Organisatie | Eijsden-Margraten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit elektronisch berichtenverkeer Eijsden-Margraten 2013 |
Citeertitel | Besluit elektronisch berichtenverkeer Eijsden-Margraten 2013 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2014 | nieuwe regeling | 27-05-2014 Elektronisch Gemeenteblad, 23-06-2014 | 13IN006316 |
De Raad van de gemeente Eijsden-Margraten;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;
gelet op het advies van de raadscommissie Algemene Zaken , Middelen en Milieu
gelet op het bepaalde in de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv), Algemene wet bestuursrecht (Awb in het bijzonder afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) ;
het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de bestuursorganen vande gemeente open te stellen, voor zover dit betreft e-mailberichten of berichten die zijnverzonden via een webformulier op de gemeentelijke website. Verzoeken als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn hiervan uitgezonderd;
Artikel 3. Ondertekening van webformulieren
Als elektronische handtekening ter ondertekening van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld inartikel 2:16 Awb wordt aangemerkt de uitgegeven toegangscode (DigiD) tot de webserver van de
Artikel 4. Weigering van elektronische berichten
Elektronische berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die een virus of andere voor de gemeentelijke computersystemen (potentieel)
schadelijke inhoud bevatten, worden niet in behandeling genomen. Hierover ontvangt de afzender
Artikel 5. Wijze van verzending van aanvullende informatie
Aanvullende informatie en bijlagen kunnen digitaal ingevoegd worden bij een te gebruiken webformulier op de gemeentelijke webpagina of een e-bericht.
Een combinatie van het gebruiken van het webformulier en/of een e-mailbericht voor elektronisch berichtenverkeer en het per post versturen van de aanvullende informatie en bijlagen is ook mogelijk, hierbij dient echter een duidelijke relatie gelegd te worden naar het zaaknummer, webformulier of e-mailbericht.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging
Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier en de algemene postbus wordtautomatisch een technische ontvangstbevestiging verzonden. Hierin wordt vermeld, dat het bericht(technisch) gezien in goede orde is ontvangen. Als tijdstip van ontvangst van een middels een
webformulier ingediende aanvraag of bezwaarschrift wordt aangemerkt het tijdstip waarop de op hetwebformulier ingediende gegevens zijn binnengekomen op de gemeentelijke server. Op het ingevulde
webformulier wordt tevens de dag en het tijdstip van verzending vermeld.
Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.
Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit elektronisch berichtenverkeer Eijsden-Margraten 2013”.
Alle uitgaande elektronische berichten worden voorzien van een standaard disclaimer met devolgende tekst "De informatie in dit e-mail bericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde.
Gebruik van deze informatie door anderen is niet toegestaan Wilt u, indien u niet de beoogdeontvanger van dit bericht bent, ons hierover per omgaande informeren?
Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend. Formele besluiten worden door de gemeenteuitsluitend schriftelijk genomen en per post verzonden De gemeente aanvaardt geen enkeleaansprakelijkheid voor eventuele schade die ontstaat door gebruik van de geleverde informatie."
Als tijdstip van ontvangst van een met het onder artikel 1 sub a genoemde formulier ingediendbezwaarschrift wordt aangemerkt het tijdstip waarop het gemeentelijk systeem voorgegevensverwerking een ontvangstbevestiging per e-mail heeft verstuurd aan de indiener van hetgenoemde digitale formulier.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 27 mei 2014
De griffier, De voorzitter,
Mr. M.G.A.J.T. Verbeet
D.A.M. Akkermans
Per 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is
toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dit is verder uitgewerkt door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) op te nemen. Door de gemeentelijke
bestuursorganen dient uitdrukkelijk kenbaar te zijn gemaakt dat het mogelijk is om berichten langs elektronische weg aan de gemeente toe te zenden.
Steeds vaker worden via de e-mail informatieverzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) ingediend. Gelet op de inhoud van veel van dit soort verzoeken kan worden gesteld, dat sprake is van een toenemend misbruik van de vraag naar informatie door mensen die uit zijn op financieel gewin, met name op het verbeuren van dwangsommen en aanspraken op proceskosten vergoedingen.
Het betreft veelal zeer uitgebreide en complexe verzoeken die zeer tijdrovend zijn, waarbij de gevraagde en verstrekte informatie totaal niet van belang is. De mogelijkheid om langs de elektronische weg een Wob-verzoek in te dienen vergemakkelijkt het misbruik.
Dit fenomeen heeft dusdanige vormen aangenomen, dat de verwachting is , dat op korte termijn de Wob zodanig wordt aangepast om verder misbruik te voorkomen.
Elektronische berichten zijn berichten die via email en een webformulier worden ingediend via de gemeentelijke internetpagina. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer zijn hiervan uitgesloten (denk aan sms-berichten). Ook een fax valt niet onder de werking van dit besluit; strikt genomen wordt een fax evenwel elektronisch verzonden en wordt de fax ook aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt hier overigens ook geen verandering in aan te brengen, omdat het faxverkeer minder gemakkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen ten aanzien van de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van een email-bericht.
Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken: een aanvraag, bezwaarschrift, zienswijzen, klachten, verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, ingebrekestellingen etc..
Artikel 2 Openstellen elektronische weg
Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van de Awb.
