelijke ombudscommissie art.7, lid 4 | 25-05-2005 Zevenaar Post,22-6-2005 | 05-045 | ||
| 27-01-2005 | nieuwe regeling bij gemeentelijke herindeling | 03-01-2005 Zevenaar Post, 19-1-2005 | 05-003 |
HOOFDSTUK I - INSTELLING EN SAMENSTELLING COMMISSIE
In deze verordening wordt verstaan onder:
Ombudscommissie: de gemeentelijke commissie voor de behandeling van verzoekschriften betreffende een onderzoek naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens verzoeker of een ander heeft gedragen, als bedoeld in artikel 9:17 en 9:18. van de Awb juncto artikel 81p Gemeentewet.
Artikel 4 Verdeling commissie in kamers
De commissie wordt verdeeld in 3 kamers, te weten:
1.een kamer voor de behandeling van bezwaarschriften ingevolge voorschriften op het gebied van de sociale wetgeving, die door of namens de gemeente worden uitgevoerd;
2 een kamer voor de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten inzake personele aangelegenheden, met inbegrip van besluiten in het kader van functiewaardering;
4.een kamer voor de behandeling van - bezwaarschriften tegen besluiten van de raad, - overige bezwaarschriften, anders dan genoemd onder 1 en 2 van dit artikel. - verzoekschriften ter afdoening van klachten als bedoeld in artikel 2 jo 22.
Artikel 5 Samenstelling Kamers uit de commissie
De kamer voor personele zaken bedoeld in artikel 4, sub 2, bestaat uit een vice-voorzitter en 2 leden, benoemd uit de leden als bedoeld in artikel 3, sub 1, waarbij: a. een lid kan worden voorgedragen door het college; b. een lid kan worden voorgedragen door de organisaties van overheidspersoneel, die vertegenwoordigd zijn in de commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken voor deze gemeente; c. de onder a en b genoemde leden kunnen gezamenlijk een voorzitter voordragen
HOOFDSTUK II - PROCEDURE BEHANDELING VAN BEZWAARSCHRIFTEN
Artikel 14 Vergadering en quorum
De (vice)voorzitter belegt een vergadering van de commissie of een kamer van de commissie telkens als dit voor de behandeling van één of meer bezwaarschriften en met inachtneming van de in de wet gestelde termijnen noodzakelijk is. Hij leidt de vergadering en ziet erop toe dat de in de wet geregelde procedure voor de behandeling van bezwaarschriften wordt gevolgd.
De (vice)voorzitter draagt zorg voor tijdige oproeping van de leden onder mededeling van de voor de vergadering opgestelde agenda. Bij afwezigheid of ontstentenis van een lid of ingeval een lid anderszins niet aan de vergadering of beraadslagingen kan of mag deelnemen, roept hij een plaatsvervangend lid van een van de andere kamers op.
Artikel 15 Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter, vice-voorzitters en de leden van een kamer van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
De leden van de kamer van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de (vice)voorzitter van de desbetreffende kamer een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De (vice)voorzitter beslist op zo'n verzoek.
Artikel 20 Uitbrengen advies en verdaging
Indien naar het oordeel van de (vice)voorzitter van de commissie de termijn van 10 weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, adviseert hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.
HOOFDSTUK III – BEHANDELING VAN KLACHTEN DOOR DE GEMEENTELIJKE OMBUDSCOMMISSIE
Artikel 22 Verzoek tot onderzoek klachtbehandeling
Degene die, na een interne klachtprocedure, een beslissing als bedoeld in artikel 9:12 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht op een klacht heeft ontvangen, kan desgewenst in een externe procedure de gemeentelijke ombudscommissie, als bedoeld in artikel 1 sub c, schriftelijk verzoeken een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop het bestuursorgaan de klacht heeft afgehandeld, c.q. zich jegens hem of een ander heeft gedragen.
Artikel 24 Klacht over bezwaarschriftencommissie
Klachten over gedragingen van de bezwaarschriftencommissie kunnen, ingevolge een daartoe strekkend besluit van het gemeentebestuur van Duiven, aan de gemeentelijke ombudscommissie van de gemeente Duiven worden voorgelegd. Op de behandeling van de klacht is de klachtenregeling van de gemeente Duiven van toepassing.
