Organisatiebesluit met inbegrip van instructie secretaris

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  bestuursorganen: de raad, het college, de burgemeester en de commissies als bedoeld in artikel 83 en 84 van de Gemeentewet.

• b.

  portefeuillehouder: een lid van het college, dat op grond van collegeafspraken in het bijzonder verantwoordelijk is voor bepaalde beleidsterreinen, of de burgemeester als bestuursorgaan.

• c.

  secretaris: de ambtenaar als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.

• d.

  algemeen directeur: de secretaris in zijn rol van hoofd van de ambtelijke organisatie.

• e.

  managementteam: het team bestaande uit de secretaris/algemeen directeur, de afdelingshoofden en de concerncontroller.

• f.

  afdeling: organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, onder leiding van een afdelingshoofd.

• g.

  taakveld: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid heeft.

• h.

  afdelingshoofd: hoofd van de afdeling belast met de dagelijkse leiding van een afdeling.

• i.

  concerncontroller: medewerker binnen de afdeling Bestuur en Organisatie die belast is met algemene control voor de gemeentelijke organisatie.

• j.

  taakveldcoördinator /

  teammanager: medewerker binnen de afdeling Beheer en Uitvoering die belast is met de coördinatie van werkzaamheden op het betreffende taakveld.

• k.

  financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

• l.

  middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van het personeelsbeleid, het financiële beleid, het organisatiebeleid, het informatiebeleid, het automatiseringsbeleid, het communicatie- en juridisch beleid, het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen, het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat, alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.

In deze verordening worden onder de mannelijke naamgevingen tevens de vrouwelijke naamgevingen begrepen.

Artikel 3 De ambtelijke organisatie

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente Papendrecht bestaat, afgezien van de griffie, uit:

  • a.

    de secretaris / algemeen directeur;

  • b.

    de afdelingen;

  • c.

    de taakvelden van de afdeling Beheer en Uitvoering.

• 2.

  Onder toezicht van het college is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de secretaris / algemeen directeur en de afdelingshoofden.

• 3.

  Het college kan nieuwe taken toewijzen aan een van de organisatieonderdelen, het managementteam gehoord hebbende.

• 4.

  Op voorstel van het managementteam stelt het college de structuur van de organisatie-eenheden en of wijziging daarvan vast.

• 5.

  De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende afdelingen:

  • a.

    Bestuur en Organisatie, met als taakvelden: strategische bestuursadvisering en ondersteuning, communicatie, juridische zaken, openbare orde, veiligheid en rampenbestrijding, kabinet & protocol, financiën & control, HRM, facilitaire middelenbeleid, informatiebeleid, bestuurs- en managementsecretariaat.

  • b.

    Publiekszaken, met als taakvelden: dienstverlening, informatieverstrekking en burgerzaken, vergunningverlening, accountmanagement bedrijven, buurtbemiddeling, telefonie intern en extern en handhaving en toezicht.

  • c.

    Maatschappelijke Ontwikkeling, met als taakvelden: welzijn, wonen, onderwijs, jeugd, gezondheid, sport, cultuur, maatschappelijke participatie en arbeidsmarkt en minimabeleid.

  • d.

    Ruimtelijke Ontwikkeling, met als taakvelden: economie, planologie en stedenbouw, ruimtelijke ordening, verkeer, bouwen, toezicht en handhaving, milieu en grondzaken, exploitatie en vastgoed.

  • e.

    Beheer en Uitvoering, met als taakvelden: bedrijfsvoering, beheer, werkvoorbereiding, groot onderhoud, wijkonderhoud, wijkgericht werken, sportaccommodaties, jeugd- en jongerenwerk en kunst en cultuur.

Artikel 4 De secretaris / algemeen directeur

• 1.

  Het college gaat niet over tot het benoemen van de secretaris / algemeen directeur dan nadat bij de selectie de ondernemingsraad advies heeft gegeven.

• 2.

