Organisatie | Peel en Maas |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | informatiebeheer |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-06-2014 | 21-02-2019 | nieuwe regeling | 31-01-2012 | 1894/2012/237 |
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN PEEL EN MAAS;
Gelet op het bepaalde in artikel 4:81 Algemene wet bestuursrecht;
Gelet op het bepaalde in artikel 14 Archiefbesluit 1995;
Gelet op het bepaalde in artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Peel en Maas 2010;
door het inwerking treden van de Archiefregeling (Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen) de tekst van de beheersregels van 2010 moet worden aangepast.
Hofdstuk 2 De archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens en afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die dit verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Als beheerseenheid wordt de secretarie van de gemeente Peel en Maas enl andere onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en het zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren.
Hoofdstuk 4 Archiefvorming en -ordening
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
De gemeentesecretaris stelt regels voor het gebruik van een elektronische handtekening en andere goedkeuringshandelingen in systemen.
De gemeentesecretaris draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat uit ieder document, of de bijbehorende informatie blijkt wanneer het stuk is ontvangen, opgemaakt of verzonden, wie de afzender, opsteller of geadresseerde is en op welke zaak het betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Hoofdstuk 5 Beheer van documenten
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Inzage en uitlening en van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige en volledige terugbezorging ervan.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij de wetgeving anders voorschrijft.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 11 van deze beheersregel de uitvoering van deze beheersregel is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Archiefbescheiden, ongeacht in welke vorm (papier of digitaal) worden na beëindiging van het werkproces opgeschoond en ter archivering aangeboden bij de afdeling informatisering & automatisering.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris, ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 31 januari 2012
de gemeentesecretaris/directeur, de burgemeester
de heer H. Mensink, mevrouw W.J.G. Delissen-van Tongerlo
Dit Besluit Informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2010 is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening en artikel 14 Archiefbesluit 1995. Met deze beheersregel wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Deze beheersregel is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Deze beheersregel bevat bepalingen over de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van deze beheersregel te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van deze beheersregel daarop aangepast. Het gebruik van het begrip 'document' is daarvan een voorbeeld.
Het is aangepast aan de regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling).
Deze beheersregel is afgestemd op de financiële verordening volgens artikel 212 van de Gemeentewet, van de gemeente Peel en Maas en op de wettelijke voorschriften die genoemd zijn in onderstaand overzicht.
Deze beheersregel verstaat onder:
Lid 1 .a .Er is gekozen voor archiefbescheiden, omdat het gaat over documenten, maar ook om gegevens in databanken en gegevens die op een andere manier zijn samengesteld. Al deze informatie is naar zijn aard bestemd onder de gemeente te berusten.
1 Lid 2. De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, en ook in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van team informatisering & automatisering zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels over het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van deze beheersregel te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de ter zake doende plaatsen in deze beheersregel uitzonderingen gemaakt.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze beheersregel regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
De financiële verordening volgens artikel 212 van de Gemeentewet, van de gemeente Peel en Maas, is van toepassing. Deze verordening dient te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Kwaliteitscontrole van het archiefbeheer/ archiefzorg en de informatievoorziening behoort ook tot de processen en producten waarover verantwoording hoort te worden afgelegd. Zonder informatievoorziening is rechtmatigheid, verantwoording en controle niet aan te tonen.
Bij verandering van de organisatie vallen nieuwe en veranderde onderdelen onder deze beheersregel. Indien taken in mandaat en buiten het gezagsbereik van de zorgdrager, te weten het gemeentebestuur, worden uitgevoerd, blijft de zorgdrager uiteindelijk verantwoordelijk voor het archiefbeheer dragen. Het blijven immers gemeentelijke processen. Een actueel organigram staat op de internetsite van deze gemeente.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften over selectie en vernietiging rekening te houden.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De gemeente Peel en Maas wil helemaal digitaal gaan werken. Om dit te realiseren zal het mogelijk moeten zijn om handtekeningen, parafen e.d. digitaal te plaatsen
De gemeentesecretaris zorgt voor lijsten of andere signalen die waarschuwen voordat de wettelijke afdoeningtermijn van de archiefbescheiden is verlopen.
Lid 2. Om de integriteit, authenticiteit, volledigheid etc. van de dossiers te waarborgen is het is niet toegestaan dat anderen dan gemeentelijke organisaties een dossier uit de overgedragen archieven in huis hebben. De dossiers blijven onder een aan de gemeenten verbonden ambtenaar.
Lid 1. Stukken die bij hun ontstaan, of gedurende het proces door het hoofd van de beheerseenheid als "geheim" of "vertrouwelijk" worden aangemerkt worden geregistreerd. Bij de registratie worden de documenten afgeschermd van het onbevoegde deel van de organisatie. Nadat het geheimhouding of vertrouwelijkheidmotief weg is wordt de afscherming ongedaan gemaakt.
Iedere organisatie die archief beheert, zal waarderen, selecteren en verwijderen. Volgens welke methode kan de gemeente dit doen. Sinds de Archiefwet 1995 is er een plicht om te vernietigen. De gemeente mag niet voor het gemak alles bewaren. De papieren archieven zijn enorm in omvang gegroeid. Archiefruimte is duur en moet dus vooral voor nuttige bescheiden worden gebruikt.
De opslag van digitale documenten op bijvoorbeeld servers is ook duur. Verder is het niet te doen om van alle digitale processen altijd de programma's en bijbehorende hardware te bewaren. Conversie en Migratie van alle digitale documenten is hiervoor ook geen acceptabele oplossing. Het moment van waarderen is bij het ontstaan van een document of zaak. Het tijdstip van ontstaan is het beste, omdat dan met proceseigenaar overlegd kan worden en omdat alle nog volgende stukken die op de zaak betrekking hebben dan ook zeer eenvoudig kunnen worden gewaardeerd. In de loop van de levenscyclus van de zaak kan natuurlijk bijgesteld worden, want soms blijkt tijdens het proces pas dat er sprake is van een bijzonder geval. Op dossierniveau is het ook eenvoudiger om een actueel dossier te waarderen dan een bij lang gesloten dossier. Immers de context waarin het dossier ontstaat is dan veel duidelijker.
Bij alle archiefbescheiden moet de historische waarde niet uit het oog worden verloren. Een zaak die volgens de selectielijst weg mag, maar die bijzonder is in de ogen van de organisatie, is van historische waarde. De twijfelgevallen worden aan de archivaris voorgelegd. Deze overlegt met de medewerker cultuur.
Dit impliceert dat er mogelijk technische voorzieningen etc. getroffen moeten worden en dwingt de gemeente om na te denken over voorzieningen etc.