1.De ombudscommissie onderzoekt de klacht en stelt een rapport op waarin zij haar bevindingen en haar oordeel weergeeft. Zij zendt het rapport aan het betrokken bestuursorgaan alsmede aan verzoeker en degene op wiens gedraging het verzoek betrekking heeft., zo nodig vergezeld van aanbevelingen, aan het bestuursorgaan tegen wie de klacht is gericht.
Artikelsgewijze toelichting op de Verordening bezwaarschriften- en ombudscommissie Zevenaar
In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Algemene wet bestuursrecht ,Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in het reglement aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.
De commissie functioneert ook als ombudscommissie. Dit is een uniform begrip waarmee eenduidig aangesloten wordt bij de regeling van hoofdstuk 9, titel 9.2 Awb en de recente aanvulling daarvan bij de Wet extern klachtrecht. De ombudscommissie onderzoekt zelfstandig klachten en rapporteert daarover en doet eventueel aanbevelingen aan het bestuur. Voorheen was de klachtencommissie louter een adviserende instantie, analoog aan de advisering over bezwaarschriften.
Artikel 2 Inleidende bepaling commissie
In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.
Opgemerkt dient te worden dat de Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ afwijkende of aanvullende bepalingen bevatten over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding. In verband hiermee hebben wij ervoor gekozen ze in elk geval uit te zonderen.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb.
Voorzitter en leden mogen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Zevenaar. Anders dan voorheen nemen raadsleden geen zitting meer in de commissie; het past meer in het dualisme en de rolverdeling binnen het gemeentebestuur om de kaderstellende en controlerend rol van de raad niet te combineren met een adviserende rol als in deze commissie. De vice voorzitters treden op als voorzitters van de sociale kamer en de personele kamer. De voorzitter van de algemene kamer is voorzitter van de gehele commissie.
Voor de samenstelling van een commissie voor bezwaarschriften ex artikel 7:13 Awb gelden niet de eisen van artikel 7:5 Awb (Raad van State, 31-5-99, JG 1999/179).
Leden van de kamers van de commissie en de (vice)voorzitters dienen over de nodige juridische deskundigheid en ervaring binnen het vakgebied van de desbetreffende kamer te beschikken.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden.
Gelet op de nieuwe Wet extern klachtrecht kan de klachtbehandeling aan een commissie als deze blijven worden voorgelegd en behoeft niet aangesloten te worden bij de nationale ombudsman. Tot nu toe is slechts eenmaal, in 2006, een klacht aan de ombudscommissie voorgelegd. De benoeming van een extern secretaris die niet deel uitmaakt of werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de nieuwe gemeente Zevenaar is volgens de Wet extern klachtrecht vereist.
Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
Lid 4 is overeenkomstig artikel 81w lid 2 van de Gemeentewet.
In genoemde Verordening wordt het presentiegeld voor de voorzitter van een kamer met 75% verhoogd ten opzichte van leden van die kamer.
Overeenkomstig de modelverordening van de VNG is tevens bepaald dat de ombudscommissie voldoende financiële middelen wordt verschaft, teneinde de onafhankelijkheid van de commissie te waarborgen.
Artikel 9 Ingediend bezwaarschrift
Dit artikel spreekt voor zich.
In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidvragen Hieronder wordt beknopt aangegeven welke onderwerpen in de Awb aan de orde komen:
Vereisten te stellen aan het bezwaarschrift (artikel 6:5 Awb).
De indieningtermijn (artikel 6:7 tot en met 6:12 Awb):
De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met 6:15):
Over de ontvangstbevestiging wordt nog opgemerkt dat naast verzending per post ook uitreiking van een ontvangstbewijs in aanmerking komt. Het ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat hij in de gelegenheid wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het bezwaarschrift kan worden gedaan.
Het verdient aanbeveling om bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst op het bezwaarschrift, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb). Een per fax verzonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325). Een bezwaarschrift verzenden per e-mail dient te voldoen aan de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). Een per e-mail ingediend bezwaarschrift kan derhalve niet automatisch niet-ontvankelijk worden verklaard. Een e-mail geldt als een voorlopig bezwaarschrift en moet voor 24.00 uur van de laatse dag van de bezwaartermijn zijn verzonden. In ieder geval moet het nog nader schriftelijk worden aangevuld met een handtekening van bezwaarmaker. Gebeurt dat niet dan is in beginsel sprake van een niet-ontvankelijk bezwaarschrift. Een elektronische handtekening is nu nog niet mogelijk, maar zal in de toekomst wel worden ingevoerd.
Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven indien het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of een onbevoegde administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend. Ingevolge het derde lid van artikel 6:15 Awb dient namelijk de bevoegde instantie het doorgezonden geschrift als tijdig ingediend te beschouwen indien de indiening bij de onbevoegde instantie tijdig is geschied, tenzij belanghebbende kennelijk misbruik heeft gemaakt van zijn procesrecht (derde lid, zoals gewijzigd bij de Eerste evaluatiewet Awb, in werking getreden op 1 april 2002). Hiervan is bijvoorbeeld sprake als belanghebbende bij herhaling willens en wetens een bezwaarschrift bij het verkeerde bestuursorgaan indient. Wanneer het derde lid geen toepassing vindt, is de ontvangst bij het bevoegd orgaan beslissend. Er zal dan meestal sprake zijn van verwijtbaar handelen van de indiener die daarvoor zelf het risico loopt. In beginsel moet doorzending binnen twee weken plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan komt dit niet voor risico van belanghebbende.
Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (zo spoedig mogelijk) ook daadwerkelijk te voldoen.
De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot 10 weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken (artikel 7:10). Wellicht ten overvloede wordt hier opgemerkt dat het aanbeveling verdient indieners al in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure.
Artikel 10 Uitoefening bevoegdheden
Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd.
De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt.
Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.
Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.
De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden.
Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.
Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb - van het horen kan worden afgezien.
Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.
Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter.
Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196).
Artikel 7:4, vierde lid Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende (HR 20 september 2000, JG 2001/30).
Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.
Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.
Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19).
Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden [...].
Het derde lid van dit artikel luidt:
Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.
Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de klager in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.
De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.
Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat dat college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.
In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.
Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.
Voor het bepaalde in het eerste lid: zie de toelichting op artikel 13 van deze verordening.
Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:
Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo'n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar.
De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.
Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.
Artikel 13 Uitnodiging zitting
Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.
Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.
Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 10 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna).
Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Een verzoek om uitstel moet niet automatisch gehonoreerd worden. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te worden beperkt tot een eenmalig uitstel omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden.
De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.
Omdat de inhoud van deze artikelen voor zich spreekt, is ermee volstaan de tekst ervan hier integraal op te nemen (zie ook de toelichting bij artikel 7).
Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden (zie ook: Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43).
In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb. Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad 1998, 7).
Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in de bezwaarschriftprocedure is een beginsel van goede procesorde (JG 2000/122).
Artikel 16 Openbaarheid zitting
Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.
In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.
De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 16 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.
De zitting van de kamers aangaande sociale zaken en personele aangelegenheden als bedoeld in artikel 4 onder 1 en 2 en de algemene kamer als ombudscommissie vinden in beginsel achter gesloten deuren plaats.
Artikel 17 Schriftelijke verslaglegging
Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijk vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.
Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.
Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het horen en de stemmen staken in de adviescommissie, hoeft bij de hernieuwde behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden (CRvB, 2 april 1996, AB 1997/23).
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).
Artikel 19 Raadkamer en advies
De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.
Het bepaalde onder b is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 12) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.
De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 10 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de (vice)voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan adviseert de beslissing op het bezwaar te verdagen.
Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingbesluit toe te zenden.
Lid 4 regelt dat de (vice)voorzitter rapport dient uit te brengen als er achterstanden dreigen te ontstaan in de advisering omtrent bezwaarschriften, zodat het college maatregelen kan nemen.
Hoofdstuk III Behandeling van klachten door de gemeentelijke ombudscommissie
Artikel 22, 23 Toepasselijk recht
De Awb voorziet erin dat klachten over een bestuursorgaan of over onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen eerst door het bestuursorgaan zelf worden behandeld. In Zevenaar behandelt bijvoorbeeld de leidinggevende de klacht over medewerkers en brengt daarover advies uit aan het bestuursorgaan, dat daarop beslist.
Indien klager niet tevreden is over die interne klachtbehandeling kan hij de gemeentelijke, onafhankelijke ombudscommissie verzoeken de klacht en de behandeling te onderzoeken. Deze procedure ondervangt de Nationale Ombudsmanprocedure. Na het doorlopen van de interne klachtrecht en externe klachtrechtprocedures is geen bezwaar/beroep tegen de einduitkomst mogelijk.