  Bij afwezigheid van de secretaris / algemeen directeur wordt met betrekking tot zijn formele bevoegdheden zijn ambt waargenomen door de locosecretaris(sen), die daartoe zijn aangewezen door het college.

• 3.

  De secretaris / algemeen directeur:

  • a.

    geeft leiding aan de ambtelijke organisatie;

  • b.

    is voorzitter van het managementteam;

  • c.

    voert regelmatig overleg met de afdelingshoofden en met de rechtstreeks aan hem gekoppelde medewerkers;

  • d.

    staat als eerste adviseur het college en de burgemeester bij en draagt bij aan een heldere en soepele besluitvorming;

  • e.

    onderhoudt als intermediair tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie goede contacten met deze geledingen en draagt zorg voor een juiste vertaling en correcte uitvoering van de collegebesluiten;

  • f.

    is eindverantwoordelijk voor de afstemming tussen de afdelingen, in het bijzonder met betrekking tot de collegevoorstellen die het taakveld van de afzonderlijke afdelingen overstijgen;

  • g.

    bevordert vanuit het managementteam met betrekking tot de te behandelen zaken een goede afstemming tussen het college en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingen anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling, en onderhoudt daartoe de noodzakelijke en wenselijke contacten;

  • h.

    maakt afspraken met de afdelingshoofden over de doelen en de output en beoordeelt de afdelingshoofden op het nakomen ervan;

  • i.

    bepaalt voor zover noodzakelijk welke afdeling de eerste verantwoordelijkheid draagt bij de beleidsadvisering en –uitvoering;

  • j.

    draagt de eindverantwoordelijkheid voor de beoordeling van de beslisrijpheid en de kwaliteit van de adviezen uit de organisatie;

  • k.

    is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de college- en raadsbesluiten;

  • l.

    draagt, onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college, de eindverantwoordelijkheid voor de planning en control, de roadmap, het middelenbeheer en het opstellen en bewaken van de afdelingsplannen;

  • m.

    is bestuurder in het kader van de Wet op de ondernemingsraden, tenzij het college anders besluit;

  • n.

    heeft een voorbeeldfunctie naar de organisatie;

  • o.

    vertegenwoordigt de gemeente in externe contacten, welke voortvloeien uit zijn functie;

  • p.

    neemt deel aan het Overleg Netwerksecretarissen Drechtsteden (ONS-D);

  • q.

    voert overleg met de griffier over de wijze waarop ambtelijke ondersteuning aan de leden van de raad wordt verleend;

  • r.

    doet al hetgeen dat van hem mag worden verwacht ingevolge zijn wettelijke taakopdracht.

Artikel 5 Verhouding secretaris / algemeen directeur tot de bestuursorganen

1.De bepalingen in dit artikel gelden tevens als instructie voor de secretaris / algemeen directeur als bedoeld in artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet.

Verhoudingtotdegemeenteraad

• 2.

  De secretaris / algemeen directeur draagt via de griffier of rechtstreeks zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad, conform de vigerende Verordening ambtelijke bijstand en geldelijke fractieondersteuning.

   

  Verhoudingtothetcollege

   

• 3.

  a. De secretaris / algemeen directeur draagt, met inachtneming van de instructie van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

  • b.

    Hij stelt, onder verantwoordelijkheid van de burgemeester, de agenda voor de collegevergaderingen vast.

  • c.

    Hij adviseert het college ten behoeve van door het college te nemen beslissingen.

  • d.

    Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college.

  • e.

    Hij waakt ervoor dat de beslissingen van het college met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

  • f.

    Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college, zulks met inachtneming van eventuele nadere instructies van het college.

     

    Verhoudingtotdeburgemeester

     

• 4.

  a. De secretaris / algemeen directeur staat de burgemeester in diens hoedanigheden van bestuursorgaan van de gemeente en bestuurlijk coördinator ter zijde.

  • b.

    Hij bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

  • c.

    Hij is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen onderling, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het collegiaal bestuur van het college.

