Organisatie | Neder-Betuwe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente Neder-Betuwe 2014 |
Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Neder-Betuwe 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de instructie voor de griffier van de gemeente Neder-Betuwe, zoals vastgesteld op 3 april 2003.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
12-06-2014 | nieuwe regeling | 06-03-2014 Elektronisch Gemeenteblad, 11-06-2014 | RAAD/14/01630 |
De raad van de gemeente Neder-Betuwe;
gelet op het bepaalde in artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;
gelet op het bepaalde in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, vastgesteld op 9 september 2010;
vast te stellen de volgende INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE NEDER-BETUWE 2014
Artikel 1. Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en de leden van de raad.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raadsvergaderingen, de commissievergaderingen, de voorbereidende avonden en de thema-avonden.
Artikel 7. Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Neder-Betuwe.
De griffier voert op adequate wijze het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie. Met elke medewerker wordt tenminste eenmaal per jaar een functioneringsgesprek gevoerd op de wijze waarop dat in de ambtelijke organisatie gebruikelijk is. Hij voert minstens eenmaal per drie jaar, dan wel op het moment dat er een rechtspositionele beslissing moet worden genomen, dan wel op verzoek van de medewerkers van de griffie een beoordelingsgesprek met de medewerker(s) van de griffie.
Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 6 maart 2014
de griffier, de voorzitter,
mr. J.C. Bouwman ir. C.W. Veerhoek
Toelichting op de instructie voor de griffier van de gemeente Neder-Betuwe, zoals vastgesteld tijdens de raadsvergadering van 6 maart 2014
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad als bestuursorgaan en de individuele raadsleden.
De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door de agendacommissie (zie de toelichting op artikel 5). De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. Indien de raad een raadskalender vaststelt dan biedt de griffier hierbij ook ondersteuning. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van raadskalender spreekt over lange-termijn-agenda, raadsprogramma, jaarplanning of een soortgelijke term.
Ten aanzien van onderwerpen die zich in meerdere gemeenten in dezelfde fase van besluitvorming bevinden en waarvoor afstemming tussen de raadsagenda’s/raadskalenders van de verschillende raden wenselijk is, zoekt de griffier afstemming met de griffiers van de betreffende gemeenten. Hierbij kan in het bijzonder gedacht worden aan raadsvoorstellen over aangelegenheden met betrekking tot de activiteiten of financiering van een gemeenschappelijke regeling, voor zover de betreffende raadsvoorstellen raken aan de kaderstellende en/of controlerende rollen van de raden van de lidgemeenten van die gemeenschappelijke regeling.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier De griffier ondersteunt ook de voorzitters van de raadscommissies en is aanwezig bij vergaderingen van de raadscommissies, bij voorbereidende raadsvergaderingen, themabijeenkomsten, excursies e.d.
De griffier is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van inwoners die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad en de naleving van de bestaande afspraken hierover.
Voor de agendacommissie, als belangrijk instituut van de raad, geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. De agendacommissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.
De griffie verzorgt de ondersteuning van de rekenkamercommissie.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Neder-Betuwe. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
De griffier is verantwoordelijk voor de resultaten van de griffie. Van de griffier wordt verwacht dat hij zich binnen de griffie als een coachende ‘teamleider’ opstelt en daartoe de benodigde vaardigheden en competenties heeft en verder ontwikkelt.
Het leiderschap van de griffier moet in lijn zijn met de eisen die aan de binnen de ambtelijke organisatie werkzaam zijnde managers gesteld worden. Ten aanzien van organisatieontwikkelings- en cultuurtrajecten, personele aangelegenheden, informatiemanagement, automatisering, documentaire informatievoorziening, financiën, huisvesting, huisregels, materieel en communicatie moet de griffie zoveel mogelijk aangesloten zijn bij de afspraken daarover in de organisatie.
Vanuit het takenpakket en de expertise van de griffie kan de griffie een goede bijdrage leveren aan kwaliteitsontwikkeling in de organisatie.
De griffier stelt jaarlijks in december een griffie-jaarplan op. Hierin worden, op de wijze waarop dat met de werkgeverscommissie wordt afgestemd, specifieke werkzaamheden voor het komende jaar opgenomen. Het gaat dan om werkzaamheden die niet tot de dagelijkse griffie-werkzaamheden behoren, maar bijvoorbeeld om specifieke (kwaliteits)ontwikkelingszaken.
De griffier legt jaarlijks in januari schriftelijk verantwoording af aan de werkgeverscommissie over zijn handelen in het voorgaande jaar en over de uitvoering van het griffie-jaarplan. De werkgeverscommissie formuleert haar verwachtingen over dit document en hetgeen er met dit document gebeurt.
De werkgeverscommissie voert minstens eenmaal per drie jaar, dan wel op het moment dat er een rechtspositionele beslissing moet worden genomen, dan wel op verzoek van de griffier een beoordelingsgesprek met de griffier.