De ombudscommissie is niet een louter adviserende commissie voor klachtbehandeling in eerste aanleg (titel 9.1 , artikel 9:14 Algemene wet bestuursrecht, Awb), maar een zelfstandig oordelende ombudscommissie in tweede aanleg die aanbevelingen aan het bestuursorgaan kan doen( titel 9.2, artikel 9:17, sub b Awb, juncto het nieuwe artikel 81p Gemeentewet).
Voorts is de modelverordening van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) in deze verordening verwerkt.
Bepalingen die reeds in de Awb zijn geregeld zijn uit de verordening gelaten.
Er is voor gekozen om geen aparte verordening voor de ombudscommissie op te stellen, maar desbetreffende regeling te blijven integreren in de verordening voor de bezwaarschriftencommissie, aangezien beide commissies annex zijn en sprake is van diverse voor beide geldende bepalingen.
Ten aanzien van de positie van de gemeentelijke ombudscommissie is bij de vaststelling van de 1e wijziging van de verordening in 2005 verwarring onstaan door twee omstandigheden:
de Awb (art 9:14) biedt in de fase van het interne klachtrecht ook nog tussentijds de mogelijkheid dat een extra commissie de klacht intern behandelt in plaats van de leidinggevende en het bestuursorgaan. In de oude verordening is die wetsbepaling genoemd, waar echter niet de bedoeling was die extra commissie in de interne klachtprocedure in te schakelen. De bedoeling was een ombudscommissie in het kader van het externe klachtrecht in het leven te roepen.
De regeling van Zevenaar waarbij klagers, die het niet eens zijn met de beslissing op hun klaagschrift na de interne klachtprocedure, de klacht ook nog in een externe procedure aan de gemeentelijke bezwaarschriftencommissie als ombudscommissie kunnen voorleggen, wordt gecontinueerd. Voorheen opereerde de bezwaarschriftencommissie bij klachtbehandeling als adviesinstantie, thans neemt de ombudscommissie in het kader van externe klachtbehandeling een zelfstandiger positie in; zij geeft niet meer louter advies, maar rapporteert haar bevindingen en doet eventueel aanbevelingen. De Wet extern klachtrecht biedt die mogelijkheid om als alternatief voor een andere externe klachtbehandeling zoals bij de nationale ombudsman, de eigen externe commissie als ombudscommissie in te schakelen. Niet alleen de voorzitter en de leden, maar ook de secretaris van (de desbetreffende kamer van) de commissie moet een externe zijn die niet deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente. In artikel 6, lid 3 en artikel 23, lid 4 is dit geregeld.
Onder de klachtenregeling vallen gedragingen van bestuursorganen en van personen, zoals ambtenaren, die onder de verantwoordelijkheid van bestuursorganen handelingen verrichten richting burgers en organisaties.
Hierbij zij ten aanzien van klachten over afzonderlijke bestuurders nog op het volgende gewezen.
Klachten over de raad als bestuursorgaan vallen wel onder de klachtregeling, maar klachten over afzonderlijke leden van de raad vallen niet onder de klachtenregeling ( raadsleden zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van de raad, aangezien het politieke leden zijn en per definitie als zodanig geen sprake is van "collegiaal" bestuur; anders dan bij het college worden handelingen van afzonderlijke raadsleden niet toegerekend aan de raad.) Bij raadsleden zal telkens moeten worden bezien of de klachten persoonlijk gericht zijn of alsnog op de raad als bestuursorgaan zijn terug te voeren. Klachten tegen raadsleden kunnen eventueel onder het Reglement van orde van de raad vallen. (Verder kan het strafrecht van toepassing zijn als de klacht een overtreding of misdrijf betreft of het burgerlijk recht indien sprake is van onrechtmatige daad.)
Geen aanvullende wrakingsregeling.
In een concrete klachtzaak in 2006 deed zich de vraag voor of er in de verordening alsnog een specifiek artikel moest worden opgenomen over wraking van de (leden) van de commissie. Wraking wordt in de Awb (art. 8:15) expliciet geregeld voor rechters. Ten aanzien van de ombudscommissie kent de Awb (art. 9:29) alsmede de Zevenaarse verordening (art 15) een verschoningsregeling; leden van de commissie nemen geen deel aan de behandeling van een bezwaarschrift c.q. klacht indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. De Gemeentewet (art 81 p e.v.) bevat waarborgen omtrent het functioneren van de ombudscommissie. Gelet op een en ander is een aanvullende wrakingsregeling voor de ombudscommissie niet nodig.
Artikel 24 Klacht over bezwaarschriftencommissie
Met de buurgemeente Duiven is afgesproken in dat geval een uitwisseling van commissie- secretarissen te hebben geregeld zodat beide gemeenten kunnen beschikken over een externe secretaris.
Ook kunnen klachten over gedragingen van de Zevenaarse bezwaarschriftencommissie aan de ombudscommissie van Duiven en vice versa ter behandeling worden voorgelegd.
Aan een en ander dient een expliciet besluit van de gemeente Duiven ten grondslag te liggen.
Deze tekst stoelt op artikel 9:36 Awb
Tijdens het onderzoek kan de ombudsman een poging doen om via bemiddeling tot een bevredigende oplossing voor de verzoeker te komen. Deze bemiddeling kan een meer of minder zware vorm aannemen. Wij kunnen ons voorstellen dat de ombudsman dit nader regelt in een werkinstructie (zie artikel 27).
De ombudsman kan in zijn jaarverslag een overzicht van bemiddelingen publiceren. Aldus ontstaat er inzicht in de verhouding tussen het aantal bemiddelingen en het aantal onderzoeken en de aard van de bemiddelingen.De ombudsman kan uitsluitend tot interventie overgaan indien hij bevoegd is om de gedraging te onderzoeken.
Het oordeel over het handelen en de hieruit voortvloeiende aanbevelingen voor de organisatie legt de ombudsman neer in een rapport (nieuwe artikel 9:36 Awb) indien hij zijn onderzoek voltooit. In hetgeval van een geslaagde bemiddeling zal de ombudsman doorgaans reden hebben om het onderzoek niet voort te zetten en komt hij aan het uitbrengen van een rapport en het geven van een oordeel niettoe. Het is echter wel gewenst dat de ombudsman ook in geval van een geslaagde bemiddeling zijn bemoeienis afsluit met een schriftelijk stuk waarin hij verslag doet van het onderzoek en de bevindingen en van de het resultaat van de bemiddeling.
De ombudsman kan de wijze waarop hij zijn werkzaamheden vorm wenst te geven vastleggen in een werkinstructie.
Artikel 28 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift
De ontvangstbevestiging is overeenkomstig hetgeen artikel 9:6 Awb voor het intern klachtrecht
bepaalt: het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk.
Analoog aan hetgeen artikel 9:9 Awb voor het intern klachtrecht regelt, is bepaald dat aan het
bestuursorgaan en aan degenen op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, een afschrift van het verzoekschrift wordt toegezonden. Indien de ombudsman het verzoekschrift niet in behandeling neemt, heeft toezending van een kopie van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan geen wezenlijke functie en zou het onder omstandigheden zelfs een schending van vertrouwelijkheid kunnen betekenen (vergelijk art. 2:5 Awb dat op de ombudsman van overeenkomstige toepassing is). Komt het wel tot een onderzoek van de ombudsman, dan heeft niet alleen het bestuursorgaan, maar ook de betrokken ambtenaar recht op een kopie van het verzoekschrift (vergelijk artikel 9:30, eerste lid, Awb). Overigens valt niet in alle gevallen de gedraging waarover geklaagd wordt toe te schrijven aan een bepaalde persoon; als dat zich voordoet, kan uiteraard worden volstaan met het toesturen van een
afschrift van het verzoekschrift aan alleen het bestuursorgaan.
Artikel 139 van de Gemeentewet bepaalt onder meer dat verordeningen niet in werking treden,
voordat ze zijn bekendgemaakt. Volgens artikel 142 van de Gemeentewet treden verordeningen op de achtste dag na bekendmaking in werking, tenzij een ander tijdstip is aangewezen.
Om enerzijds aan te duiden dat de bezwaarschriftencommissie ook als ombudscommissie kan fungeren en anderzijds de ombudscommissie een eigen positie inneemt, zijn beiden in de titel van de verordening opgenomen. Om verwarring met de klachten adviescommissie van afdeling 9.1.3 Awb te voorkomen is de oude term klachtencommissie vervangen door ombudscommissie.