     

    Verhoudingtotdeambtelijkeorganisatie

     

• 5.

  a. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de secretaris / algemeen directeur aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

  • b.

    De secretaris / algemeen directeur is als voorzitter van het managementteam eindverantwoordelijk voor de algehele bedrijfsvoering. In de uitoefening van deze taak wordt hij bijgestaan door het hoofd van de afdeling Bestuur en Organisatie.

  • c.

    De secretaris / algemeen directeur heeft binnen het managementteam een doorslaggevende stem.

  • d.

    Uit hoofde van zijn functie kan de secretaris / algemeen directeur aanwijzingen geven aan alle medewerkers.

  • e.

    De medewerkers verstrekken de secretaris / algemeen directeur gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig heeft.

Artikel 6 Het managementteam

• 1.

  Het managementteam bestaat uit de secretaris / algemeen directeur, de concerncontroller en de afdelingshoofden. Het managementteam heeft ten doel een ambtelijke organisatie te realiseren en in stand te houden, die in termen van management, beleid, beheer en uitvoering in staat is door de bestuursorganen vastgestelde doelen te behalen.

• 2.

  Het managementteam draagt zorg voor de afstemming, integraliteit en coördinatie op vakinhoudelijk en middelengebied binnen de organisatie.

• 3.

  Het managementteam adviseert de secretaris / algemeen directeur gevraagd en ongevraagd over alle aspecten van de gemeentelijke organisatie en de integraliteit van beleidsvorming en –uitvoering.

• 4.

  Het managementteam werkt als collegiaal samenwerkingsverband. Ieder lid van het MT is mede-eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

• 5.

  Het managementteam stelt de afdelingshoofden en de medewerkers in staat de verantwoordelijkheden waar te maken die passen binnen het afdelingenmodel en maakt duidelijke afspraken over de verantwoording die hierover moet plaatsvinden.

• 6.

  Het managementteam richt zich primair op het scheppen van de randvoorwaarden voor een goede organisatie en beperkt zich tot de bespreking van belangrijke strategische thema's.

• 7.

  Afdelingsoverstijgende zaken, integrale aanpak, integratie van beleid en afstemming van beleid en uitvoering worden binnen het managamentoverleg besproken, voor zover deze niet in de organisatie zelf kunnen worden opgepakt. Afdelingsoverstijgende projecten worden bewaakt door een lid van het managementteam, dat de voorwaarden creëert waaronder projectleiders hun werk kunnen doen en bevordert dat regelmatig wordt gerapporteerd aan het managementteam en het college over de voortgang en de resultaten.

Artikel 7 Afdelingshoofd

• 1.

  Tot het doen van een voorstel voor benoeming van een afdelingshoofd wordt door de secretaris / algemeen directeur niet overgegaan dan nadat het college via de portefeuillehouder P&O, vertegenwoordigers van het managementteam en de betreffende afdeling bij de selectie zijn betrokken.

• 2.

  Bij afwezigheid van een afdelingshoofd wordt hij in zijn hiërarchisch leidinggevende taken vervangen door de secretaris / algemeen directeur. Voor de andere taken wijst de secretaris / algemeen directeur, op voordracht van het afdelingshoofd een of meer medewerkers aan binnen de afdeling.

• 3.

  Het afdelingshoofd:

  • a.

    is integraal manager en als zodanig verantwoordelijk voor de realisatie van de producten binnen de afdeling, voor de daarbij in te zetten middelen en voor de rapportage daarover;

  • b.

    stelt jaarlijks een afdelingsplan op met de doelen en de planning voor het komende jaar;

  • c.

    legt periodiek verantwoording af aan de secretaris / algemeen directeur en aan de bestuursorganen over productie- en budgetafspraken, over het gevoerde financieel en personeelsmanagement, over de voortgang van projecten en over andere kwaliteitsaspecten;

  • d.

    draagt de verantwoordelijkheid voor de analyse van problemen en processen en voor de beleidsadvisering op strategisch niveau;

  • e.

