CVDR331255_1Organisatiebesluit gemeente Molenwaard 2014nlregelingMolenwaard2019-03-04MolenwaardHet Kontakt 19 decmber 2013Organisatiebesluit Molenwaard 2014GemeentewetFinanciële verordening Molenwaard 2013college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2013-12-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-012018-12-31Nieuwe regelingMozard54696GeenGeenOrganisatiebesluit gemeente Molenwaard 2014Het college van de gemeente Molenwaard,gelet op de artikelen 103 lid 2 en 160 van de Gemeentewet en de Financiële
verordening Molenwaard 2013;besluit vast te stellen:het Organisatiebesluit gemeente Molenwaard 20141BegripsbepalingIn deze verordening wordt verstaan onder:
afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke
organisatie die op grond van dit besluit een eigen
verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur heeft.
taakveld: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op
grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse
verantwoordelijkheid aan het afdelingshoofd van de
desbetreffende afdeling heeft.
middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de
uitvoering van:
het personeelsbeleid;
het financiële beleid;
het organisatiebeleid;
het informatiebeleid;
het automatiseringsbeleid;
het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;
het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk
apparaat, alsmede het afleggen van verantwoording over het
gevoerde beheer
budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn
toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en
aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te
verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en
investeringskredieten.
juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en
de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en
Europese wet- en regelgeving.
financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en
de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en
Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten
voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer
en de inrichting van de financiële organisatie.
1De ambtelijke organisatie2Afdelingen en teamsDe algemeen directeur (secretaris) kan onder bestuurlijke
verantwoordelijkheid van het college de hoofdtaken en de toedeling
daarvan aan afdelingen en teams (taakvelden) nader preciseren en daartoe
aanwijzingen geven. 3Leiding dagelijks beheerOnder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het
dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de
griffie, bij de secretaris. Hij treedt op als algemeen directeur. Hij
kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om de
kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het
gemeentelijk beleid te verzekeren.4Vervanging secretarisBij afwezigheid van de secretaris/algemeen directeur wordt zijn functie
uitgeoefend door de loco-secretaris/adjunct-directeur. De
loco-secretaris/adjunct-directeur is een lid van het
Managementteam.5Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen
Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in
het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het
college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers
van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden
verrichten.
Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur
deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn
verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag
uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als
bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.
De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het
gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en
de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover
mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de
regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.
2Functies6Taak en bevoegdheden secretarisTen aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de
griffie, heeft de secretaris/algemeen directeur de
eindverantwoordelijkheid voor:
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en
ondersteuning van de bestuursorganen;
het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de
nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met
inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake
vastgestelde beleid;
de coördinatie en samenhang van het handelen van de
organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;
de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en
de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;
de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de
verantwoording over het gevoerde beleid;
de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en
regelgeving.
Ten behoeve van de realisering van deze taken en bevoegdheden wordt de
secretaris/algemeen directeur ondersteund door een gemeentelijk
managementteam.2.Het college houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de
secretaris/algemeen directeur.7De relatie tot het college
De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van
de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de
vergaderingen van het college.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het
college. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van
beslissingen.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van
voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en
bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het
college.
Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden
van het college.
Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de
leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die
zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.
Hij draagt er zorg voor dat de tijdens de vergadering van het
college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een
presentielijst wordt bijgehouden.
8.De relatie tot de burgemeester
De secretaris/algemeen directeur staat de burgemeester in diens
hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.
Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede
afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke
organisatie anderzijds.
Voorts is hij daartoe de burgemeester behulpzaam bij de
bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de
bestuursorganen alsmede de bewaking van het functioneren van
collegiaal bestuur van het college.
Hij staat de burgemeester ter zijde bij diens zorg voor de
vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte en
bevordert daartoe in overleg met de burgemeester de goede
relaties van de gemeente met andere openbare besturen en de
onder die besturen ressorterende ambtelijke organisaties.
3Financiële organisatie9controller
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en de
verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris)
draagt de financieel controller zorg voor:
het gevraagd en ongevraagd toetsen van beleidsvoornemens
en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische
aspecten en financiële rechtmatigheid;
de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke
onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid
van het door het college gevoerde bestuur. Hij neemt
hierbij de kaders uit de “Financiële verordening
Molenwaard 2013” in acht;
de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding
van de accountantscontrole van de jaarstukken. Hij
treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier;
het op verzoek bijwonen van de vergaderingen met de
auditcommissie.
het toetsen en jaarlijks adviseren over het interne
controleplan en het autoriseren van het verslag van
bevindingen van de intern controleur;
het onderhouden van contacten met financieel toezicht
van de provincie, de accountant, controllers binnen de
regio AV;
de advisering over de kwaliteit van de financiële
functie waaronder de opzet van de administratieve
organisatie en de maatregelen van interne controle.
Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de financieel
controller aan de algemeen directeur (secretaris) verslag van
zijn bevindingen.
10Financiële administratie
Het voeren van de financiële administratie van de gemeente is
opgedragen aan de teamleider administratie van de afdeling
Middelen. De teamleider administratie neemt hierbij de
functionele richtlijnen en aanwijzingen van het afdelingshoofd
middelen in acht.
De teamleider administratie draagt de zorg voor het tijdig, het
juist en het volledig verwerken van de gegevens in de
administratie.
De teamleider administratie draagt de zorg voor het tijdig, het
juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de
administratie aan de algemeen directeur (secretaris), de
financieel controller en de afdelingshoofden.
11Vermogensbeheer
Het afdelingshoofd van de afdeling middelen is verantwoordelijk
voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van
overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële
middelen bij een tekort.
Het afdelingshoofd middelen voert zijn taken uit binnen de
kaders van de “Wet Financiering decentrale overheden ” en
artikel 14 van de “Financiële verordening gemeente Molenwaard
2013” en het besluit “Financieringsstatuut Molenwaard
2013”.
Het afdelingshoofd middelen is verantwoordelijk voor het tijdig
nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de
wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van
debiteuren.
4Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en
rekening12Bestuursopdrachten
Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten
aan de algemeen directeur (secretaris).
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het
ontwikkelen van beleid.
De algemeen directeur (secretaris) draagt de zorg voor
uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke
organisatie.
De organisatie werkt programmatisch en projectmatig op basis van
modellen die hiervoor worden vastgesteld.
13Verantwoording en decharge
Iedere afdeling legt door middel van de zomernota, de
eindejaarsnota en de jaarstukken verantwoording af over de
uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter
beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De
afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie
aan het afdelingshoofd middelen.
Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente
over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van
de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer
en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken)
onregelmatigheden.
Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die
afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van
de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft
medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de
rekening en het verslag.
14Juridische rechtmatigheid bij afdelingenEen afdelingshoofd draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen
directeur (secretaris) de zorg voor:
de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-,
nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn
afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college
goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden
nageleefd;
de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en
de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te
verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.
15Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het
investeringsplan stelt het college de productraming en de
investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met
bijbehorende budgetten uit de productraming en de
investeringskredieten toe aan de afdelingen.
Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde
investeringskredieten en de productraming van de gemeente,
stellen de afdelingshoofden voor hun elke afdeling een
afdelingsplan op, waarvan de begroting van de afdeling en het
investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.
In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken,
activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van
een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.
Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende
begrotingsjaar vastgesteld door het gemeentelijk managementteam.
16Budgetbevoegdheden en plichten
Een budgethouder informeert zijn afdelingshoofd tijdig over de
door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en
onderschrijdingen van de toegekende budgetten en
investeringskredieten.
Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze
pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van
het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke
implicaties worden ten allen tijde van tevoren voorgelegd aan
het college.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een
budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget
of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de
taakstelling in het afdelingsplan.
De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken
door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het
afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en het
aanbestedings- en inkoopreglement van de gemeente.
17Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen
Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor
uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college
niet worden aangewend voor nieuw beleid en
beleidsintensiveringen.
Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van
de algemene middelen.
De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde
begrotingswijzigingen worden twee maal per jaar bij het indienen
van de zomernota en de eindejaarsnota aan het college
voorgelegd.
Overschrijding van de lasten van een programma uit de
gemeentebegroting is slechts mogelijk met voorafgaande
toestemming van het college.
Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw
beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden
maandelijks aan het college voorgelegd.
De teamleider van het taakveld juridische zaken treedt op als
juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van
de algemeen directeur (secretaris) en onverminderd de
verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor:
het toetsen van voorstellen aan het college en
overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische
rechtmatigheid;
het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies
aan de algemeen directeur en de afdelingen;
het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor
het toetsen van voorstellen aan het college en het
toetsen van de door de gemeente te verrichten
rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;
het toezicht op een juiste toepassing door de
gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van
gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en
regelgeving;
de behandeling van beroepschriften en de behandeling van
en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;
het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke
procedures;
het onderhouden van contacten met advocaten en
notarissen; voor zover deze taken niet door het college
aan andere ambtenaren in de organisatie zijn
opgedragen.
De juridisch controller deelt een afdelingshoofd zijn
bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale-
en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het
desbetreffende afdelingshoofd.
Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de juridische
controller aan de algemeen directeur (secretaris) verslag van
zijn bevindingen.
6Vaststelling en ingangsdatum19Slotbepalingen
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari
2014.
Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit
gemeente Molenwaard.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 10 december
2013.de secretaris, de burgemeester,N.van Ameijde-Poortman MBA D.R. van der Borg