De bestuursorganen van de gemeente geven hiermee aan bereikbaar te zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie worden verzonden, worden er eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In het tweede lid wordt gesteld dat bestuurlijke berichten alleen in behandeling worden genomen als er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke internetpagina. Voordeel van deze gestructureerde invoer is dat duidelijk is welke informatie aangeleverd dient te worden. Door eisen te stellen aan het elektronisch berichtenverkeer ontstaat bovendien een beheersbare situatie voor de gemeente.
Artikel 3 Ondertekening van webformulieren
Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig
dat deze zelfde rechtsgevolgen heeft als een analoge handtekening. Elektronische handtekeningen die niet aan de betrouwbaarheidseisen voldoen (denk aan een gescande handtekening), zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. .
Artikel 4 Weigering van elektronische berichten
Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Als een bijlage van een bericht niet geopend kan worden, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling worden genomen. Een en ander wordt binnen twee dagen aan de afzender
De artikelen 5 t/m 9 behoeven geen nadere toelichting.
Bepalingen t.a.v. voorwaarden verbonden aan email-berichten en bijlagen.
E-mailberichten die NIET in behandeling worden genomen zijn:
E-mailberichten dienen aan de volgende eisen voldoen:
Andere alternatieven zijn landelijke voorzieningen zoals het Omgevingsloket Online of het versturen van bestanden op CD/DVD.
Als de behandelend ambtenaar per e-mailbericht (via info@eijsden-margraten.nl of via het gemeentelijke e-mailadres van behandelende ambtenaar) - waarin opgenomen het zaaknummer/kenmerk vraagt om aanvullende informatie is het de klant toegestaan om die informatie per e-mail te leveren middels een reply op het verzoek per e-mail van de behandelend ambtenaar.
De klant kan tevens kiezen voor een reply per post, waarbij de klant dient te refereren naar het zaaknummer/kenmerk van het e-mailbericht.
Als de behandelend ambtenaar niet per e-mailbericht, maar per brief - waarin opgenomen het zaaknummer/kenmerk - vraagt om aanvullende informatie moet de klant in zijn reply per e-mail (aan info@eijsden-margraten.nl) of per post -waarmee de aanvullende informatie wordt geleverd - het zaaknummer/kenmerk vermelden.
E-mailbericht wordt niet in behandeling genomen
Bij ontvangst op info@eijsden-margraten.nl:
Als door DIV wordt geconstateerd dat het e-mailbericht en de bijlage(n) niet voldoet aan de voorwaarden en daardoor niet in behandeling genomen kan worden, wordt door DIV het e-mailbericht geretourneerd waarbij wordt aangegeven aan welke voorwaarden niet wordt voldaan.
Als door de behandelend ambtenaar wordt geconstateerd dat het e-mailbericht en de bijlage(n) niet voldoet aan de voorwaarden en daardoor niet in behandeling genomen kan worden, wordt door de behandelend ambtenaar het e-mailbericht geretourneerd waarbij wordt aangegeven aan welke voorwaarden niet wordt voldaan.
Behandeling e-mailbericht (en bijlage)
Bij ontvangst op gemeentelijk e-mailadres van de behandelaar:
De e-mail en de bijlage die betrekking heeft op een zaak die in behandeling is, wordt door de behandelend ambtenaar op een gestructureerde wijze bij de betreffende zaak opgeslagen in het DMS Corsa.
Weliswaar gaat bij het opslaan in het DMS Corsa de header (geeft de originaliteit en herkomst van de e-mail aan) van de e-mail verloren, maar doordat het e-mailbericht alleen in behandeling wordt genomen als het is voorzien van naam / adres / woonplaats en bsn en handtekening van de zender kan toch de originaliteit en herkomst van de e-mail worden bepaald.
Er moet worden aangegeven wat geregistreerd wordt: e-mail en/of bijlage. Meest zijn de bijlagen juist de reden dat het e-mailbericht van waarde is voor de zaak. Wanneer het e-mailbericht zelf niets aan de zaak toevoegt, maar alleen de bijlage, dan moet ervoor worden gekozen om alleen de bijlagen te registreren.
In het registratievenster moet worden aangegeven:.
Documentsoort: kies documentsoort.
Wanneer een bijlage van een e-mailbericht moet worden opgeslagen, wordt gekozen voor documentsoort: “bijlage e-mail”. Bij “omschrijving” kunnen een aantal tekens worden weergegeven.
Daarnaast wordt de tekstinhoud van het e-mailbericht weggezet bij het veld: “e-mail inhoud”. En daarna moet worden aangegeven bij welke zaak de bijlage hoort. Na “opslaan” is de bijlage toegevoegd. Bij e-mail registratie moet altijd de afzender aangepast worden in een officieel adres uit de database van het GBA of de organisatie uit de KvK. Op handmatige adressen kan later niet worden teruggezocht.
Ontvangstbevestiging e-mailbericht (en bijlage)
Bij ontvangst op gemeentelijk e-mailadres van de behandelaar:
De afzender van het e-mailbericht ontvangt van de behandelend ambtenaar binnen 2 werkdagen na ontvangst een ontvangstbevestiging. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het emailbericht door de gemeente Eijsden-Margraten.nl is ontvangen.
Onder algemene informatie wordt verstaan berichten die NIET leiden tot een nieuwe zaak + die NIET behoren bij een lopende zaak. De klant kan het verzoek tot algemene informatie middels een contractformulier via de gemeentelijke website (welk “op de achtergrond” wordt doorgestuurd naar
info@eijsden-margraten.nl stellen. Ontvangst en beantwoording zal worden verzorgd door KCC.