    zet de lijnen uit voor de afdeling en bewaakt de eenheid van beleid, ook waar het gaat om de afstemming met andere afdelingen;

  • f.

    heeft het primaat waar het gaat om de inhoudelijke advisering aan het college;

  • g.

    voert zelfstandig overleg met de portefeuillehouder(s) en betrekt, indien zinvol, zijn medewerkers daarbij;

  • h.

    realiseert de noodzakelijke randvoorwaarden waarbinnen de medewerkers van de afdeling zo goed mogelijk kunnen presteren;

  • i.

    betrekt de medewerkers actief bij het verbeteren van de werkprocessen en is een coach met duidelijk toegevoegde waarde voor zijn medewerkers;

  • j.

    draagt zorg voor de realisatie van het middelenbeleid en het budgethouderschap op zijn afdeling;

  • k.

    voert met zijn medewerkers de gesprekken als bedoeld in de HRM-jaarcyclus, waaronder de ontwikkelingsgesprekken;

  • l.

    is verantwoordelijk voor de externe contacten, welke voortvloeien uit zijn functie;

  • m.

    neemt deel aan het voor zijn afdeling relevante regionale gremia binnen de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden;

  • n.

    wordt in zijn taken en bevoegdheden vervangen door zijn formeel aangewezen plaatsvervanger, met in achtneming van het bepaalde in het Algemeen mandaatbesluit Papendrecht.

Artikel 8 Teammanager / taakveldcoördinator afdeling Beheer en Uitvoering

• 1.

  Tot het doen van een voorstel tot benoeming van een teammanager of taakveldcoördinator binnen de afdeling Beheer en Uitvoering wordt door de secretaris / algemeen directeur niet overgegaan dan nadat de betreffende afdeling is betrokken bij de selectie en daarover advies is ontvangen.

• 2.

  De teammanager:

  • a.

    coördineert de werkzaamheden binnen het taakveld Stedelijk beheer;

  • b.

    heeft van een medewerker als bedoeld in artikel 9 afwijkende bevoegdheden, voor zover vastgelegd in het Algemeen mandaatbesluit en de Budgethoudersregeling.

• 3.

  De taakveldcoördinator: a. coördineert de werkzaamheden binnen het taakveld waarvoor hij is benoemd;

  • b.

    heeft van een medewerker als bedoeld in artikel 9 afwijkende bevoegdheden, voor zover vastgelegd in het Algemeen mandaatbesluit en de Budgethoudersregeling;

  • c.

    voert met de medewerkers binnen zijn taakveld de gesprekken bedoeld in de HRM-jaarcyclus, waaronder de ontwikkelingsgesprekken, met inachtneming van de beperkingen zoals vastgelegd in het Algemeen mandaatbesluit.

Artikel 9 Medewerker

• 1.

  Tot het doen van een voorstel van benoeming van een medewerker wordt door de secretaris / algemeen directeur niet overgegaan dan nadat de betreffende afdeling is betrokken bij de selectie en daarover advies is ontvangen.

• 2.

  De medewerker:

  • a.

    werkt samen, vanuit de eigen professionaliteit en het eigen werkveld, aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie en het aanreiken van verbeteringen;

  • b.

    adviseert inhoudelijk via het afdelingshoofd aan het college;

  • c.

    bewaakt de budgetten die aan hem zijn toevertrouwd;

  • d.

    legt verantwoording af over de taakvervulling aan het afdelingshoofd;

  • e.

    verstrekt de informatie zoals bedoeld in artikel 5, lid 5 onder e.

Artikel 10 Concerncontroller

• 1.

  Tot het doen van een voorstel tot benoeming van een concerncontroller wordt door de secretaris / algemeen directeur niet overgegaan dan nadat het college via de portefeuillehouder P&O, vertegenwoordigers van het managementteam en de betreffende afdeling bij de selectie zijn betrokken.

• 2.

  De concerncontroller draagt zorg voor het toezicht op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de aanwending van de financiële middelen.

