verordening Auditcommissie Landgraaf 2014

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In de verordening wordt verstaan onder:

• commissie: de auditcommissie

• lid: een lid van de auditcommissie

• voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie

• griffier: de raadsgriffier van de gemeente Landgraaf

• accountant: de door de raad aangewezen accountant

• advies: advies van de auditcommissie aan de raad

Artikel 2 Doel en algemene taakomschrijving

• 1.

  De commissie is een vaktechnische commissie die de raad terzijde staat in zijn toezichthoudende en kaderstellende rol ten aanzien van het beheer en de inrichting van de financiële organisatie (artikel 212 Gemeentewet), de controle op het beheer en de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) en het onderzoek van het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213A Gemeentewet).

• 2.

  De auditcommissie:

  • a.

    Treedt op als aanspreekpunt en opdrachtgever voor de accountant namens de raad.

  • b.

    Stemt de diverse (voorgenomen) onderzoeken van de accountant, het college en de rekenkamercommissie op elkaar af.

  • c.

    Voert overleg over de kwaliteitsverbetering van de planning en controlcyclus en houdt toezicht op de kwaliteit van interne en externe financiële rapportages aan de raad.

  • d.

    Adviseert de raad over de rapporten van de accountant.

  • e.

    Adviseert de raad over de verdere ontwikkeling van de Programmabegroting en de Programmarekening.

  • f.

    Adviseert de raad gevraagd en ongevraagd over bovengenoemde onderwerpen.

Artikel 3 Bevoegdheden en specifieke taakomschrijving

• 1.

  de advisering over en de afstemming ten behoeve van de gemeenteraad van alle activiteiten op het gebied van auditing, financieel beleid en –beheer en aangrenzende gebieden en het overleg daarover tussen gemeenteraad, raadscommissie, college, rekenkamercommissie, accountant en ambtelijke organisatie;

• 2.

  De commissie richt zich in haar werkzaamheden vooral op de inzet en ontwikkeling van het financiële instrumentarium en de bedrijfsvoering in het kader van de planning- en controlcyclus. Zij treedt hierbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad, rekenkamercommissie en college.

• 3.

  Onder de in het tweed lid van dit artikel bedoelde activiteiten zijn in ieder geval begrepen:

• 1.

  a. Controleprotocol:

  • -

    Het opnemen van de noodzakelijke tussentijdse jaarlijkse aanpassingen als gevolg van gewijzigde of nieuwe wet- en eigen regelgeving in het normenkader van het Controleprotocol.

  • -

    De voorbereidingen van het door de raad vast te stellen nieuwe Controleprotocol.

• 2.

  b. Accountant

  • -

    Het bespreken van het controleplan van de accountant met in achtneming van de Controleverordening.

  • -

    Het formuleren en uitwerken van onderwerpen voor de controle door de accountant.

  • -

    Bespreken van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de controle en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.

  • -

    Formuleren van een advies aan de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant.

  • -

    Onderzoeken van het jaarverslag en de Programmarekening mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag.

  • -

    Formuleren van voorstellen aan de raad over het jaarverslag en de Programmarekening en eventuele daarmee samenhangende besluiten.

  • -

    Toetsen van de onafhankelijkheid van de accountant bij samenloop van eventuele verschillende opdrachten.

  • -

    Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

  • -

    Het voorbereiden van procedures tot selectie en benoeming van een accountant en het doen van een voordracht voor de keuze, dan wel het adviseren in geval van contractsverlening, met in achtneming van de voorbereidende werkzaamheden door het college op grond van artikel 2 van de Controleverordening.

• 3.

  c. Overlegplatform

  • -

    Het zijn van een afstemmingsoverleg voor de voorgenomen onderzoeken door de raad, accountant, rekenkamercommissie en college.

• 4.

  d. Advisering

  • -

    Adviseren over aanpassingen van de Financiële verordeningen 212, 213 en 213a Gemeentewet en overige beleidsmatige financiële rapportages aan de raad.

  • -

    het ontwikkelen van werkwijzen voor verbetering van de controlefunctie van de raad, evenals de nadere invulling van zaken zoals de opzet en inrichting van rapportages.

• 5.

  e. Programmabegroting

  • -

    Het verder ontwikkelen en meetbaar maken van doelstellingen, activiteiten en middelen van de Programmabegroting als kaderstellend instrument.

Artikel 4 Leden van de commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit minimaal drie raadsleden en de concerncontroller, portefeuillehouder financiën, beleidsmedewerker financiën en medewerker griffie. De coalitie en de oppositie zijn beide evenwichtig vertegenwoordigd.

• 2.

  Het seniorenconvent benoemt de leden.

• 3.

  Alleen de raadsleden hebben stemrecht.

• 4.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

• 5.

  De zittingsperiode van de leden eindigt wanneer zij ophouden lid van de raad te zijn en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 6.

  De commissie kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter zijnde raadsleden.

• 7.

  Leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

Artikel 5 Vergadering

• 1.

  De commissie vergadert zo vaak als zij wenselijk acht.

• 2.

  Als er minder dan vier leden aanwezig zijn bij een vergadering waarvan tenminste twee raadsleden, wordt de vergadering niet gehouden. Er wordt dan een nieuwe datum vastgesteld.

• 3.

  De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd.

• 4.

  De vergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter van de commissie. Een agenda dient ten minste zeven dagen voor de vergadering in het bezit te zijn van de leden en eventuele adviseurs tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden.

• 5.

  De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

• 6.

  Onder de in het vijfde lid bedoelde activiteiten worden in ieder geval begrepen:

  • a.

    het voorbereiden van de agenda;

  • b.

    het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

  • c.

    het leiden van de vergaderingen;

  • d.

    het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

  • e.

    het bevorderen van een heldere advisering over commissieaangelegenheden.

• 7.

  De voorzitter treedt naar buiten op als woordvoerder van de commissie.

• 8.

  De griffie draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst. Deze besluitenlijst is tevens beschikbaar voor de raadsleden.

• 9.

  De griffie draagt zorg voor de archivering van de stukken.

Artikel 6 Openbaarheid

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 2.

  De adviezen van de commissie van de vergaderingen van de commissie zijn in beginsel openbaar. De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding opleggen omtrent het in de commissie behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overlegd. Geheimhouding geldt voor hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de commissie die opheft, dan wel (indien de commissie zich, ter zake van het behandelde of ter zake van de stukken waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt, tot de raad heeft gericht) de raad haar opheft, Stukken waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt, worden als zodanig gekenmerkt.

• 3.

  Op grond van het belang in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd haar opheft, dan wel indien de stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de gemeenteraad haar opheft.

Artikel 7 Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  De raad kan de commissie verzoeken een mondelinge of schriftelijke toelichting te geven op haar werkzaamheden.

Artikel 8 Verordening

Dit besluit wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie Landgraaf 2014 en treedt conform de bepalingen in de Gemeentewet in werking.