• 3.

  De concerncontroller draagt zorg voor het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen.

• 3.

  De concerncontroller adviseert het college en het managementteam inzake alle bedrijfsvoeringelementen.

Artikel 11 Managementteam

• 1.

  Het managementteam vergadert een maal per week onder leiding van de secretaris / algemeen directeur. De agenda voor de vergadering wordt opgesteld door de voorzitter. Van het overleg wordt een verslag gemaakt dat aan het college beschikbaar wordt gesteld. De leden van het managementteam bevorderen dat de betreffende medewerkers aanwezig zijn bij voor hun relevante bespreekpunten.

• 2.

  Het managementteam functioneert als een laag in de organisatie waarbinnen het organisatiebrede af- stemmingsoverleg plaatsvindt ten behoeve van het functioneren van de organisatie. Noodzakelijke en wenselijke beslissingen worden in het managementteam genomen in de vorm van voorstellen of adviezen aan het college.

• 3.

  Het overleg is tevens gericht op uitwisseling van informatie tussen het college en de organisatie en omgekeerd.

Artikel 12 Vergadering college en managementteam: College-MT

• 1.

  In beginsel vindt vier keer per jaar een vergadering plaats tussen het college en het managementteam. Deze vergadering wordt “College-MT” genoemd.

• 2.

  De secretaris / algemeen directeur stelt de agenda op, gehoord het managementteam en de burgemeester. In voorkomende gevallen kan ook de portefeuillehouder agendapunten aandragen.

• 3.

  De secretaris / algemeen directeur maakt van het overleg een kort verslag, dat wordt verspreid naar de deelnemers van de vergadering.

• 4.

  Het overleg heeft tot doel bespreking van thema's die strategisch van betekenis zijn voor de ontwikkeling van de gemeente, dan wel die van betekenis zijn voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

Artikel 13 Afdelingsoverleg / overleg taakvelden

• 1.

  Onder leiding van het afdelingshoofd komen alle medewerkers van een afdeling in beginsel eens per maand of zo vaak als de afdelingsmanager dat nodig acht bijeen om afdelingsbrede onderwerpen te bespreken.

• 2.

  Het afdelingsplannen en de consequenties daarvan, de begroting, de managementrapportages, de jaarrekening , het organisatie-ontwikkelingsplan, integriteit en de werkomstandigheden worden in elk geval in het afdelingsoverleg besproken.

• 3.

  Het afdelingshoofd voert overleg per taakveld of individueel overleg zo vaak als hij of de medewerkers dat nuttig vinden.

• 4.

  Van het overleg wordt een verslag gemaakt en verspreid onder de betrokken medewerkers.

Artikel 14 Planning en control

• 1.

  Elk afdelingshoofd maakt voorafgaande aan een nieuw kalenderjaar een afdelingsplan waarin hij de planning van de werkzaamheden opneemt, afgezet tegen de beschikbare middelen. Bij afdelingsoverstijgende zaken wordt tevoren afstemming gepleegd met collega-afdelingshoofden. De afdelingsplannen worden vastgesteld door de algemeen directeur / secretaris en wat de prioritering betreft doorgesproken met de betreffende portefeuillehouder.

• 2.

  Elk afdelingshoofd legt via managementrapportages en het managementteam via bestuursrapportages en de jaarrekening, periodiek aan het managementteam respectievelijk het bestuur verantwoording af aan over het gevoerde beheer en de mate waarin gestelde doelen zijn gehaald.

• 3.

  De Regeling budgethouderschap is van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  Nadere regels kunnen worden gesteld ten aanzien van de control op de middelen.

Artikel 15 Mandatering van bevoegdheden door het college

Voor de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de secretaris, de concerncontroller en de afdelingshoofden. Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordigings- en ondertekeningsmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

Artikel 16 Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin dit Organisatiebesluit niet voorziet, beslist het college, gehoord het managementteam.

• 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit met inbegrip instructie secretaris".

• 3.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan.